Rexx Systems im Test 2026: Unsere Erfahrungen mit der HR-Software

Rexx Systems bietet seit über 25 Jahren HR-Software für mittlere und große Unternehmen, die zwischen 100 und 50.000 Mitarbeiter rekrutieren und verwalten möchten.

Wir haben uns Rexx Systems an einem konkreten Testszenario in der Praxis angeschaut und zeigen, wie gut sich verschiedene Personalprozesse mit der HR-Software abdecken lassen.

Redaktion

Geschrieben von Expertin für Business-Software

Für-Gründer.de Redaktion

Diana ist gelernte Verkäuferin im Einzelhandel und gründete nach ihrem BWL-Studium ein eigenes Unternehmen. Während dieser Zeit machte sie viele Gründungsfehler. Als Redakteurin und Software-Testerin bei Für-Gründer.de bewahrt sie Selbstständige vor teuren Fehlentscheidungen.

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Das Wichtigste auf einen Blick
  • Rexx Systems richtet sich an große Betriebe und Konzerne, die 100 bis 50.000 Mitarbeiter zentral verwalten wollen.
  • Die HR-Software ist um Funktionen wie Lernmanagement, Azubi-Verwaltung oder Whistleblowing erweiterbar.
  • Die Preise von Rexx sind angebotsabhängig. Je nach Modul liegen die Kosten bei mindestens 0,50 € pro Nutzer und Monat.
  • Wer Rexx kennenlernen will, kann eine 30-tägige kostenlose Testversion in einer individuellen Testumgebung buchen.
  • Wir haben Rexx Systems anhand eines Testszenarios in der Praxis getestet. Daten zuletzt geprüft am: 16.10.2026

  | Was ist Rexx Systems?

Rexx Systems ist eine modulare HR-Software aus Hamburg, die Personalverwaltung, Recruiting und Personalentwicklung in einer Lösung vereint. Unternehmen können damit HR-Prozesse automatisieren und sparen dadurch Zeit bei der täglichen Personalarbeit.

Die sogenannte Rexx Suite deckt den gesamten Mitarbeiterzyklus ab: vom Bewerbermanagement (Applicant Tracking System) über das Onboarding und die digitale Personalakte bis hin zur Zeiterfassung, Personalentwicklung und zum Talentmanagement.

Rexx Systems im Steckbrief

Rexx Systems gehört zu den etablierten deutschen HR-Software-Anbietern. Anders als viele wachstumsfinanzierte HR-Tech-Unternehmen ist Rexx nach eigenen Angaben seit seiner Gründung vollständig eigenfinanziert und befindet sich bis heute in privater Hand. Die Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt.

Zur Unternehmensgruppe gehören außerdem HRexcellent, ein Dienstleister für HR-Projekte und Implementierungen, sowie rexxact, ein Anbieter von CRM- und eBusiness-Lösungen.

Die wichtigsten Unternehmensdaten im Überblick:

  • Gründung: 2000 in Hamburg
  • Gründer und Geschäftsführer: Norbert Rautenberg
  • Unternehmenssitz: Hamburg, weitere Niederlassungen in Wien und Zürich
  • Mitarbeiter: Rund 200
  • Kunden: Über 3.000 Unternehmen in mehr als 30 Ländern

Für wen eignet sich Rexx Systems?

Rexx Systems eignet sich vor allem für mittlere bis große Unternehmen mit komplexen HR-Prozessen, mehreren Standorten und internationalen Teams, beispielsweise das Bauunternehmen Leonhard Weiss oder die internationale Kette New Yorker.

Die HR-Suite wird auch von Kommunen genutzt, etwa der Stadt Frankfurt am Main oder Düsseldorf.

Rexx Systems ist die passende Wahl, wenn:

  • Mehrere Geschäftsbereiche und internationale Teams zentral verwaltet und unterschiedliche organisatorische Anforderungen in einem System abgebildet werden sollen
  • Individuelle Abläufe und Zuständigkeiten festgelegt werden sollen und das Unternehmen bereit ist, diese gemeinsam mit dem Anbieter einzurichten
  • Neben der Personalverwaltung auch Talententwicklung, Schulungsmanagement oder Ausbildungsverwaltung benötigt werden

Rexx Systems passt weniger, wenn:

  • Kleine Unternehmen lediglich Standardaufgaben wie Zeiterfassung und Personalakte abdecken möchten
  • Eine unkomplizierte Lösung für die Personalverwaltung gesucht wird
  • Für Anwender eine intuitive Bedienung und ein schneller, selbstständiger Einstieg wichtig ist
  • Eine HR-Software mit integrierter Entgeltabrechnungsfunktion benötigt wird
Tipp

Rexx Systems lässt sich sowohl in der Cloud als auch auf eigenen Servern (On-Premise) betreiben. Der Betrieb auf eigenen Servern bietet vor allem Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen einen Vorteil.

  | Rexx Systems im Praxistest: Unsere Erfahrungen mit der HR-Software

Um Rexx Systems zu testen, haben wir die HR-Software im Rahmen von 4 Stunden an einem konkreten Testszenario geprüft: Ein wachsendes FinTech-Start-up sucht eine HR-Software, die möglichst viele Personalprozesse abdeckt und trotzdem einfach zu bedienen bleibt.

