- Wir haben 5 Tools für verschiedene Kfz-Betriebe verglichen – vom Reifenservice bis zur Vertragswerkstatt.
- Kfz-Werkstatt-Softwares decken typische Abläufe von der Terminplanung bis zur Rechnungsstellung ab.
- Die Kosten einer Kfz-Werkstatt-Software starten bei rund 25 € pro Monat. Bei großem Funktionsumfang steigt der Preis.
- Weitere Kosten können durch die Ersteinrichtung bzw. Konfiguration, Schulungen und Supportleistungen entstehen.
| Die beste Kfz-Werkstatt-Software
- Besonders geeignet für: Kleine und mittlere Kfz-Werkstätten
- Wichtigstes Merkmal: Einfache Bedienung
- Startpreis: 25 € pro Monat
- Die wichtigsten Funktionen:
- Automatische Fahrzeugscheinerkennung
- Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung
- Werkstattkalender
- Kunden- und Fahrzeugdatenbank
- Besonders geeignet für: Freie und vertragsgebundene Kfz-Werkstätten
- Wichtigstes Merkmal: Allround-Lösung
- Startpreis: 79 € pro Monat
- Die wichtigsten Funktionen:
- Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung
- TSE-Kasse
- Fahrzeugschein-Scanner
- Schnittstellen zu Mobile.de und CarCopy
- Besonders geeignet für: Werkstätten mit hohem Planungsaufwand
- Wichtigstes Merkmal: Termin- und Ressourcenplanung
- Startpreis: 39 € pro Monat
- Die wichtigsten Funktionen:
- Monteur- und Bühnenplanung
- Digitale Direktannahme mit Checklisten
- Online-Terminvereinbarung
- Mietwagenverwaltung
- Besonders geeignet für: Größere Kfz-Werkstätten und Autohäuser
- Wichtigstes Merkmal: Dealer-Management-System
- Startpreis: 99 € pro Monat (für den ersten Nutzer)
- Die wichtigsten Funktionen:
- Kunden- und Fahrzeugverwaltung
- Terminplanung
- Bestellwesen
- DATEV-Schnittstelle
- Besonders geeignet für: Kleine bis mittlere Kfz-Werkstätten
- Wichtigstes Merkmal: Rechnungs- und Fahrzeug-Verwaltung
- Startpreis: 49 € pro Monat
- Die wichtigsten Funktionen:
- Kundenverwaltung
- Fahrzeugdatenbank
- Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung
- Mahnwesen und Zahlungsverwaltung
| Wozu braucht man eine Kfz-Werkstatt-Software?
Jede Werkstatt hat es mit wechselnden Kunden, verschiedenen Fahrzeugen und strengen Fristen zu tun. Wer noch mit Papierformularen, handgeschriebenen Aufträgen und Excel-Tabellen arbeitet, verliert schnell den Überblick.
Während Buchhaltungssoftwares lediglich in der Buchhaltung unterstützen, bieten spezialisierte KfZ-Werkstatt-Softwares Funktionen für die Lagerverwaltung, Kontakt- und Fahrzeugverwaltung oder das Bestellwesen.
Obwohl Handwerker-Softwares über eine Lager-, Projekt-, Kunden- und Terminverwaltung sowie hervorragende Buchhaltungsmodule verfügen, fehlt es an einer OCR-Fahrzeugschein-Erkennung oder automatischen Erinnerungen, wann der nächste Termin für die Hauptuntersuchung (HU) ansteht.
Im Folgenden erklären wir, weshalb sich eine spezialisierte Kfz-Software für Werkstätten lohnt.
Eine gute Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe deckt die wichtigsten organisatorischen, kaufmännischen und technischen Prozesse des Werkstattalltags ab. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:
- Detaillierte Kundenakte mit Historie
- Fahrzeugakte mit technischen Daten, HU/AU-Termin, Kilometerstand etc.
