Konferenzraum mieten und Gäste professionell empfangen

Sie planen eine Schulung für Ihre Mitarbeiter? Sie müssen mit neuen Kunden verhandeln? Egal, welche Räumlichkeiten Sie selbst zur Verfügung haben, das perfekte Meeting muss nicht an einem Konferenzraum scheitern. Wenn Sie einen Konferenzraum suchen, gibt es heutzutage zahlreiche Möglichkeiten, einen solchen extern anzumieten.

Hierfür nutzen Sie die Angebote bspw. eines Business Centers im Rahmen eines Büroservices. Dabei sollten Sie vorab auf u.a. Ausstattung, Einrichtung und Lage sowie die Abrechnungsart des Angebots achten.

Konferenzraum: die Allround-Lösung für Ihre Meetings

Wo ein Business, da auch ein Meeting. Und das zu organisieren kann eine größere Aufgabe sein, wenn man keinen passenden Konferenzraum dazu hat. Das kann sowohl der Fall sein, wenn man im Home Office oder in einem Coworking Space arbeitet. Aber auch, wenn man ein eigenes Büro mit kleinem Konferenzraum hat, kann für größere Veranstaltungen oder Workshops die Frage auftreten: Wo sollen wir das organisieren?

Eine professionelle und dennoch bezahlbare Option für einen Konferenzraum in jeder Größenordnung bieten hierbei Business Center. Bei einer Anmietung gibt es zahlreiche Vorteile: Der Konferenzraum ist meist in zentraler Lage, sehr professionell eingerichtet und verfügt über meist eine moderne technische Ausstattung.

Verschiedene Business Center bieten verschiedene Möglichkeiten an, um einen Konferenzraum zu mieten. Sie sollten daher also Zeit investieren, um verschiedene Angebote zu vergleichen. Der Vorteil ist jedoch: Sie können garantiert einen Konferenzraum finden, der zu Ihren Bedürfnissen passt.

Wichtige Aspekte bei einem Konferenzraum und dessen Anmietung sind zumeist: 

  • die Größe (Besprechung unter vier Augen bis Konferenzraum für mehrere 100 Teilnehmer)
  • Dauer der Anmietung (stunden- oder tageweise)
  • Umfang und Art der technischen Ausstattung im Konferenzraum
  • Lage
  • Modernität der Einrichtung

Auch ein Catering für Ihren Konferenzraum kann in vielen Fällen dazugebucht werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie nur Getränke bereitgestellt haben möchten, eine Kaffeepause organisieren wollen oder gleich Fingerfood oder ein ganzes Menü in Ihrem Konferenzraum benötigen.

Ein angemieteter Konferenzraum ist also repräsentativ und lässt Sie professionell erscheinen – egal, welche Ansprüche Sie an den Konferenzraum haben.

Überblick der möglichen Leistungen für Ihren Konferenzraum

  • Moderne Ausstattung
  • Besucherempfang
  • Catering inkl. Personal
  • Verfügbarkeit von technischen Geräten
  • Videokonferenzen möglich
  • Internet und Telefon
  • Präsentationsmittel (Whiteboard, Flipchart, Präsentationskoffer...)
TIPP

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Checkliste: So mieten Sie sich einen Konferenzraum

Einen Konferenzraum zu mieten ist heutzutage nicht mehr unüblich. Es gibt zahlreiche Anbieter mit verschiedenen Preis- und Leistungsangeboten. Wenn Sie sich einen Konferenzraum mieten wollen, empfiehlt es sich also, erst einmal die verschiedenen Anbieter zu vergleichen. Wenn Sie mit dem ersten oder zweiten Angebot für Ihren Konferenzraum nicht zufrieden sind, lassen Sie sich nicht entmutigen. Es findet sich ganz bestimmt der passende Anbieter für Sie, der auf Ihre individuellen Wünsche eingeht und den passenden Konferenzraum bereitstellt.

