Homeoffice-Pflicht ist ausgelaufen: Was bedeutet das für Unternehmer?

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Die gesetzliche Verpflichtung zum Homeoffice ist mit 19. März 2022 ausgelaufen. Wer sich erwartet hat, dass danach Millionen von Angestellten in Deutschland sofort wieder täglich ins Büro pilgern, wurde allerdings eines Besseren belehrt. Denn das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Für Unternehmer gibt es dabei einiges zu beachten.

Homeoffice Pflicht
Viele Mitarbeiter haben das Homeoffice liebgewonnen und möchten am liebsten darin weiterarbeiten. Was bedeutet das für Arbeitgeber? (Bild: @ stockwerk-fotodesign/shutterstock.com)

Was gilt nach Ablauf der Homeoffice-Pflicht noch?

Schon während der gesetzlichen Verpflichtung zum Homeoffice aufgrund der Corona-Pandemie konnten Unternehmer ihre Angestellten nicht dazu zwingen, ihre Arbeit im Homeoffice zu verrichten. 

Denn die Verordnungsermächtigung § 28b im Gesetz zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten beim Menschen (Infektionsschutzgesetz - IfSG) war gespickt mit Ausnahmegründen wie beispielsweise räumliche Enge, Störungen durch Dritte oder unzureichende Ausstattung. Es gab zwar eine dringende Empfehlung des Gesetzgebers für die Arbeit im Homeoffice, doch letztlich lag die Entscheidung immer beim Arbeitnehmer selbst. 

Auch nach Ablauf der Homeoffice-Pflicht kann die Arbeit von zuhause aus nicht einseitig angeordnet werden, denn solch eine Anordnung setzt grundsätzlich auch immer das Einverständnis des Mitarbeiters voraus. In den meisten Fällen wurden deshalb die Arbeitsverträge während der Corona-Pandemie neu ausgearbeitet oder mit einem Zusatzdokument mit entsprechenden Regeln versehen. 

Grundsätzlich gilt auch Stillschweigen als Annahme der Anordnung. Wenn ein Angestellter also auf eure Anweisung hin einfach seine Ausrüstung zusammenpackt und von zuhause arbeitet, hat er die Anordnung ebenfalls angenommen. 

Für die Arbeit im Homeoffice müssen jedoch zum einen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein und zum anderen gewisse Regeln eingehalten werden. 

Voraussetzungen und Regeln für die Arbeit im Homeoffice

Ein wichtiges Thema bei der Arbeit zuhause ist der Arbeitsschutz. Grundsätzlich gilt dabei die Maxime, dass dabei die gleichen Anforderungen gelten wie am Arbeitsplatz im Betrieb. Als Unternehmer solltet ihr euch dabei nicht auf die Angaben eurer Mitarbeiter verlassen. 

Ihr seid nämlich dazu verpflichtet, die entsprechenden Vorgaben für die Arbeitssicherheit auch zu überprüfen. Um dafür auch einen rechtlichen Rahmen zu schaffen, solltet ihr im Arbeitsvertrag oder in der Zusatzvereinbarung für das Homeoffice auch einen entsprechenden Passus aufnehmen, der eure Zutrittsberechtigung nach vorheriger Ankündigung regelt. Das Zutrittsrecht sollte sich dabei nur auf konkrete Einzelfälle wie beispielsweise die Prüfung der Einhaltung des Arbeitsschutzes beziehen und mit einer Ankündigungsfrist verbunden sein. 

Auch im Hinblick auf die Arbeitszeiten müssen die gesetzlichen Regelungen und die Bestimmungen aus dem Arbeitsvertrag eingehalten werden. Das heißt, die Dauer der Arbeitszeit muss genauso lange sein wie bei der Arbeit im Unternehmen. Und auch die gesetzlichen Pausen müssen eingehalten werden, auch wenn sich das nur schwer überprüfen lässt. Hier seid ihr auch auf effizientes Selbstmanagement eurer Mitarbeiter angewiesen.

Homeoffice Pflicht abgelaufen
Wer weiterhin im Home Office arbeiten möchte, muss mit seinem Arbeitgeber Regelungen treffen. (Bild: @ Antonio Guillem/shutterstock.com)

Laut dem Arbeitsgesetz darf von zuhause nicht gearbeitet werden, wenn am entsprechenden Arbeitsort ein Feiertag ist. Darüber hinaus müssen eure Angestellten außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten für euch auch nicht erreichbar sein. Es ist also legitim, dass ihr in diesem Fall ständig auf die Mailbox kommt.

