CRM Software für Gründer: Nutzen, Auswahl, Kosten

CRM Software hat längst das Adressbuch abgelöst. Sie hilft dabei, Informationen für das Kundenmanagement (Customer Relationship Management) zu sammeln, diese besser zu strukturieren und für das Unternehmen strategisch zu nutzen. Dabei bietet die Software aber nicht nur einen Speicher für Kontaktdaten, sondern sie eignet sich auch dafür, systematisch Kundenakquise zu betreiben.

Welche Möglichkeiten Sie damit haben, worauf es bei der Auswahl ankommt und welche Unterschiede es gibt, erfahren Sie hier. Außerdem stellen wir 5 kostenfreie Anbieter sowie 5 kostengünstige Angebote vor und geben Tipps für die Einführung der CRM Software.



Was Sie in diesem Beitrag über CRM Software erfahren

  1. Wofür benötigt man CRM Software?
  2. Welche Auswahlkriterien sind wichtig?
  3. Open Source CRM vs. kostenpflichtige Anbieter - was passt zu mir?
  4. Drei Tipps für die Einführung von CRM Software.
  5. Fehler, die Sie im Kontext mit CRM Software vermeiden sollten.

CRM Software: Wofür benötige ich das?

CRM Software hilft Ihnen im ersten Schritt dabei, die Informationen, die Sie über Ihre Kunden haben, zu bündeln. Sie ist also als ein hochwertiges Onlineadressbuch zu sehen, das Ihnen dabei hilft, sämtliche Daten konsequent zu sammeln und zu strukturieren, so dass Sie diese strategisch für Ihre Arbeit nutzen können. So können Sie bereits bestehende Kontaktdaten mit Kaufinteressen (basierend auf Informationen aus einem Onlineshop) mit selbst hinzugefügten Informationen, Aufgaben und Terminen in einer CRM Software bündeln.

Die CRM Software hilft Ihnen dabei, auf Kundenbedürfnisse gezielt einzugehen, Kontaktverläufe zu dokumentieren und Kunden besser zu betreuen, zu beraten und zu binden. Neben dem Vertrieb und dem Marketing kann es auch in weiteren Unternehmensbereichen, wie Pressearbeit, Verwaltung oder Personal genutzt werden.

TIPP

Sie interessieren sich dafür, was Customer Relationship Management (CRM) überhaupt ist? Was mögliche Ziele des Einsatzes sein können und welche Vorteile CRM Software bringt? Für wen sich CRM Software eignet? Dann lesen Sie hier weiter und kehren Sie später zu unseren Tipps für die richtige Auswahl zurück.

Eine CRM-Software hilft dabei, Informationen für das Kundenmanagement zu sammeln, diese besser zu strukturieren und für das Unternehmen strategisch zu nutzen.

CRM Software bringt also eine Reihe an Vorteilen. Doch gibt es auch Nachteile? Der einzige Nachteil, den Sie durch CRM Software haben können, sind die entstehenden Kosten. Jedoch gibt es zum einen auch kostenfreie Open Source-Lösungen und selbst bei kostenpflichtigen Anbietern, rentieren sich die Kosten bei effektivem Einsatz meist schnell. Weitere Kritikpunkte können sein, dass die Kommunikation und der persönlicher Kontakt nicht in den Hintergrund treten dürfen oder dass das System zu komplex ist - eine sorgfältige Auswahl und Implementierung der Software ist daher das A und O. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie das am besten geht.

Auswahlkriterien für CRM Software

Wenn Sie auf der Suche nach der passenden CRM Software sind, ist es wichtig, sämtliche Aspekte bereits vorab zu überdenken. Wichtig sind beispielsweise die genauen Ziele, die Sie mit dem CRM erreichen wollen. So können sich Programme unterscheiden, je nach dem, ob Sie diese für die Akquise oder für Ihre Pressearbeit nutzen wollen. Eine Grundvoraussetzung ist außerdem immer die Akzeptanz der Mitarbeiter. Achten Sie also auf eine gute Usability des Systems - im Vordergrund steht, dass Ihre Mitarbeiter die Software später auch nutzen.

