Personio im Praxistest: Für wen eignet sich die HR-Software?

Personio ist für Betriebe ab ca. 10 Mitarbeitern geeignet. Wir empfehlen die HR-Software besonders, wenn Personalverwaltung, Zeiterfassung, Personalbeschaffung und (vorbereitende) Lohnbuchhaltung nicht mehr über einzelne Tools oder Excel-Listen gesteuert werden sollen.

Personio ist die passende Wahl, wenn:

• Verschiedene HR-Prozesse in einem System abgedeckt werden sollen
• Rollen und Rechte je nach Abteilung detailliert gesteuert werden sollen
• Ein einfacher Einstieg ohne Abhängigkeit vom Support gewünscht ist
• Perspektivisch weitere Funktionen wie Recruiting, Whistleblowing oder Reisekostenabrechnung hinzukommen

Personio passt weniger, wenn:

• Nur Teilfunktionen gesucht werden, etwa Lösungen für die Zeiterfassung oder Lohnabrechnung
• Das Team sehr klein ist, Wachstum zunächst nicht relevant ist und daher Prozesse kaum standardisiert werden müssen
• Nutzer die Einrichtung des Systems vollständig an den Support abgeben möchten
• Preistransparenz für einen direkten Vergleich zu anderen HR-Tools gewünscht ist, ohne beim Anbieter ein Angebot einzuholen

Personio bündelt typische HR-Aufgaben vom Onboarding bis zum Offboarding in einem System. Unternehmen verwalten damit beispielsweise Personalstammdaten, Abwesenheiten inklusive Freigabeprozesse, Arbeitszeiten, Bewerbungen und bereiten Lohnabrechnungen vor.

Mit Zusatzmodulen kommen Funktionen für die vollständige Entgeltabrechnung, das Bewerbermanagement, Personalentwicklung und Umfragen hinzu.

Die wichtigsten Funktionen von Personio im Überblick:

1. Personalverwaltung
2. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
3. Arbeits- und Projektzeiterfassung
4. Dokumentenmanagement
5. Workflowverwaltung
6. Recruiting
7. Lohnbuchhaltung
8. Personalentwicklung
9. Whistleblowing
10. Ausgabenverwaltung
11. KI-Funktionen

Nachfolgend erklären wir die Funktionen im Detail und zeigen, wie gut Personio diese jeweils umsetzt.

Die Personalverwaltung bildet den Kern von Personio. Unternehmen speichern Mitarbeiterdaten wie Vertragsbeginn und ggf. -ende, Rollen und Berechtigungen des Personals oder Urlaubs- und Zeiterfassungsregeln.

Personaler legen zudem wichtige Dokumente in der digitalen Personalakte ab, beispielsweise Verträge oder Vereinbarungen.

Mit Personio beantragen Mitarbeiter per mobiler App oder über die Desktop-Anwendung Urlaube, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten. Welche Abwesenheiten Mitarbeiter auswählen können, legen Personalverantwortliche in Personio fest.

Auf Wunsch lassen sich auch individuelle Freigabeprozesse und Abwesenheitsrichtlinien festlegen. Diese regeln beispielsweise die Dauer des Urlaubsanspruchs, ob Mitarbeiter halbe Tage beantragen dürfen, eine Vertretung zwingend bestimmt werden muss oder ob Nachweise (z. B. ärztliches Attest) erforderlich sind.

Betriebe können in Personio individuelle Arbeitszeitmodelle definieren, etwa für Voll- und Teilzeitkräfte sowie Werkstudenten. Darüber hinaus legen Personaler Überstundenregelungen und Zeiterfassungsrichtlinien fest.

In den Zeiterfassungsrichtlinien lässt sich die Art der Zeiterfassung (per Browser-Anwendung oder mobile App) definieren, ob Mitarbeiter Zeiteinträge nachträglich bearbeiten dürfen oder welche Pausenregeln angewendet werden sollen.