  • Schritt 1: Die richtige Größe für den Konferenzraum finden

Nicht nur die Anzahl der Teilnehmer, sondern auch die Quadratmetergröße sollten Sie hier berücksichtigen. Lassen Sie sich Fotos von dem Konferenzraum zeigen oder besichtigen Sie den potenziellen Konferenzraum, bevor Sie ihn anmieten. Nicht immer entspricht die angegebene Maximal-Teilnehmerzahl dann auch dem räumlichen Platz, den Sie benötigen, wenn Sie neben einem bloßen Vortrag noch andere Aktionen im Konferenzraum planen. Und auch anders herum: Zu viel Platz kann für eine unpassende Atmosphäre im Konferenzraum sorgen und die Teilnehmer des Events können sich verlaufen.

  • Schritt 2: Die perfekte Einrichtung im Konferenzraum

Überlegen Sie sich, was für Ihren Konferenzraum und Ihre Tagung in Sachen Einrichtung relevant ist. Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen: Welche Raumaufteilung hat der Konferenzraum (schlauchförmig, rund...)? Gibt es Säulen oder andere Raumelemente im Konferenzraum, die eine uneingeschränkte Sicht auf die Projektionsfläche verhindern? Welche Ausstattung ist im Konferenzraum vorhanden? Bei längeren Konferenzen kann auch der Komfort der Sitzgelegenheiten etc. eine Rolle spielen. Wie sind die Lichtverhältnisse und die Akustik im Konferenzraum? Gibt es/benötige ich einen Aufzug? Auch die Lage und Erreichbarkeit kann für Ihr Event entscheidend sein und sollte bei der Auswahl des Konferenzraums berücksichtigt werden.

  • Schritt 3: Ausstattung, Dauer und Zahlungsweise 

Wenn Sie den passenden Konferenzraum gefunden haben, sollten Sie auch prüfen, welche technische Ausstattung und Verpflegung Sie benötigen und ob ein entsprechendes Angebot umsetzbar ist. Achten Sie auch darauf, dass Sie nur für die Leistungen zahlen, die Sie auch wirklich nutzen. Wenn Sie beispielsweise nur drei Stunden in einem Konferenzraum sind, so handeln Sie vorher aus, dass Sie keine Tagesrate für den Konferenzraum bezahlen.

Kosten für den Konferenzraum: das kommt auf Sie zu!

Wie viel der Konferenzraum letztlich kostet, das hängt natürlich von den individuellen Wünschen und Leistungen ab. Die Preise hängen von der Größe, der Ausstattung, der Anmietungsdauer, der Lage und vielen weiteren Aspekten ab.

Folgende Beispielrechnungen sollen Ihnen einen Überblick darüber geben, welche Kosten auf Sie zukommen können, wenn Sie einen Konferenzraum mieten:

Beispiel 1: Konferenzraum Meet'n'Work (Frankfurt am Main)

  • Was? Konferenzraum inkl. Internet, technischer Ausstattung, Kaffeemaschine und Basisverpflegung
  • Dauer? 2 Stunden
  • Personenanzahl? Konferenzraum für bis zu 15 Personen
  • Kosten? 120,- Euro

Ein Konferenzraum für bis zu 50 Personen kostet pro Tag 899,- Euro. Hier geht es zur vollständigen Preisliste für den Konferenzraum.

Beispiel 2: Konferenzraum von ebuero (u.a. Berlin)

  • Was? Konferenzraum inkl. Internet sowie Kaffee und Tee (technische Ausstattung auf Anfrage, Beamer und weitere Verpflegung gegen Aufpreis)
  • Dauer? 2 Stunden
  • Personenanzahl? Konferenzraum für bis zu 12 Personen, variiert nach Stadt
  • Kosten? 78,- Euro

Hier geht es zur vollständigen Preisliste für den Konferenzraum.

Beispiel 3: Konferenzraum von Coworking0711 (Stuttgart)

  • Was? Konferenzraum inkl. Internet sowie Kaffee, Tee und Wasser (Catering mit Aufpreis)
  • Dauer? 2 Stunden
  • Personenanzahl? Konferenzraum für bis zu 10 Personen
  • Kosten? 50,- Euro

Hier geht es zur vollständigen Preisliste für den Konferenzraum.

TIPP

Ein Konferenzraum ist nicht das einzige Angebot, das Sie im Rahmen eines Büroservices wählen können. Viele Anbieter, bei denen Sie einen Konferenzraum mieten können, bieten auch einen Telefon- oder Postservice oder einen Sekretariatsdienst an.

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