Folgende Leitfragen können Ihnen bei der Auswahl einer CRM Software helfen:

  • Was sind meine Ziele? (bspw. Neukundengewinnung, Vertriebskosten senken, Transparenz schaffen)
  • Welche Prozesse sollen abgebildet werden? (bspw. Akquiseziele, Kundenstammentwicklung etc.)
  • Welche Informationen über meine Kunden benötige ich? (bspw. nur Kontaktdaten oder auch Kaufverhalten etc.)
  • Wie viel Anpassungsspielraum benötige ich für die Nutzung der Software in verschiedenen Abteilungen? (bspw. Marketing, Vertrieb, Presse)
  • Wie viel IT-Erfahrung haben meine Mitarbeiter?
  • Wie ist die Usability des Systems? (Konfiguration selbst machbar?)
  • Wie kommuniziere ich mit meinen Kunden? (bspw. Angliederung an ein E-Mail-Programm)
  • Gibt es Importfunktionen für weitere Schnittstellen? (bspw. E-Mail-Marketing-System oder Onlineshop)
  • Wo werden die Daten gespeichert, die ich in das CRM-System übertrage? Entspricht dies den Datenschutzrichtlinien, die ich einhalten muss?
  • Wie viel Budget habe ich für CRM Software?
  • Wie viel Speicher benötige ich und wie viele Kontakte habe ich / werde ich haben?
  • Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff auf das CRM System haben?
  • Supportmodell: Wo, wann und auf welcher Sprache erhalte ich Hilfe von meinem Anbieter?

Open Source vs. kostenpflichtige Anbieter: Kosten und Unterschiede

Wer CRM Software anschaffen will, der hat zunächst die Möglichkeit, sich Open Source - also kostenfreie - Anbieter anzuschauen. Diese haben oft Limitierungen, beispielsweise was den Speicher, die Anzahl der Kontakte oder User angeht. Je nach Größe des eigenen Unternehmens kann eine Open Source CRM Software jedoch ausreichend sein für Gründer und Start-ups.

Entscheidende Unterschiede gibt es außerdem in Sachen Support. Viele Anbieter kostenfreier Lösungen bieten nur online Unterstützung oder gleich gar keine Hilfemöglichkeit an. Einige Anbieter sitzen auch nicht in Deutschland, so dass eine Erreichbarkeit zu den üblichen Geschäftszeiten nicht gewährleistet sein kann. Wer also auf Unterstützung angewiesen ist und sichergehen will, dass nach deutschen Datenschutzrichtlinien gearbeitet wird, der sollte bei der Auswahl der CRM Software auch auf den Standort des Unternehmens achten.

Fünf Beispiele für Open Source CRM Software

Folgende fünf Open Source Softwareanbieter leisten gute Basisfunktionen für Gründer und Start-ups. Im Vergleich zu kostenpflichtigen Alternativen haben kostenfreie Lösungen allerdings Limitierungen, insbesondere was die Useranzahl und die Speichergröße sowie die Anzahl an Kontakteinträgen betrifft.

Wer diese Einschränkungen umgehen will, für den bieten alle Anbieter auch Upgrades, bei denen bspw. der Speicher deutlich größer oder sogar unbegrenzt ist und mehr Kontakte eingetragen werden können. Außerdem werden i.d.R. die Daten bei einer kostenpflichtigen Version vom Anbieter gehostet. Bei kostenfreien Version müssen Sie diesen auf einem eigenen Server installieren und warten.

Die Kosten für ein Upgrade liegen zwischen 10 und 30 Euro pro User pro Monat. Entscheidend für den Preis fast immer, von wie vielen Mitarbeitern die CRM Software genutzt wird.

#1 SuiteCRM

SuiteCRM ist mit Sitz in Schottland die wahrscheinlich verbreitetste Open Source Lösung. Beliebt ist sie insbesondere deswegen, weil es keine Limitierung gibt, was die Kontaktanzahl, die User oder den Speicherplatz angeht. Einziger Nachteil: Die Software muss selbst auf einem Server installiert und gewartet werden.

#2 vtiger

Vergleichbar mit suiteCRM gibt es auch hier keine Limitierungen in Sachen Kontaktanzahl, User oder Speicherplatz. Ebenso wird das Programm aber auch nicht beim Anbieter gehostet. Ein Unterschied zu suiteCRM liegt vor allem im Preis des Upgrades, das mit rund 10 US-Dollar sehr günstig ist. Auch der 24-Stunden-Service sticht hier hervor, da er keine Selbstverständlichkeit bei CRM-Anbietern ist.

#3 capsule

Capsule ist ein cloudbasierter Open Source-Anbieter. Allerdings gibt es hier ein Limit von 250 Kontakten, zwei kostenfreien Usern und 10 MB Speicherplatz. Für sehr kleine Unternehmen ist dieses Programm also geeignet - und auch das Upgrade kostet unter 10 Euro pro User. Der Unternehmenssitz ist in England.

#4 Bitrix24

Bitrix24 hat seinen Hauptsitz in den USA. Die Software ist wie capsule cloudbasiert. Eine Begrenzung gibt es aber nur beim Speicherplatz (5 MB). Bitrix24 bietet eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten und Usern. Wem der Speicherplatz von 5 MB ausreicht, für den empfiehlt sich dieses Programm. Allerdings ist das Upgrade vergleichsweise teuer und somit sollte hier langfristig überdacht werden, ob der Speicherplatz ausreichend ist.

