Die leisen Risiken der Buchhaltung: So schützt du dein Unternehmen

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Im Unternehmertum lauern zahlreiche Risiken, von Wettbewerb über Nachfrage bis Finanzierung. Doch die oft übersehene Buchführung kann deiner Firma leise, langfristig und schwerwiegend schaden. Dieser Artikel beleuchtet die verborgenen Gefahren, erläutert ihre Auswirkungen und zeigt dir, wie du mithilfe von WISO MeinBüro sicher aufgestellt bist.

(Bild: Buhl)

Buchhaltung - die wichtigsten Tipps zuerst:

  • Buchhaltungspflichten: Selbstständige müssen die Buchhaltungspflicht gemäß Handelsgesetzbuch einhalten. Einzelunternehmer können unter bestimmten Bedingungen davon befreit werden. Die korrekte Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen ist entscheidend. Es ist wichtig, bereits vorab sämtliche Dokumente zu sammeln, sicher aufzubewahren und ein- und ausgehende Zahlungen nachvollziehbar zuzuordnen. So behältst du den Überblick und kannst alles deinem Steuerberater oder dem Finanzamt vorlegen.
  • Fristen für Steuervorauszahlungen: Quartalsweise Steuervorauszahlungen und die Umsatzsteuervoranmeldung müssen pünktlich geleistet werden, um Säumnisgebühren zu vermeiden. Die unterschiedlichen Fristen für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer müssen sorgfältig beachtet werden, da verzögerte oder ausgefallene Zahlungen negative Auswirkungen auf die Kreditwürdigkeit gegenüber Banken zur Folge haben können.
  • Richtige Rechnungsstellung: Rechnungen müssen korrekt und rechtskonform sein, inklusive aller erforderlichen Angaben. Korrekturen an bereits erstellten Rechnungen erfordern ordnungsgemäße Stornierungen, um finanzamtkonform zu agieren.
  • Effektive Ablagepraktiken: Eine systematische Ablage von Dokumenten, inklusive einer klaren Datensicherungsstrategie, ist essenziell, um den Überblick über offene Posten und Zahlungen zu behalten und um gesetzliche Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Dabei ist es wichtig, Belege sofort zu digitalisieren und Eingangs- und Ausgangsrechnungen entsprechend den Zahlungsausgängen und -eingängen zuzuordnen. 
  • Einhaltung der GoBD: Die gesetzeskonforme und revisionssichere Aufbewahrung und Protokollierung von Geschäftsvorfällen und Buchungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) ist unerlässlich, um eine klare Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit zu gewährleisten.

Unsaubere Buchführung als Killer des Unternehmens

Man stelle sich Folgendes vor: Ein aufstrebendes Start-up mit großen Ambitionen und einem engagierten Team erlebte erste Erfolge. Doch hinter den Kulissen gab es eine verhängnisvolle Entwicklung. Die Buchführung geriet außer Kontrolle. Kleinere Fehler in Rechnungen wurden übersehen, Steuervorauszahlungen verschoben und Fristen verpasst. Anfängliche Anzeichen wurden ignoriert, da das Start-up augenscheinlich profitabel war.

Die Fehler häuften sich, führten zu hohen Steuernachzahlungen und Strafen. Steuerprüfungen beanspruchten wertvolle Ressourcen. Kundenakquisition und -betreuung mussten zwangsläufig hinten angestellt werden und erhoffte Bankkredite wurden nicht gewährt. Das vielversprechende Start-up geriet in Schieflage und musste schließlich aufgeben. Diese Geschichte zeigt anschaulich, warum eine ordnungsgemäße Buchführung unabdingbar für langfristigen Erfolg ist und wie Vernachlässigung dieser unbemerkt Unternehmen zerstören kann.

Wichtig: Pflichten & Fristen kennen und einhalten

Es gibt einige Regeln und Pflichten, die Selbstständige dringend beachten sollten: 

So sind, anders als bei Kapitalgesellschaften wie z. B. GmbH und UG, Einzelunternehmer nur dann zur Buchführung verpflichtet, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro oder einen Umsatz von 600.000 Euro oder mehr erwirtschaften.

Für all diejenigen, die der Buchhaltungspflicht unterliegen, bedeutet dies, dass sie eine doppelte Buchführung, regelmäßige Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen müssen. Dies sind wichtige Schritte, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Finanzgesundheit ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Selbstständige und Unternehmer müssen außerdem sorgfältig die Fristen für Steuervorauszahlungen und Umsatzsteuervoranmeldungen beachten. Ein Versäumnis führt zu Mahnungen und Säumnisgebühren und kann die Gewährung von Bankkrediten negativ beeinflussen. Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuerpflicht unter 22.000 Euro Umsatz, jedoch nicht von der Vorsteuerabzugsberechtigung.