- Verknüpfung von Kunden, Fahrzeugen, Vorgängen und Rechnungen
- Kalenderfunktion für Werkstatttermine
- Digitale Annahmeprotokolle und Checklisten
- Foto- oder Videoaufnahme bei Annahme (z. B. zur Dokumentation von Schäden)
- Arbeitswertvorgaben (z. B. durch DAT oder Schwacke)
- Zeit- und Mitarbeitererfassung direkt am Fahrzeug/Auftrag
- Schnittstellen zu Teilekatalogen (z. B. ASA-Network, TopM, WERBAS) für Rechnungen und Preisvergleiche
- Lagerbestand und automatische Nachbestellung
- Steuerlich korrekte Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen
- Rabattsysteme, Zahlungserinnerungen, OP-Verwaltung
- Fahrzeugdatenbanken (z. B. DAT, Schwacke, TecDoc)
- HU/AU-Abwicklung und digitale Anbindung an Prüforganisationen
- SMS-/E-Mail-Benachrichtigung an Kunden
- Erinnerungsfunktionen für HU/AU oder Reifenwechsel
- Kundenportal oder digitale Unterschrift
- Umsatzstatistiken
- Mitarbeiterauslastung
- Werkstattauslastung
| Welche Software für Kfz-Werkstätten gibt es?
#1 easyWerkstatt
easyWerkstatt ist eine moderne Werkstattsoftware und legt seinen Fokus auf eine möglichst einfache Anwendung.
Das Highlight ist die automatische Fahrzeugscheinerkennung: Per Smartphone wird der Fahrzeugschein abfotografiert – die Kfz-Werkstatt-Software erkennt wichtige Fahrzeugdaten automatisch, zum Beispiel das Modell oder das Baujahr, und trägt die Daten von selbst ins System ein.
Weitere Funktionen:
- Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung (auch E-Rechnung)
- Werkstattkalender mit Terminverwaltung und Erinnerungsfunktion
- Kunden- und Fahrzeug-Datenbank
- Registrierkasse und Digitales Kassenbuch
- Buchhaltungsexport und Zugang für den Steuerberater
- Schnittstellen zu Großhändlern
- Reifenlager
- Artikelverwaltung
Für wen eignet sich easyWerkstatt?
easyWerkstatt richtet sich primär an umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer sowie kleine und mittlere Kfz-Werkstätten, die eine einfache, sofort einsatzbereite Lösung suchen. Neben Kfz-Werkstätten nutzen auch Motorrad-Werkstätten sowie Landmaschinen-Betriebe easyWerkstatt.
Wie viel kostet easyWerkstatt?
easyWerkstatt kostet zwischen 25 € und 179 € pro Monat. Der Preis hängt stark vom gewählten Tarif und den nötigen Zusatzpaketen ab. Zum Beispiel kostet das Basis-Paket 49 € monatlich. Hinzu können Zusatzpakete zu je 15 € gebucht werden, etwa die Kalenderfunktion oder das elektronische Kassenbuch.
#2 Catama
Catama wurde in Zusammenarbeit mit verschiedenen Kfz-Werkstätten entwickelt. Die Software für Kfz-Betriebe aller Art deckt alle essenziellen und speziellen Wünsche ab; von der Angebotserstellung bis hin zur Bestandsfahrzeugverwaltung.
Funktionen von Catama:
- Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung
- TSE-Kasse
- Digitale Signatur
- Fahrzeugschein-Scanner
- Schnittstellen zu Mobile.de und CarCopy
- Hersteller- und Lieferantenverwaltung
- Reifenlager
- E-Mail-Programm
- Kundenverwaltung
- Erinnerungsfunktion für Termine
- Arbeitszeiterfassung und Schichtplaner
- Lagerverwaltung und Inventur
Für wen eignet sich Catama?
Catama richtet sich an freie sowie vertragsgebundene Kfz-Werkstätten aus verschiedenen Sparten, unter anderem LKW, PKW, KRAD oder Caravan.
Aufgrund des höheren Einstiegspreises richtet sich Catama eher an wachsende und große Werkstätten als an kleine Kfz-Betriebe.
Wie viel kostet Catama?
Catama gibt es in drei Ausführungen:
- Professional ab 79 € pro Monat
- Enterprise ab 119 € pro Monat
- Unlimited ab 499 € pro Monat
Für die Ersteinrichtung müssen neue Nutzer zwischen 599 € und 1.699 € je nach Paket zahlen.
