Was Ihr über Vollmachten im Gründungsprozess wissen müsst

Die Wichtigkeit von Vollmachten bei der Gründung

Der Gründungsprozess besteht stets aus einer großen Anzahl an verschiedenen Aufgaben, die von den Gründern eines Unternehmens zeitnah erledigt werden müssen. Hierzu zählen zum Beispiel:

• Vertragsverhandlungen
• Eröffnung eines Geschäftskontos
• Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Das führt meist zu großem Zeitdruck und entsprechendem Stress. Da Gründer oft über wenig Kapital verfügen, müssen sie zudem nach passenden Fördermitteln suchen. Vollmachten können hier Abhilfe schaffen.

Über Vollmachten können Gründer Aufgaben an Dritte abgeben, ohne dafür die Kontrolle über ihr Unternehmen zu verlieren. Außerdem entsteht dadurch eine effizientere Arbeitsteilung, da Gründer nicht mehr alle mit dem Gründungsprozess verbundenen Aufgaben selbst erledigen müssen. Sie können sich somit auf die strategische Ausrichtung ihres Unternehmens konzentrieren, während vertrauenswürdige Personen oder Dienstleister sich um die Aufgaben kümmern, für die sie keine Zeit haben.

Auch der Gründungsprozess wird schneller: Die Fachleute können die Aufgaben aufgrund des Fachwissens und der Erfahrung viel schneller erledigen.

Arten von Vollmachten

Gründer können auf verschiedene Arten von Vollmachten zurückgreifen - abhängig von der individuellen Situation.

Bankvollmacht

Besonders häufig kommt die sogenannte Bankvollmacht zum Einsatz. Erhält ein Dritter diese Vollmacht vom Gründer, dann bekommt er Zugriff auf das Firmenkonto des Unternehmens. Somit ist er dazu bevollmächtigt, Transaktionen im Namen der Firma durchzuführen. Der Vorteil für Gründer besteht darin, dass sie sich viel Zeit und Aufwand sparen.

Generalvollmacht

Die sogenannte Generalvollmacht (teilweise als allgemeine Vollmacht bezeichnet), gesteht der bevollmächtigten Person viele Rechte zu. Der Bevollmächtigte darf im Rahmen dieser Vollmacht alle Handlungen im Namen des Unternehmens ausführen und erhält in diesem Fall sehr viel Macht und Kontrolle. Eine solche Vollmacht sollte daher nur dann vergeben werden, wenn gewährleistet ist, dass die bevollmächtigte Person kompetent und vertrauenswürdig ist. 

Handlungsvollmacht

Mit der Handlungsvollmacht kann die bevollmächtigte Person rechtlich bindende Verträge im Namen der Firma abschließen. Diese Vollmacht wird vor allem dann genutzt, wenn der Gründer nicht bei jedem einzelnen Vertragsabschluss persönlich anwesend sein möchte. So kann die Vollmacht zum Beispiel auf einen Mitarbeiter übertragen werden, der sich um die Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern kümmert. 

Vorsorgevollmacht

Über eine Vorsorgevollmacht kann der Gründer sicherstellen, dass sein Unternehmen auch dann handlungsfähig ist, wenn er sich aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr selbst um die Geschäfte kümmern kann. Bei einer Vorsorgevollmacht des Unternehmers für den Betrieb spricht man auch von einer Unternehmervorsorgevollmacht.

In § 6 Abs. 2 S. 1 GmbHG ist geregelt, dass ein Geschäftsführer sein Amt verliert, wenn er durch einen Unfall oder durch eine Krankheit handlungsunfähig wird und somit nicht mehr unbeschränkt geschäftsfähig ist.

Für den Fall, dass er der einzige Geschäftsführer der GmbH ist, ist diese demnach führungslos. Das führt sehr große Risiken mit sich und kann zu einer Insolvenz führen. Daher sollten Gründer sich bereits bei der Gründung ihres Unternehmens mit dieser Vollmacht auseinandersetzen. Ebenfalls von großer Wichtigkeit ist die Erstellung eines Businessplans.

Untervollmacht

Bei der sogenannten Untervollmacht handelt es sich um einen besonderen Fall der Handlungsvollmacht. Eine bereits bevollmächtigte Person kann einem Dritten für einzelne Angelegenheiten diese Vollmacht gewähren, sodass die Möglichkeiten entsprechend begrenzt sind. Wenn Gründer einer bestimmten Person eine Generalvollmacht erteilen, dann kann diese eine weitere Person als Unterbevollmächtigten auswählen, die für einzelne Aufgaben aus der Generalvollmacht gilt. 

Prokura

Eine Prokura ist eine Vollmacht, die einem Mitarbeiter erteilt wird und die es ihm ermöglicht, Rechtsgeschäfte im Namen des Unternehmens abzuschließen. Der sogenannte Prokurist darf auch Einträge ins Handelsregister vornehmen und die Firma vor Gericht vertreten.

Abhol-Vollmacht

Wenn es um die Abholung von bestimmten Dokumenten geht, wie zum Beispiel dem Reisepass oder dem Führerschein, dann können diese von einer anderen Person mit der Abhol-Vollmacht abgeholt werden. Sie müssen dann nicht persönlich vor Ort erscheinen und sparen hierdurch viel Zeit.

Vollmacht: Muster

Da Gründer in der Regel keine Rechtsexperten sind, sollten sie sich an Vollmacht Mustern orientieren. Denn es gibt viele verschiedene Vorlagen für Vollmachten, die genutzt werden können. Dabei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass das jeweilige Vollmacht Muster an die eigenen Bedürfnisse angepasst wird und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Es empfiehlt sich, vor der Nutzung einer bestimmten Vollmacht zuerst einmal rechtlichen Rat einzuholen, damit hier keine schwerwiegenden Fehler begangen werden.

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