Personio verfügt außerdem über eine Projektzeiterfassung. So behalten Teams den Überblick über erfasste Projektzeiten, diese können Projektleiter später exportieren und zum Beispiel für die Rechnungserstellung oder interne Optimierungen nutzen.

Personio dient auch als zentrale Ablage für Mitarbeiter-Dokumente. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Vertragsänderungen oder Gehaltsdokumente.

Elektronische Signaturen sind ebenfalls möglich. Der genaue Umfang hängt jedoch vom Tarif ab. Im Core-Tarif begrenzt Personio die Anzahl der E-Signaturen auf 8 % der Mitarbeiterzahl. Sind beispielsweise 100 Mitarbeiter als Nutzer in Personio registriert, sind lediglich 8 E-Signatur-Workflows möglich.

Im höchsten Tarif Core Pro fällt diese Einschränkung weg. Betriebe, die viele Dokumente unterzeichnen und dabei kein externes E-Signatur-Tool einsetzen wollen, sollten diese Einschränkung vor Vertragsabschluss mit Personio prüfen.

Für zeitsparende Automatisierungen sorgt die integrierte Workflowverwaltung in Personio. Damit können Teams zum Beispiel automatisch On- und Offboarding-Prozesse in Gang setzen, Unterschriften einholen oder Genehmigungsanfragen für An- und Abwesenheiten sowie bei Änderungen von Mitarbeiterdaten im Self-Service-Portal einrichten.

Praktisch ist, dass Personio bereits Workflow-Vorlagen im System hinterlegt hat, zum Beispiel:

• Erinnerung an verfallende Urlaubstage
• Benachrichtigung beim Upload neuer Dokumente
• Benachrichtigung über Standortwechsel und Austritte
• Erinnerung an die Planung bevorstehender Feedbackgespräche

Gerade in größeren Betrieben sparen sich Personaler Zeit, da sie Erinnerungen nicht mehr händisch versenden müssen.

Personio bietet ein sehr umfangreiches Modul für die Personalbeschaffung. Unternehmen legen Stellen, Stellenbeschreibungen, Bewerbungsformulare sowie individuelle Bewerbungsprozess-Phasen je nach Bedarf an.

Anschließend schalten Betriebe die Stellenanzeigen auf der eigenen modernen Karriereseite oder auf über 600 Jobportalen. Darunter befinden sich kostenlose Jobbörsen wie die Bundesagentur für Arbeit, Jobted oder Whatjobs, aber auch Premiumbörsen wie Indeed, LinkedIn, StepStone oder Xing.

Hinweis: Für das Stellenposting auf Premiumbörsen können je nach Jobportal zusätzliche Kosten entstehen.

Personio bietet bereits im Basistarif Funktionen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Dabei werden Personalstammdaten wie die Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder Bankdaten erfasst. Diese können Lohnverantwortliche exportieren und an den Steuerberater weitergeben.

Dank der DATEV-Integration lassen sich Daten auch an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt übertragen. Das kann die Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung vereinfachen.

Alternativ bietet Personio mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul Payroll eine integrierte Lohnsoftware. Personio erstellt dabei Entgeltabrechnungen für Mitarbeiter, versendet Meldungen an die Minijobzentrale oder Versicherungen und übernimmt An- und Abmeldungen beim Finanzamt.

Die HR-Software unterstützt außerdem bei der Durchführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), bei der Erstellung von A1-Anträgen oder Arbeitsbescheinigungen.

Um Fehler zu reduzieren, unterstützt Personio mit automatischen Warnmeldungen bei fehlerhaften Angaben, etwa bei der IBAN oder SV-Nummer, erinnert an Fristen (z. B. für die Zahlung der Krankenkassenbeiträge) und bietet die Möglichkeit, Freigabeprozesse individuell anzulegen.

