7 Dinge, die Gründer bei ihrer Buchhaltung beachten sollten

Als Gründer arbeitet ihr mit voller Kraft für den Erfolg eures Unternehmens, denn ihr liebt eure Arbeit – aber nicht unbedingt die Buchhaltung. Dabei ist sie ein entscheidender Bestandteil des geschäftlichen Erfolgs. Buchhaltung als Planungsinstrument und Erfolgskontrolle? Unsere Ratschläge zur erfolgreichen Finanzverwaltung verraten, wie es geht. [Sponsored Post]

Buchhaltung muss nicht langweilig sein. Auch wenn sie von vielen Existenzgründern als notwendiges Übel, Zeitfresser und lästige Pflicht angesehen wird, besteht kein Grund, sich von ihr abschrecken zu lassen oder sie gar zu vernachlässigen. Vielmehr ist die Buchhaltung ein gutes Tool, um euer Unternehmen jederzeit fest im Blick zu haben. Sie erlaubt es euch, eure Geschäftstätigkeit laufend auf ihren Erfolg hin zu überprüfen und ist ein leistungsstarkes Planungsinstrument für die Zukunft. Und mit einer digitalen Buchhaltungslösung wie Sage Business Cloud Buchhaltung gelingt eine erfolgreiche Finanzverwaltung im Handumdrehen.

Statt sich mit Buchhaltung zu quälen, sollten sich Gründer von Beginn an auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren (Foto: Sage)

#1 Behaltet jederzeit den Überblick über eure Finanzsituation

Ihr solltet bei jeder Zahl in eurer Finanzaufstellung genau wissen, was sich dahinter verbirgt. Dazu müsst ihr keinen Buchhaltungskurs für Fortgeschrittene besuchen, sondern einfach wissen, was es mit den grundlegenden Buchhaltungsgepflogenheiten und den entsprechenden Begriffen auf sich hat. Beispielhaft erklären wir hier drei Arten von Finanzberichten:

• Die Bilanz ist eine Momentaufnahme eurer finanziellen Situation an einem bestimmten Tag.
• Anhand der Gewinn- und Verlustrechnung lässt sich die Entwicklung eures Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum ablesen.
• Die Kapitalflussrechnung verdeutlicht, wie sich Veränderungen in der Bilanz und den Erträgen auf die Barmittel auswirken.

Eure Geschäftsbuchhaltung muss nicht stundenlang dauern. Mit den richtigen Tools ist sie schnell und einfach erledigt und ihr könnt euch voll und ganz auf die Entwicklung eures Kerngeschäfts konzentrieren.

#2 Haltet eure Buchhaltung auf dem aktuellen Stand

Intelligente, fundierte Entscheidungen, die auf verlässlichen und vor allem aktuellen Daten basieren, sind das Kennzeichen von Unternehmen, deren Buchhaltung up to date ist. Plant deshalb unbedingt jede Woche die nötige Zeit ein, um eure Bücher auf den aktuellen Stand zu bringen. Mit einer Online-Buchhaltungslösung wie Sage Business Cloud Buchhaltung benötigt ihr dafür nur einige Minuten am Tag, allerdings macht sich dieser minimale Aufwand sehr schnell bezahlt.

Mit einer Buchhaltung, die auf dem aktuellen Stand ist, habt ihr jederzeit den vollen Überblick darüber, wo euer Unternehmen momentan steht und wie es um die allgemeine Wirtschaftlichkeit bestellt ist. Wenn Umsätze, Betriebsausgaben und abzugsfähige Aufwendungen anfallen, müsst ihr diese erfassen. Wenn ihr dafür jeden Tag nur wenige Minuten aufwendet, könnt ihr damit übers Jahr gerechnet viele Stunden Arbeit einsparen.

Minimaler Aufwand für die Buchhaltung dank Sage Business Cloud Buchhaltung (Foto: Sage)

#3 Erstellt und aktualisiert euer Budget

Versucht, erwartete Einnahmen und Ausgaben so darzustellen, dass ihr euren Cashflow voraussehen könnt.

Um die Geschäftsentwicklung im Blick zu behalten, sind die Erstellung eines Monatsbudgets bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahres und die Überprüfung und Aktualisierung eurer Planungszahlen anhand laufender, aktueller Daten hilfreich. Gleichzeitig könnt ihr so die zukünftige Leistung eures Unternehmens durch entsprechende Anpassungen erhöhen.

Vergesst dabei auch nicht, euer Gesamtbudget bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahres zu planen. So könnt ihr unregelmäßige Ausgaben wie beispielsweise Versicherungen, Steuern oder jährliche Wartungskosten ebenfalls berücksichtigen.