Das Beispielunternehmen besteht aus einer Geschäftsführerin, einem HR-Manager und 8 weiteren Mitarbeitern aus Entwicklung, Support und Vertrieb. Im Test wollten wir herausfinden, wie gut Rexx typische HR-Aufgaben in einem kleinen, aber wachsenden Unternehmen abbildet.

Im Test haben wir folgende Schritte geprüft:

  1. Setup und Onboarding: Wie funktionieren Anmeldung und Einrichtung in der Praxis?
  2. Mitarbeiter anlegen: Wie schnell lassen sich Geschäftsführung, HR-Manager und Mitarbeiter im System anlegen?
  3. Personaldatenpflege im Self-Service: Können Mitarbeiter ihre Stammdaten selbst pflegen und Änderungen zur Freigabe einreichen?
  4. Digitale Personalakte: Lassen sich Verträge, Lohndokumente und weitere Unterlagen übersichtlich hinterlegen?
  5. Zeiterfassung: Wie einfach ist es für Mitarbeiter, ihre Arbeits- und Projektzeiten (im Browser und in der App) zu erfassen?
  6. Personalentwicklung: Wie einfach lassen sich Entwicklungsziele festlegen, dokumentieren und prüfen?
  7. Recruiting: Wie gut funktionieren Anlegen und Veröffentlichen einer neuen Stelle über die Rexx-Karriereseite?
  8. Rollen- und Rechteverwaltung: Wie einfach ist es, Rollen anzulegen und Berechtigungen bzw. Zugriffsrechte zuzuweisen?
  9. Bedienung: Wie verständlich ist die Bedienung für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende im Alltag?

Wie gut Rexx Systems im Praxistest abgeschnitten hat, erklären wir nun im Detail.

#1 Setup und Onboarding

Die Rexx Suite wurde für unseren Praxistest bereits vom Anbieter für uns eingerichtet. Dabei durften wir die HR-Software aus Sicht eines HR-Administrators, einer Führungskraft und eines Mitarbeiter ohne spezielle Zugriffsrechte, etwa für das Recruiting-Modul, testen.

Wir haben uns jede Rolle im Detail angesehen. Am besten kamen wir mit der Rolle des Mitarbeiters zurecht, da Rexx hierbei mit einer besonders übersichtlichen Navigation punktet.

Die Rollen HR-Admin und Führungskraft bieten deutlich mehr Funktionen, beispielsweise für die Personalverwaltung, Personalentwicklung, das Recruiting und die Workflow-Verwaltung. Aufgrund der verschachtelten Benutzeroberfläche und der vielen Funktionen mussten wir deutlich mehr Zeit für die erste Orientierung aufwenden als bei anderen HR-Softwares des Vergleichs.

Diana Galkin - Expertin für Business-Software bei Für-Gründer.de

Die Rexx Suite sieht heute deutlich moderner aus, als zu meinem ersten Test vor ein paar Jahren. Trotzdem empfehle ich, den Onboarding-Service und das Helpcenter ausgiebig zu nutzen.

Da wir die Software nicht selbst von Grund auf eingerichtet haben, können wir den Aufwand und die Bedienbarkeit der Ersteinrichtung nicht bewerten. Unsere Einschätzung bezieht sich auf die Nutzung der bereits eingerichteten Testumgebung.

#2 Mitarbeiter anlegen

Das Anlegen neuer Mitarbeiter hat zwar problemlos funktioniert. Während des Tests wunderten wir uns jedoch, dass wir weder Bank- noch Steuer- oder Sozialversicherungsdaten für unsere Mitarbeiter in der Personalakte anlegen konnten. Diesen Schritt konnten wir später über das Self-Service-Portal aus Mitarbeitersicht nachholen.

Diana Galkin - Expertin für Business-Software bei Für-Gründer.de

Rexx führt den Import von Mitarbeiterdaten für Unternehmen durch. Eine Funktion für den Import konnte ich im Test leider nicht entdecken.

#3 Personaldatenpflege im Self-Service

Im Employee-Self-Service konnten wir ganz unkompliziert Angaben ändern, etwa die Adresse, die Krankenkasse oder Bankdaten. Selbst ungeübte Mitarbeiter dürften keine Probleme haben, sich in der Mitarbeiteransicht zurechtzufinden und Änderungen einzureichen.

Digitale Personalakte im Self Service von Rexx Systems
In der digitalen Personalakte können Mitarbeiter Änderungen selbst durchführen. (Quelle: rexx-hr.com)

#4 Digitale Personalakte

Die Funktionsweise der Dokumentenablage innerhalb der digitalen Personalakte von Rexx war für uns nur schwer verständlich. Während Mitarbeiter sehr schnell auf hinterlegte Dokumente (z. B. Arbeitszeugnisse, Abrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen) zugreifen konnten, war es für uns nicht möglich, Dokumente im Mitarbeiterprofil hochzuladen.