#5 1CRM

1CRM hat seinen Sitz als Einziger der genannten Anbieter in Deutschland, genauer gesagt in Stuttgart. Angeboten wird hier auch eine kostenfreie Startup-Edition mit 3 Usern, 750 Kontakten und 1GB Speicher. Als Cloudversion ist 1CRM dann kostenpflichtig, aber immer noch gut bezahlbar für Gründer.

Fazit Open Source CRM Software

Der Unterschied zwischen den Open Source-Lösungen liegt vor allem darin, wo sie gehostet wird. Bei vielen Anbietern gibt es Limitierungen - sei es in der Useranzahl, der Kontaktanzahl oder dem Speicher. Je nachdem, was Sie also bezwecken wollen, wie viele Mitarbeiter mit der CRM Software arbeiten und wie groß Ihr Kundenstamm ist, eignen sich andere Programme. Die Upgrades sind bei allen Anbietern gut bezahlbar - meistens zahlt man pro User und Monat, so dass die Mitarbeiteranzahl am Ende für den Preis entscheidend ist.

  • Auf jeden Fall empfehlen können wir eine Testphase, in der noch nicht das komplette CRM-System eingerichtet wird, sondern lediglich die Möglichkeiten und Erweiterungen (ggf. im Rahmen von Upgrades) überprüft werden. Denn ein späterer Wechsel zu einem anderen System ist sowohl zeit- als auch kostenintensiv. Berücksichtigen Sie also auch die langfristige Entwicklung Ihres Unternehmens und somit auch die langfristige Nutzung Ihrer CRM Software.

Fünf CRM-Anbieter, die für Gründer bezahlbar sind

Im Bereich der kostenpflichtigen CRM Software, mag so manchem sofort SAP einfallen. Hierbei handelt es sich um das wohl bekannteste System mit dem größten Marktanteil, das aber für Start-ups in der Regel deutlich zu teuer ist. Wer sich im Bereich der kostenpflichtigen CRM Software informieren möchte, der sollte sich beispielsweise diese fünf Anbieter ansehen:

  • Scopevisio
  • Salesforce
  • SugarCRM
  • Sage
  • Zoho

Alle Anbieter liegen im Bereich von max. 35 Euro pro Monat und User und haben in der Regel ausreichende Möglichkeiten für Gründer und Start-ups. Die relevanten Unterschiede liegen hier nicht mehr im Speicher oder der Kontaktanzahl, sondern insbesondere in den Einzelheiten der Funktionen.

Scopevisio punktet wie auch Salesforce und Sage in der Datenspeicherung in Deutschland. Salesforce ist der teuerste der fünf Anbieter, allerdings auch der, der am verbreitetsten ist. Der Vorteil: Die Software bietet nahezu keine Begrenzung im Funktionsumfang. Dasselbe wird auch über Zoho gesagt, allerdings nicht mit Datenspeicherung in Deutschland. SugarCRM ist ebenfalls sehr empfehlenswert - allerdings nur in der kostenpflichtigen Version, weshalb der Anbieter hier gelistet ist, obwohl er eine kostenfreie Version anbietet. Sage ist der kostengünstigste Anbieter aus unserer Auswahl.

Neben der hier genannten CRM Software gibt es auch weitere Programme, die sich auf verschiedene Branchen spezialisiert haben. So sollten Sie sich bspw. im Bereich Presse oder Pharma über die genannten Anbieter hinaus informieren. Die fünf von uns ausgewählten Lösungen sind klassische Anbieter im Bereich Marketing und Vertrieb. Wollen Sie medizinische Anfragen oder Studienergebnisse oder aktuelle Pressekontakte automatisiert einfließen lassen, so bietet sich branchenspezifische CRM Software an. Diese ist jedoch auch meist deutlich teurer als die klassischen Anbieter für Marketing und Vertrieb.

TIPP

An der Kundenakquise kommt kein erfolgreicher Gründer vorbei. Damit Ihnen die Kundengewinnung leichter fällt, stellen wir im Bereich "meine Firma" unterschiedliche Angebote vor, mit denen Sie in der Akquise deutlich erfolgreicher sein werden.

3 Tipps für die Einführung von CRM Software

Die Einführung von CRM Software kann scheitern, wenn sie nicht richtig ausgewählt wurde und nicht auf Ihre Projekte anwendbar ist. Allerdings kann das Projekt CRM auch an der Umsetzung der Mitarbeiter scheitern. Folgende drei Punkte sind daher genau so wichtig, wie die gründliche Auswahl des Programms:

Tipp 1: Holen Sie sich die Akzeptanz der Mitarbeiter

Der erste Schritt, wenn Sie CRM Software einführen, ist die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter. Am besten binden Sie diese von Anfang in Ihre Planung ein. Denn wer mit einem CRM-System arbeitet, für den bedeutet das ein grundlegendes Umdenken in der Arbeitsweise. Es handelt sich hierbei um einen Prozess der Digitalisierung und der Transparenz. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter verstehen, wieso das dem Unternehmen hilft und inwiefern die Mitarbeiter selbst davon profitieren.

