Microsoft Office Online: Guide zur kostenlosen Suite des Branchen-Giganten

Marktanalysen zeigen: Mit Windows 7 und 10 ist Microsoft weiterhin der klare Platzhirsch unter den Betriebssystemen. Ebenfalls sind für Millionen Menschen auf der Welt Tools des Unternehmens wie Word, Excel und OneNote Alltagsbegleiter. In der Suite von Microsoft Office Online müsst ihr diese Programme nicht installieren, sondern könnt über das Internet direkt auf sie zugreifen. Was sind die Vor- und Nachteile dieser Gratis-Variante?

 

Was ist Microsoft Office Online?

Microsoft stellt einen kostenlosen Online-Dienst zur Verfügung, mit dem ihr die vertrauten Anwendungen über einen Webbrowser nutzen könnt.

Office Online nutzt ihr kostenlos mit einem Microsoft-Account. Der Funktionsumfang ist jedoch eingeschränkt. (Foto: piktochart)

Anders als bei einzelnen Microsoft-Programmen, die ihr als Windows-Nutzer auf eurem Rechner findet, handelt es sich bei Microsoft Office Online um eine Suite, welche die folgenden Services enthält:

• Outlook.com
• Word Online
• OneNote Online
• PowerPoint Online
• Excel Online
• One Drive (25 Gigabyte Online-Speicher)

Nicht alle Online-Tools enthalten denselben Funktionsumfang wie die auf Computern installierbaren Apps. Ihr bekommt also eine abgespeckte Version der Office-Tools. Dafür ist deren Nutzung  kostenlos. Ihr braucht hierfür lediglich ein Microsoft-Konto, um euch einzuloggen.

Vorteile von Microsoft Office Online

Wenn ihr euch die Office-Programme auf dem PC installieren könnt, welche Vorteile hat dann die Nutzung von Microsoft Office Online? Wir haben die wesentlichen für euch gesammelt.

Kostenersparnis

Ihr startet gerade erst durch? Dann kann das Geld knapp sein. Wenn ihr trotzdem nicht auf professionelle Software verzichten wollt, ist Microsoft Office Online ein guter Kompromiss.

Microsoft Programme ausprobieren

Ihr seid euch nicht sicher, ob ihr Word & Co. für die nächsten Monate oder Jahre braucht, liebäugelt aber mit den Tools? Dann probiert sie im Rahmen von Office Online aus.

In Echtzeit zusammenarbeiten

Moderne Kollaboration läuft zu einem wesentlichen Teil über das Internet. Spannend sind in diesem Zusammenhang Lösungen, die euch im Team eine Echtzeitbearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen erlauben.

Genau das ist mit Microsoft Office Online möglich. So spart ihr Zeit, weil ihr euch die einzelnen Dateien nicht ständig hin- und herschicken müsst. Dadurch entstehen auch weniger Überschneidungen in Prozessabläufen, was wiederum Fehlerquellen reduziert.

• Artikeltipp: Trello-Guide: Kollaboration trifft Projekmanagement

Mit einem Office-365-Abonnement könnt ihr das Feature Microsoft Teams freischalten. Neben der gemeinsamen Dateibearbeitung und -verwaltung könnt ihr euren Arbeitsprozess darin mit Chat-Kommunikation noch dynamischer gestalten. Zu den Unterschieden von Office Online und Office 365 findet ihr weiter unten in diesem Artikel einen extra Abschnitt.

Nachteile von Microsoft Office Online

Eingeschränkter Funktionsumfang

Wie bereits angedeutet, verfügt die Suite von Microsoft Office Online nur über einen begrenzten Funktionsumfang. Aus der Sicht von Microsoft ist das nachvollziehbar, schließlich möchte das Unternehmen Produkte verkaufen und sie nicht vollumfänglich kostenlos zur Verfügung stellen. Für euch bedeutet das allerdings, dass ihr Einschränkungen akzeptieren müsst.

Offline arbeiten nur teilweise möglich

Microsoft Office Online lässt sich, wie der Name schon verrät, primär mit einer Internetverbindung nutzen. Zwar könnt ihr beispielsweise Dokumente offline erstellen. Allerdings ist es euch offline nicht möglich, auf Vorlagen zurückgreifen. Dokumente lassen sich ohne Netz bearbeiten und speichern, allerdings nur, wenn ihr diese zuvor heruntergeladen habt.

