Wie eine Firmenkarte die Buchhaltung vereinfachen kann

Eine Kreditkarte für Unternehmer sollte mehrere Anforderungen erfüllen. (Foto: Unsplash)

Ausgaben fallen ständig an: vom Geschäftsessen über Druckerpapier, vom Dienstleister bis zum Zugticket. Egal, ob ihr diese Dinge per Überweisung oder aus der Portokasse bezahlt, egal, ob es sich um große Summen oder nur ein paar Cents handelt – jede Ausgabe muss korrekt verbucht werden.

Hier kennt das Finanzamt keine Gnade, sondern verlangt eine lückenlose Dokumentation. Und wie es eigentlich um den Erfolg eures Unternehmens steht, wollt ihr sicher auch wissen, oder? Auch dafür ist eine korrekte Verbuchung eurer Einnahmen und Ausgaben unverzichtbar.

Aufwand für Buchführung wird oft unterschätzt

Belege sammeln, abheften, die Ausgabe richtig verbuchen und alles für den Steuerberater vorbereiten: Eine lästige Aufgabe, die viele Unternehmer*innen auf das Ende des Monats schieben. Das kann dann mehrere Stunden in Anspruch nehmen – oder zusätzliches Honorar für den Steuerberater bedeuten. Wenn Belege fehlen oder nicht mehr auffindbar sind, muss der berüchtigte Eigenbeleg geschrieben werden.

Was tun? Den wichtigsten Tipp hat sicher jede*r schon gehört : Die Buchhaltung nicht auf den letzten Drücker erledigen. Aber das ist leichter gesagt als getan. Wie kann man sich zeitraubende Buchhaltungsaufgaben erleichtern?

Firmenkarten machen Schluss mit Belegchaos

Eine gute Maßnahme kann sein, Ausgaben per Kartenzahlung statt bar zu begleichen.

• Hier geht es zum Firmenkreditkarten-Vergleich

Moderne Firmenkarten mit einem entsprechenden Geschäftskonto bieten euch nämlich eine sehr nützliche Funktion: die Belegverwaltung per App. Damit ist endlich Schluss mit der Zettelwirtschaft. Den zur Zahlung gehörenden Beleg speichert ihr einfach in eurem Konto.

Wie funktioniert eine digitale Belegverwaltung?

Die Holvi Business Mastercard® erinnert euch zum Beispiel direkt nach einer Kartenzahlung per Pushnachricht daran:

• Ihr fotografiert den Beleg per App.
• Ihr wählt eine Kategorie und den passenden Umsatzsteuersatz.
• Das war es schon – die Transaktion ist jetzt bereit für die Steuer.

So ist die Ausgabe schon komplett mit Beleg im Konto gespeichert, bevor ihr zurück im Büro seid. Belege können nicht mehr verloren gehen, das lästige Sortieren am Monatsende entfällt und die Buchhaltung verliert ihren Schrecken.

Eine digitale Buchführung freut auch euren Steuerberater: Statt Belege per Post zu verschicken, tauscht ihr Daten nur noch in elektronischer Form aus. Durch die Vorkontierung spart euer Steuerberater Zeit – und ihr Geld, denn oftmals lassen sich Steuerberater*innen die die Belegsortierung zusätzlich bezahlen.

Bargeldlose Zahlungen halten die Einnahmen und Ausgaben aktuell

Was bringt euch eine Firmenkarte außerdem? Es werden alle Ausgaben in Echtzeit dokumentiert und ihr behaltet jederzeit den Überblick über euren finanziellen Status und euer Betriebsergebnis. Dazu reicht ein Blick ins Konto. Auch die Umsatzsteuerzahllast könnt ihr in Echtzeit verfolgen.

Tschau, Spesenabrechnung!

Besonders interessant sind Firmenkarten, wenn ihr mehrere Mitarbeiter*innen habt. Normalerweise müssen Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben für die Firma oder Reisekosten auslegen, eine Spesenabrechnung ausfüllen und dann auf die Erstattung ihrer Auslagen warten. Kein schönes Procedere, oder? Fragt mal eure Mitarbeiter*innen – ziemlich sicher sind sie ziemlich genervt davon.

Und auch für die Firma bedeuten diese Einzelabrechnungen Bürokratie und erhöhten Zeitaufwand.

Mit einer eigenen Firmenkarte können eure Mitarbeiter*innen diese Ausgaben für die Firma direkt bezahlen, ohne privates Geld auszulegen oder umständliche Bargeldvorschüsse zu beantragen.

Ihr habt darüber hinaus eine effiziente Kostenkontrolle und erspart euch viel Aufwand mit Einzelabrechnungen. Um sicherzustellen, dass wirklich nur geschäftliche Zahlungen getätigt werden, können Bargeldabhebungen blockiert werden. Auch individuelle Zahlungslimits können pro Karte festgelegt werden.

Und die Kosten?

Firmenkarten lohnen sich schon bei wenig Ausgaben, wenn ihr eine Karte mit niedriger Monatsgebühr wählt. Im Holvi Geschäftskonto ist bereits eine Holvi Business  Mastercard® ohne Aufpreis enthalten.

Welche Firmenkarten gibt es?

Unterschieden wird hauptsächlich zwischen zwei Kartentypen:

Corporate Cards richten sich an große Firmen und Behörden, die viele Firmenkarten benötigen. Sie bieten individuelle Zusatzleistungen, die Konditionen können frei ausgehandelt werden.

Business Cards sind sehr günstig oder sogar kostenlos zu haben und richten sich an selbstständige Einzelunternehmer*innen und kleine Unternehmen. Oft funktionieren sie nicht wie klassische Kreditkarten, sondern sind als Debitkarten ausgeführt, die eine sofortige Abbuchung vom Konto und damit eine bessere Ausgabenübersicht bieten.

• Die passende Karte findet ihr in unserem Firmenkreditkarten-Vergleich

Fazit: Die Vorteile von Firmenkarten im Überblick

• Ausgaben für die Firma können direkt und ohne Bargeldvorschüsse bezahlt werden
• Alle Betriebsausgaben werden in Echtzeit dokumentiert
• Belege werden digital per App gespeichert
• Die Buchhaltung wird mit wenigen Klicks vorbereitet
• Ihr spart Zeit und Geld bei der Buchhaltung und mit dem Steuerberater
• Eure Mitarbeiter*innen müssen keine nervigen Spesenabrechnungen mehr ausfüllen

Über Holvi

Über 200.000 Selbstständige nutzen den Banking-Service von Holvi und machen sich ihr Leben als Freelancer*in ein bisschen leichter. Das Geschäftskonto mit kostenloser Holvi Business Mastercard bietet nützliche Funktionen wie Belege speichern, Rechnungen erstellen und eine einfache Online-Buchhaltung. Holvi wurde 2011 in Helsinki gegründet und hat ein Team von über 130 Mitarbeiter*innen in Helsinki, Berlin und Madrid.

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