Eine Upload-Funktion konnten wir weder als HR-Admin noch als Führungskraft oder Mitarbeiter im System finden.

Diana Galkin - Expertin für Business-Software bei Für-Gründer.de

Eine Upload-Funktion wäre praktisch, um je Mitarbeiter individuelle Dokumente hochzuladen, zum Beispiel Nachweise für Qualifikationen.

#5 Zeiterfassung

Die Arbeits- und Projektzeiterfassung innerhalb von Rexx hat uns positiv überrascht. Mit einem Klick konnten wir ein- und ausstempeln und sogar flexibel zwischen Projekten wechseln. Die Zeiterfassung sprang dabei automatisch auf das nächste Projekt.

Für Teams, die neben Arbeitszeiten auch Projektzeiten sehr genau abrechnen wollen, ist diese Funktion optimal.

#6 Personalentwicklung

Für unseren Praxistest wollten wir für einen fiktiven Mitarbeiter Entwicklungsziele festlegen. Der Mitarbeiter sollte zum Beispiel innerhalb der nächsten 3 Monate seine Verkaufszahlen um 10 % erhöhen. Obwohl wir das neue Ziel im Test gespeichert hatten, wurde es uns nicht mehr angezeigt. Erst beim 2. Versuch konnten wir das Ziel endlich im System sehen.

Die übrigen Entwicklungsfunktionen haben uns dagegen keine Probleme bereitet. Wir konnten ohne Mühe Entwicklungsgespräche anlegen, Fragebögen ausfüllen, Talente in der Leistungs-Potenzial-Matrix identifizieren oder Beurteilungen erstellen.

Zielvereinbarungen im Entwicklungsmodul von Rexx
In Rexx können Führungskräfte sehr individuelle Zielvereinbarungen treffen und messen. Die Einrichtung war während des Tests allerdings etwas herausfordernd. (Quelle: rexx-hr.com)

#7 Recruiting

Während des Tests haben wir aufgrund von zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten rund 1,5 Stunden für die Einrichtung des Recruiting-Moduls benötigt. Das war vor allem der detaillierten Konfiguration geschuldet.

Wir konnten beispielsweise definieren, wer für die Sachbearbeitung und wer für die Fachentscheidung zuständig ist, ob die Stelle an eine Personalvermittlung oder -beratung übergeben werden soll, WhatsApp-Bewerbungen zulässig sind oder die Aufnahme der Bewerbungen in den Talentpool erfolgt.

Jobportal-Konfigurator von Rexx
Im Jobportal-Konfigurator können Unternehmen diverse Änderungen selbst vornehmen, etwa Farben von Texten und Symbolen oder die Schriftart. (Quelle: rexx-hr.com)

Rexx Systems bietet einen eigenen Jobportal-Konfigurator, mit dem Unternehmen ihre Jobbörse an eigene Bedürfnisse anpassen können. Die Bearbeitung hat insgesamt gut funktioniert. Im Vergleich zu spezialisierten Recruiting-Tools ist uns jedoch aufgefallen, dass Rexx Systems kaum über das Notwendige hinausgeht. Wir konnten zum Beispiel Farben anpassen, Schriftarten ändern oder Bilder austauschen.

Design-Vorlagen bietet Rexx nicht, auch die Verwaltung neuer Seiten gelang uns während des Tests nicht, als wir eine Über-Uns-Seite anlegen wollten. Spezialisierte Recruiting-Tools sind an dieser Stelle deutlich flexibler.

#8 Rollen- und Rechteverwaltung

Für unser Testszenario wollten wir je Rolle individuelle Zugriffsrechte definieren. Zum Beispiel, dass die Geschäftsführung Zugriff auf alle Funktionen erhält, Azubis jedoch nur auf die Funktionen für das Berichtsheft, Zeiterfassung und das Helpcenter.

Im Test konnten wir jedoch nicht herausfinden, wo sich die Einstellungsmöglichkeit für die Rechteverwaltung befindet. Nach etwa 15 Minuten der Suche haben wir den Versuch abgebrochen.

#9 Bedienung

Die Bedienung von Rexx Systems hat uns im Praxistest insgesamt nicht überzeugt. Besonders in den Rollen HR-Administrator und Führungskraft empfanden wir die Navigation als verschachtelt und stellenweise wenig intuitiv.

Für die erste Orientierung benötigten wir deutlich mehr Zeit als bei anderen HR-Programmen unseres Vergleichs. Die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten erlaubten zwar eine detaillierte Konfiguration, erhöhten aber auch den Aufwand: Unser Testszenario konnten wir nicht wie geplant in 4 Stunden umsetzen.

Deutlich besser fanden wir uns in der Mitarbeiteransicht zurecht, da sie im Vergleich zu den anderen Rollen unseres Demo-Accounts wesentlich aufgeräumter wirkte.

