Die Buchführung digitalisieren: So gelingt der Abschied vom Papier

Die Digitalisierung hat neue Wege aufgezeigt, wie Kleinunternehmer ihre Buchführung selbst stemmen und dabei Zeit und Ressourcen sparen können. Moderne Rechnungsprogramme erleichtern eine rechtskonforme Buchhaltung und helfen dabei, eine umfangreiche Zettelwirtschaft zu vermeiden. Mit den richtigen Tools gelingt der Wechsel zur digitalen Buchführung und der Abschied vom Papier.

Die Vorteile einer digitalisierten Buchführung

Mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) hat der Gesetzgeber grundlegende Prinzipien eingeführt, die Unternehmen für ihre Buchführung und Rechnungslegung berücksichtigen müssen. Ein großer Vorteil moderner Rechnungssoftware besteht darin, dass sie auf der Basis der GoBD arbeitet und die Vorgaben, die Unternehmen im Rahmen der elektronischen Buchführung erfüllen müssen, im Idealfall automatisch berücksichtigen. So lassen sich Schwierigkeiten mit dem Finanzamt aufgrund unbeabsichtigter Versäumnisse von Anfang an vermeiden. 

Die effizientere Gestaltung von buchhalterischen Arbeitsprozessen ist ein weiterer Vorteil, den eine digitalisierte Rechnungslegung mit sich bringt. Ein gutes Rechnungsprogramm macht automatisierte Buchungen möglich und zeigt aktuelle Entwicklungen rund um Buchungsbelege in Echtzeit an. Das spart im Arbeitsalltag viel Zeit und führt zu mehr Transparenz und einer größeren Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben.

Werden sämtliche Belege und Zahlungsvorgänge digitalisiert und automatisch aktualisiert, ist dies bereits eine gute Vorbereitung für die Steuererklärung. Außerdem lassen sich Budgetplanungen und Kalkulationen auf der Basis einer transparenten und aktuellen Datenlage effizient und passgenau durchführen. 

Mit einem speziellen Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer können außerdem einzelne Stellen im Unternehmen besser miteinander vernetzt werden. Ein digitales Monitoring erleichtert den Überblick über Debitoren und Kreditoren und macht es möglich, buchhalterische Aufstellungen wie Bilanzen, Kalkulationen und Ergebnisrechnungen mit wenigen Klicks übersichtlich und professionell zu erstellen. Das spart Zeit für die internen Abläufe und kann eine repräsentative Außenwirkung unterstützen. 

Nicht zuletzt können Unternehmen durch eine digitalisierte Buchführung auch einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu Nachhaltigkeit und verantwortungsbewusster Unternehmensführung zurücklegen. Eine digitale Verwaltung aller relevanten Unterlagen für die Rechnungslegung spart wertvolle Ressourcen und kann den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens verringern. 

So gelingt der Wechsel zur digitalen Buchführung 

Ein Wechsel zur digitalen Buchführung lohnt sich jederzeit. Das gilt sowohl für eine teilweise Verlagerung buchhalterischer Prozesse in den digitalen Raum als auch für die Umstellung auf eine zu 100 Prozent digitale Rechnungsstellung. Damit alle Arbeitsprozesse reibungslos in ein umfangreiches Rechnungsprogramm überführt werden können, sollten Unternehmen die folgenden Schritte berücksichtigen. 

Ein geeignetes Rechnungsprogramm auswählen

Das Herzstück einer erfolgreichen digitalen Buchführung ist die passende Rechnungssoftware. Hierbei sollten Unternehmen keine Kompromisse machen und ein Produkt wählen, das ihre Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Wichtig ist vor allem die Frage, welche Funktionen das Rechnungsprogramm bieten soll und welche Tools neben der reinen Buchung, dem Schreiben von Rechnungen und der Verwaltung von Belegen für die verschiedenen Arbeitsprozesse sinnvoll sein können.

Anbieter von Rechnungssoftware wie FastBill haben sich auf die speziellen Bedürfnisse von Kleinunternehmern, Gewerbetreibenden und Freiberuflern spezialisiert und bieten neben einer GoBD-konformen Rechnungserstellung und -versendung auch eine Übersicht über offene Posten, Stornorechnungen und regelmäßig wiederkehrende Rechnungen sowie ein Zahlungserinnerungs- und Mahnungssystem. Belege und Banktransaktionen können per Drag n Drop zugeordnet werden. Außerdem umfasst die Software auch Tools zur Kundenverwaltung und der Zeiterfassung im Unternehmen. 

Ein wesentlicher Faktor für mehr Effizienz durch die Digitalisierung ist auch die Möglichkeit zur Verknüpfung mit anderen wichtigen Stellen. Ist zum Beispiel eine Schnittstelle mit ELSTER vorhanden, um die Umsatzsteuervoranmeldung automatisiert zu übermitteln, oder steht ein Tool zur Verfügung, das eine Schnittstelle zum CMS oder E-Commerce-Tools wie beispielsweise Billbee anbietet? Auch eine Schnittstelle zum vom Unternehmen genutzten Online-Banking macht effiziente Arbeitsabläufe möglich. Je nach Geschäftsmodell empfiehlt sich auch eine integrierte Warenwirtschaft oder eine Schnittstelle zu dem im Unternehmen genutzten Warenwirtschaftssystem. 

