Reisekostenabrechnungs-Software: Einfach und ohne Stress Ihre Geschäftsreise planen

Um die Reisekostenabrechnung bei häufigen Geschäftsreisen zu vereinfachen, brauchen Sie eine Reisekosten-Software. Sie vereinfacht die Verwaltung von Reisekosten und bietet vielfältige Schnittstellen, um die Arbeit im Backoffice zu vereinfachen. 

Wir zeigen führende Anbieter für Reisekostenabrechnungs-Software und erläutern Ihnen, worauf Sie bei der Anschaffung einer Reisekosten-Software achten sollten.

1. Reisekostenabrechnungs-Software im Vergleich

Im Folgenden vergleichen wir fünf Anbieter für Reisekostenabrechnungs-Software, die nicht nur in Sachen Funktionalität und Rechtssicherheit überzeugen können. Mit dabei sind Reisekosten-Tools für kleine und mittelständische Betriebe ebenso wie für große Unternehmen.

Lexware: Die Software von Lexware kennt neben den steuerlichen Richtlinien auch die aktuellen Pauschalen, was ein mühsames Recherchieren erspart. Außerdem lässt sich ganz GoBD-konform ein integriertes Fahrtenbuch führen und eine Abrechnung von In- sowie auch Auslandsreisen sind mühelos möglich. Das Ganze wird durch eine einfache Bedienung abgerundet.

INtex: Die Anbieter der Software garantieren ihren Nutzern ein Hohes Maß an Transparenz und eine bessere Kontrolle ihrer Reisekostenabrechnung. Auch hier ist die Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen nach aktuellen Pauschalsätzen möglich. Berücksichtigt werden daneben auch steuerrechtlichen Vorgaben und die Integration von Vorsteuerausweis und Reiseplanung.

DATEV: Die Reisekostenabrechnungs-Software "DATEV Reisekosten classic" deckt wie auch die zuvor genannten Programme alle Reisekosten-Stationen ab, von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung und der Auszahlung von Reisekosten. Über eine Schnittstelle ist auch der Datenimport aus anderen Systemen möglich, um etwa Kreditkarteninformationen zu übernehmen.

HR WORKS: Von der Buchung über die Transportmittel bis hin zur Genehmigung und Abrechnung, die Software ist ein wahrer Allrounder. Durch die einfache Bedienung lassen sich Abrechnungen schnell erstellen, gesetzlichen Regelungen werden dabei nicht außer Achte gelassen. Daneben können Sie Belege elektronisch einscannen, Kreditkartenumsätze importieren und die Software mit Ihrer Buchhaltung verknüpfen.

Stotax: Die Reisekostenabrechnungs-Software von Stotax ist Bestandteil der Gehalts- und Lohnabrechnungssoftware, was demnach die Anschaffung einer zusätzlichen Software überflüssig macht. Auch hier sind aktuelle Pauschalen hinterlegt und die Abrechnung von In- und Auslandsreisen möglich. Die Verwaltung ist für beliebig viele Arbeitgeber und Mandanten möglich.

Zum direkten Vergleich der Anbieter, hier nochmal eine kompakte Übersicht mit allen nötigen Funktionen:

 LexwareINtexDATEVHR WORKSStotax
Funktionen     
Schnittstelle zur BuchhaltungJaJaJaJaNein
Aktuelle PauschalenJaJaJaJaJa
GoBD-konformJaJaJaJaJa
Integriertes FahrtenbuchJaNeinJaNeinNein
Automatische KontierungJaJaJaJaJa
Abrechnung für In- und AuslandsreisenJaJaJaJaJa
Technische Details     
BetriebssystemWindowsWindows/MacWindows/CloudOnlinebasiertWindows
MobileNeinJaNeinJaNein
SupportJaJaJaJaJa
TestversionJaJaJaJaJa
Preisab 6,90 € mtl.99 €ab 17 € mtl.ab 20 € mtl.99 €

Vor der Auswahl einer Software zur Reisekostenabrechnung ist es wichtig Ihre individuellen Ansprüche an das Programm zu definieren. Dadurch beschränken Sie Ihre Auswahl schon auf ein Minimum. Auch notwendige Schnittstellen für bereits vorhandene Buchhaltungsprogramme müssen beachtet werden. Wenn möglich, nutzen Sie die kostenlose Testphase der Software, um beurteilen zu können, ob die Reisekosten App Ihren Ansprüchen genügt.

2. Funktion und Nutzen einer Reisekostensoftware

Ohne Reisekostensoftware ist die Abrechnung einer Reise aufwendig. Sie müssen

  • die Reise als Geschäftsreise definieren
  • Belege, die bei der Geschäftsreise anfallen, richtig zuordnen.

