Gesetzesentwurf zur Registrierkassenpflicht Kassenpflicht ab 2028 & digitale Belege: Alle Infos für Selbstständige

Digitaler Beleg kommt, Papierbonpflicht entfällt

Nach den Regierungsplänen soll zum 1. Januar 2028 eine verpflichtende elektronische Belegbereitstellung eingeführt werden. Statt einen Kassenbon automatisch auszudrucken, sollen Unternehmen ihn digital zugänglich machen. Als Beispiele nennt die Bundesregierung einen QR-Code auf dem Kassendisplay, einen Download-Link oder die Bereitstellung im Kundenkonto.

Völlig neu ist der digitale Kassenbon nicht: Schon heute erlaubt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) elektronische Belege in einem standardisierten Datenformat, wenn der Empfänger zustimmt. Die geplante Reform verändert damit vor allem den gesetzlichen Ausgangspunkt. Aus einer bereits zulässigen Alternative soll die reguläre Form der Belegbereitstellung werden.

Welche Unternehmen wären von der Kassenpflicht betroffen?

Neben der Bereitstellungspflicht für digitale Belege sollen offene Ladenkassen zurückgedrängt werden. Nach dem Gesetzesentwurf des Bundesfinanzministeriums sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 € ab 2028 grundsätzlich elektronische Kassensysteme einsetzen müssen. Für Betriebe, die bislang ohne elektronische Aufzeichnung arbeiten, wäre das eine wesentliche Umstellung.

Der Entwurf sieht Ausnahmen für Betriebe mit jährlichen Barumsätzen von unter 12.000 € vor. Weitere Befreiungen könnten nach der Verabschiedung des Gesetzes durch eine Rechtsverordnung geregelt werden. Das Ministerium nennt beispielsweise Vertrauenskassen auf Selbsterntefeldern und die Direktvermarktung landwirtschaftlicher Betriebe.

Für die betriebliche Vorbereitung empfiehlt es sich daher, Gesamtumsatz und Barumsatz getrennt zu betrachten. Wer lediglich eine der beiden Größen prüft, riskiert eine unvollständige Einschätzung der eigenen Situation.

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Härtere Sanktionen und stärkere Kontrollen geplant

Elektronische Kassensysteme müssen grundsätzlich bereits heute durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, geschützt werden. Sie dient dem Schutz der digitalen Aufzeichnungen. Zugleich gilt: Auch eine offene Ladenkasse entbindet derzeit nicht von gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. Der Unterschied liegt also nicht zwischen dokumentierten und völlig ungeregelten Einnahmen, sondern insbesondere in der vorgeschriebenen Technik und der Überprüfbarkeit der Aufzeichnungen.

Der neue Entwurf setzt zusätzlich bei Sanktionen und Ermittlungen an. Vorgesehen sind ein weiterer Straftatbestand für den Einsatz und Vertrieb von Manipulationssoftware sowie Ordnungswidrigkeitstatbestände für eine fehlende Belegbereitstellung und das unzulässige Nichtverwenden eines vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungssystems mit TSE. Außerdem sollen Finanzbehörden bei der Fälschung technischer Aufzeichnungen selbst ermitteln können, soweit elektronische Aufzeichnungssysteme betroffen sind.

Wie sich Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Ein sinnvoller erster Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Betriebe, die bereits ein Kassensystem einsetzen oder gerade umstellen, sollten nun prüfen:

• Wird im Kassensystem eine zertifizierte TSE eingesetzt?
• Werden Aufzeichnungen lückenlos dokumentiert?
• Kann das Kassensystem digitale Belege bereitstellen, z. B. über das Kundendisplay?

Unser Tipp: Jedes Kassensystem aus unserem Vergleich verfügt über eine TSE und die Möglichkeit, digitale Belege auszugeben.

Unternehmen sollten zudem beachten, dass jedes neue Kassensystem beim Finanzamt über ELSTER angemeldet werden muss, da die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme weiterhin gilt.

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