Zeit sparen bei der Büroarbeit: 5 Tipps für Gründer

Anträge, Abrechnungen, Kostenaufstellungen oder Vertragskündigungen stehen auf der Tagesordnung und vereinfachen das Zeitmanagement nicht gerade, denn oft müssen dabei Termine beachtet und Fristen eingehalten werden. Hier ist deshalb häufig Effizienz gefragt. 

Tipp 1: To-do-Listen für bessere Organisation

Ein guter Überblick über das Arbeitspensum erleichtert die Organisation ungemein. Die gute alte To-do-Liste ist dabei ein echter Geheimtipp. Mittlerweile ist sie allerdings in Form verschiedener digitaler Tools verfügbar, die viele Vorteile bieten. So lassen sich Aufgaben übersichtlich darstellen, leicht verschieben und effizient planen. Wiederkehrende, regelmäßige Aufgaben können dauerhaft eingeplant werden. Freie Zeiten für ungeplante Aufgaben sollten ebenfalls nicht fehlen.

Tipp 2: Zeit sparen mit Vorlagen und Templates

Eigentlich simple Schreibarbeiten können erstaunlich zeitraubend sein. Ausformulieren, Abtippen, Formatieren und Korrigieren muss man aber nicht jedes Dokument immer wieder neu. Wer Dokumentvorlagen und Templates geschickt nutzt, spart viel Zeit und Arbeit. Einige entsprechende Vorlagen sind in den gängigen Office-Programmen bereits enthalten oder können dort selbst erstellt werden.

Auch online finden sich viele Vorlagen. Es müssen nur noch die relevanten individuellen Angaben eingefügt werden, statt das komplette Schreiben oder Dokument neu aufzusetzen. Ein weiterer Vorteil: Flüchtigkeitsfehler durch das eilige Selbstverfassen werden vermieden.

In einigen Bereichen, etwa bei Kündigungsschreiben, ist eine rechtssichere Formulierung wichtig. Dies sollte bei der Auswahl einer entsprechenden Vorlage beachtet werden.

Schreiben, die wiederholt und in großer Zahl erstellt werden müssen (z. B. Rechnungen), lassen sich am besten mit speziellen Tools bearbeiten. Sie ermöglichen oft eine automatisierte Erstellung.

Tipp 3: Ordnung spart Zeit

Es klingt fast schon zu simpel, aber tatsächlich kann ein gut geordneter Arbeitsplatz sehr viel Zeit einsparen. Denn in vielen Büros vergeht eine Menge Zeit mit der Suche nach Dokumenten, Büroutensilien und Notizen. Sowohl der digitale Arbeitsplatz als auch der räumliche Arbeitsbereich sollten gut strukturiert und systemisch geordnet sein. Das verhindert nicht nur unnötige Suchzeit, sondern wirkt auch professioneller und sorgt für ein besseres Arbeitsgefühl.

Tipp 4: Monotasking statt Multitasking

Multitasking galt lange als Inbegriff des effizienten Arbeitens. Mehrere Aufgaben parallel abzuarbeiten, erscheint schließlich unheimlich produktiv. Hirnforscher raten allerdings eher zum Monotasking, wenn wirklich effizient gearbeitet werden soll. Studien zeigen, dass Aufgaben schneller und besser bewältigt werden, wenn die Konzentration nicht aufgespalten wird. Eine Sache nach der anderen zu erledigen, ist somit sinnvoller als vieles gleichzeitig erledigen zu wollen.

Tipp 5: Biorhythmus nutzen

Manchmal scheinen uns selbst schwierige Aufgaben mühelos von der Hand zu gehen und manchmal quälen wir uns langwierig mit prinzipiell einfachen Dingen.

Wer sich selbst aufmerksam beobachtet, wird vielleicht feststellen, dass dabei gewisse Regelmäßigkeiten auftreten können. Jeder Mensch verfügt über einen eigenen Biorhythmus. Und wer mit ihm statt gegen ihn arbeitet, kann seine Arbeitsabläufe optimieren.

Ermüdende, eintönige Büroarbeiten in die schlappe Phase nach der Mittagspause zu legen, kann beispielsweise dazu führen, dass alles länger dauert als nötig. Wichtige Aufgaben sollten stattdessen in Hochphasen eingeplant werden, wenn die Leistungsfähigkeit und Konzentration hoch ist. 

zurück