CMS wechseln: Was ist dabei wichtig?

WordPress ist eines der beliebtesten CMS. Aber ist es auch das beste für eure Zwecke? Erfahrt, wann sich ein Wechsel des CMS lohnt. (Foto: Unsplash)

In der Ära der Digitalisierung ist es für jedes Unternehmen eine Pflicht, sich im Web mit einer professionell erstellten und konstant aktualisierten Internetseite zu präsentieren. Dazu zählt auch, dass die Website mit einem leistungsstarken CMS kompetent und kreativ strukturiert sein sollte.

Weshalb sollte man sein CMS überhaupt wechseln?

Mit dem CMS ist es wie mit anderen Programmen auch. Ihre Auswahl sollte nach bestimmten Kriterien umgesetzt werden. Diese sind beispielsweise:

• die Vielfalt von Funktionen
• ganz bestimmte Funktionen
• die Einarbeitungszeit in die Bedienung
• der Komfort für den Benutzer
• die bedarfsgerechte Konfiguration
• der Preis

Sollte eines dieser Merkmale zu einem Unternehmen und seinem speziellen Anforderungsprofil nicht oder nicht mehr passen, ist es üblich, dass der Inhaber beziehungsweise der Manager für Online Marketing den Wechsel des Content Management Systems initiiert.

Den richtigen Anbieter auswählen

Es gibt heute eine ganze Reihe von Produkten im Bereich des CMS. Das A und O bei der Auswahl der richtigen Option ist es sicherlich, zunächst die Leistungen der jeweiligen Anbieter unter die Lupe zu nehmen. Dabei ist es ratsam, wenn sich die verantwortlichen Manager oder der Unternehmer selbst zunächst eine Checkliste machen, welche Funktionen für sie bei einem CMS essenziell sind.

Einige wichtige Funktionen können sein:

• spezielle Schnittstellen
• effiziente Plug-Ins für SEO
• ein attraktives Responsive Design
• diverse Design-Varianten für die einzigartige Darstellung
• regelmäßige und automatisch durchgeführte Updates
• wertvolle Backup Funktionen

Wenn eine Liste der CMS-Produkte erstellt ist, die die relevanten Funktionen bieten, ist der Preis ein gutes Kriterium für die engere Auswahl. Zudem bieten die meisten Unternehmen mit CMS-Produkten kostenlose Testversionen an, bei denen Funktion und Benutzung noch einmal genau geprüft werden können. Und es sollte auch berücksichtigt werden, dass nicht jeder Spezialist für Hosting jedes CMS betreut, sodass auch dies die Auswahl des richtigen Content Management Systems eines Unternehmens nachhaltig beeinflussen sollte.

Auch die Folgekosten sind zu berücksichtigen – insbesondere dann, wenn ein komplexes CMS installiert und betreut werden soll. Denn ab einem bestimmten Umfang wird es für viele Unternehmen schwierig, ein solches System vollständig selbst zu managen. Deshalb sollte die Unterstützung (beispielsweise durch einen Entwickler) und weitere Kosten wie Implementierung, Wartung und Erweiterung bei der Preiskalkulation nicht außer Acht gelassen werden.

Das kostenlose CMS – ist es wirklich empfehlenswert?

WordPress ist ein beliebtes Beispiel, wenn über kostenlose Content-Management-Systeme diskutiert wird. Natürlich ist es erfreulich, wenn die Funktionalität eines CMS ausreicht und das Produkt für das Unternehmen auch kostenlos verfügbar ist. Doch meist ist es so, dass es eine kostenlose Basis-Version gibt und bezahlpflichtige Upgrades, die weitere Funktionen bieten. Bei der Auswahl ist also darauf zu achten, dass die relevante Funktionalität auch im Basispaket enthalten ist.

