Säumigen Kunden auf der Spur: Mahnungen in 3 Klicks verschicken

12.06.2018

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Mahnen wie die Großen – oder weshalb ihr ein System braucht

Große Unternehmen haben meist sehr gute Mahnwesen. Sie setzen auf automatischen Zahlungsabgleich und systemgenerierte Mahnungen, die rausgehen, sobald ein Kunde in Verzug gerät. Ohne Umschweife fordern sie ihr Geld ein. Wenn besondere Umstände vorliegen, muss der Kunde aktiv werden und das Gespräch suchen, ansonsten nimmt das Mahnverfahren seinen Lauf. Das funktioniert. Die meisten säumigen Kunden haben keine böse Absicht. Sie haben die Rechnung schlicht vergessen. Wer hat nicht schon einmal seine Rechnung verlegt. Aus den Augen, aus dem Sinn. Die eintreffende Zahlungserinnerung holt einen schnell aus der Vergessenheit.

Viele Gründer sind im Vergleich nachteilig organisiert und zurückhaltend. Da werden Rechnungen einfach vergessen, Zahlungseingänge händisch abgeglichen und die verstrichenen Tage im Kalender abgezählt. Manche Gründer lassen sich von säumigen Kunden am Telefon einwickeln und verunsichern. Zugegeben, ein persönlicher Anruf mag Wunder wirken. Wer allerdings regelmäßig von Hand Zahlungen abgleicht, nachforscht oder in Gesprächen versinkt, arbeitet höchst ineffizient. Die Leistung, die bezahlt werden soll, ist längst erbracht. Die ins Mahnen investierte Zeit ist nicht wertschöpfend. Es ist daher nicht unhöflich, sofort nach Fälligkeit eine Mahnung zu schicken. Niemand wird euch das zur Last legen. Es geht um euer Unternehmen.

Daher ist es wichtig, Mahnen nicht zu einer emotionalen Angelegenheit, sondern zu einem klar organisierten und vor allem effizienten Prozess zu machen. Macht es den großen Unternehmen nach und arbeitet mit System und Automatisierung.

lexoffice automatisiert für euch den Zahlungsabgleich und wacht über die Zahlungsmoral eurer Kunden. Nichts kann mehr unter den Tisch fallen. Die Mahnungen sind in wenigen Klicks versendet. Ihr könnt euch auf ein System verlassen, spart Zeit und kommt schneller an das Geld.

Säumigen Kunden auf der Spur

Erster und wichtigster Schritt: Ihr müsst überhaupt erst bemerken, dass Kunden säumig sind. Das Timing ist bei Mahnungen das A und O. Euer Kunde hat anscheinend die Zeit aus den Augen verloren, ihr aber nicht. Sogar bei sehr vielen Rechnungen mit unterschiedlichsten Fristen behaltet ihr den Überblick. Denn lexoffice zeigt im Dashboard unter „Aufgaben“ an, sobald eine Zahlung überfällig ist.

Auf dem Dashboard in der Kachel „Aufgaben“ seht ihr, wie viele Rechnungen überfällig sind (Foto: lexoffice)

Mahnen in 3 Klicks

Mit Klick auf die orange markierte Statusmeldung auf dem Dashboard öffnet sich eine Liste. Auf einen Blick seht ihr alle Rechnungen, bei denen das Zahldatum überschritten wurde. Zusätzlich sind in der Liste „Überfällige Rechnungen“ die wichtigsten Infos wie Kundenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Anzahl der überschrittenen Tage und offener Betrag vermerkt. Jede Rechnung lässt sich im Original anzeigen. Das Mahnen kann losgehen. Ihr wählt eine überfällige Rechnung aus und klickt auf „Mahnen“.

überfällige Rechnungen lexoffice Überfällige Rechnung auswählen und mahnen (Foto: lexoffice)

Schon ist die Mahnung vorbereitet. Ihr seht eine Eingabemaske, bei der alle Felder bereits ausgefüllt sind.

Auto-fill: Die Felder haben sich automatisch befüllt (Foto: lexoffice)

Jetzt einfach die Mahnung per E-Mail an den Kunden verschicken – fertig ist die Mahnung.

Mit lexoffice führt ihr säumige Kunden zum einen souverän durch den Zahlprozess und verschickt zum anderen rechtskonforme und fachmännisch erstellte Mahnungen. So seid ihr auf der sicheren Seite, sorgt von Anfang an für Klarheit und werdet ernst genommen.

Mahnung senden lexoffice Dank Auto-fill, inklusive E-Mail-Text, ist die Mahnung fertig zum Senden (Foto: lexoffice)

Mehrstufig mahnen

Bei Zahlungsverzug hat sich ein dreistufiger Prozess bewährt, ehe weitere Schritte eingeleitet werden. Ihr könnt mit lexoffice Mahnungen zu allen drei Stufen erstellen.

Die erste Mahnung (Zahlungserinnerung) Mit der ersten Mahnung, oft mit Zahlungserinnerung betitelt, setzt ihr euren Kunden freundlich darüber in Kenntnis, dass noch keine Zahlung eingegangen ist.
Die zweite Mahnung Offensichtlich hat euer Kunde trotz 1. Mahnung oder Zahlungserinnerung nicht gezahlt. Sendet ihm nun eine 2. Mahnung mit einer deutlichen Frist von z.B. 14 Tagen.
Die dritte und letzte Mahnung Wenn euer Kunde trotz Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen nicht gezahlt hat, nennt ihr mit Nachdruck ein letztes Zahlungsziel. Ihr kündigt an: Sollte dieses verstreichen, schaltet ihr einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen ein.

Um mit lexoffice mehrstufig zu mahnen, klickt ihr einfach erneut „Mahnen“ an. Wieder ist die Mahnung bereits mit allen Angaben vorbereitet. Wer nun die Mahnung individuell anpassen möchte, um besonderen Umständen gerecht zu werden, kann das selbstverständlich tun. Sämtliche Felder sind editierbar. Sollte sich etwa herausgestellt haben, dass die Zustelladresse abweicht, lässt sich die Adresse direkt korrigieren. Wurde die Rechnung zumindest zu Teilen bezahlt, lassen sich einzelne Positionen entfernen.

Jetzt die Mahnung speichern und wieder als E-Mail verschicken. Schon ist auch die nächste Mahnung an den Kunden raus. Den Mahnverlauf könnt ihr euch jederzeit anschauen. In der Historie seht ihr, wann und wie oft der Kunde gemahnt wurde.

Mahnungsverlauf lexoffice Den Mahnungsverlauf auf einen Blick nachvollziehen (Foto: lexoffice)

Zeit gespart bei Aufgaben, die nicht wertschöpfend sind

Die Online-Software lexoffice wacht für euch über die Zahlungsmoral eurer Kunden und meldet überfällige Zahlungen. Ihr bekommt ein Mahnwesen an die Hand, mit dem ihr gut organisiert seid und schnell Rechnungen nachhalten könnt. Die Möglichkeiten reichen von einer freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zum mehrstufigen Mahnen. Per Klick sind die Mahnungen verschickt. Somit müsst ihr keine unnötige Zeit investieren, sondern könnt die Mahnungen direkt und ohne Umstände den Kunden zukommen lassen.

lexoffice bietet übrigens noch mehr Funktionen, die euch dabei unterstützen, liquide zu bleiben, zum Beispiel die automatische Berechnung der Umsatzsteuer-Zahllast, Live-Grafiken zu Einnahmen und Ausgaben oder Controlling-Reports für den Austausch mit dem Steuerberater. Mehr Informationen findet ihr unter www.lexoffice.de.