Für Unternehmen, die die Entwicklung ihres Personals strukturieren möchten, bietet Personio mit dem Zusatzmodul Performance & Entwicklung folgende Funktionen:

• Zielvereinbarungen
• Feedbackgespräche
• Beurteilungen
• Mitarbeitergespräche
• Schulungen

Wie viel das zusätzliche Modul kostet, verrät Personio Interessenten nur auf Nachfrage.

Personio bietet ein weiteres kostenpflichtiges Zusatzmodul, die Whistleblowing-App. Mit der Whistleblowing-App bietet Personio einen digitalen Meldekanal für Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder schwerwiegendes Fehlverhalten im Unternehmen.

Mitarbeitende oder externe Personen können über das Hinweisgebersystem ihren Verdacht auf Verstöße einreichen, ohne ihre Identität offenzulegen.

Mit dem Modul richtet sich Personio an Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, die einen internen Meldekanal für Hinweise benötigen.

Im Oktober 2026 übernahm Personio die Ausgabenmanagement-Plattform Circula. Damit deckt Personio neben HR und Payroll auch noch Funktionen für die Reisekostenabrechnung ab:

• Individuelle Reiserichtlinien und Freigabeprozesse anlegen
• Beachtung steuerrechtlicher Reisebudget-Vorgaben
• Mitarbeiter-Benefits anlegen und verwalten
• Eingangsbelege via OCR-Belegscan erfassen und einreichen
• Virtuelle Firmenkreditkarten ausgeben, aufladen und sperren

In der Praxis können Mitarbeitende Belege einreichen, Reisekosten abrechnen oder Auslagen erfassen. Das Tool liest Belegdaten per KI aus, schlägt Kategorien und Kostenstellen vor und prüft Richtlinienverstöße, Belegprobleme oder steuerlich relevante Punkte wie die Drei-Monats-Frist. Genehmigungsprozesse lassen sich nach Rolle, Betrag oder Projekt steuern.

Damit hilft Circula by Personio vor allem Unternehmen, die Reisekosten bisher per Excel, Papierbeleg oder separatem Spesentool verwalten. HR, Finance und Lohnbuchhaltung arbeiten mit weniger Medienbrüchen, weil Mitarbeiterdaten, Auslagen und Payroll enger zusammenspielen können.

Personio bietet verschiedene KI-Funktionen, die Personalteams vor allem im Recruiting und bei Fragen des Alltags unterstützen:

1. Personio Assistant: KI-Chatbot, der Fragen rund um Abwesenheiten, Metriken und Dokumente beantwortet
2. Talent Screening Agent: Sortiert Bewerbungen anhand von rollenspezifischen KI-Signalen vor

Wie gut sich die KI-Tools von Personio im Test geschlagen haben, erklären wir in diesem Kapitel.

Von Personio gibt es zwei Tarife: Core und Core Pro. Core ist der Basistarif, während Core Pro mehr Funktionen bietet.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Funktionen je Tarif enthalten sind:

Die Preise von Personio hängen von der Zahl der Mitarbeiter, dem gewählten Tarif und den gewünschten kostenpflichtigen Zusatzmodulen ab. Betriebe können die Tarife Core und Core Plus jeweils um folgende Add-ons ergänzen:

• Recruiting
• Mitarbeiterumfragen (Surveys)
• Payroll (Entgeltabrechnungsmodul)
• Vergütungsmanagement zur Verwaltung von Gehaltsbändern und Gehaltsprüfungen
• Performance & Entwicklung für die Personalentwicklung
• Whistleblowing (Meldekanal)
• Employer of Record (EOR), um internationale Talente zu rekrutieren
• DATEV-Schnittstelle
• Premium-Support mit verlängerten Erreichbarkeitszeiten und schnellerem Rückruf

Welche Kosten je Tarif anfallen, nennt Personio leider nicht öffentlich.

