Poolabschreibung: Buchhaltung mit weniger Aufwand

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Best Practice

Worum es sich bei einer Abschreibung handelt, ist den meisten Unternehmern bekannt. Viele davon wissen aber nicht, dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, diese durchzuführen. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich der Aufwand beispielsweise mit der sogenannten Poolabschreibung deutlich reduzieren. Wir zeigen euch, was damit gemeint ist.

Poolabschreibung
Vereinfacht euch die Buchhaltung mit der Poolabschreibung. (Bild: @andrea-piacquadio/pexels.com)

Was ist eine Poolabschreibung?

Bei der Poolabschreibung handelt es sich um eine Möglichkeit für Unternehmen, Wirtschaftsgüter gesammelt abzuschreiben. Deshalb existiert dafür umgangssprachlich auch der Begriff "Sammelabschreibung". Als Wirtschaftsgüter werden alle Güter bezeichnet, die für die Leistungserstellung in einem Arbeitsprozess erforderlich sind. 

Mit der Poolabschreibung könnt ihr das gesamte Abschreibungsverfahren wesentlich vereinfachen. In der Praxis ist es allerdings kaum möglich, alle Wirtschaftsgüter im Unternehmen zu einem Pool zusammenzufassen und gemeinsam abzuschreiben. Denn nicht bei allen Anlagen ist das auch zulässig. Damit sie in einen Pool zusammengefasst werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. 

Die folgenden Bedingungen müssen für die Sammelabschreibung gegeben sein:

  • Es muss sich dabei um sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter handeln.
  • Die Wirtschaftsgüter müssen beweglich sein.
  • Sie müssen dem Anlagevermögen zugeordnet werden.
  • Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten müssen in einer Größenordnung zwischen 250 und 1.000 Euro liegen.

Der Firmenwagen für deine Kundentermine oder den Transport von Gütern fällt also beispielsweise nicht darunter, weil die Anschaffungskosten dafür in der Regel über 1.000 Euro liegen. 

Worum handelt es sich bei geringwertigen Wirtschaftsgütern?

Die genauen gesetzlichen Regelungen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter finden sich im Paragraph 6 des deutschen Einkommenssteuergesetzes (EstG). Ihr musst euch aber nicht durch den Gesetzestext arbeiten, um verstehen zu können, worum es sich dabei handelt. 

Einfach definiert ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut ein 

  • selbstständig nutzbarer, 
  • beweglicher und 
  • abnutzbarer Gegenstand. 

Selbstständig nutzbar ist ein Wirtschaftsgut dann, wenn es unabhängig von anderen Geräten verwendet werden kann. Beispiele dafür sind unter anderem Werkzeuge wie etwa eine Bohrmaschine oder eine Kreissäge. Ein PKW-Anhänger zählt jedoch nicht dazu, weil für die Nutzung zusätzlich auch noch ein PKW erforderlich ist. 

Beweglich bedeutet in diesem Fall, dass es sich bei dem Wirtschaftsgut beispielsweise um kein Gebäude oder einen Grund beziehungsweise Patente oder Nutzungsrechte, sondern um Dinge wie etwa einen Bürostuhl oder ein Laptop handelt. 

Abnutzbar bedeutet, dass es bei dem Wirtschaftsgut im Laufe der Zeit zu technischen oder wirtschaftlichen Verschleißerscheinungen kommen muss. Das ist beispielsweise bei einer Kaffeemaschine oder einem Smartphone der Fall, nicht aber bei einer Software. Darüber hinaus muss sich das Wirtschaftsgut im Anlagevermögen des Unternehmens befinden und die Anschaffungskosten- oder Herstellungskosten dafür dürfen maximal 800 Euro netto betragen. 

Die Preisklasse von 800 bis 1.000 Euro gehört zwar laut der genauen gesetzlichen Definition nicht mehr zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern, dennoch erlaubt euch hier der Gesetzgeber, diese ebenfalls in die Poolabschreibung aufzunehmen. 

Buchhaltung
Nachrechnen lohnt sich - mit der Poolabschreibung können in einem Geschäftsjahr mehrere Wirtschaftsgüter zu einem Sammelposten zusammengefasst werden. (Bild: @olia-danilevich/pexels.com)

Wie funktioniert die Poolabschreibung genau?

