Fünf kostenlose Tools für die Zusammenarbeit in Teams
Im Team zusammenzuarbeiten kann zu einer echten Herausforderung werden. Bevor sie vor lauter Arbeitsorganisation gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit kommen, sollten Sie sich die folgenden Tools ansehen, die die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern und Mitgründern vereinfachen werden.
Aufgaben im Team verteilen mit Trello
Trello hilft Ihnen dabei stets den Überblick über die To Dos Ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten. Aufgaben werden optisch griffig durch Kärtchen symbolisiert. Jedes Kärtchen befindet sich in einer Liste, die den Bearbeitungsstand dieser Aufgabe anzeigt. Die Listen sind wiederum Teil eines „Boards", die den Namen des Projekts tragen. Diese ähneln einer Schultafel, die in mehrere Spalten unterteilt ist. Standardmäßig hält Trello drei Listen, „To Do", „Doing" und „Done" bereit, es können vom Nutzer jedoch auch noch weitere Listen angelegt werden.
Wer hier an das klassische Kanban System aus dem Projektmanagement denkt, liegt nicht falsch. Doch Trello kann noch mehr. Die Kärtchen lassen sich nicht nur mit einer Beschreibung versehen, sondern bieten eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten. Jedem Eintrag auf der Liste können Anhänge in Form von Fotos hinzufügen beigefügt werden. Auch Kommentare können abgegeben werden, ebenso wie Checklisten angelegt, und Fälligkeiten definiert werden.
Trello organisiert Aufgaben übersichtlich in Form von Kärtchen.
Arbeitet man mit mehreren Nutzern an einer Aufgabe, kann man weitere Nutzer zu einem Projekt hinzufügen und jedem Kärtchen Zuständigkeiten zuweisen. Damit der Überblick nicht verloren geht, gibt es ein ausgeklügeltes Filtersystem. Sie können sich beispielsweise alle Kärtchen eines bestimmten Teammitglieds oder nur die, die innerhalb der folgenden Woche fällig sind, anzeigen lassen.
Wer Benachrichtigungen für Trello aktiviert hat, bekommt wahlweise akustische Hinweise oder eine Zusammenfassung per E-Mail, wenn andere Nutzer im Projekt aktiv waren. Trello ist uneingeschränkt kostenlos nutzbar.
Daten- und Bildschirmteilen mit volafile und join.me
Sie möchten mit jemandem schnell und einfach eine Datei austauschen? Bei E-Mails sind Sie schnell an der Kapazitätsgrenze von meist 25 MB angelangt. Auf volafile.io können Sie unbegrenzt große Dateien anonym und ganz ohne Anmeldung mit anderen Menschen teilen. Dazu erstellen Sie auf der Startseite mit einem einfachen Mausklick einen Raum, teilen den Link zu diesem mit ihrem Gesprächspartner und ziehen dann per Drag&Drop die gewünschten Dateien in das Fenster. Mehr gehört nicht dazu. Die einzige Einschränkung ist, dass alle Dateien nach Ablauf von 48 Stunden gelöscht werden. volafile.io ist aktuell kein kommerzielles Projekt und setzt auf deutsche Server. Alternativen, die jedoch eine Anmeldung erfordern und ihre Server in den USA lagern, sind Dropbox und Google Drive.
Screen-Sharing bezeichnet die Übertragung des Bildschirminhalts eines Computers an einen oder mehrere andere Computer. Für Benutzer an entfernten Computern entsteht dadurch der Eindruck, sich direkt vor dem entfernten Computer zu befinden. Prinzipiell ist das seit Windows 2000 ohne zusätzliche Software möglich, doch sind sie damit auf das jeweilige Betriebssystem beschränkt. Onlinedienste wie join.me sind plattformübergreifend und können sogar auf Smartphones und Tablets eingesetzt werden. Damit die Online-Besprechung nicht zum Stummfilm wird, bietet das Tool neben einem Chat auch eine Telefonfunktion.
Kostenlose Telefonkonferenzen
Die gute alte Telefonkonferenz stirbt nicht aus. Viele ärgern sich über die instabilen Verbindungen bei der Internettelefonie. Zudem kann man nicht davon ausgehen, dass jeder über Skype oder Google Hangout verfügt, wohl aber, dass alle Teilnehmer ein Telefon haben. Wer es daher klassischer mag, der ist bei Telcoon richtig. Hier können Sie kostenlos Telefonkonferenzräume mit deutscher Festnetzeinwahl erstellen. Telcoon besticht durch seine Einfachheit. Es ist keine Anmeldung nötig. Sie können gleich loslegen, ohne die Webseite besuchen zu müssen. Dazu denken Sie sich einfach eine sechsstellige Ziffernfolge aus, die als Raumnummer dient, teilen diese Ihren Gesprächspartnern mit und rufen unter der 02222 / 96 25 25 an.
Terminfindung einfach gemacht
Doodle wird Ihnen bei der Terminfindung einiges an hin und her ersparen. Mit diesem Onlinetool können Sie schnell und einfach Umfragen erstellen, um gemeinsam mit Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern einen Termin für eine Konferenz, Sitzung oder sonstige Veranstaltungen zu finden.
So sieht eine Doodleumfrage aus.
Eine Umfrage wird erstellt, der dazugehörige Link kommuniziert und ein Abgabeschluss festgelegt. Die Teilnehmer stimmen über mögliche Termine ab und anschließend wird je nach Stimmenanzahl ein endgültiger Termin festgelegt. Die Verwendung des Angebots ist kostenlos und setzt weder die Installation einer Software noch eine Registrierung voraus.