Unser Fazit zur Benutzerfreundlichkeit von Rexx Systems: Um das volle Potenzial von Rexx auszuschöpfen, empfehlen wir HR-Verantwortlichen eine gründliche Einführung in die Personalmanagement-Software. Da wir auf eine geführte Einrichtung absichtlich verzichtet haben und Rexx überdurchschnittlich viele Funktionen bietet, fiel uns die Bedienung des Systems insgesamt schwer.

  | Erfahrungen anderer Nutzer mit Rexx Systems

Personalverantwortliche, Führungskräfte und Mitarbeiter bewerten Rexx Systems auf verschiedenen Portalen mit zwischen 3,2 und 4,7 von 5 Sternen:

  • Google Bewertungen: 4,7 von 5 Sternen bei 37 Bewertungen (sehr gut)
  • Capterra: 3,9 von 5 Sternen bei 38 Bewertungen (befriedigend)
  • Google Play (rexx Go App): 3,2 von 5 Sternen bei 233 Bewertungen und über 100.000 Downloads (befriedigend)
  • App Store (rexx Go App): 3,2 von 5 Sternen bei 135 Bewertungen (befriedigend)

Hinweis: Auf Trustpilot wird Rexx Systems mit 4 von 5 Sternen von 3 Nutzern bewertet. Aufgrund der geringen Anzahl an Bewertungen ist eine Einschätzung an dieser Stelle nicht aussagekräftig.

Was Nutzer an Rexx Systems schätzen

Rexx-Nutzer schätzen vor allem den großen Funktionsumfang der HR-Suite, die flexible Abbildung von HR-Prozessen, automatisierte Erinnerungen und die Eignung für umfangreichere HR-Abläufe.

Einige positive Bewertungen heben zudem die Kombination aus Recruiting, Personalmanagement, Talent Management, Zeit- und Abwesenheitsmanagement hervor.

Auch die DATEV-Anbindung ist ein Pluspunkt für Unternehmen, die vorbereitende Lohnabrechnung und Datenübergabe an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt benötigen.

Was sich Nutzer von Rexx Systems wünschen

Der häufigste Kritikpunkt in den negativen Bewertungen ist die Bedienung. Nutzer beschreiben die Benutzeroberfläche als unmodern und verschachtelt.

Kritik gibt es zudem an der Preisgestaltung und den stellenweise langsamen Support.

Vor- und Nachteile von Rexx Systems

Wir haben die Vor- und Nachteile, die von anderen Nutzern besonders häufig genannt wurden, zusammengefasst:

  • Großer Funktionsumfang
  • Automatische Personalprozesse
  • DATEV-Schnittstelle
  • Keine intuitive Benutzeroberfläche
  • Fehlende Preistransparenz

  | Welche Funktionen bietet Rexx Systems?

Rexx Systems ist eine modulare HR-Software, die Funktionen für Recruiting und Bewerbermanagement, digitale Personalakte, Zeiterfassung, Urlaub, Talentmanagement, Weiterbildung, Ausbildungsmanagement, Onboarding, Employee-Self-Service und die vorbereitende Entgeltabrechnung bietet.

Nachfolgend erklären wir die Funktionen im Detail:

  1. Recruiting und Bewerbermanagement (ATS)
  2. Personalverwaltung und digitale Personalakte
  3. Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
  4. Talentmanagement und Personalentwicklung
  5. Schulungsmanagement, E-Learning und Ausbildungsverwaltung
  6. Vergütung und Entgelttransparenz
  7. Onboarding und Offboarding
  8. Weitere Funktionen und Besonderheiten

#1 Recruiting und Bewerbermanagement (ATS)

Das Recruiting-Modul sowie das Bewerbermanagement zählen zu den größten Modulen in Rexx Systems. Kern des Moduls ist das Applicant Tracking System (ATS), das den Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Auswahl digital abbildet.

Stellenanzeigen veröffentlichen Personalverantwortliche gleichzeitig auf Jobbörsen und der eigenen Karriereseite. Eingehende Bewerbungen sammelt Rexx in einer zentralen Übersicht, wobei der CV-Parser Bewerbungen automatisch ausliest und Bewerbungsinformationen in das System überträgt.

In der Übersicht sehen Recruiting-Teams unter anderem:

  • Besondere Merkmale von Bewerbern (z. B. Schwerbehinderung)
  • Von welchem Kanal die Bewerbung einging (z. B. Jobportal, Karriereseite oder Empfehlung)
  • Welche Personen für die Bearbeitung und die Fachentscheidung zuständig sind

Zudem zeigt die integrierte Rexx KI anhand eines Scores an, wie gut die Bewerbung zur ausgeschriebenen Stelle passt.

Dabei ermittelt die KI auf Basis von anonymisierten Bewerbungen und den Anforderungen der Vakanz einen Prozentwert, an dem sich Recruiter und Fachentscheider im Einstellungsverfahren orientieren können.

Skill-Matching in Rexx Systems
Anhand des automatischen Skill-Matchings sehen Personalverantwortliche schnell, wie gut ein Bewerber zur Stelle passen könnte.

Hilfreich für Recruiting-Teams ist die Vakanzanalyse. Dabei ermittelt Rexx Systems automatisch die Jobbörsen, die die meisten Bewerbungen akquirieren und die meisten Bewerbungsgespräche zur Folge haben.