Dabei sind häufig der Umgang mit den Kreditkartendaten die Krux jeder Abrechnung.

So funktioniert eine Reisekostenabrechnungs-Software

Eine Reisekostenabrechnungs-Software ist für Unternehmer bzw. Mitarbeiter, die geschäftlich viel unterwegs sind, von großem Vorteil. Sie können ganz einfach und ohne Stress die Reise planen und verwalten. Eine Reisekostenabrechnungs-Software umfasst in der Regel die Möglichkeit der Abrechnung von Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten.

Dies sind die wesentlichen Funktionen einer digitalen Reisekostenabrechnungs-Software:

  • Erfassung sämtlicher Reisedaten: Reisezeit, Fahrtstrecke, Belege, Sachbezüge
  • Hochladen von Belegen zur Reise
  • Auslesen und Zuordnen von Kreditkartendaten
  • Verwaltung von Fahrzeugen
  • Integrierte Fahrtenbücher
  • Hinterlegte steuerliche Daten für die Berechnung von Pauschalen, z.B. für die Berechnung von Kilometergeld
  • Schnittstelle zur Buchhaltung für die Verbuchung der Ausgabebelege
  • Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung für die lohnabrechnungsrelevanten Daten, die bei einer Reise anfallen: Spesen, Kilometergeld etc.
  • Mobile Erfassung auch offline 
  • Möglichkeit der Reiseplanung
  • Auswertungen
  • Software berücksichtigt GoBD und Vorschriften zum Datenschutz

Diese Vorteile bietet eine Reisekostensoftware

Das sind die Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung auf einen Blick:

  • Enorme Zeitersparnis und Transparenz durch digitalisierte Prozesse
  • Mehr Flexibilität durch mobile Erfassung und am Desktop
  • Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung, die jeder Betriebsprüfung standhält
  • Belege werden nicht mehr vergessen.
  • Schnellere Auszahlung der Reisespesen für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern

Je häufiger Sie Geschäftsreisen durchführen und je mehr Mitarbeiter auf Reise sind, desto stärker machen sich diese Vorteile bemerkbar.

3. Worauf sollten Sie beim Kauf einer Reisekostensoftware achten?

Für die Reisekostenabrechnung gibt es eine große Auswahl an Software-Lösungen. Sie sollten vorher Ihren Bedarf genau definieren:

  • Wie viele Mitarbeiter soll die Reisekostensoftware verwalten?
  • In welchen Ländern machen Sie Geschäftsreisen?
  • Wie werden Auslagen auf den Geschäftsreisen bezahlt?
  • Brauchen Sie für Ihre Dienstfahrzeuge ein integriertes Fahrtenbuch?

Erstellen Sie ein Pflichtenheft und recherchieren Sie damit geeignete Softwareanbieter. Selektieren Sie 10 Lösungen, die Ihre Anforderungen erfüllen und untersuchen Sie diese im Detail. Machen Sie einen Test der Software mit bis zu 3 Softwarelösungen für die Reisekostenabrechnungen. Nehmen Sie sich Zeit für einen umfassenden Test und simulieren Sie typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen. Machen Sie dazu einen Ausflug, den Sie als Geschäftsreise simulieren. Prüfen Sie, ob die Belegzuordnung richtig funktioniert und ob die Testreise sauber verbucht wird.

Wählen Sie dann das für Sie beste System aus und führen es systematisch in Ihrem Unternehmen ein.

TIPP

Mit einer Software zur Reisekostenabrechnung können Sie dem Papierchaos endlich Tschüss sagen.

Fazit - Reisekostenabrechnungs-Software

Eine Reisekostenabrechnungs-Software spart Zeit und Geld, je mehr und je häufiger Sie und Ihre Mitarbeiter Geschäftsreisen unternehmen. Moderne Softwarelösungen machen Schluss mit Excel und Belegchaos. Durch Routenplanung, automatisierte Belegzuordnung wird die Geschäftsreise mit ein paar Klicks im Buchhaltungsprogramm und in der Lohnabrechnung verbucht. Mobile Reisebearbeitung unterwegs, auch ohne Internetverbindung, sowie Bearbeitung am Desktop im Büro zählen zu den gängigen Standards moderner softwaregestützter Reisekostenabrechnung. 

Gehen Sie bei der Auswahl einer Reisekostenabrechnungs-Software systematisch vor: Bedarf ermitteln, Software nach Bedarfskriterien selektieren und dann testen. Damit optimieren Sie Ihre Abläufe im Office.