EU-Entgelttransparenzrichtlinie Entgelttransparenzgesetz erklärt: Antworten und Checkliste für Arbeitgeber

Welche Berichtspflichten haben Arbeitgeber nach dem Entgelttransparenzgesetz?

Arbeitgeber sind künftig verpflichtet, regelmäßig über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede (Gender Pay Gap) zu berichten. Berichtet werden müssen u. a. durchschnittliche Entgelte, variable Vergütungsbestandteile sowie Unterschiede zwischen Frauen und Männern.

Überschreitet der Gender Pay Gap 5 % und ist nicht objektiv begründbar, müssen Arbeitgeber gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung Maßnahmen zur Entgeltkorrektur einleiten.

Betrifft die neue EU‑Richtlinie auch kleine Unternehmen? Ab wie vielen Mitarbeitern wird das relevant?

Ja, die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie betrifft grundsätzlich alle Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße. Allerdings sind nicht alle Pflichten gleich ausgestaltet: Während Auskunftsrechte und Transparenz im Recruiting für alle Unternehmen gelten, greifen formale Berichtspflichten erst ab 100 Mitarbeitenden. Kleinere Unternehmen müssen dennoch transparente, diskriminierungsfreie Vergütungsstrukturen sicherstellen.

Was bedeutet "gleichwertige Arbeit" im Entgelttransparenzgesetz?

"Gleichwertige Arbeit" liegt vor, wenn unterschiedliche Tätigkeiten nach objektiven Kriterien denselben Wert haben. Bewertet werden u. a. Qualifikation, Verantwortung, Belastung, Kompetenzen und Arbeitsbedingungen.

Entscheidend ist nicht die Jobbezeichnung, sondern der tatsächliche Arbeitsinhalt. Für gleiche und gleichwertige Arbeit gilt der Grundsatz gleichen Entgelts.

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Sind Arbeitgeber verpflichtet, Gehälter offenzulegen?

Nein, Arbeitgeber müssen keine individuellen Gehälter aller Mitarbeitenden öffentlich machen. Verpflichtend ist jedoch die Offenlegung von Einstiegsgehältern oder Gehaltsspannen im Recruiting sowie die Bereitstellung von Durchschnittsentgelten vergleichbarer Tätigkeiten auf Anfrage, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Ziel ist Transparenz der Struktur, nicht die Veröffentlichung einzelner Gehälter.

Was müssen Arbeitgeber jetzt konkret tun?

Arbeitgeber sollten bereits jetzt ihre Vergütungsstrukturen analysieren, Stellenprofile überprüfen und Kriterien für Gehaltsfestlegung objektiv und geschlechtsneutral dokumentieren. Zudem empfiehlt es sich, Gehaltsbandbreiten für Stellenausschreibungen festzulegen, interne Pay‑Gap‑Analysen durchzuführen und HR‑ sowie Führungsteams zu schulen.

Eine frühzeitige Vorbereitung reduziert das Risiko von Rechtsverstößen ab 2026 erheblich.

Welche Konsequenzen drohen, wenn die Vorgaben nicht umgesetzt werden?

Bei Verstößen drohen Schadensersatz‑ und Entschädigungsansprüche, behördliche Sanktionen sowie eine Beweislastumkehr zugunsten der Beschäftigten. Arbeitgeber müssen nachweisen, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt.

Zusätzlich kann mangelnde Entgelttransparenz zu Reputationsschäden und arbeitsrechtlichen Klagen führen.

Gibt es Tools, die bei der Umsetzung der Vorgaben unterstützen?

Ja, es gibt spezielle HR‑, Payroll‑ und Compensation‑Tools, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen. Diese Tools helfen insbesondere bei Pay‑Gap‑Analysen, der Strukturierung von Gehaltsbändern, der Dokumentation von Entgeltkriterien sowie beim gesetzeskonformen Reporting.

Sie sorgen für Datenkonsistenz, senken den manuellen Aufwand und erhöhen die Rechtssicherheit.

Wie hilft Sage HR konkret beim Entgelttransparenzgesetz?

In der Praxis hilft Sage HR vor allem dabei, Ordnung und Struktur in die HR‑Daten zu bringen, und genau das ist die Basis fürs Entgelttransparenz. Das Gesetz verlangt, das Unternehmen nachvollziehbar erklären können, auf Basis welcher vergleichbarer Kriterien Mitarbeitende ihr Entgelt erhalten.

Mit Sage HR können Unternehmen ihre Stellen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen sauber dokumentieren. Dadurch wird deutlich, welche Tätigkeiten gleich oder gleichwertig sind.  Gleichzeitig lassen sich objektive, geschlechtsneutrale Bedingungen für Rollen und Entwicklungsschritte festhalten, was Arbeitgebern hilft, Gehaltsentscheidungen sachlich und nachvollziehbar zu begründen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind Reports: Sage HR kann verschiedene Auswertungen zu thematisch relevanten Kriterien erstellen, etwa zu Rollen, Organisationsstrukturen, Beschäftigungsarten oder Entwicklungspfaden. Diese Reports unterstützen dabei, Vergütungsstrukturen zu analysieren, Vergleiche vorzubereiten und den Auskunftspflichten fundiert nachzukommen.

Kurz gesagt: Sage HR sorgt für Transparenz in den HR-Strukturen von Unternehmen. Und genau diese Transparenz brauchen Arbeitgeber, um die gesetzlichen Anforderungen sicher, effizient und nachvollziehbar umzusetzen.

Jetzt rechtzeitig vorbereiten

Auf Unternehmen kommt beim Entgelttransparenzgesetz mehr zu, als viele derzeit erwarten. Wer sich zu spät mit Gehaltsstrukturen, Dokumentation und Reporting beschäftigt, läuft Gefahr, wichtige Anforderungen zu übersehen – und das kann am Ende teuer werden.

Denn aus fehlender Transparenz werden schnell rechtliche Risiken, interner Mehraufwand und unnötige Konflikte. Jetzt ist deshalb der richtige Zeitpunkt, die eigenen Prozesse kritisch zu prüfen.

Damit dabei kein wichtiger Punkt verloren geht, hilft unsere Entgelttransparenz-Checkliste, die wir in Kooperation mit Sage entworfen haben. Sie bündelt alle wichtigen Aufgaben und unterstützt Unternehmer dabei, die nächsten Schritte gezielt anzugehen.

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