Zu viel Papierkram? Abrechnung ganz einfach

Überblick behalten, und zwar in Echtzeit

Wer nicht gerade den Papierkram liebt und alles feinsäuberlich abheftet, dem fehlt meist der Überblick über den aktuellen Stand der Finanzen. Komplexer wird es, wenn die Firma wächst und auch Teamleiter und einzelne Mitarbeiter Einkäufe und Geschäftsreisen tätigen. Belege einzusammeln und zu verwalten kostet dem Unternehmer Arbeitszeit, die besser für die Akquise und die Umsetzung der Unternehmensziele verwendet werden sollte.

Digitale Komplettlösungen wie die von Pleo vereinfacht mit wenigen Klicks das Kostenmanagement sowie die Unternehmensausgaben.

Die Vorteile:

• Ihr habt die eigenen Kosten jederzeit im Blick.
• Die Ausgaben des Teams sind in Echtzeit abrufbar.
• Merkwürdige Zahlungen könnt ihr sofort stoppen.
• Doppelte Ausgaben einzelner Mitarbeiter, z. B. für Businessabos, werden erkannt.
• Transparente Kostenaufstellungen erleichtern Entscheidungen für weitere Ausgaben.

Wenn ihr die Ausgaben des gesamten Unternehmens jederzeit abrufen könnt, seht ihr, ob diese auf eure Unternehmensziele einzahlen.

• Passen die Marketingausgaben zu den Marketingstrategien?
• Sind nur notwendige Lizenzen vergeben oder zahlt ihr für welche, die ihr gar nicht mehr für eure aktuellen Projekte braucht?
• Welche Online-Ausgaben - von Google Ads-Konten bis hin zu Medienabonnements - werden regelmäßig getätigt?
• Gibt es doppelte Ausgaben durch verschiedene Mitarbeiter?

Schnell lassen sich unnötige Ausgaben ausfindig machen. Während ein schneller Überblick mit diversen Exceltabellen nur schwierig ist, können digitale Komplettlösungen wie von Pleo die Prozesse zeit- und kostensparend automatisieren.

• Tipp: Pleo hat 9 Digitaltools für Unternehmen in einem kostenlosen Ebook gesammelt.

Kostenabrechnung automatisiert: so funktioniert's

Üblicherweise trudeln am Ende eines Monats die Kreditkartenabrechnungen ein und der Chef und die Abteilungsleiter laufen durch die Gänge und fragen, wer welche Ausgaben getätigt haben. Bei unklaren Bezeichnungen auf der Abrechnung geht gar die Suche los, welche Bahnfahrt hinter welcher Buchstabenkombination steckt. Viel Geduld wird dafür benötigt und unnötige Zeit geht verloren. 

Es geht einfacher: Mit der PLEO Komplettlösung laufen im Tool alle Ausgaben des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeiter, zum Beispiel Reisekosten, Online-Ausgaben oder Anschaffung von Büromaterial, zusammen.

Jeder Mitarbeiter scannt seine eigenen Belege ein und das Tool erfasst diese.

• Der Mitarbeiter kann die Belege einfach per Smartphone erfassen.
• Standortübergreifend einsetzbar und GoBD-konform
• Die Ausgaben werden automatisch vorkontiert.
• Kilometer- und Verpflegungspauschalen können berechnet und verwaltet werden.
• Dank der Schnittstelle zu Buchhaltungssytemen wie DATEV oder Lexoffice müssen weder Chefs noch Buchhalter Belegen hinterherlaufen noch die fehlerhaften Spesenabrechnungen korrigieren.

Die Mitarbeiter bekommen mehr Verantwortung übertragen und entlasten dadurch Unternehmer und Buchhalter. Zusätzlich ist jederzeit der Überblick über den Ist-Stand der Ausgaben gegeben.

Verantwortung an Teammitglieder abgeben

In der Regel ist es so, dass die Mitarbeiter die Firmenkarte des Chefs verwenden, wenn sie eine Online-Marketing-Maßnahme buchen wollen, ein Hotelzimmer für den Kundentermin brauchen oder Papier für den Drucker bestellen wollen. Abgesehen davon, dass rechtlich eine Firmenkarte nicht übertragen werden darf, ist für jeden Prozess Abstimmung nötig - vorab für die Bestellung und im Nachgang für die Abrechnung. Fehlerhafte Bestellungen oder Abrechnungen fallen meist sehr spät auf.

Mit eigenen Firmenkarten und Zusatzkarten können die Prozesse klar definiert werden. Wer ist für welche Anschaffungen zuständig, wer erhält welches Budget dafür und wo werden die Ausgaben sowie die Belege festgehalten.

Mithilfe von physischen und virtuellen Firmenkarten kann jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich seine Kosten managen. Der Unternehmer legt zu Beginn die Rahmen fest und muss im Anschluss nicht mehr für jede Ausgabe angesprochen werden.

Automatisch zu mehr Zeit:

• Dem Mitarbeiter stehen eine physische und/oder virtuelle Karten je nach Bedarf zur Verfügung.
• Individuelle Limits können festgelegt werden.
• Virtuelle Karten sind für Online-Ausgaben praktisch.
• Nach Abschluss der Firmenkarte ist sie sofort einsetzbar.
• Mit einem Klick können Firmenkarten gesperrt werden, wenn eine Zahlung merkwürdig erscheint.

Fazit: Am Ende des Monats mehr Zeit und Geld

Eine Komplettlösung für das Kostenmanagement inklusive Firmenkarten erleichtert den Arbeitsalltag ungemein. Die Ausgaben können transparent und in Echtzeit angeschaut werden, der Papierkram reduziert sich auf das nötige Minimum, fehlerhafte Abrechnungen und doppelte Business-Abos werden vermieden und es bleibt Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Der Unternehmer und sein Buchhalter haben keinen unnötigen Abrechnungsberg am Ende des Monats und vor allem jederzeit den Überblick über die Kosten der Abteilungen, Teams und Mitarbeiter.

Das bietet dem Unternehmer eine gute Entscheidungsgrundlage für weitere Investitionen und er kann Prognosen erstellen.

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