Während des Tests hatten wir allerdings Schwierigkeiten mit den Filtereinstellungen: Obwohl wir die Jobkategorie Personal & Recht ausgewählt hatten, zeigte uns Rexx nach wie vor die Kategorie IT an.

#2 Personalverwaltung und digitale Personalakte

Mit Rexx Systems können Unternehmen mit einem oder mehreren Standorten ihre Mitarbeiter zentral verwalten. Dabei bietet Rexx eine sehr umfangreiche digitale Personalakte, in der unter anderem folgende Informationen erfasst und verwaltet werden:

  • Personalstammdaten: Geschlecht, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Personalnummer, Zugangsdaten zum Self-Service-Portal, Staatsangehörigkeit
  • Arbeitszeitangaben: Arbeitszeitmodell (z. B. Voll- oder Teilzeit), regionale Feiertagseinstellung, Zeiterfassungsmodell, Zeitkonten, Berechnungsgrundlage für die Arbeitszeitberechnung
  • Abwesenheitsregeln: Urlaubsanspruch und Verfall des Resturlaubs
  • Zusatzfelder: Individuelle Ergänzungen der Personalakte, etwa DATEV-Mandanten oder Schulabschluss, abhängig vom Bedarf des Unternehmens
  • Entgeltrelevante Daten: Eintrittsdatum, Dauer der Probezeit, Art des Arbeitsverhältnisses, Abteilung und Rolle, ggf. Vertragsbefristung, Entgelttabelle bei Tarifvertrag (auch öffentlicher Dienst)

Über das Mitarbeiterportal (Employee Self Service) führen Mitarbeiter Änderungen an ihren Stammdaten selbst. Dazu zählen etwa Bankdaten, SV-Nummer, Steuer-ID, Kirchensteuermerkmale oder die Krankenkasse. Jede Änderung wird dabei von der zuständigen Führungskraft freigegeben.

Interessant ist, dass Mitarbeiter nicht nur Änderungen, sondern auch Dokumente und Auskünfte im Self-Service-Portal beantragen können. Zum Beispiel können Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung, ein Zwischenzeugnis oder Arbeitszeugnis mit digitaler Signatur über Docusign beantragen.

Rexx Systems denkt zudem an den Auskunftsanspruch eines Mitarbeiters, wenn es um das Entgelttransparenzgesetz geht. Dabei können Mitarbeiter unkompliziert einen Antrag zur Auskunft des Entgeltniveaus stellen, der anschließend von der Personalabteilung und der Führungskraft bearbeitet wird.

Antragswesen in Rexx
Mitarbeiter können in ihrer Personalakte auch Dokumente und Auskünfte beantragen. (Quelle: rexx-hr.com)

#3 Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung

Unternehmen definieren in Rexx Arbeitszeitmodelle, Urlaubs-, Pausen- und Überstundenregelungen sowie Zuschläge für die Wochenend-, Nacht oder Schichtarbeit nach ihren eigenen Anforderungen.

Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten im Browser, in der mobilen App Rexx Go oder bei Bedarf über ein Zeiterfassungsterminal bzw. eine Stempeluhr. Auch Urlaubs- und Abwesenheitsanträge stellen Mitarbeiter eigenständig. Die Freigabe erfolgt durch die zuständige Führungskraft, die Rexx automatisch bei neuen Anträgen informiert.

#4 Talentmanagement und Personalentwicklung

Rexx Systems bietet im Talentmanagement-Modul zahlreiche Funktionen, mit denen Führungskräfte über verschiedene Wege Personalentwicklungsmaßnahmen ableiten können:

  • Skillmanagement: Individuelle Qualifikationsstufen je Rolle und Lern- bzw. Entwicklungspfade
  • Entwicklungsgespräche: 360°-Feedback, anpassbare Gesprächsvorlagen, Zielvereinbarungen mit Meilensteinen
  • Nachfolgeplanung: Automatische Ermittlung von geeigneten Nachfolgekräften für Führungspositionen

Einen schnellen Überblick über Entwicklungspotenziale liefert die Leistungs-Potenzial-Matrix. Sie zeigt zum Beispiel an, welche aufstrebenden Talente es im Unternehmen gibt und wo noch möglicher Förderbedarf besteht.

Führungskräfte können daraus Maßnahmen wie Weiterbildungen oder eine gezielte Karriereplanung ableiten.

Leistungs-Potenzial-Matrix von Rexx Systems
In der Leistungs-Potenzial-Matrix von Rexx Systems lassen sich auf einen Blick aufstrebende oder zu fördernde Talente einsehen. (Quelle: rexx-hr.com)

#5 Schulungsmanagement, E-Learning und Ausbildungsverwaltung

Mit dem integrierten Learning Management System (LMS) von Rexx Systems können Betriebe für ihre Mitarbeiter Schulungen anlegen (oder von Rexx kaufen), Fortbildungen terminieren und sogar für Auszubildende Lern- und Entwicklungspläne definieren.