#3 Zeitmechanik
Zeitmechanik ist eine webbasierte Werkstattplanungs-Software, die ihren Schwerpunkt auf Termin- und Ressourcenplanung legt. Sie bietet Features wie Monteur- und Bühnenplanung (Hebebühnenbelegung), eine digitale Direktannahme mit Checklisten, Online-Terminvereinbarung für Kunden sowie Mietwagenverwaltung.
Funktionen von Zeitmechanik:
- Monteur- und Bühnenplanung (Hebebühnenbelegung)
- Digitale Direktannahme mit Checklisten
- Online-Terminvereinbarung für Kunden
- Mietwagenverwaltung
- Kundendatenbank
Eine Faktura-Funktion (für die Angebots- und Rechnungserstellung) oder eine Lagerverwaltung konnten wir nicht entdecken. Diese Funktionen können jedoch über eine Handwerker-Software mit integrierter Lagerverwaltung abgedeckt werden.
Für wen eignet sich Zeitmechanik?
Zeitmechanik eignet sich besonders für Werkstätten mit hohem Planungsaufwand und mehreren Mitarbeitern und Bühnen, wo eine optimale Auslastung und Terminsteuerung entscheidend ist. Sowohl freie Kfz-Werkstätten als auch markengebundene Betriebe und Autohäuser können profitieren – das System wurde praxisnah in Werkstätten entwickelt und lässt sich an individuelle Anforderungen anpassen.
Wie viel kostet Zeitmechanik?
Zeitmechanik gibt es als Komplettpaket ab 39 € pro Monat. Wer das Tool vor dem Kauf erst kennenlernen will, kann Zeitmechanik für 4 Wochen kostenlos und unverbindlich testen.
#4 Loco-Soft
Loco-Soft ist ein Dealer-Management-System für Autohäuser und Kfz-Betriebe. Das Herzstück des Systems ist die große Auswahl an Schnittstellen zu Fahrzeugherstellern. Dadurch können Fahrzeugdaten problemlos ausgetauscht werden.
Funktionen von Loco-Soft:
- Kunden- und Fahrzeugverwaltung
- Terminplanung
- Teile- und Lagerverwaltung
- Werkstattauftragsverwaltung
- Bestellwesen
- DATEV-Schnittstelle
- Angebots- und Rechnungserstellung
- Kassenführung und Online-Banking-Integration
- Mitarbeiterverwaltung
Für wen eignet sich Loco-Soft?
Aufgrund seines Funktionsreichtums ist Loco-Soft ideal für größere Kfz-Werkstätten und Autohäuser, insbesondere solche mit Markenvertrag oder Mehrmarkenhandel.
Die umfangreichen Herstelleranbindungen machen es für markengebundene Betriebe sehr attraktiv, da Bestellungen und Daten für viele Fabrikate direkt im System gehandhabt werden können. Auch freie Werkstätten können Loco-Soft nutzen, profitieren dann vor allem von der All-in-One-Verwaltung und dem integrierten Rechnungswesen. Allerdings erhält man immer das komplette Paket – es gibt keine abgespeckte Version.
Wie viel kostet Loco-Soft?
Loca-Soft kostet mindestens 99 € pro Monat für den 1. Nutzer. Für weitere Nutzer reduziert sich der Preis pro Nutzer auf:
- 49 €/Nutzer für den 2. bis 4. Nutzer
- 29 €/Nutzer ab dem 5. Nutzer
Weitere Kosten entstehen durch zusätzliche Standorte (130 € je Standort), jährliche Updates (39 €) und Schulungen (ab 139 € pro Stunde).
#5 Kfz-Faktura
Kfz-Faktura ist ein speziell für die Kfz-Branche entwickeltes Rechnungs- und Fahrzeug-Verwaltungsprogramm.
Funktionen von Kfz-Faktura:
- Kundenverwaltung
- Fahrzeugdatenbank
- Reifenlager
- Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung
- Gutschrifterstellung
- Lieferscheinerstellung
- Mahnwesen und Zahlungsverwaltung
- Artikel- und Lagerverwaltung
- Terminplaner
- Buchhaltungsmodul
Für wen eignet sich Kfz-Faktura?
Kfz-Faktura richtet sich an kleine bis mittlere Kfz-Werkstätten aus den Sparten PKW, LKW und KRAD, sowie Teile-, Reifenhändler und Lackierereien.
Wie viel kostet Kfz-Faktura?
