Was Gratis-Tools im Handwerk wirklich leisten

Am Markt gibt es aktuell 4 Handwerker-Softwares mit einem kostenlosen Angebot:

• Hero
• Plancraft
• STREIT
• b:work

Welche Einschränkungen es gibt, zeigt folgende Übersicht.

Wir zeigen nun im Detail, was die einzelnen Handwerker-Softwares in der kostenlosen Variante zu bieten haben und für wen sie sich eignen.

Angehende Meister können Hero während der Ausbildung kostenlos nutzen – allerdings nur für Übungszwecke. Das bedeutet: Angehende Meister mit eigenem Gewerbe müssen offizielle Rechnungen trotzdem mit einem anderen Programm erstellen.

Meisterschüler können folgende Funktionen kostenlos ausprobieren:

• Kundenverwaltung
• Termin- und Auftragsmanagement
• Angebots- und Rechnungserstellung
• Projektplanung und -dokumentation
• Mobile App
• Wartungsverträge
• GAEB-Schnittstelle

Für wen eignet sich „Hero für Meisterschüler“?

Das Meisterschüler-Programm von Hero ist ideal, um die wichtigsten Funktionen für den Handwerksbetrieb praxisnah auszuprobieren. Sobald das eigene Gewerbe angemeldet wird oder Rechnungen gestellt werden müssen, ist der Umstieg auf das kostenpflichtige Abonnement oder ein alternatives Tool nötig.

Plancraft unterstützt Meisterschüler mit einer kostenlosen Handwerker-Software auf dem Weg zum Meisterbrief. Anders als bei Hero müssen sich Meisterschüler erst aktiv um eine kostenfreie Version bewerben.

Folgende Funktionen sind im Meisterprogramm enthalten:

• Angebots- und Rechnungserstellung
• Termin- und Aufgabenverwaltung
• Kundenverwaltung
• Mahnwesen
• Zeiterfassung
• Ressourcenplanung
• Mobile App
• Projektplanung und -dokumentation

Für die Bewerbung um das Meisterprogramm sind diese Angaben nötig:

• Vor- und Nachname
• Bezeichnung der Meisterschule
• Aufnahmebescheinigung der Meisterschule

Für wen eignet sich „Plancraft für Meisterschüler“?

Das Meisterschülerprogramm von Plancraft ist nur für angehende Meister gedacht, die sich mit moderner Handwerker-Software vertraut machen wollen. Offizielle Dokumente wie Angebote oder Rechnungen dürfen nicht für gewerbliche Zwecke erstellt werden.

Plancraft bietet eine kostenlose Version für Gründer. Im Gegensatz zum Meisterprogramm darf diese kostenlose Version für gewerbliche Zwecke genutzt werden.

Neugründer nutzen folgende Funktionen:

• Aufmaß
• Zeiterfassung
• Angebots- und Rechnungserstellung
• E-Rechnung
• Mahnwesen
• Stammdatenverwaltung
• Auswertungen

Achtung: Die Dauer der kostenlosen Nutzung ist auf höchstens 6 Monate begrenzt. Danach geht die kostenlose Version in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Die Höhe der Folge-Kosten richtet sich nach dem zuvor gewählten Tarif.

Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Gründung oder Nachfolge muss im Handwerk erfolgen
• Unternehmensgründung ist nicht länger als 90 Tage her
• Bewerbung mit Gründungsdatum und Gewerbeschein

Für wen eignet sich das Neugründer-Programm von Plancraft?

Mit seinem Neugründer-Programm richtet sich Plancraft an Handwerker, die gerade ihr eigenes Gewerbe angemeldet haben oder vor der Gründung stehen. Wer auf der Suche nach einer modernen Handwerker-Software ist und kein Problem mit der folgenden Vertragsbindung hat, kann vom kostenlosen Angebot profitieren.

Das „STREIT Starterpaket“ ist für die Dauer von 12 Monaten kostenlos. Ebenfalls kostenlos sind die mobilen Apps sowie das Onboarding.

Folgende Funktionen sind kostenlos:

• Kundenverwaltung
• Angebots- und Rechnungserstellung
• Checklisten und Dokumentenmanagement
• Lager- und Ressourcenverwaltung
• Bestellwesen
• Termin- und Auftragsplanung
• Betriebs- und Finanzbuchhaltung
• Mahnwesen und Controlling

Gründer müssen sich um das Existenzgründer-Programm zunächst bewerben. Angaben zur Betriebsgründung inklusive Gründungsnachweis, Gründungsdatum und Steuernummer sind im Bewerbungsprozess Pflicht.

Für wen eignet sich das Existenzgründer-Programm von STREIT?

Das Starterpaket richtet sich an Handwerker, die ab der Gewerbeanmeldung digital arbeiten wollen – ohne direkt in eine Software investieren zu müssen. Welche finanzielle Belastung nach dem Existenzgründer-Angebot auf Handwerker zukommt, kommuniziert STREIT nur auf Anfrage.

Die einzige Handwerker-Software mit einem dauerhaft kostenlosen Angebot ist b:work. Die kostenlose Nutzung ist auf einen Anwender beschränkt.