Das Ausbildungsmanagement ist im Vergleich zu anderen HR-Systemen unseres Vergleichs einzigartig. Rexx ermöglicht es Betrieben, Berichtshefte, Ausbildungszeiträume, Ausbilder und sogar Rahmenpläne zu verwalten. Damit profitieren insbesondere Ausbildungsbetriebe von der HR-Software.

Ausbildungsmanagement von Rexx Systems
Das Ausbildungsmanagement ist uns in noch keiner anderen HR-Software begegnet, vor allem nicht in diesem Umfang. (Quelle: rexx-hr.com)

#6 Vergütung und Entgelttransparenz

In Rexx Systems pflegen Unternehmen alle Daten, die für die vorbereitende Entgeltabrechnung relevant sind:

  • Löhne, Gehälter, Boni und Corporate Benefits
  • Bank-, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
  • Daten aus der Zeiterfassung sowie Abwesenheiten

Führungskräfte bzw. Lohnverantwortliche prüfen diese Datensätze und geben sie frei. Anschließend können die Daten per Export-Funktion oder Schnittstelle an den Steuerberater oder direkt an DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt übergeben.

Fertige Gehaltsabrechnungen und Abrechnungsergebnisse lassen sich anschließend zurück nach Rexx importieren und für Mitarbeiter im Self-Service-Portal zur Verfügung stellen.

Vorbereitende Entgeltabrechnung in Rexx
Rexx Systems unterstützt zwar nur die vorbereitende Entgeltabrechnung, bietet dafür aber eine Schnittstelle zu den Lohn-Tools von DATEV.

Eine eigene Lohnabrechnung inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeiter bei den SV-Trägern sowie dem Finanzamt bietet Rexx im Gegensatz zu Tools wie Sage HR & Payroll oder Personio nicht.

Interessant: Rexx Systems unterstützt Unternehmen auch bei der Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie. Zum Beispiel können Mitarbeiter von ihrem Auskunftsanspruch Gebrauch machen und eine Gehaltsauskunft beantragen.

Zudem sehen Personaler und Führungskräfte im Entgelttransparenzbericht, wie die Geschlechterverteilung im Unternehmen ist, wie hoch die Durchschnittsgehälter von männlichen, weiblichen und diversen Mitarbeitern sind und wie hoch die Abweichung ist.

Rexx plant noch weitere Funktionen in Vorbereitung auf das Entgelttransparenzgesetz:

  • Automatische Vergleichsgruppenbildung
  • Darstellung von Durchschnittsgehältern und Marktgehaltsvergleichen
  • Angabe von Gehaltsbändern in Stellenausschreibungen bzw. im Recruiting

Ob diese Funktionen zum Zeitpunkt der Nutzung bereits verfügbar sind, sollten Unternehmen vor Vertragsabschluss klären.

#7 Onboarding und Offboarding

Mit Rexx Systems erstellen Unternehmen individuelle Workflows für das On- und Offboarding von Mitarbeitern. Abläufe, Aufgaben und Zuständigkeiten sind für jeden Schritt frei konfigurierbar, zum Beispiel, dass Kollegin A für das Einführungsgespräch verantwortlich ist und Kollegin B für das Ausstellen der Arbeitsbescheinigung.

Auch Benachrichtigungen bei überschrittenen Terminen lassen sich einrichten. Eine Statusübersicht zeigt, wie weit die einzelnen Schritte bereits abgearbeitet sind.

Diana Galkin - Expertin für Business-Software bei Für-Gründer.de

Der Workflow-Generator wirkte auf den ersten Blick intuitiv, in der Praxis war das Feature aber alles andere als selbsterklärend. Das lösen andere HR-Tools einfacher.

#8 Weitere Funktionen und Besonderheiten

Rexx Systems bietet weitere nützliche Funktionen für große Unternehmen:

  • HR-Auswertungen und Personalcontrolling: Im Data Warehouse von Rexx finden Führungskräfte und Personalverantwortliche Berichte zu Mitarbeiterzahlen, Fluktuation, Krankentagen, Gehaltsentwicklung und zahlreiche weitere Berichte.
  • KI-Assistent Rai: Die KI-Assistenz Rai beantwortet Fragen zur Bedienung der Rexx Suite und zu HR-Themen und verweist dabei auf weiterführende Quellen. Während unseres Tests konnte uns die KI allerdings nicht weiterhelfen.
  • Intranet: Rexx verfügt über ein integriertes Enterprise Social Network, in dem Mitarbeiter Beiträge veröffentlichen oder Fragen stellen können.
  • Mitarbeiter-Chat: Über das Self-Service-Portal können Mitarbeiter miteinander chatten und sich beispielsweise zu Projekten austauschen.
  • Whistleblowing: Das Hinweisgebersystem nimmt Meldungen von Mitarbeitern und externen Personen entgegen. Unternehmen legen abhängig von der Meldungskategorie fest, wer zuständig ist, welche Informationen erfasst werden und wie die Bearbeitung strukturiert sein soll.

  | Wie viel kostet Rexx Systems?