Die Preise von Kfz-Faktura starten bei der Cloud-Variante ab 49 € pro Monat. Zusatzmodule wie Schnittstellen (DAT, SilverDat 3, GT Motive und Co.), Zeiterfassung oder Einkauf kosten je 8 €. Hochpreisig sind vor allem die Preise für weitere Nutzer für 25 €. Zum Vergleich: Catama verlangt 6 € je weiteren Nutzer.
Eine Kfz-Werkstatt-Software ermöglicht es, Werkstattaufträge, Rechnungen und Kostenvoranschläge deutlich schneller zu erstellen.
Durch die zentrale Erfassung von Kunden- und Fahrzeugdaten (inkl. HSN/TSN, FIN, Erstzulassung etc.) entfällt das manuelle Ausfüllen. Aufträge können mit wenigen Klicks aus vorhandenen Datensätzen erstellt werden – inklusive vordefinierter Leistungen wie Ölwechsel, Bremsentausch oder Reifenwechsel.
Wiederkehrende Services (z. B. Jahresinspektionen oder TÜV) lassen sich automatisch planen, was besonders bei Bestandskunden für Effizienz sorgt.
Gerade in einer Kfz-Werkstatt ist es entscheidend, jederzeit zu wissen, welche Fahrzeuge gerade auf der Bühne stehen, welcher Auftrag welchen Status hat oder welche Mitarbeiter noch Kapazitäten freihaben.
Digitale Plantafeln, Statusanzeigen („In Arbeit“, „Fertig“, „Abholbereit“) und Mitarbeiterkalender helfen bei der Echtzeitplanung.
Auch die Lagerverwaltung für Ersatzteile, Reifen oder Verbrauchsmaterial wird durch die Software unterstützt – inklusive Mindestbeständen und Nachbestellhinweisen.
Die Werkstattsoftware macht es leicht, Angebote und Rechnungen mit Logo, Kontaktdaten und rechtlich korrekten Steuersätzen und Formulierungen zu erstellen.
Serviceberichte und Prüfprotokolle (z. B. Bremsentest, Klimaservice) können digital erstellt und dem Kunden per E-Mail zugeschickt oder direkt vor Ort auf einem Tablet unterschrieben werden.
Automatische Erinnerungen an den nächsten Ölwechsel oder HU-Termin steigern die Kundenbindung und sorgen dafür, dass du als zuverlässiger Partner wahrgenommen wirst.
Fehlerhafte Rechnungen oder lückenhafte Auftragsdokumentation können teuer werden – sowohl rechtlich als auch gegenüber dem Kunden. Werkstattsoftware verhindert das durch klar strukturierte Abläufe, Pflichtfelder und Vorlagen.
Die Rechnungsstellung entspricht den gesetzlichen Vorgaben (inkl. E-Rechnung, Mehrwertsteuer, GoBD) und auch Sonderfälle wie Differenzbesteuerung (z. B. beim Gebrauchtwagenhandel) werden oft unterstützt.
Durch Analysefunktionen innerhalb einer Kfz-Werkstatt-Software behalten Inhaber den Überblick über Stundensätze, Materialkosten und den Lagerwert sowie bereits gezahlte oder offene Rechnungen.
Aus den Kennzahlen lässt sich darüber hinaus ablesen, wie viele Bremsenwechsel im Monat durchgeführt wurden, wie viele Teile oft nachbestellt werden müssen oder wie rentabel einzelne Leistungen oder Kunden sind.
In einer Zeit, in der viele Kunden die nächste Werkstatt in ihrer Gegend über Google finden, online einen Termin buchen möchten oder ihre Rechnung digital erhalten wollen, ist ein modernes Auftreten entscheidend.
Eine Kfz-Werkstatt-Software ermöglicht nicht nur das – sie bereitet den Betrieb auch auf kommende Anforderungen vor; etwa durch die E-Rechnungserstellung oder finanzamtkonforme TSE-Kassenmodule.
| Welche kostenlose Kfz-Werkstatt-Software gibt es?
Bei unserer Recherche sind wir auf keine kostenlosen Kfz-Werkstatt-Softwares gestoßen, die den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und zum Beispiel eine E-Rechnungsfunktion bieten.