Umzug mit dem CMS gut vorbereiten

Wer den Plan hat, das CMS der Unternehmens-Webseite zu ändern, sollte vier Dinge verwirklichen, ehe der eigentliche Wechsel umgesetzt wird:

Anbieter für das Hosting auswählen

Spezialisierte Anbieter für Webhosting sind ein idealer Partner für ein CMS-Wechsel. Sie sind genau in diesem Bereich echte Experten, kennen sich mit den jeweiligen Systemen super aus und unterstützen mit Rat und Tat. Sie können beispielsweise Backups leisten und eventuell sogar die Wunsch-URL liefern. Außerdem verfügen sie über fundiertes Wissen, meist sogar zu mehreren CMS-Systemen und können daher über den kompletten Prozess hinweg unterstützen.

Die Mitarbeiter schulen

Wenn die Betreuung der Website nicht durch eine Webagentur, sondern von Mitarbeitern im eigenen Unternehmen durchgeführt wird, sind diese für das neue CMS zu schulen. Dabei gilt es auch, deren Compliance zu fördern, also die Bereitschaft, sich in das neue System einzuarbeiten. Das gelingt ideal, wenn sie die positiven Eigenschaften des neuen CMS kennenlernen.

Die Kunden ins Boot holen

Der Wechsel eines CMS ist nicht selten mit einer anderen URL und einem Relaunch der Website verbunden. Diese Änderungen machen es erforderlich, dass dies auch dem Kunden angekündigt wird. Er sollte die Website leicht entdecken können und gespannt sein, welche Veränderungen sie mit sich bringt.

Backup des Contents erstellen

Beim Wechsel eines CMS ist das der wichtigste Tipp überhaupt: Die alten Inhalte sind unbedingt zu speichern, ehe es mit der Migration wirklich losgeht. Denn sollte etwas schieflaufen, ist ansonsten der Zugriff auf die alten Inhalte nicht möglich. Das gilt für Texte und Bilder – eben alles, was in der Website mit dem ursprünglichen CMS integriert war.

Sicherheit ist das A und O

Spätestens seit der Einführung der DSGVO – der Datenschutz-Grundverordnung der EU, die seit dem 25. Mai 2018 gilt – sind Datensicherheit und Datenschutz noch einmal wichtiger geworden. Ein neues CMS ist also auch bezüglich der Sicherheit so auszuwählen, das mit ihm alle relevanten Standards umgesetzt werden können. Denn die Nichtbeachtung der Bestimmungen kann unangenehme Sanktionen für das jeweilige Unternehmen mit sich bringen. Im Rahmen der Sicherheit sollte auch beachtet werden, dass das Hosting mit Servern verwirklicht wird, die sich in Europa befinden.

Unbedingt eine Staging-Umgebung nutzen

Funktionieren alle Links? Ist der Content der Webseite mit allen Browsern und auch den kleinen Bildschirmen der mobilen Endgeräte gut darstellbar? Klappt das Abo des Newsletters und die Zoomfunktion bei der Präsentation von Produkten? Ist die Verknüpfung mit den Social Media Präsenzen optimal? All das ist wichtig: Die Website ist die virtuelle Visitenkarte eines Unternehmens im Netz und es ist das A und O, dass diese auch wirklich reibungslos funktioniert.

Backups integrieren

Mit einem Backup ist es möglich, die Inhalte einer Website zu sichern. Diese regelmäßigen Backups des Contents und deren Sicherung – beispielsweise in einer modernen Cloud – sind bedeutsam. Denn sie sind es, die bei einem Crash der Website eine Wiederherstellung aller Inhalte für den Betreiber möglich machen.

Das CMS ist umgezogen? Wunderbar! Wichtig ist, dass das CMS durch den Anbieter regelmäßige Updates – für Funktion, Komfort und Sicherheit – erhalten kann und dass es auch einen Support gibt, falls irgendwelche Probleme zu diskutieren sind. Ehe das Projekt des CMS-Umzugs verwirklicht wird, ist es lohnenswert, sich über Förderungen für verbesserte digitale Inhalte im Unternehmen zu erkundigen. Der Staat belohnt solche Aktivitäten nicht selten mit attraktiven Förderungen.

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