Rexx Systems nennt die genauen Preise für Basispakete und Zusatzmodule nicht öffentlich. Für eine grobe Einschätzung können sich Interessenten jedoch an diesen Richtwerten orientieren:

Modulkombination Richtpreis pro Nutzer/Monat ab*
Recruiting (Standalone-Lösung) 0,50 €
Digitale Personalakte 0,70 €
Personalakte, Zeiterfassung & Recruiting 1,60 €
Personalmanagement & Talentmanagement Auf Anfrage

*Orientierungspreise bei jährlicher Vorauszahlung.

Die Gesamtkosten für Rexx Systems werden für jeden Betrieb individuell berechnet. Wie hoch die Kosten letztlich ausfallen, hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Anzahl der Beschäftigten
  • Anzahl der Nutzer (HR-Admins, Führungskräfte)
  • Art und Menge der gewählten Module (Talentmanagement, Recruiting, Zeiterfassung, E-Learning, etc.)
  • Art und Menge der benötigten Beratungs- und Schulungseinheiten

Vertragsbedingungen von Rexx Systems

Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Um den Vertrag fristgerecht zu kündigen, muss die Kündigung 6 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit erfolgen, sonst verlängert sich die Vertragslaufzeit um weitere 12 Monate. Kündigungen müssen schriftlich oder in Textform erfolgen, etwa per E-Mail.

Datensicherung nach Vertragsende

Entscheiden sich Anwender gegen eine Vertragsverlängerung, muss der Export von Zeiterfassungs-, Lohn- und Personalstammdaten mit mindestens 2 Monaten Vorlaufzeit beim Anbieter bestellt werden. Erfolgt keine Beauftragung, löscht Rexx Systems alle Anwenderdaten gemäß DSGVO unwiderruflich nach Vertragsende.

Um keine relevanten Personaldaten bei einem Systemwechsel zu verlieren, sollten Nutzer rechtzeitig den Datenexport beim Anbieter in Auftrag geben.

Zahlungsfristen für Schulung, Beratung und Implementierung

Für kleine Betriebe hat Rexx Systems Schulungspakete geschnürt, die 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden enthalten. Wie viel die Schulungspakete sowie darüber hinaus gehende Schulungs- und Beratungsstunden jeweils kosten, kommuniziert der Anbieter nicht öffentlich.

Die Kosten für Schulungen, Beratungsstunden sowie Implementierungsservice werden bei einem Betrag von weniger als 40.000 € zum Zeitpunkt der Beauftragung in Rechnung gestellt. Liegen die Kosten darüber, ist eine Hälfte nach Vertragsabschluss und die andere nach der Implementierung der Rexx Suite fällig.

Kostenlose Testversion

Rexx Systems bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Die Testversion endet automatisch und geht nicht in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Interessenten können sich auch eine Produktvorstellung (Demo) beim Anbieter buchen und sich die wichtigsten Funktionen zeigen lassen.

  | Welche Alternativen zu Rexx Systems gibt es?

Rexx Systems ist eine sehr umfangreiche HR-Software, die hauptsächlich für Betriebe ab 100 Mitarbeitern geeignet ist und verschiedenste Personalprozesse digital abbildet.

Kleinere Betriebe, die eine einfach zu bedienende Lösung suchen oder nur bestimmte Teilprozesse abbilden wollen, sollten sich folgende Alternativen genauer ansehen:

  • Personio: Einfach zu bedienende HR-Software mit Payroll-Lösung, integrierter Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Recruiting.
  • HRworks: HR-Lösung für mittelständische Betriebe, bei denen Personalverwaltung, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung im Mittelpunkt stehen.
  • Factorial: Richtet sich vor allem an wachsende KMU, die neben der klassischen Personalverwaltung auch Finanzprozesse digitalisieren möchten.
  • softgarden: Reine Recruiting-Software für Unternehmen, die ihr Bewerbermanagement modern abbilden möchten.

  | Häufige Fragen zu Rexx Systems

Welche Schnittstellen bietet Rexx Systems?

Rexx Systems bietet Schnittstellen zu Lohnabrechnungs- und ERP-Systemen wie DATEV, ADP/Paisy und SAP. Die DATEV-Anbindung ermöglicht den automatischen Austausch von Personal-, Gehalts- und Abrechnungsdaten. Über den Rexx Hub und eine offene REST-API lassen sich außerdem weitere Anwendungen integrieren, beispielsweise Zeiterfassungssysteme oder Zutrittskontrollen. Ob zusätzliche Kosten für die Anbindung entstehen, sollten Unternehmen individuell klären.

Wie sicher ist Rexx Systems?

Rexx Systems ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert und betreibt seine Cloud-Lösung in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Zum Sicherheitskonzept gehören verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups und Sicherheitstests. Zusätzlich nennt der Anbieter ein rund um die Uhr besetztes Security Operations Center (SOC). Unternehmen können die Software alternativ auf eigenen Servern (On-Premise) betreiben.

Kann ich Rexx Systems kostenlos testen?

