Kreativ und produktiv: So schafft ihr eine gute Meetingatmosphäre
Wer kennt sie nicht aus dem Arbeitsalltag: Meetings sind wichtig und notwendig, sollten nicht mehr Zeit als nötig brauchen und dabei möglichst effizient sein – das ist der optimale Fall. Die Realität sieht manchmal anders aus und wertvolle Arbeitszeit kann schnell verloren gehen. Wir haben hier die 5 besten Tipps zusammengestellt, wie ihr ein erfolgreiches Meeting in einer produktiven Atmosphäre veranstalten könnt. [Sponsored Post]
Tipp 1: Notwendigkeit und Teilnehmer bestimmen
Meetings sind schnell vereinbart – doch sind sie immer wirklich notwendig? Manche Besprechungen kann man auch anders abhalten, zum Beispiel indem man mit dem richtigen Ansprechpartner kurz ein Telefonat führt. Das kann eine Menge Zeit sparen und es werden nur diejenigen in das Gespräch eingebunden, die wirklich etwas zu dem Thema sagen können.
Meetings sind sinnvoll und ergebnisorientiert, wenn die richtigen Teilnehmer am Tisch sitzen. (Foto: meetinn Konferenzraum)
Entscheidet ihr euch zu einem Meeting einzuladen, schickt die Einladung nur an diejenigen, für die das Thema relevant ist und die etwas dazu beitragen können. Es kommt immer wieder vor, dass mehr Personen als notwendig zusammensitzen. Diese hätten ihre dort verbrachte Zeit stattdessen auch in ihre aktuellen Aufgaben investieren können. Daher sollte man schon vor der Einladung überlegen, ob das Meeting angesetzt werden muss. Letztendlich fördert ihr auch die Produktivität des Meetings, wenn ihr vorher genau überlegt, wer tatsächlich daran teilnehmen sollte.
Tipp 2: Sich und die Beteiligten vorbereiten
Klar, dass ihr euch auf eine Besprechung vorbereitet, doch auch die Teilnehmer müssen vorbereitet werden. Was heißt das im Detail? Um ein möglichst produktives Meeting vor sich zu haben, könnt ihr am besten direkt bei der Einladung eine Übersicht mit der Agenda mitschicken und kurz darstellen, um welche Themen es gehen wird und ob manche Teilnehmer etwas zu einem der Themen vorbereiten sollen. Stellt dabei auch direkt die Ziele der Besprechung auf, damit jeder weiß, wohin sie führen soll. So schafft ihr von Anfang an Klarheit und könnt beim Meeting mit einer guten Arbeitsatmosphäre starten.
In einer angenehmen Atmosphäre lässt sich viel entspannter über alle wichtigen Punkte auf der Agenda sprechen. (Foto: First Choice Business Center)
Tipp 3: Die passende Umgebung wählen
Um die Produktivität zu steigern, ist die Umgebung der Schlüssel. Für die Mitarbeiter sorgt eine ungewohnte Umgebung für neue Impulse. Für Konferenzen, Schulungen, Tagungen oder Seminare eignen sich klassische Räume. Dafür bieten sich Tagungszentren wie beispielsweise die meetinn Konferenzzentren an, die in ganz Deutschland zu finden sind. Hier kann zudem Verpflegung für die Gäste hinzugebucht werden, wenn zum Beispiel die Besprechung einige Stunden in Anspruch nimmt und eure Teilnehmer bei Laune gehalten werden sollen.
Um mehr Abwechslung und Bewegung einzubringen, kann die Besprechung auch im Stehen abgehalten werden. Das Stehen beugt Müdigkeit vor und dürfte für viele Teilnehmer in dieser Situation ungewohnt sein. So sorgt es für noch mehr Dynamik und bringt neuen Schwung in das Meeting. Genauso kann sich ein Zusammentreffen im Gehen lohnen – so hatte es schon Steve Jobs gerne gemacht.
