Arbeitszeit von Mitarbeitern erfassen

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In diesem Beitrag finden Sie mehr Informationen rund um das Thema der Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern in Unternehmen und welche Systeme Sie hierzu einsetzen können. Unsere 20 Schritte zu Ihrer Gründung gibt es hier.

Arbeitszeiterfassung als Grundlage jeder vertrauenswürdigen Arbeit

Werden Sie sich darüber im Klaren, dass Arbeitszeiterfassung in keinem Fall etwas mit Misstrauen zu tun hat. Vielmehr ist es die logische Konsequenz, auf eine vernetzte und aktive Arbeitswelt zu reagieren. Vertraglich vereinbarte Zeiten, die mit einem hohen Stundensatz vergütet werden, bedürfen einer maßgeblichen Kontrollinstanz – für beide Seiten gibt es, zumindest augenscheinlich, keine Gelegenheit der Manipulation.

Moderne Ressourcenplanung

Die Kenntnis jedes Termins, jeden Aufwands und des Zusammenhangs zwischen diesen beiden Variablen ermöglicht es, Ressourcenplanung bereits im Ansatz zu vollziehen. Insbesondere oftmals erhebliche Kosteneinsparungen und die Flexibilität, andere Arbeiten im Falle einer terminlichen Verschiebung vorzuziehen, sind heute mehr denn je ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

Bei der Planung und Durchführung eines Projektes gibt es zwei Schritte, die unbedingt in Verbindung zu einander stehen sollten. Zuerst geht es darum, die für die Durchführung des Projektes notwendigen Ressourcen zu betrachten und zu planen, sodass jeder seinen Teil beitragen kann. Im zweiten Schritt müssen Sie erkennen, wie die langfristige Perspektive aussieht, also welche Zyklen ein Produkt durchläuft und welche Veränderungen eintreten können.

Besonders im technischen Bereich scheitert dies häufig an der fehlenden Dokumentation, sodass bei späteren Korrekturen oder dergleichen ungemein mehr Aufwand erbracht werden muss, um des Systems Herr zu werden. Dies liegt daran, dass zu Beginn immer darauf geschielt wird, Budgets so klein wie möglich zu halten – entwickeln Sie daher von Anfang an eine Planung, die auch im Nachhinein schnelles und kostengünstiges Arbeiten möglich macht.

Wichtige Kriterien für die Auswahl eines Systems

  • Die Usability, oder die Bedienbarkeit des Systems, sollte entsprechend klar aber differenziert aufgebaut sein, sodass eine logische Bedienung möglich wird.
  • Die Gelegenheit, bereits erfasste Arbeitszeiten im Nachhinein zu korrigieren, sollte gegeben sein. Nur so können Sie flexibel auf Veränderungen reagieren.
  • Wie viele Mitarbeiter und ihre entsprechenden Datensätze können verwaltet werden? Besonders im unteren Preissegment tauchen häufig Limitierungen auf.
  • Nur wer das System im Ansatz kennt, kann eine adäquate Entscheidung treffen. Nutzen Sie Demoversionen, um den Umfang des Systems zu erkennen und zu überprüfen, welche Leistungsfähigkeit gegeben ist.

Letztlich zielt die Erfassung darauf ab, Statistiken zu führen und Auswertungen zu erstellen. Nur wenn diese Funktion, entsprechend mit Diagrammen oder Tabellen gegeben ist, können Sie mit jeglichen Datensätzen auch wirklich etwas anfangen.

Außerdem liefert das System wichtige Daten, um den Arbeitsaufwand korrekt abschätzen zu können. Bei der Ermittlung von Überstunden beispielsweise, die in globalisierten Unternehmen häufig auch andere Abteilungen betreffen, lässt sich so auf einfache Weise ein Handlungsbedarf ermitteln und gezielt angehen.

Varianten der Arbeitszeiterfassung

Je nach dem, für welchen Bereich Sie diese dritte Instanz benötigen, gibt es unterschiedliche Varianten der Arbeitszeiterfassung. Um zu erkennen, welche Zeit ein Projekt wirklich benötigt, ist es gerade im Bereich der Freelancer möglich, dies zeitlich genau zu dokumentieren und zu analysieren.

Grundsätzlich gibt es drei unterscheidbare Varianten:

  • Webbasiert, also in Form gezielter Zeiterfassung bei Projekten, loggt man sich in das System ein und arbeitet wie gewohnt. Voraussetzung ist jedoch, dass permanent eine Internetverbindung besteht. Diese Variante besticht vor allem durch die sehr zeitnahe Auswertung und Verfügbarkeit seitens des Auftraggebers, der so beispielsweise Veränderungen schnell vornehmen kann.
  • Tabellenkalkulation, was jedoch einiger Vorbereitungszeit bedarf. Gleichwohl ist beispielsweise Excel auf nahezu jedem Rechner vorhanden, sodass es hier keine technischen Probleme gibt. Besonders bei einer geringen Anzahl an Projekten kann diese Variante lohnen, da weniger die Auswertung im Vordergrund steht.
  • Software, also der Gebrauch eines speziellen Programms. Hier haben Sie jedoch das Problem, dass Daten immer nur lokal gespeichert sind. Im Falle eines Absturzes oder einer sonstigen technischen Störung besteht die Gefahr, Daten und damit Kontrollwerte ganz zu verlieren. Zudem eignet sich diese Variante nur, wenn beide Partner über dieselbe Software verfügen.

Über den Autor

Clockodo.com hat für die Zeiterfassung ein online-basiertes System entwickelt, mit dem für beide Seiten - also Unternehmen und Mitarbeiter hohe Sicherheit und jederzeitige Verfügbarkeit der Daten gewährleistet wird.

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