Ja, Rexx Systems bietet eine kostenlose 30-tägige Testversion. Der Demozugang wird individuell zusammengestellt und nach einem Gespräch mit dem Anbieter freigeschaltet. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Die Testphase endet automatisch. Eine Kündigung ist nicht notwendig.

Kann Rexx Systems die Lohnabrechnung übernehmen?

Rexx Systems bietet eine vorbereitende Lohnabrechnung, aber keine eigenständige vollständige Entgeltabrechnung als Kernmodul. Über die DATEV-Schnittstelle können Unternehmen abrechnungsrelevante Personal- und Gehaltsdaten an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt übertragen. Fertige Gehaltsabrechnungen lassen sich anschließend wieder in Rexx importieren.

Unterstützt Rexx Systems die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Rexx Systems bietet mit Compensation & Benefits Funktionen zur Verwaltung von Vergütungen, Gehaltsrunden und Entgelttabellen. Damit lassen sich Gehaltsstrukturen dokumentieren und auswerten. Erweiterte Auswertungen für Gender-Pay-Gap-Analysen sind laut Anbieter teilweise noch geplant. Da die Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht noch aussteht, ist noch ungeklärt, ob Rexx damit sämtliche Anforderungen erfüllen wird.

Welche KI-Funktionen bietet Rexx Systems?

Rexx Systems bietet mit Rai einen eigenen KI-Assistenten, der Fragen zur Software beantwortet und beispielsweise bei der Erstellung von Stellenanzeigen unterstützt. Im Recruiting kommen außerdem KI-gestütztes CV-Parsing und Bewerbermatching zum Einsatz. Dabei können Bewerbungen anhand definierter Anforderungen bewertet und passende Kandidaten vorgeschlagen werden.

Wie lange dauert die Implementierung von Rexx Systems?

Die Einführung von Rexx Systems dauert laut Anbieter zwischen 3 und 12 Wochen, abhängig vom Funktionsumfang. Für das reine Bewerbermanagement sind 3 bis 4 Wochen vorgesehen, für das Personalmanagement 4 bis 6 Wochen und für die gesamte Rexx Suite 8 bis 12 Wochen. Bei komplexeren Anforderungen, individuellen Schnittstellen oder umfangreichen Datenmigrationen kann die Implementierung länger dauern. Ein persönlicher Consultant begleitet die Einrichtung.

Eignet sich Rexx Systems für Unternehmen mit Schichtbetrieb?

Ja, Rexx Systems bietet ein Schichtmanagement für Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten. HR kann Früh-, Spät- und Nachtschichten konfigurieren, Schichtmodelle im Kalender zuweisen und Abwesenheiten automatisch berücksichtigen. Mitarbeiter können über das Self-Service-Portal Schichtwechsel beantragen.

Bildet Rexx Systems Betriebsratsprozesse ab?

Rexx Systems bietet individuell konfigurierbare Genehmigungsworkflows und rollenbasierte Zugriffsrechte. Damit lässt sich der Betriebsrat grundsätzlich in HR-Prozesse einbinden, wodurch zum Beispiel neue Vakanzen oder mögliche Einstellungen zunächst durch den Betriebsrat freigegeben werden müssen.

Erfüllt Rexx Systems die Anforderungen der BVV 2027?

Rexx Systems unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Ab 2027 müssen auch bisher befreite Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die digitale Personalakte bietet dafür eine strukturierte Dokumentenablage, einen Scanmanager und individuell steuerbare Zugriffsrechte.

  | Unser Fazit

Rexx Systems lohnt sich vor allem für mittelständische und größere Unternehmen, die komplexe Personalprozesse digitalisieren und automatisieren möchten.

Stärken zeigt die HR-Software vor allem im Recruiting, der umfangreichen Personalverwalten, individuellen Worklows für automatisierte Personalprozesse und der modularen Erweiterbarkeit. So können Unternehmen zunächst reduziert starten und den Funktionsumfang laufend erweitern.

Der große Funktionsumfang hat allerdings seinen Preis. Die betreute Einführung dauert mehrere Wochen und die Bedienung ist weniger intuitiv als bei vergleichbaren HR-Softwares.

Zu den Schwächen der HR-Suite zählen auch die fehlende Preistransparenz und die vergleichsweise langen Vertragslaufzeiten von mindestens einem Jahr.

Wer sich unsicher ist, ob Rexx zum Unternehmen passt, sollte die 30-tägige Testversion ausgiebig nutzen.

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Als Gründer, Selbstständiger oder Unternehmer weißt du, wie wichtig passgenaue Inhalte sind. Hilf uns, diese auch in Zukunft zu liefern, indem du uns bewertest.

Autor: Diana Galkin
Expertin für Business-Software
Diana Galkin - Expertin für Business-Software bei Für-Gründer.de

Diana ist gelernte Verkäuferin im Einzelhandel und gründete nach ihrem BWL-Studium ein eigenes Unternehmen. Während dieser Zeit machte sie viele Gründungsfehler. Als Redakteurin und Software-Testerin bei Für-Gründer.de bewahrt sie Selbstständige vor teuren Fehlentscheidungen.