Kommt es zu einem Arbeitsunfall im Homeoffice, wird das anhand der gesetzlichen Unfallversicherung geregelt. Die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit ist dabei aber oftmals nicht einfach. Wer beispielsweise im Vorzimmer ausrutscht und sich dabei den Fuß bricht, kann entweder dienstlich auf dem Weg zum Drucker oder privat auf dem Weg zu einem kleinen Snack in die Küche unterwegs gewesen sein.  

Datenschutz im Homeoffice: Was muss dabei beachtet werden?

Nur weil die Arbeit in der eigenen Wohnung erfolgt, sind damit nicht die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) außer Kraft gesetzt. Der Datenschutz ist auch im Homeoffice ein wichtiges Thema.

Denn die Mitarbeiter tauschen auch hier betriebliche Daten über unterschiedliche Kommunikationsmittel aus. Als Unternehmer müsst ihr dafür Sorge tragen, dass das auf sichere Weise geschieht und gewährleisten, dass dabei der geforderte Datenschutz aus der DSGVO auch eingehalten wird. Denn im Zweifelsfall haften nicht eure Mitarbeiter, sondern ihr selbst. Und die Strafen können bei einem Vergehen sehr hoch ausfallen und mitunter existenzbedrohend für euch werden.

Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter, die von zuhause arbeiten, im Vorfeld grundsätzlich für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren. Dazu gehört beispielswiese der Hinweis, dass WhatsApp und Facebook nicht für berufliche Gespräche und den Versand von Dateien genutzt werden sollten. Darüber hinaus sollte generell kein privates Equipment verwendet werden. Ist das aus bestimmten Gründen nicht möglich, sollte zumindest darauf geachtet werden, dass es keine Vermengung von unternehmerischen und privaten Daten gibt. Beispielsweise, indem auf die beruflichen Daten mit einer VPN-Verbindung zugegriffen wird.

Damit es euch etwas leichter fällt, allen Vorgaben nachzukommen, hat das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht eine entsprechende Checkliste für die datenschutzrechtlichen Regelungen im Homeoffice erstellt, die ihr Punkt für Punkt abarbeiten könnt.

Wer trägt die Kosten für das Homeoffice?

Stellt sich abschließend nur noch die entscheidende Frage: Wer soll das alles bezahlen? Die einfache Antwort: Grundsätzlich müsst ihr als Unternehmer für alle Aufwendungen eurer Angestellten im Homeoffice aufkommen.

Dazu zählen beispielsweise die Kommunikationskosten. Die beruflich veranlassten Telefonkosten können ohne Einzelnachweis steuerfrei erstattet werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter von euch regelmäßig von zuhause arbeiten. Bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages der Telefonrechnung können ohne Einzelnachweis ersetzt werden. Die Höchstgrenze dafür liegt allerdings bei 20 Euro. Für das Internet kann eine Pauschalbesteuerung in der Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden.

Beim Computer kommt es ganz auf die Art der Nutzung an. Wenn ihr euren Angestellten das Equipment ausschließlich zur beruflichen Nutzung zur Verfügung stellt, dann ist alles klar. Werden die Geräte jedoch auch privat genutzt, handelt es sich dabei um einen Sachbezug, der auch entsprechend steuerpflichtig ist. Kaufen sich eure Mitarbeiter das Equipment selbst, können sie es bei den Werbungskosten steuerlich absetzen.

Die Regelungen für die Miete des Arbeitsraums sind kompliziert und von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Entscheidend dabei ist vor allem, ob das überwiegende Interesse für die Nutzung von euch oder euren Mitarbeitern ausgeht. Geht das Interesse vom Arbeitgeber aus, so handelt es sich dabei in der Regel um Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.

Wenn ihr euren Mitarbeitern grundsätzlich einen Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung stellt, ist das ein klares Zeichen dafür, dass das Interesse zur Nutzung des Homeoffice in diesem Fall vom Arbeitnehmer ausgeht. Zahlt ihr euren Mitarbeitern etwas dafür, so gehört dieses Entgelt zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

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