Wie die Poolabschreibung funktioniert, zeigt sich am besten anhand eines einfachen Beispiels. Zunächst wird dafür ein Sammelposten gebildet, in dem alle Wirtschaftsgüter zusammengefasst werden, die innerhalb eines Jahres angeschafft beziehungsweise hergestellt wurden und bei denen die Kosten dafür zwischen 250 und 1.000 Euro lagen. 

In unserem Beispiel haben wir im Geschäftsjahr 2022 die folgenden Wirtschaftsgüter gekauft, die sich zu einer Sammelabschreibung zusammenfassen lassen:

  • zwei Laptops für jeweils 500 Euro
  • zwei Smartphones für jeweils 300 Euro
  • einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 700 Euro
  • eine neue Kaffeemaschine für die Küche für 600 Euro

Der Gesamtwert unseres Sammelpools beträgt somit 2.900 Euro. Die genauen Modalitäten für die Poolabschreibung sehen vor, dass über einen Gesamtzeitraum von fünf Jahren in jedem Jahr jeweils 20 Prozent (also ein Fünftel) der Anschaffungs- und Herstellungskosten dafür abgeschrieben werden können. 

Dabei ist es unerheblich, wann das jeweilige Wirtschaftsgut genau angeschafft wurde und auch, wie lange die tatsächliche Nutzungsdauer ist. Auch wenn beispielsweise die Smartphones nur zwei Jahre in Verwendung sind, werden sie bei der Poolabschreibung für einem Zeitraum von insgesamt fünf Jahren abgeschrieben. 

Im Jahr 2022 können somit 20 Prozent des Poolwerts abgeschrieben werden. Bei einem Gesamtwert der entsprechenden Anlagen von 2.900 Euro ergibt das einen Abschreibungsbetrag von 580 Euro. Dieser Betrag gilt ebenso für die kommenden vier Jahre. Das heißt, die angeschafften Geräte sind im Jahr 2026 vollständig abgeschrieben. 

Die entsprechenden Wirtschaftsgüter, die im Jahr 2023 angeschafft oder hergestellt werden, könnt ihr dann wieder zu einem eigenen Sammelpool zusammenfassen und erneut für fünf Jahre abschreiben. Diese sind dann erst im Jahr 2027 vollständig abgeschrieben. Die Poolabschreibung ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, mit der ihr den Aufwand eurer Buchhaltung bei Wirtschaftsgütern dieser Art reduzieren könnt. 

Welche Alternativen zur Poolabschreibung gibt es?

Alternativ zur Sammelabschreibung könnt ihr eure geringwertigen Wirtschaftsgüter mit einem Netto-Anschaffungswert von 250 bis 800 Euro auch sofort abschreiben. Das bedeutet, wenn ihr euch beispielsweise einen Laptop für 500 Euro kauft, dann könnt ihr diesen im Rahmen der Sofortabschreibung komplett im aktuellen Geschäftsjahr abschreiben und braucht dafür in der Buchhaltung keine mehrjährige Nutzungsdauer vorsehen. 

In diesem Fall gilt die Regelung aber tatsächlich nur bis zur Grenze von 800 Euro. Für ein etwas teureres Laptop um 900 Euro ist diese Methode gesetzlich nicht mehr erlaubt. 

Darüber hinaus müsst ihr euch für eine der beiden Varianten entscheiden. Denn wenn ihr euch dazu entschließt, in einem Geschäftsjahr eine Poolabschreibung durchzuführen, dann müssen tatsächlich auch alle erworbenen und hergestellten Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro in den Sammelpool aufgenommen werden. 

Ihr könnt also nicht einen Laptop für 500 Euro sofort abschreiben und den anderen in den Sammelpool aufnehmen. Das Wahlrecht bei den geringwertigen Wirtschaftsgütern entfällt dadurch in diesem Geschäftsjahr. Im darauffolgenden Jahr könnt ihr allerdings wieder erneut entscheiden, welche der beiden Varianten ihr wählt.

Wirklich sinnvoll ist die Poolabschreibung vor allem dann, wenn innerhalb eines Geschäftsjahres viele Wirtschaftsgüter mit einem Wert von 800 bis 1.000 Euro angeschafft oder hergestellt wurden. Ein Büroschrank für 1.000 Euro müsste beim "normalen" Verfahren beispielsweise auf insgesamt 13 Jahre abgeschrieben werden, durch das Poolverfahren lässt sich der Zeitraum dafür auf fünf Jahre reduzieren. 

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