Diese Funktionen bietet b:work:

• Angebots- und Rechnungserstellung
• Zahlungsverwaltung
• Auswertungen
• Kundenverwaltung
• Schnittstellen zu IDS, IDEA, Craftnote
• XRechnung

Im Vergleich zu einer kostenpflichtigen Handwerker-Software ist der Funktionsumfang von b:work begrenzt. Handwerker verzichten zum Beispiel auf die Projektveraltung, planen keine Termine innerhalb der Software, nehmen kein Aufmaß und verzichten auf die Projektdokumentation.

Für wen eignet sich b:work?

b:work eignet sich für die Handwerker, die hauptsächlich Angebote und Rechnungen erstellen und dabei ihren Handwerksbetrieb im Blick haben möchte. Wer hingegen Funktionen wie z. B. Lager- und Projektverwaltung, sollte sich nach einer anderen Handwerker-Software umsehen.

Hero, Plancraft, STREIT und b:work bieten einen kostenlosen Einstieg, allerdings unter verschiedenen Bedingungen.

Je nach Anbieter gelten unterschiedliche Einschränkungen bei Laufzeit, Funktionsumfang und Nutzungsmöglichkeiten. Folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.

Kostenlose Handwerker-Softwares sind nur für bestimmte Zielgruppen interessant:

• Meisterschüler: Hero und Plancraft verlängern ihre kostenlose Testversion um die Dauer des Meisterlehrgangs – die gewerbliche Nutzung ist nicht gestattet.
• Neugründer: Plancraft und STREIT sind bis zu einer gewissen Höchstdauer (6 bzw. 12 Monate) kostenlos für Gründer.
• Solo-Selbstständige: b:work ist für einen Nutzer dauerhaft kostenlos, bietet aber weniger Funktionen als eine kostenpflichtige Lösung.

Kostenpflichtige Lösungen sind dagegen für die gewerbliche Nutzung gemacht und bieten einen weit größeren Funktionsumfang als rein kostenlose Programme. Damit eignen sie sich auch für alle, die ihren Meisterbrief bereits erworben haben oder über die Gründungsphase bereits hinaus sind.

Kostenlose Handwerker-Software ist ein guter Einstieg – besonders für Gründer oder Meisterschüler. Mit dem Wachstum des Betriebs steigen auch die Anforderungen.

Sobald Kundentermine, Projektmanagement oder Teamarbeit digital abgebildet werden sollen, stoßen kostenlose Programme an ihre Grenzen.

Diese Szenarien zeigen, wann eine kostenlose Handwerker-Software nicht mehr ausreicht:

1. Rechnungen sollen offiziell versendet werden
2. Mehr als 1 Nutzer soll die Software verwenden
3. Schnittstellen zu anderen Systemen sind nötig
4. Der Funktions-Bedarf wächst

Mit den Meisterschüler-Programmen von Hero und Plancraft ist die gewerbliche Rechnungsstellung nicht gestattet. Wer ein Gewerbe hat und offizielle Rechnungen erstellen will, sollte entweder auf b:work wechseln oder eine kostenpflichtige Lösung mit erweitertem Funktionsumfang nutzen.

Jede kostenlose Handwerker-Software ist auf einen Nutzer begrenzt. Sobald weitere Mitarbeiter die Software verwenden sollen, zum Beispiel Monteure für die Zeiterfassung, reicht ein kostenloses Tool nicht mehr aus.

Der Austausch mit dem Steuerberater, Architekten, Bauherren oder öffentlichen Einrichtungen setzt häufig Schnittstellen voraus, z. B.:

• DATEV
• ELSTER
• GAEB
• Buchhaltungssoftwares wie sevdesk oder Lexware Office
• Lohnbuchhaltungssoftwares
• Zeiterfassungssysteme

Die kostenlose Handwerker-Software b:work bietet lediglich Schnittstellen zu IDS und OMD, um auf aktuelle Artikel und Preislisten zuzugreifen. Das System kommuniziert nicht mit dem Steuerbüro, Ausschreibungen im GAEB-Format werden ebenfalls nicht unterstützt.

Hero und Plancraft bieten zwar eine große Auswahl an Schnittstellen. In den Meisterschüler-Programmen lässt sich der Datenaustausch allerdings nur nachahmen, da es sich dabei um verlängerte Testversionen handelt.

Lediglich in den Gründer-Programmen von Plancraft und STREIT können Handwerker die Schnittstellen kostenlos nutzen.

Wer mit einer dauerhaft kostenlosen Lösung wie b:work startet, spart zwar zunächst Geld, muss aber auf viele Funktionen verzichten.

Der direkte Vergleich mit den Premium-Versionen unserer Testsieger Das Programm, Hero und Plancraft zeigt, welche Funktionen im Handwerker-Alltag fehlen würden – und wann sich der Umstieg lohnt.

Wer keine Meisterschüler-Vergünstigung oder Gründerförderung nutzen kann, aber dennoch nicht sofort kaufen möchte, kann viele Handwerker-Softwares zunächst in einer kostenlosen Testphase ausprobieren.

Folgende Übersicht zeigt, welche Premium-Tools eine zeitlich befristete Testversion anbieten – inklusive Laufzeit, Einstiegspreis und Bewertung aus unserem Vergleich.