Notwendigkeit einer Registrierung

Zur Nutzung der Suite benötigt ihr einen Microsoft-Account. Um eine Registrierung werdet ihr also nicht herumkommen. Wenn ihr eure Daten nicht an das Unternehmen übermitteln möchtet, solltet ihr von einer Nutzung des Gratis-Angebotes absehen.

Darüber hinaus gilt auch wie bei jeder Cloud: Prüft, ob die Nutzung von Office Online mit dem Datenschutz konform ist. Insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO solltet ihr darauf ein Augenmerk richten und im Zweifel eine Rechtsberatung in Erwägung ziehen.

Unterschied zwischen Microsoft Office Online und Microsoft Office 365

Auch Microsoft Office 365 stellt euch die typischen Dienste zur Verfügung. Allerdings mit Bezahl-Abos und mehr Funktionen. (Grafik: Microsoft.com)

Schnell kann es zu Verwirrung kommen, wenn Gründer sich über die verschiedenen Microsoft-Produkte informieren wollen. Häufig werden dabei die Begriffe Microsoft Office Online und Microsoft Office 365 synonym verwendet. Dabei handelt es sich aber um zwei unterschiedliche Angebote des Unternehmens. Während Microsoft Office Online ein kostenloser Dienst ist, könnt ihr bei Office 365 ein Abo abschließen.

Ein Abonnement von Office 365 ist in verschiedenen Paketen möglich. Wenn ihr als Einzelunternehmer auf dem Markt seid, werft einmal einen Blick auf die „Für zu Hause“-Pakete:

Office 365 Home

• 99 € / Jahr bei jährlicher Abrechnung
• 10 € / Jahr bei monatlicher Abrechnung
• 1 Testmonat gratis
• Nutzung für bis zu 6 Familienmitglieder

Office 365 Personal

• 69 € / Jahr bei jährlicher Abrechnung
• 7 € / Jahr bei monatlicher Abrechnung
• Für eine Person nutzbar

Office Home & Student 2019

• 149 € einmalig
• Fünf Dienste weniger als in den anderen Home-Varianten: Outlook, Publisher, Access, One Drive, Skype

Ihr habt ein Start-up und wollt Microsoft Office Online im Team nutzen? Dann habt ihr die Auswahl zwischen diesen 3 „Für-Unternehmen“-Paketen:

Office 365 Business Essentials

• 4,20 € pro Benutzer / Monat bei jährlicher Abrechnung
• Office-Anwendungen nur als Online-Version nutzbar
• Professionelle E-Mail-Lösung

Office 365 Business

• 8,80 € pro Benutzer / Monat bei jährlicher Abrechnung
• 6 Dienste enthalten: Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access, One Drive
• Kein Exchange Online

Office 365 Business Premium

• 10,50 € pro Benutzer / Monat bei jährlicher Abrechnung
• 11 Dienste enthalten: Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access, One Drive, Exchange, SharePoint, Teams, Bookings, Custom Manager

Welche Office-Lösung ist die beste?

Das kommt ganz auf eure Bedürfnisse an. Wenn ihr euch noch nicht sicher seid, ob ihr die Microsoft-Produkte überhaupt langfristig nutzen möchtet, lohnt sich der Test mit der kostenlosen Web-Variante. Einzelunternehmer, die nicht oder kaum mit anderen Menschen an ihren Dokumenten, Tabellen etc. arbeiten müssen, sind mit einem persönlichen Abo besser beraten.

Für die professionelle Abwicklung von Projekten hat der Anbieter die Office-365-Pakete zur Verfügung stellt. Schaut aber auch abseits von Microsoft auf andere Anbieter. So ist die Google Suite eine starke Konkurrenz, die wir ebenfalls in einem zeitnah erscheinenden Guide vorstellen werden.

• Ihr möchtet euch ein digitales Büro einrichten? Lest jetzt unsere Artikel dazu: 6 praktische Apps für die Arbeit, egal wo ihr seid und Büro – 7 Apps, die euren Alltag erleichtern.

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