Firmenevent oder Betriebsausflug planen: So gelingt die Organisation



Firmenevents bieten einige Chancen und Gelegenheiten, damit Mitarbeiter sich besser kennenlernen. Sie können sich außerhalb der Arbeitsroutine als Menschen präsentieren. Wer als Verantwortlicher eine Firmenfeier, ein Event oder einen Betriebsausflug plant, steht vor einigen Herausforderungen. Im Vorfeld gilt es, das Ereignis genau zu planen, die Kosten abzuschätzen und den richtigen Veranstaltungsort zu wählen.

Überlegungen und Vorbereitungen im Vorfeld

Zunächst sollten Verantwortliche das Ziel der Veranstaltung im Blick behalten. Es kann sich beispielsweise um eine Feier oder um einen Ausflug handeln. Grundsätzlich ähnelt die Planung eines Firmenevents in ihrer Struktur und ihrem Aufwand der Planung einer privaten Geburtstagsfeier oder eines privaten Urlaubs. Verantwortliche kalkulieren, welches Budget sie aufwenden wollen, wann alle Beteiligten Zeit haben und was Sie beim Event unternehmen wollen. Der organisatorische Aufwand kann jedoch in Abhängigkeit der Firmengröße und der Anzahl der Beschäftigten höher ausfallen.

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Bezieht auch Praktikanten und Werkstudenten in die Mitarbeiterfeiern oder Betriebsausflüge als Zeichen der Wertschätzung ein. (Foto: piktochart)

Damit die Liste der Vorüberlegungen nicht zu lang wird, sollten sich Verantwortliche auf die wichtigsten Themen fokussieren. Es empfiehlt sich, zunächst zu klären, welche Beteiligten welche Aufgaben übernehmen. Die organisatorische Herausforderung sollte auf mehrere Schultern verteilt werden. Dies entlastet zum einen die Einzelnen und fördert zum anderen das Teamwork. Es kann der Kommunikation im Betrieb und dem Betriebsklima dienlich sein, einmal außerhalb der regulären Arbeitsroutine gemeinsam etwas zu organisieren.

Bei der Delegation der Aufgaben empfehlen sich klare Strukturen, bei denen jeder der Mitarbeiter seine Aufgabe kennt. Hierbei sollten die jeweiligen Fähigkeiten der Mitarbeiter ins Spiel kommen. So können beispielsweise diejenigen Mitarbeiter die Technik oder die Essensplanung übernehmen, die sich besonders gut in diesen Bereichen auskennen.

Organisation der Einladungen

Das Einladungs-Management beginnt mit den Vorüberlegungen darüber, wer alles auf dem Firmenevent oder dem Betriebsausflug erscheinen soll. Es versteht sich von selbst, dass fest angestellte Beschäftigte mit dabei sind. Jedoch sind Verantwortliche häufig unsicher, ob auch Nebenbeschäftigte oder Praktikanten eingeladen werden. Ebenso stellt sich die Frage, ob Personen, die nicht unmittelbar mit der Firma in Zusammenhang stehen, auf der Veranstaltung erscheinen sollen. Dazu gehören etwa der Hausmeister des Unternehmensgebäudes oder Freelancer, die gegenwärtig als Auftragnehmer für die Firma tätig sind. Gerade Werksstudenten oder Mini-Jobber übernehmen häufig vergleichbar anspruchsvolle Aufgaben wie Festangestellte, auch wenn ihr Arbeitsvertrag ein anderer ist. Es bietet sich an, sie im Sinne des Betriebsklimas mit einzubinden. Dies vermeidet Missgunst und Motivationsverlust durch möglichen Ausschluss von der Feier.

Die Anzahl der Teilnehmer bleibt jedoch weiterhin eine Budgetfrage. Auch im Hinblick auf die Kostenplanung ist ein rechtzeitiger Beginn der organisatorischen Maßnahmen erforderlich. Als Richtwert eignen sich mindestens zwei Monate im Vorfeld des Ereignisses. Die Gestaltung und der Versand der Einladungen, das Warten auf die Zu- oder Absagen sowie das Beantworten von Rückfragen nehmen jeweils Zeit in Anspruch. Wer rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnt, vermeidet das Risiko, dass wichtige Mitarbeiter absagen müssen. Hinreichend Zeit im Vorfeld gibt den Beschäftigten genug Möglichkeiten, zu planen und sich auf das Event vorzubereiten.

