Software & KI: Talente finden und binden



Erfolgreiche Unternehmer binden ihre Mitarbeiter langfristig. Damit das gelingt, braucht es von Anfang an ein gutes Match. Inwieweit Recruiting-Software und -KI dabei helfen und was Mitarbeiter zur Zufriedenheit brauchen, verrät Rebecca Clarke von Recruitee.


Über Rebecca Clarke

Recruitee Rebecca Clarke

Rebecca Clarke ist Head of People bei Recruitee. Mit vielen Jahren Erfahrung im Recruiting und Bewerbermanagement wird sie von ihrer Leidenschaft angetrieben, Menschen und interessante Möglichkeiten zusammenzubringen, großartige Teams aufzubauen und Arbeitsplätze zu schaffen, die Freude bringen. Recruitee mit Hauptsitz in Amsterdam ist ein Anbieter von cloudbasierter Bewerbermanagement-Software. Die digitalen Softwarelösungen des Unternehmens umfassen Jobbörsen-Integrationen, Talent Sourcing, Bewerber-Tracking, Pipeline-Automatisierung, Terminplanungs-Automatisierung und erweiterte Recruitment-Analysen. Mehr unter www.recruitee.com.


GründerDaily: Wie kann ich im Recruiting Zeit und Ressourcen sparen?

Rebecca Clarke von Recruitee: Die Geheimzutat sucht vermutlich jeder – gutes Recruiting braucht jedoch seine Zeit. Ein guter Bewerbungsprozess bildet in jedem Fall die beste Grundlage, um effizienter zu arbeiten. Wichtig ist, dass alle, die involviert sind, über den Ablauf Bescheid wissen und sich über die Anforderungen einig sind. Dafür empfehle ich, dass der Recruiter ein Meeting mit dem betreffenden Team-Manager vereinbart, in dem geklärt wird, welche Rolle explizit gesucht und in welche Schritte das einstellende Team eingebunden wird.

Um Zeit zu sparen, automatisiere ich sich wiederholende Prozesse. Dazu verwende ich unsere Bewerbungsmanagement-Software, die das Ganze leichter macht.

Dort wird beispielsweise eine automatisierte Terminbestätigung versandt, sobald ich den Kandidaten vom telefonischen Gespräch zum persönlichen Gespräch verschiebe.

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Den Recruiting-Prozess automatisieren: Mit dem passenden Tool spart ihr Zeit, auch wenn sich nicht alles digitalisieren lässt. (Foto: Unsplash)

Zusätzlich finde ich es wichtig, den Prozess dadurch zu verschlanken, indem ich Absagen erteile, sobald ich merke, dass der Kandidat einfach nicht passt. Das erspart nicht nur dem Team eine Menge Zeit, sondern ist auch respektvoll gegenüber der Zeit des Bewerbenden.

Um sich zügig einig zu werden, nutze ich auch gerne Bewertungsvorlagen, die nicht nur jeder Recruiter, sondern auch das dazugehörige Einstellungsteam nutzen sollte.

Damit wird sofort klar, was innerhalb des Bewerbungsprozesses bewertet wird und worauf im Gespräch auch geachtet werden muss. Sonst endet man letztlich in einer Nachbesprechung, bei der man sich über die Kriterien nicht ganz einig ist, sodass die Bewertung sehr schwierig wird. Mit der Vorlage kann ein besserer Vergleich stattfinden sowie eine schnellere Entscheidung gefällt werden.

GründerDaily: Tools & KI: Recruiting wird technischer, digitaler: Wie kann mir ein Tool bzw. die Technik genau dabei helfen?

Rebecca Clarke: Es ist letztlich auch wirklich schwierig, herauszufinden, welche Tools wirklich hilfreich sind und welche nur eine nette Ergänzung sind.

Ich denke, dass gerade kleinere Unternehmen und Start-ups, die vielleicht nur einen Recruiter haben, ein Bewerbermanagement-System nutzen sollten.