Für unseren Praxistest haben wir Personio anhand eines konkreten Szenarios geprüft: Ein wachsendes FinTech-Start-up sucht eine HR-Software, die möglichst viele Personalprozesse abdeckt und trotzdem einfach zu bedienen bleibt.

Das Beispielunternehmen besteht aus einer Geschäftsführerin, einem HR-Manager und 8 weiteren Mitarbeitern aus Entwicklung, Support und Vertrieb. Im Test wollten wir herausfinden, wie gut Personio typische HR-Aufgaben in einem kleinen, aber wachsenden Unternehmen abbildet.

Im Test haben wir konkret geprüft:

1. Setup und Onboarding: Wie funktionieren Anmeldung und Einrichtung in der Praxis und unterstützt Personio beim Onboarding?
2. Mitarbeiter anlegen: Wie schnell lassen sich Geschäftsführung, HR-Manager und Mitarbeiter im System anlegen?
3. Personaldatenpflege im Self-Service: Können Mitarbeiter ihre Stammdaten selbst pflegen und Änderungen zur Freigabe einreichen?
4. Digitale Personalakte: Lassen sich Verträge, Lohndokumente und weitere Unterlagen übersichtlich hinterlegen?
5. Zeiterfassung: Wie einfach ist es für Mitarbeiter, ihre Arbeits- und Projektzeiten (im Browser und in der App) zu erfassen?
6. Personalentwicklung: Wie einfach lassen sich Entwicklungsziele festlegen, dokumentieren und prüfen?
7. Recruiting: Wie gut funktionieren Anlegen und Veröffentlichen einer neuen Stelle über die Personio-Karriereseite?
8. Rollen- und Rechteverwaltung: Wie einfach ist es, Rollen anzulegen und Berechtigungen bzw. Zugriffsrechte zuzuweisen?
9. Bedienung: Wie verständlich ist die Bedienung für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende im Alltag?
10. Support: Welche Kontaktmöglichkeiten gibt es und wie gut ist der Support erreichbar?

Wie gut Personio im Test abgeschnitten hat und zum Test-Betrieb passt, erklären wir in diesem Kapitel.

Personio stellte uns auf Nachfrage eine kostenlose Testphase für 14 Tage zur Verfügung. Um uns anzumelden, benötigten wir kaum 1 Minute und nur wenige Angaben. Wir mussten lediglich Name, E-Mail-Adresse, den Unternehmensnamen und die Betriebsgröße angeben.

Nachdem wir die Registrierungs-E-Mail bestätigt hatten, fanden wir uns im Testaccount von Personio wieder. In der Testumgebung sind alle Funktionen des Tarifs Core Pro sowie alle Add-ons bereits aktiviert. Auch Demo-Daten wie Mitarbeiter, Dokumente der Lohnabrechnung oder Performance-Reviews wurden beispielhaft hinterlegt.

Obwohl die Registrierung schnell erledigt war, hat es länger gedauert, bis wir unser Profil eingerichtet hatten. Das lag daran, dass Personio eine sehr umfangreiche digitale Personalakte bietet und durch den Mitarbeiter-Self-Service Angestellte ihre Profile selbst so ausführlich wie möglich befüllen sollen.

Damit spart das Tool HR-Verantwortlichen bzw. Führungskräften später Zeit, da sie Personalstammdaten wie die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID oder Bankinformationen nicht selbst zusammentragen müssen. Wir konnten diesen Schritt vorerst überspringen.

Um neue Mitarbeiter anzulegen, konnten wir aus 2 Optionen wählen:

1. Mitarbeiter manuell anlegen
2. Personallisten importieren

Die 1. Option ist geeignet, wenn einzelne Mitarbeiter zum Unternehmen hinzugefügt werden sollen. Wer Personio neu verwendet oder von einem anderen HR-System wechselt, sollte Option 2 wählen. Für unser Testszenario haben wir beide Versionen durchgespielt.