Tipp 2: Bieten Sie Hilfestellungen an

Mit Tipp 1 geht auch die professionelle Arbeit mit der CRM Software einher - und zwar von Anfang an. Die Anforderungen an jeden Mitarbeiter müssen klar kommuniziert werden. Benennen Sie ggf. eine/n Ansprechpartner/in, der/die sich um die Einführung und offene Fragen kümmert. Auch eine Schulung oder ein Workshop zu Beginn der Einführung kann sinnvoll sein.

Tipp 3: Sorgfalt ab Tag 1

Das CRM-System sollte nach der Einführung die einzige Quelle für interne Informationen sein. Wichtig ist also, dass alle Kontakte von Outlook oder anderen E-Mail-Programmen sowie aus Exceltabellen und sonstigen Quellen übertragen werden. In diesem Zuge sollte auch die Qualität von bestehenden Daten überprüft werden. Welche Daten benötigen Sie wirklich? Welche bringen Sie in Zukunft weiter? Welche sind überflüssig? Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Eine Hilfestellung dabei kann auch sein, Zeit für die Einarbeitung in die CRM Software für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, damit diese wichtige Grundlage im Arbeitsalltag nicht in den Hintergrund tritt.

5 Fehler bei der Auswahl von CRM Software

Zum Abschluss haben wir noch fünf häufig gemachte Fehler zusammengestellt, die Sie vermeiden können, wenn Sie die CRM Software in Ihrem Unternehmen implementieren wollen:

1. Zu wenig Zeit für die Auswahl

Am besten fragen Sie bekannte Unternehmer und Geschäftspartner, welche Erfahrungen sie mit CRM Software gemacht haben. Auch im Internet und im persönlichen Gespräch mit den Anbietern können Sie sich über die Details der einzelnen Angebote informieren. Aus Zeitgründen wird häufig schnell entschieden und gar nur eine dieser Optionen genutzt. Nehmen Sie sich die Zeit, um das passende Produkt zu finden und testen sie ggf. verschiedene Anbieter. Die Zeit hierfür werden Sie nach der erfolgreichen Einführung der Software schnell wieder aufholen.

2. Zu viele Funktionen

Viel hilft nicht immer viel. Gerade bei einer CRM Software ist wichtig, dass nur wirklich relevante Funktionen abgedeckt werden. So kann das Tool effektiv genutzt werden. Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche.

3. CRM Software für nur einen Bereich ausgewählt

Von Anfang an sollte überlegt werden: Wer kann die CRM Software nutzen? Eine Einführung für bspw. den Vertrieb liegt nahe, aber es ist möglich, dass sich das System nicht auf andere Bereiche übertragen lässt. Am besten ist es, Sie planen von Anfang, in welchen Abteilungen die CRM Software möglicherweise noch eingesetzt werden soll und prüfen zu Beginn, ob eine Erweiterung - beispielsweise für Presse und Personal - möglich wäre.

4. Schnittstellen nicht berücksichtigen

Haben Sie ein E-Mail-Marketing-System, einen Onlineshop oder weitere Schnittstellen, die sich sinnvoll mit der CRM-Arbeit verknüpfen lassen? Prüfen Sie von Anfang, ob eine Kopplung der Daten möglich ist, und sparen Sie sich doppelte Arbeit. Ebenso sollten Sie die Importfunktionen prüfen, damit die bereits vorhandenen Daten möglichst unkompliziert in Ihr System einlaufen können, bspw. Excel-Sheets oder Outlook-Adressbücher.

5. Nach der Auswahl der CRM Software ist der Prozess nicht vorbei

Viele CRM-Projekte scheitern daran, dass nach der Auswahl von einem Selbstläufer ausgegangen wird. Doch Ziele müssen immer wieder strategisch festgelegt werden. Kontinuität der Nutzung und ggf. Anpassung des Systems sind eine Grundvoraussetzung.

Erfahren Sie hier mehr über Einsatzgebiete und Ziele von CRM Systemen. Wir haben auch weitere Maßnahmen zur Kundengewinnung und -akquise für Sie zusammengestellt. CRM ist im Übrigen nicht gleichzusetzen mit E-Mail-Marketing. Während Sie in einem E-Mail-Marketing-System insbesondere Adressen sammeln, deckt ein CRM-System deutlich mehr Informationen ab, also beispielsweise auch das Kaufverhalten oder den gebrachten Umsatz. Lesen Sie hier weiter, wenn Sie mehr über E-Mail-Marketing erfahren wollen.