Ich habe ja bereits von den Vorzügen der Automatisierungen und Vorlagen gesprochen. Als nächsten Schritt würde ich genau beobachten, welche Schritte die meiste Zeit kosten. Bei einem größeren Unternehmen mit vielen Bewerbern empfehle ich beispielsweise, sich mit KI-Tools für Chatbots oder für die erste Sichtung der Unterlagen auseinanderzusetzen.

Wenn die Anzahl der eingehenden Bewerbungen relativ niedrig ist, würde ich hingegen auf Tools setzen, die mich dabei unterstützen, Talente zu finden.

Bei Recruitee haben wir zum Beispiel die Sourcing-Erweiterung, die man im Browser installieren kann. Damit passiert die Übertragung der Informationen, die ich über den*die Kandidat*in erfahre, in mein Bewerbermanagement-System wesentlich schneller. Ich finde es jedoch wichtig zu betonen, dass nicht jede*r auf KI setzen muss. Schließlich ist sie dafür da, das Recruiting zu unterstützen, nicht, um jemanden zu ersetzen.

Es muss einfach verhältnismäßig sein – bei 2000 Bewerbern ist der Einsatz einer KI zur Sichtung von Lebensläufen sinnvoll, bei unter 100 vermutlich eher nicht.

GründerDaily: Recruiting ist oftmals ein mühsamer Prozess für alle Beteiligten. Wie lässt sich hierbei Frust vermeiden?

Rebecca Clarke: Recruiting kann durchaus frustrierend werden, man braucht dafür Ausdauer. Wichtig ist eine gute Kommunikation unter den Beteiligten. Gut ist es, wenn man sich im Klaren darüber ist, zu welchem Zeitpunkt der Recruitingprozess gestartet werden muss, damit keine Stelle zu lange unbesetzt bleibt. Da hilft es, bisherige Erfahrungswerte genau anzusehen und alle Involvierten zu informieren, wie lange dies dauern kann.

Ich bin auch fest davon überzeugt, dass man Spaß in das Recruiting bringen sollte.

Für mich ist es wie ein Teamsport – wenn ihr gemeinsam ein gutes Talent anstellt, hat dein Team gewonnen!

GründerDaily: Über die Bewerbung und das Einstellen hinaus: Wie gelingt es, Top-Talente langfristig zu binden?

Rebecca Clarke: Momentan stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sie nach der aktuellen Situation wieder in die Normalität zurückkehren. Gerade durch die große Umbruchphase und den Entscheidungen, die Unternehmen für die Rückkehr treffen, ist es absolut natürlich, dass sich auch die Mitarbeitenden die Frage stellen, ob sie sich in dieser neuen Normalität sehen oder doch lieber wechseln möchten. Deshalb wird das Thema Mitarbeiter halten gerade wieder so wichtig.

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Digitalisierung im Recruiting: So nutzt ihr Tools, um die passenden Talente zu finden. (Foto: Unsplash)

Ich denke, wir müssen uns alle darauf gefasst machen, dass sich viel bewegen wird.

Wichtig ist, wie man damit umgeht: Sich zu notieren, weshalb jemand geht und Feedback einzuholen ist hilfreich, um daraus zu lernen.

Damit dies minimiert werden kann, sollte man Benefits wie etwa flexible Arbeitsmodelle (Remote, flexible Zeiten, Auszeiten etc.) nicht unterschätzen. Das sind alles Möglichkeiten, die nicht viel Geld kosten.

Was wir vor einer Weile auch angegangen sind, ist die Möglichkeit, sich intern zu entwickeln. Einen Prozess zu haben, der die Mitarbeitenden nach einer gewissen Zeit darin unterstützt, zu wachsen und eine Perspektive zu geben, ist unglaublich wertvoll. Das kann eine Entwicklung innerhalb oder mit dem Team sein, aber auch außerhalb des Teams, wenn daran Interesse besteht.