Das manuelle Anlegen neuer Mitarbeiter klappte im Test ohne Probleme. In einer selbsterklärenden Eingabemaske mussten wir unter anderem folgende Angaben machen:

• Persönliche Informationen: Name, E-Mail-Adresse, Geschlecht (Wahl aus weiblich, männlich, divers und unbestimmt)
• Personalinformationen: Anstellungsart (z. B. Vollzeit/Teilzeit), Position (z. B. Programmierer), Team, Abteilung, Wochenstunden, Standort, Anstellungsdatum, Führungskraft, Gesellschaft, Dauer der Probezeit, Kostenstelle

Welche Informationen abgefragt werden, hängt davon ab, wie das Unternehmen eingerichtet ist. Gibt es zum Beispiel keine weiteren Standorte, sind die Fragen nach dem Standort und der Gesellschaft nicht relevant.

Praktisch: Personio fragt beim Anlegen neuer Mitarbeiter auch Richtlinien ab, die zuvor im Programm definiert werden müssen. Zum Beispiel Zeiterfassungsrichtlinien oder Überstundenrichtlinien.

Dabei legen HR-Verantwortliche beispielsweise fest, wie viele Überstunden mit dem Vertrag abgegolten sind oder ob für eine Stelle bestimmte Arbeitszeitregeln gelten, etwa Teilzeitregelungen für Werkstudenten.

Wer mehrere Mitarbeiter auf einmal hinzufügen möchte, kann auch den Massenimport nutzen. Personio gab uns dafür eine passende Excel-Vorlage aus, die wir befüllt und wieder hochgeladen haben. Der Massenimport hat problemlos funktioniert und unsere 10 fiktiven Mitarbeiter wurden vom System hinzugefügt.

Um den Self-Service zu testen, haben wir uns als fiktiver Mitarbeiter in Personio eingeloggt. Uns begrüßte zuerst eine sehr aufgeräumte Benutzeroberfläche, wo wir schnell auf die wichtigsten Funktionen zugreifen konnten, etwa die Arbeitszeiterfassung, den Teamkalender oder die wichtigsten Vertragsdokumente und Lohnunterlagen.

Über unser Profil konnten wir auch die Einträge in unserer digitalen Personalakte bearbeiten und Angaben selbst ändern. Zum Beispiel:

• Persönliche Daten: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, persönliche E-Mail, Mobilnummer
• Daten zur Lohnabrechnung: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Familienstand, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Schulabschluss, Krankenversicherungsart (gesetzlich oder privat)
• Bankdaten: IBAN, BIC und ggf. abweichender Kontoinhaber

So können Mitarbeiter im Falle eines Umzugs oder bei einem Krankenversicherungswechsel unkompliziert selbst Änderungen vornehmen, die die Personalabteilung lediglich freigeben muss.

In der digitalen Personalakte konnten wir in der Mitarbeiter-Ansicht selbst Dokumente hinzufügen, etwa Nachweise für Qualifizierungen, Zeugnisse oder sonstige Dokumente. Als Personalverantwortliche konnten wir dagegen Dokumente wie den Arbeitsvertrag oder Vereinbarungen unkompliziert hochladen.

Uns gefällt besonders gut, dass wir mit Personio auch digital Anträge direkt von der Personalakte aus stellen konnten, etwa einen Antrag für neue Hardware oder Software. Wie genau das funktioniert, konnten wir allerdings nicht herausfinden.

Für die Arbeitszeiterfassung bietet Personio in der mobilen App und in der Web-Anwendung eine digitale Stoppuhr, um Start- und Endzeiten sowie Pausen zu erfassen. Im Test hat die Arbeitszeiterfassung mit beiden Methoden problemlos geklappt.

Die erfasste Zeit konnten wir zwar einem Projekt zuordnen. Im Gegensatz zu einer speziellen Software für die Projektzeiterfassung klappte das für uns aber nicht granular genug. Wir wollten zum Beispiel vereinzelte Stunden einem Kundenprojekt zuordnen und nicht ganze Arbeitstage.