Dafür bietet so gut wie jedes Kfz-Tool eine kostenlose Testphase. Folgende Tabelle zeigt den Anbieter, Dauer der Testphase und den Einstiegspreis.
| Anbieter | Dauer der Testphase | Preis ab |
| easyWerkstatt | 7 Tage | 25 € |
| Catama | 5 Tage | 79 € |
| Zeitmechanik | 30 Tage | 39 € |
| Loco-Soft | Keine Testphase | 99 € |
| Kfz-Faktura | 30 Tage | 49 € |
Für Einsteiger ohne Budget für eine Software gibt es jedoch einige kostenlose Handwerker-Softwares, Buchhaltungsprogramme und Tools für die Rechnungserstellung, die nützliche Funktionen für den Werkstatt-Alltag bieten:
- b:work: Kostenlose Handwerker-Software, inklusive Angebots- und Rechnungserstellung, Kundenverwaltung und Zahlungsverwaltung.
- Papierkram: Buchhaltungssoftware für die Rechnungserstellung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und Projektzeiterfassung mit kostenlosem Tarif.
- easybill: Software für die Rechnungserstellung. Im kostenlosen Tarif können bis zu 3 Kontakte hinterlegt und bis zu 50 Dokumente erstellt werden.
| Welches Rechnungsprogramm lohnt sich für eine Kfz-Werkstatt?
Ein gutes Rechnungsprogramm spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch dabei, Kunden, Fahrzeuge und Leistungen effizient zu verwalten. Gerade Kfz-Werkstätten haben dabei spezielle Anforderungen: von der Fahrzeughistorie über Ersatzteile bis hin zu branchenspezifischen Schnittstellen.
Welche Lösung am besten passt, hängt von der Betriebsgröße und den individuellen Abläufen ab.
Für kleine Werkstätten
Sehr bedienerfreundlich, speziell für Kfz‑Betriebe entwickelt. Fahrzeuge lassen sich per Fahrzeugschein-Scan anlegen, Artikel werden automatisch aktualisiert und der Support ist praxisnah und schnell erreichbar.
Cloudbasiert, günstig & flexibel. Ideal für kleine Werkstätten. Intuitive Rechnungserstellung, KI‑gestützte Belegerfassung, Banking-Integration und E‑Rechnung kompatibel.
Für mittelgroße Werkstätten
Branchenspezialisiert mit umfangreicher Stammdatenverwaltung (Kunden, Fahrzeug, Artikel, Reifen etc.), DAT‑Schnittstelle, Lagerverwaltung und klarer Fahrzeughistorie.
Bewährte Software mit starken Buchhaltungsfunktionen. Cloudzugriff, Steuerberater-Zugang und DATEV‑Export inklusive. Geeignet für Betriebe, die Buchhaltung und Faktura in einem Tool möchten.
Für größere Werkstätten
Umfangreiche Buchhaltungsfunktionen wie doppelte Buchführung, EÜR, DATEV- und ELSTER-Schnittstellen. Besonders geeignet für mittelständische Unternehmen mit hohem Buchungsvolumen und mehreren Arbeitsplätzen (z. B. Lexware Buchhaltung Premium).
Vollständige integrierte Verwaltungslösung für Kfz-Betriebe: Faktura, CRM, Werkstattplanung, Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem Paket.
Im Gegensatz zu allgemeiner Buchhaltungssoftware wie Lexware Office oder sevDesk ist eine Kfz-Werkstatt-Software speziell auf die Anforderungen von Werkstätten zugeschnitten.
Sie bietet Funktionen wie die Verwaltung von Fahrzeugakten mit Reparaturhistorie, die Integration von Teilekatalogen (z. B. über TecDoc oder ASA-Network), ein umfassendes Auftragssystem inklusive Arbeitswertkalkulation nach Herstellervorgaben sowie digitale Annahmeprozesse mit Checklisten oder Fotoerfassung.
Buchhaltungsfunktionen sind in Werkstattsoftware meist nur in Basisform enthalten, häufig mit Exportmöglichkeiten zu Systemen wie DATEV. Während klassische Buchhaltungsprogramme für die allgemeine Rechnungsstellung und Finanzverwaltung gedacht sind, können sie keine branchenspezifischen Werkstattprozesse abbilden und eignen sich daher nur als Ergänzung – nicht als Ersatz.
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