Also: Steuerfristen einhalten und Steuerstatus sorgfältig prüfen, um Sanktionen und finanzielle Probleme zu vermeiden. WISO MeinBüro hilft dir, den Überblick zu behalten und gar nicht erst in solche Situationen zu geraten. So kannst du mit WISO MeinBüro die Umsatzsteuervoranmeldungen einfach per Klick erstellen und versenden und dank des DATEV-Exports alle steuerrelevanten Daten zur Weiterverarbeitung digital an deinen Steuerberater übermitteln. Mit der Möglichkeit, Aufgaben und To-dos strukturiert zu erfassen, entgehen dir mit WISO MeinBüro auch keine wichtigen Fristen.

Fehlerfuchs Rechnungsstellung – So geht es richtig

(Bild: Buhl)

Unternehmen und Dienstleister sollten von Anfang an transparent mit ihren Kunden über alle Kostenpunkte sprechen und Kostenvoranschläge erstellen, die sie sich schriftlich vom Kunden bestätigen lassen. Die Rechnungen sollten zügig, idealerweise innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Auftrags, gestellt werden. Je nach Summe gibt es unterschiedliche Pflichtangaben auf den Rechnungen. Grundsätzlich gehören zu einer Rechnung folgende Angaben:

  • Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
  • Der Steuersatz und der Nettobetrag
  • Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
  • Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer

Mit WISO MeinBüro kannst du Rechnungsempfänger, erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Produkte einfach per Klick auf deiner Rechnung hinzufügen – sämtliche Pflichtangaben werden automatisch ergänzt. Bei Rechnungskorrekturen müssen entsprechende Stornorechnungen erstellt werden, um Missverständnisse zu vermeiden und finanzamtkonform zu arbeiten. Eine korrekte und transparente Rechnungsabwicklung zeigt Professionalität, schafft Vertrauen bei den Kunden und ist für eine ordnungsgemäße Buchführung unverzichtbar.

Wichtige Maßnahmen zur Sicherung von Daten und Dokumenten

Ein effizientes Ablagesystem, wie WISO MeinBüro, für Dokumente und Belege ist für Unternehmer, die regelmäßig mit verschiedenen Kunden arbeiten, Produkte vertreiben oder auch vor Ort Dienstleistungen erbringen, unerlässlich. Durch die sorgfältige Sortierung von Belegen nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die Zuordnung der Belege und Rechnungen zu Zahlungen sowie die Ablage von Lohnabrechnungen und Kontobelegen behält man so jederzeit den Überblick.

Eine sichere Datenspeicherung ist ebenfalls von großer Bedeutung, da ein Systemausfall durch einen technischen Defekt, Virenbefall, Brand- oder Wasserschaden leicht zu einem Datenverlust führen kann. Die mehrfach geschützten Server der Cloudlösung von WISO MeinBüro sorgen dafür, dieses Risiko zu minimieren.

Es ist auch wichtig, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) zu beachten, um eine lückenlose und revisionssichere Erfassung sowie Protokollierung von Geschäftsvorfällen zu gewährleisten. Dies umfasst die zeitnahe Erfassung aller relevanten Daten sowie eine klare Dokumentation sämtlicher Änderungen. Ein solides Verständnis für die organisatorischen Aspekte, einschließlich der korrekten Datenarchivierung und -sicherung, ist entscheidend, um die Genauigkeit und Integrität der Buchhaltung zu gewährleisten und mögliche Fehler zu vermeiden.

Diese und viele weitere Funktionen bietet WISO MeinBüro. Mit ihrer Cloud-Plattform decken sie alle wichtigen Bereiche des Büromanagements ab – von der Auftragsabwicklung, über das Dokumentenmanagement bis zur Personalverwaltung. Seit Oktober 2023 können die Produkte individuell miteinander kombiniert werden, wodurch Selbstständige, Freiberufler, kleine Unternehmen sowie Steuerkanzleien entsprechend der Unternehmensentwicklung ihre Digitalisierung nach Bedarf skalieren können.

Die Marke existiert seit 2007 und wird unter dem Dach der Buhl-Gruppe vertrieben, zu der unter anderem WISO Steuer, finanzblick und WISO MeinVerein gehören. Sie ist mit über 800 Mitarbeitern das größte inhabergeführte Softwareunternehmen Deutschlands. Mit ihrem eigenen, nach VdS 10000 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland stellt Buhl sicher, dass sämtliche Kundendaten nach höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und aufbewahrt werden. Mehr Informationen findest du unter www.buhl.de/buero/.

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