Dafür müssten Mitarbeiter mehrmals auf Start und Stopp in der Stoppuhr drücken, damit mehrere Zeiteinträge auf verschiedene Projekte gelegt werden können. Im Vergleich zu Projektzeiterfassungstools ist das allerdings umständlich.

Im Praxistest haben wir rund 1 Stunde gebraucht, um die Personalentwicklung einzurichten. Das lag daran, dass Personio mehrere Module bietet, um die Personalentwicklung anzustoßen:

• Performance: Verschiedene Feedback-Fragebögen, die in beliebigen Zyklen automatisch versendet werden können (z. B. jährliches 360°-Feedback)
• Ziele: Zielvereinbarungen auf Mitarbeiter- und Unternehmensebene sollen dabei helfen, konkrete Fortschritte zu messen
• Schulungen: Betriebe können Schulungen anlegen, um Mitarbeiter intern und extern weiterzuentwickeln

Aufgrund der selbsterklärenden Benutzeroberfläche hatten wir keine Probleme bei der Einrichtung der Module für unsere Mitarbeiter.

Da das Recruiting-Modul sehr detailliert ist, haben wir auch hier viel Zeit benötigt, bis wir Stellen, Bewerbungsphasen, Interviews und E-Mail-Vorlagen für unseren fiktiven Betrieb angelegt haben.

Dabei ist uns allerdings auch aufgefallen, dass die Karriereseite kaum mehr als den Standard abdeckt: Lediglich das Headerbild, die Farben für Überschriften sowie Stellentitel und die Überschrift konnten wir anpassen.

Im direkten Vergleich zu anderen Recruiting-Softwares fällt auf, dass Personio noch nicht das volle Potenzial ausschöpft.

Das Anlegen und Bearbeiten von neuen Rollen war unkompliziert, hat jedoch aufgrund der Fülle an individuellen Zugriffsrechten einige Zeit in Anspruch genommen.

Zum Beispiel sind allein für das Mitarbeiterprofil 15 Einstellungen möglich und bei jeder Einstellung gibt es 3 mögliche Zugriffsrechte: anzeigen, vorschlagen oder bearbeiten. Da wir alle Module von Personio testen konnten, kamen wir auf insgesamt 128 individuelle Einstellungen.

Personio ist modern gestaltet und aus unserer Sicht sehr benutzerfreundlich. Damit eignet sich die HR-Software für alle HR-Teams, die Personalangelegenheiten möglichst unkompliziert verwalten wollen.

Da es sich bei Personio allerdings auch um eine entsprechend große HR-Software handelt, die (meistens) sehr viel Detailtiefe mitbringt, ist eine gewisse Einarbeitungszeit nötig.

Wir haben für den Test nach unserem Testszenario rund 4 Stunden benötigt, wobei wir dabei nicht alle Funktionen in aller Tiefe ausgeschöpft haben.

Die Support-Möglichkeiten von Personio sind im Vergleich zu anderen Anbietern eher spärlich. Es gibt zwar einen KI-Support-Chat, ein umfangreiches Helpcenter und eine Community, in der sich Nutzer mit anderen HR-Verantwortlichen austauschen können.

Von unserer Benutzeroberfläche aus fanden wir allerdings keine Möglichkeit, um mit dem Support-Team von Personio persönlich in Kontakt zu treten, weder in Form eines Live-Chats noch per E-Mail oder Telefon.

Die Bewertungen anderer Nutzer zu Personio sind überwiegend positiv (Stand: 01.10.2026):

• Google Play: 4,5 von 5 Sternen bei 2.204 Bewertungen (gut)
• App Store: 4,4 von 5 Sternen bei 944 Bewertungen (gut)
• Trustpilot: 4,1 von 5 Sternen bei 332 Bewertungen (gut)
• Google Bewertungen: 3,6 von 5 Sternen bei 212 Bewertungen (befriedigend)

Anwender loben überwiegend die übersichtliche Benutzeroberfläche und die einfache Bedienung. Häufig werden auch die zeitsparenden Funktionen positiv erwähnt, etwa für die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung oder das Recruiting.