Damit der Umstieg auf eine digitalisierte Buchführung zusätzliche Effizienz bringt, sollte die gewählte Software ein Höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit bieten. Das bedeutet, dass die einzelnen Arbeitsschritte auch ohne umfangreiches Hintergrundwissen leicht umsetzbar sein müssen. Mit der wachsenden Bedeutung von mobilem Arbeiten ist es außerdem wichtig, dass ein Rechnungsprogramm auch auf mobilen Endgeräten ohne funktionelle Einschränkungen genutzt werden kann. 

Hochwertige Produkte zeichnen sich auch durch einen guten Kundensupport aus. Neben einer gut betreuten Einführungsphase in Form von Tutorials, Einführungsseminaren und einem Handbuch sollte eine eng betreute Testphase mit anschließendem Kontakt zum Kundenservice angeboten werden. 

Erforderliche Schnittstellen zu anderen Systemen vorbereiten

Umfangreiche Schnittstellen zu anderen Systemen, die im Unternehmen die täglichen Arbeitsabläufe prägen, sind ein Qualitätsmerkmal einer guten Rechnungssoftware. Damit sich ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer lohnt, sollten möglichst viele Prozesse durch die Umstellung automatisiert werden können. 

Zur Vorbereitung auf den Schritt in die digitalisierte Buchführung ist zu prüfen, welche Schnittstellen vorhanden sind und welche technischen Anforderungen erfüllt werden müssen, um die Verknüpfung umsetzen zu können. Die digitale und automatische Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen muss ebenso sichergestellt werden wie die Erteilung von Zugriffsberechtigungen zur Abfrage und Übermittlung von Daten, wo dies erforderlich ist. 

Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben prüfen und sicherstellen

Die strikte Einhaltung der GoBD-Richtlinien ist die Basis einer rechtskonformen digitalen Buchführung. Unternehmen sollten großen Wert darauf legen, dass die gewählte Rechnungssoftware die GoBD-Richtlinien vollumfänglich berücksichtigt. Zum Stichtag 28. 11. 2019 hat der Gesetzgeber eine Neufassung der GoBD erlassen. Unternehmen sollten prüfen, ob das von ihnen verwendete Rechnungsprogramm die Änderungen, die durch die Neufassung aufgekommen sind, bereits implementiert hat. 

Einen Ablaufplan für die Überführung erstellen

Damit der Wechsel zur digitalisierten Buchführung reibungslos erfolgen kann, ist ein detaillierter Ablaufplan hilfreich. Dieser sollte die einzelnen Stellen berücksichtigen, die von der Umstellung betroffen sind und eine zeitliche Abfolge der zu leistenden Vorarbeiten und Anpassungen beinhalten. Idealerweise sind verbindliche Termine für die einzelnen Umstellungsphasen festgelegt, die im Anschluss ausreichend zeitliche Reserve für eine ausführliche Testphase geben. 

Einen Testlauf durchführen

Wird die Buchhaltung ganzheitlich auf eine digitale Variante umgestellt, sind zahlreiche technische und administrative Hürden zu nehmen. Bevor der gesamte Betrieb auf das Rechnungsprogramm wechselt, ist ein ausführlicher Testlauf ratsam. Er kann aufzeigen, welche technischen Schwierigkeiten beseitigt werden müssen und ob es möglicherweise noch wichtige Schnittstellen gibt, die bei der Planung nicht berücksichtigt wurden. Auch bei Anpassungen des Systems oder der Implementierung zusätzlicher Tools kann ein Testlauf sinnvoll sein, um größere Ausfälle zu vermeiden. 

Warum sich die digitale Buchführung gerade für Kleinunternehmer lohnt

Die Möglichkeiten der digitalen Buchführung bieten insbesondere für Kleinunternehmer viele Vorteile. Ein benutzerfreundliches Programm, das alle erforderlichen Schnittstellen mitbringt, macht es möglich, die Buchführung selbstständig zu erledigen, ohne den oft kostspieligen Weg über einen Steuerberater zu wählen. Ein großer Pluspunkt ist das hohe Maß an Transparenz, Aktualität und Kontrolle über alle buchungsrelevanten Themen innerhalb des Unternehmens. Je umfangreicher die Funktionen und Tools sind, die das Rechnungsprogramm mitbringt, desto vielfältiger sind die Anknüpfungspunkte für sinnvolle Synergien zwischen Arbeitsbereichen und Abteilungen. 

Eine gut eingespielte digitale Buchführung spart Zeit und Kosten und schafft so größere Kapazitäten, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. 

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