Bunt und kreativ: Beim Brainstorming werden erst einmal alle Ideen gesammelt. (Foto: Design-Thinking-Räume)
- So gestaltet ihr kreative Meetings Soll es etwas kreativer zugehen, dann solltet ihr entsprechend für eine inspirierende Umgebung im Meetingraum sorgen. Für diesen Fall gibt es Räume, die speziell auf Brainstormings und kreative Workshops ausgelegt sind – die Design-Thinking-Räume. Ihr findet Räumlichkeiten dieser Art zum Beispiel im First Choice Business Center, zentral in Wiesbaden und im meetinn Konferenzzentrum in Saarbrücken. Sie bieten den Vorteil, dass die Teilnehmer in entspannter Atmosphäre im Raum und mit dem Raum arbeiten können, sodass ein kreatives Schaffen möglich ist. Sie können Tafeln, farbige Post-Its und weitere Arbeitsutensilien nutzen, um ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.
Tipp 4: Die Zeit managen
Legt von vornherein einen Zeitrahmen für die Veranstaltung fest. Das ist wichtig, damit der Zeitrahmen nicht gesprengt wird und alle Tagespunkte tatsächlich besprochen werden. Hat man mehr Zeit zur Verfügung, nutzt man diese auch gerne aus und verzögert dadurch das Besprechen von Themen, die sonst viel weniger Zeit in Anspruch genommen hätten.
Neben dem Zeitrahmen ist es für einen optimalen Ablauf wichtig, dass pünktlich begonnen wird. Kommt ein Veranstaltungsteilnehmer zu spät und es wird auf ihn gewartet, werden sich die anderen fragen, warum sie selbst zur rechten Zeit gekommen sind und nun ihre Zeit nicht sinnvoll ausschöpfen können. Daher lohnt es sich in jedem Fall, pünktlich zu starten. Auch die Technik sollte bis dahin einsatzfähig sein und bestenfalls vorher getestet worden sein. Die Teilnehmer werden dankbar sein, dass ihr gut vorbereitet seid und ohne Verzögerung beginnen könnt – und ihr erhaltet die positive Stimmung für eine produktive Besprechung aufrecht.
Tipp 5: Das Meeting protokollieren
Bevor die Besprechung beginnt, ist es ratsam, eine protokollführende Person zu bestimmen. Sie ist dafür zuständig, die wichtigsten Daten und Fakten schriftlich festzuhalten. So können Ergebnisse und Ideen direkt für alle Teilnehmenden dokumentiert werden und alle anderen müssen sich daher keine Notizen machen. Sie können aktiv an der Besprechung teilnehmen und sich darauf verlassen, dass das Wichtigste notiert wird. Die protokollführende Person ist am besten nicht direkt in die Diskussionen eingebunden, sodass sie sich auf das Protokoll fokussieren kann und das Gespräch im Fluss bleibt.
Fazit
All diese Tipps können euch helfen, eine produktive Meeting-Umgebung und eine positive, kreative Atmosphäre für euch und die Veranstaltungsteilnehmer zu schaffen und effizient eure Ziele zu erreichen. Braucht ihr keinen Besprechungsraum, sondern seid noch auf der Suche nach passenden Arbeitsplätzen, ohne gleich ein komplettes Büro anmieten zu wollen? Dann lohnen sich vor allem für Gründer und Start-ups Coworking Spaces. Meist könnt ihr sie flexibel stunden- oder tageweise anmieten - je nach eurem Bedarf. Moderne Coworking-Arbeitsplätze findet ihr zum Beispiel auch in Wiesbaden im First Choice Business Center.
- Über meetinn Die meetinn Konferenzzentren bieten die passenden Räume für Weiterbildungsunternehmen, firmeninterne Schulungen, Trainer und Coaches. Sie sind deutschlandweit an 15 Standorten vertreten und haben mehr als 2.700 zufriedene Kunden, die von dem Rundum-Service aus einer Hand und der langjährigen Erfahrung des meetinn-Teams profitieren. Kontakt: 0800 606 044 017 info@meetinn.de www.meetinn.de