Verbesserungen wünschen sich Nutzer jedoch beim Support. Vereinzelte Nutzer schreiben in Google Bewertungen und auf Trustpilot, dass der Support schwer erreichbar sei und erst nach mehreren Wochen antwortet. Ob bei der Kritik der Standard- oder der Premium-Support genutzt wurde, können wir nicht beurteilen.

Auch beim Payroll-Modul kommt Kritik auf. Einzelne Nutzer bemängeln, dass Personio keine automatische Prüfung bei der An- und Abmeldung von Mitarbeitern durchführt. Da wir das Payroll-Modul keinem echten Praxistest unterziehen konnten, fällt uns auch hierzu eine Einschätzung schwer.

Hinweis: Die Bewertungen in Google Play und im App Store beziehen sich in erster Linie auf die mobile Personio-App, die überwiegend von Mitarbeitern und nicht von Administratoren oder Lohn-Verantwortlichen genutzt wird.

Personio zeigt im Praxistest einige Stärken, etwa den großen Funktionsumfang für Recruiting, Kern-HR-Aufgaben, Personalentwicklung, Lohnvorbereitung sowie Entgeltabrechnung und die Reisekostenverwaltung.

Ein großer Vorteil ist auch die übersichtliche Gestaltung der HR-Software, wodurch wir uns im Test gut zurechtfanden und auch ohne Support-Unterstützung unsere fiktiven Mitarbeiter selbst anlegen konnten.

Auch der Self-Service ist für Mitarbeiter sehr simpel aufgebaut, wodurch Mitarbeiter ihre Personalakte einfach selbst füllen und pflegen können.

Die HR-Software zeigt im Vergleich jedoch die eine oder andere Lücke. Die Karriereseite deckt lediglich das Nötigste ab und im Schulungs-Modul hätten wir uns mehr gewünscht als eine Verwaltungshilfe von Meeting-Einladungen.

Der größte Störfaktor ist für uns jedoch die fehlende Preistransparenz: Personio verrät weder, wie viel die Grundtarife Core und Core Pro kosten, noch welche zusätzlichen Kosten für weitere Module, Premium-Support oder Integrationen entstehen.

Die Personio SE & Co. KG wurde 2015 in München gegründet und zählt heute zu den bekanntesten europäischen HR-Tech-Unternehmen. Die Gründer Hanno Renner, Roman Schumacher, Arseniy Vershinin und Jonas Rieke entwickelten die Software mit dem Ziel, Personalprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu digitalisieren.

Heute nutzen laut Anbieter mehr als 16.000 Unternehmen Personio, wobei insgesamt rund 1,6 Millionen Mitarbeitende über die Plattform verwaltet werden. Personio selbst beschäftigt über 1.500 Mitarbeiter und ist an mehreren Standorten in Europa vertreten.

Zuletzt rückte Personio stärker KI-gestützte HR-Prozesse in den Fokus. 2026 meldete das Unternehmen sein erstes profitables Quartal und übernahm das Münchner Recruiting-KI-Startup aurio. Damit will Personio KI-Funktionen vor allem im Recruiting und in täglichen HR-Workflows weiter ausbauen.

Die wichtigsten Informationen über Personio zusammengefasst:

• Gründung: 2015 in München
• Gründer: Hanno Renner, Roman Schumacher, Arseniy Vershinin, Jonas Rieke
• Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen
• Kunden: Über 16.000 Unternehmen, darunter Lush, Outfittery, Aktion Mensch e.V. und Statista
• Mitarbeiter: Mehr als 1.500 Angestellte
• Investoren: Unter anderem Greenoaks, Index Ventures, Accel, Lightspeed, Northzone