Mitarbeiter wollen gefordert und gefördert werden, zumindest ist das meine bisherige Erfahrung, die ich auch an mir selbst festgestellt habe. Das macht auf Dauer glücklicher und ich als Mitarbeiterin möchte länger im Unternehmen bleiben.

Sollte trotz allem jemand gehen, finde ich es wichtig, dass die Person mit einem weinenden und lachenden Auge geht. Wenn sie stolz ist, was sie in der Zeit gelernt und vollbracht hat, dann ist das doch ein gutes Zeichen!

GründerDaily: Welche weiteren zeitgemäßen Anreize können gesetzt werden?

Rebecca Clarke: Das kommt natürlich sehr darauf an, wie das Unternehmen arbeitet. Aktuell bieten viele ein Budget an, um sich für Homeoffice gut auszustatten, wie etwa ergonomische Stühle oder Laptop-Halter.

Wir haben beispielsweise ein Reisebudget, das unsere Mitarbeiteren einsetzen können, um zwischen Poznan und Amsterdam zu reisen, um auch mal die Standorte zu wechseln und mit anderen Kollegen zu arbeiten und sich zu treffen. Ich bin mir sicher, dass viele Kollegen auch die Chance wahrnehmen werden, unser Büro in New York zu besuchen, sobald dies möglich ist.

GründerDaily: Aus Sicht eines Unternehmers, der weder hohe Gehälter zahlen noch viele Benefits bieten kann: Wie kann derjenige dennoch Spitzenkräfte für sich bzw. für sein Unternehmen begeistern?

Rebecca Clarke: Mein ehrlich gemeinter Tipp: transparent sein.

Die meisten wissen, dass sie sich gerade bei jungen Start-ups nicht auf ein großzügiges Gehalt einlassen. Dafür gibt es andere Vorzüge, die man hervorheben kann, wie etwa den Einfluss, den man durch die Rolle hat.

Arbeiten in einem Start-up gibt gerade Berufsanfängern und Quereinsteigern die Chance, sich an Projekten zu beteiligen oder für sie verantwortlich zu sein, die sich in ihren Lebensläufen sehr gut machen. Natürlich spielt auch die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle, aber es gibt inzwischen wirklich viele Unternehmen, die eine moderne Kultur leben. Das reicht jetzt einfach nicht mehr.

GründerDaily: Welche Rolle spielt der Faktor Mensch aus eurer Sicht in 5 Jahren noch bei Recruiting-Prozessen und wie bereiten Unternehmer sich am besten auf die Entwicklungen vor?

Rebecca Clarke: Recruiting ist und bleibt ein “People Business”.

Technologien werden weiterhin für die Optimierung und Effizienz bei der Sichtung und bei der Talentsuche eingesetzt werden, aber ohne den Faktor Mensch funktioniert ein Bewerbungsprozess einfach nicht.

Vor einer Weile stand Amazon negativ in der Presse, da herauskam, dass das Unternehmen KI für den Screening-Prozess verwendet, die nur einen Typ Bewerbern bevorzugte. So etwas kann vermieden werden, wenn der Mensch von Anfang an in den Prozess involviert ist. Es geht um einen abgestimmten Prozess, eine Mensch-Maschine-Interaktion.

Ich denke, sich immer wieder bewusst zu machen, welche Schritte gegebenenfalls automatisiert werden können und offen zu sein, neue Technologien auszuprobieren (bei vorheriger Analyse, ob diese wirklich sinnvoll eingesetzt werden kann), ist der Schlüssel. Vor drei Jahren dachte ich auch, dass KI beim Recruiting absolut Fehl am Platz ist. Ich habe aber schnell gemerkt, dass es gewisse Bereiche gibt, in denen sie sehr hilfreich sein kann, sodass es für mich in meinem derzeitigen Alltag nicht mehr wegzudenken ist.

GründerDaily: Vielen Dank für das Interview, Rebecca. Wir wünschen dir und Recruitee weiterhin viel Erfolg!

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