#4 Behaltet die Zeit im Blick

Eine der wichtigsten Ressourcen, speziell für Existenzgründer, ist Zeit. Effiziente Zeitplanung ist deshalb eine der wichtigsten Fähigkeiten für die erfolgreiche Unternehmensführung. Dabei ist es entscheidend, Prioritäten bei den wichtigsten Aufgaben zu setzen.

Speziell im Dienstleistungsbereich gilt es, strikt nachzuverfolgen, wie viel Zeit ihr auf einzelne Kunden verwendet. Gleichzeitig müsst ihr sicherstellen, dass diese Zeit auch den monatlichen Rechnungsbeträgen entspricht. Schließlich ist es ziemlich teuer, Zeit auf Kunden zu verwenden, die eurem Unternehmen keinen Gewinn einbringen. 

#5 Achtet besonders auf unnötige Kosten

Zu wissen, wie viel Zeit ihr auf nicht abrechenbare Tätigkeiten verwendet, also auf solche, die keinem Kundenkonto zugerechnet werden können, hat große Auswirkungen auf euren Cashflow. Das richtige Verständnis dieser Kosten (beispielsweise zu wissen, dass externe Leistungen pro Stunde zumeist teurer sind als ein Mitarbeiter) und daraus folgende Maßnahmen erlauben es euch, entschlossen zu handeln und so eure Kosten zu senken.

Das gilt übrigens auch für alle anderen geschäftlichen Aufwendungen. Egal, ob es darum geht, einen günstigeren Stromanbieter zu finden oder zu entscheiden, ob die Unternehmensbroschüre auf teurerem oder preiswerterem Papier gedruckt wird: Ihr solltet stets die Kosten im Blick haben und Einkaufsentscheidungen mithilfe geeigneter interner Prozesse treffen.

Mit einer digitalen Buchhaltungslösung behaltet ihr alle wichtigen Zahlen stets im Blick (Foto: Sage)

#6 Sorgt dafür, dass eure Rechnungen (pünktlich) bezahlt werden

Damit euer Unternehmen liquide bleibt, müssen die Einnahmen stets pünktlich eingehen. Zahlungsverzögerungen führen zu ärgerlichen Zusatzkosten. Diese lassen sich nicht immer ganz vermeiden, das Risiko könnt ihr jedoch durch folgende Maßnahmen begrenzen:

• Befolgt bei der Rechnungsstellung einheitliche Regeln. Vereinbart mit euren Kunden im Voraus, wann die Rechnungen zu erwarten sind (wöchentlich, monatlich, eventuelle Staffelungen usw.), damit auch diese die Zahlungen in ihrem Budget einplanen können.
• Weist bei der Auftragsannahme auf eure Zahlungsbedingungen hin und gebt diese auch auf euren Rechnungen an.
• Bewertet Risiken im Voraus und führt gegebenenfalls Bonitätsprüfungen durch. Wägt die Folgen eines Zahlungsausfalls für euer Unternehmen im Verhältnis zum Auftragsvolumen ab.
• Falls ein Kunde in Zahlungsschwierigkeiten gerät, klärt dieses Problem sachlich und versucht, einen Zahlungsplan ohne zusätzliche Kosten oder zu lange weitere Verzögerungen zu vereinbaren.

#7 Jahresabschluss leicht gemacht

Am Jahresende müsst ihr einen Abschluss für euer Unternehmen vorlegen und Steuern auf euren Gewinn zahlen. Die Steuerzahlung selbst könnt ihr einplanen, allerdings kann bei schlechter Vorbereitung der Arbeitsaufwand für den Jahresabschluss erheblich ein. Einfacher wird es, wenn ihr alle Rechnungen, Belege, Überweisungen und sonstigen Papiere für die Buchhaltung jeweils am Ende des Monats in chronologischer Reihenfolge abheftet. Dann habt ihr alle Unterlagen für die Erstellung und Einreichung des Jahresabschlusses bequem zur Hand.

Fazit

Sorgt in eurem Unternehmen mit einem leistungsfähigen Buchhaltungstool für die besten Voraussetzungen für euren Unternehmenserfolg. Mit Sage Business Cloud Buchhaltung seid ihr in der Lage, eure Buchhaltung im Handumdrehen zu erledigen und in eurem täglichen Geschäft immer und überall auf dem Laufenden zu sein. Gleichzeitig seid ihr mit automatischen Updates stets auf der sicheren Seite und spart dabei nicht nur Geld, sondern auch Zeit, die ihr gewinnbringend in euer Kerngeschäft investieren könnt.

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