Veranstaltungszeitpunkt

Die Festlegung eines konkreten Zeitpunkts des Firmenevents oder Betriebsausflugs kann gerade bei vielen geladenen Gästen ebenso eine Herausforderung sein. Der Termin ist so zu wählen, dass eine möglichst große Anzahl an Mitgliedern Zeit haben und kommen können. Daher ist es nicht empfehlenswert, den Veranstaltungszeitpunkt in die Ferienzeit zu verlegen. Dies gilt auch für Schulferien. Dies ist der Zeitraum, in der Menschen gerne Zeit mit ihren Familien und Kindern verbringen möchten. Einige der Mitarbeiter werden in der Ferienzeit auch verreisen, insbesondere wenn sie Familie und Kinder haben.

Weiterhin ist bei der Wahl des Veranstaltungszeitpunkts zu berücksichtigen, dass es nicht zu Überschneidungen mit anderen wichtigen Terminen im Firmenkalender kommt. Dazu gehören etwa Sitzungen, Messeauftritte oder Pressetermine. Wer diese Veranstaltungen berücksichtigt, erhöht die Aussicht darauf, dass möglichst viele Personen kommen können.

Veranstaltungsort

Von ähnlicher Relevanz wie der Termin selbst ist die Wahl der richtigen Lokalität. Zunächst ist es wichtig, dass diese für alle Beteiligten gut erreichbar ist. Verantwortliche sollten daher darauf achten, dass der Veranstaltungsort nicht zu weit entfernt und gut erschlossen ist. Da nicht sämtliche Mitarbeiter zwingend ein Auto haben, sollte die Location auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sein. Für die mit dem Auto Anreisenden sollten zudem hinreichend Parkmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Besonders wichtig ist es, dass alle Eingeladenen den Veranstaltungsort problemlos finden. Zu diesem Zwecke bietet es sich an, einen Fahrplan beziehungsweise Anreiseplan zu entwerfen. Dieser gibt Aufschluss auf die Anreisemöglichkeiten mit dem Auto sowie mit öffentlichen Verkehrsmitteln finden. Es empfiehlt sich, den Anreiseplan direkt der Einladung beizufügen. Auch in diesem Zusammenhang ist ein früher Versand der Einladungen lohnenswert.

Größe und Ausstattung der Lokalität

Ein weiterer Entscheidungsaspekt ist die Größe der Lokalität. In Abhängigkeit der Anzahl der geladenen Mitarbeiter sollte die Location weder zu groß, in keinem Fall jedoch zu klein ausfallen. Auf zu kleinem Raum können sich die Teilnehmer beengt fühlen, während ein zu großer Veranstaltungsort den Eindruck erweckt, die Firmenveranstaltung sei schlecht besucht.

Die Lokalität für das Firmenevent muss nicht notwendigerweise außerhalb liegen. Sofern sie geeignet sind, lassen sich auch die Räumlichkeiten des Unternehmens für solche Ereignisse nutzen. Handelt es sich beispielsweise um ein Sommerfest bei gutem Wetter, lassen sich auch vorhandene Freiflächen nutzen. Abschließend stellt sich bei der Wahl der Location die Frage nach der Ausstattung. Dies umfasst Tische und Stühle, Beleuchtung, Musik, Unterhaltung und Dekorationen. Hier bieten sich Überlegungen im Vorfeld an, welche Art von Ausstattung gewünscht ist. Stellt die Lokalität all dies zur Verfügung, entfallen die Kosten, diese Annehmlichkeiten separat zu buchen.

Betriebsausflüge und Teambuilding

Eine besondere Form einer Firmenveranstaltung ist der Betriebsausflug. Hierbei sollte zunächst die Überlegung im Vordergrund stehen, welche Art Betriebsausflug geplant ist. Dieser kann beispielsweise der Weiterbildung oder dem Teambuilding dienen. Auch ein einfaches Kennenlernen oder gemeinsames Entspannen können im Vordergrund stehen. Bei einem Ausflug treffen zahlreiche Persönlichkeiten aufeinander, die verschiedene charakterliche Eigenschaften, Stärken und Schwächen mitbringen. Auch die Dauer des Betriebsausflugs ist entscheidend. Erfahrungsgemäß kann es etwas Zeit in Anspruch nehmen, bis aus den individuellen Teilnehmern ein eingespieltes Team wird, das auf Vertrauen und Teamgeist basiert.

Ein Teambuilding-Betriebsausflug ist besonders dann erfolgversprechend, wenn einer oder mehrere neue Mitarbeiter in das Unternehmen kommen. Der Ausflug unterstützt die Beteiligten in der Phase der Neufindung und trägt dazu bei, die individuellen Stärken der Teammitglieder miteinander in Einklang zu bringen.

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