ToolTime im Test: Für welche Betriebe lohnt sich die Handwerker-Software?

ToolTime belegt in unserem Handwerker-Software-Vergleich mit der Note 1,7 („gut“) den 4. Platz. Damit landet ToolTime knapp hinter dem drittplatzierten Bosch OfficeOn (Note: 1,6).

Insgesamt haben wir 12 Handwerker-Softwares anhand von 107 Vergleichskriterien getestet. Dazu zählen Preis, Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und Support. Die Notenspanne im Vergleich reichte von 1,2 bis 3,4.

Nachfolgend erklären wir im Detail, welche Ergebnisse ToolTime in unseren einzelnen Test-Kategorien erzielt hat.

ToolTime konnte uns im Praxistest mit einer einfachen Bedienung überzeugen. Andere Nutzer bewerten die Handwerker-Software in manchen Punkten jedoch anders.

In diesem Kapitel gehen wir auf unsere Erfahrungen im Praxistest ein und fassen die Bewertungen anderer Nutzer zusammen.

Im Praxistest überzeugt ToolTime mit einer modernen und übersichtlichen Benutzeroberfläche und einer sehr einfachen Bedienung.

Die Menüführung ist logisch aufgebaut, wodurch Handwerker wichtige Funktionen schnell finden. Angebote, Rechnungen und Kunden sind in wenigen Klicks angelegt.

Sowohl neue Nutzer als auch erfahrene Anwender finden sich in ToolTime ohne lange Einarbeitungszeit schnell zurecht.

Hilfreich beim schnellen Einstieg sind folgende Angebote von ToolTime:

• Geführte virtuelle Onboarding-Tour
• Helpcenter mit umfangreichen Anleitungen
• Video-Tutorials für die wichtigsten Funktionen

Wer eine intensivere Unterstützung bei der Einarbeitung benötigt, kann eine persönliche Schulung für 249 € einmalig hinzubuchen.

Von der Registrierung für die Testversion bis zur Anmeldung in der Handwerker-Software haben wir rund 1 Minute benötigt.

Um die Handwerker-Software final einzurichten, müssen Nutzer einige Schritte unternehmen:

• Kunden- und Lieferantendaten anlegen
• Nummernkreise für Angebote und Rechnungen festlegen
• Vorlagen individuell anpassen
• Materialien und Leistungen manuell anlegen

Der grundlegende Einrichtungsprozess ist schnell erledigt. Durch den fehlenden Selbstimport von Kunden- und Artikeldaten dauerte die vollständige Einrichtung im Praxistest jedoch länger als bei einigen anderen Anbietern.

Zum Beispiel bei Das Programm oder plancraft hatten wir keine Probleme, Datenimporte selbst durchzuführen.

Für den Import von Kunden- oder Artikeldaten verlangt ToolTime je nach Tarif 99 € pro Upload-Service.

In unsere Bewertung flossen die Rezensionen aus Capterra, dem Google Play und Apple Store sowie Google Reviews ein.

Bewertungen aus unabhängigen Portalen:

• 4,8 Sterne bei Google Reviews (381 Bewertungen)
• 3,9 Sterne bei Google Play (113 Bewertungen)
• 3,9 Sterne im App Store (93 Bewertungen)
• 3,9 Sterne bei Capterra (31 Bewertungen)

Nachfolgend zeigen wir, was andere Nutzer an ToolTime schätzen und was sie bemängeln.

Nutzer von ToolTime loben insbesondere folgende Punkte:

• Einfache Bedienung
• Schneller und hilfreicher Support
• Verbesserte Kommunikation zwischen Mitarbeitern
• Unkomplizierter Wechsel vom alten System auf ToolTime
• Dokumentation von Baustellen

Nutzer von ToolTime wünschen sich in folgenden Punkten eine Verbesserung:

• Zu lange Vertragsbindung
• Unausgereifter GAEB-Import
• Wenige Verwaltungsfunktionen in der mobilen App

Häufig erwähnte Kritik umfasst die fehlende Testversion. Eine kostenlose Testversion bietet ToolTime mittlerweile an.

ToolTime deckt alle wichtigen Funktionen für Handwerksbetriebe ab und bietet darüber hinaus noch ein paar Besonderheiten.

Im Folgenden zeigen wir, welche Funktionen die Software für Projektplanung, Kundenverwaltung und die Buchhaltung bietet.

Für die Projekt- und Auftragsverwaltung bietet ToolTime alle nötigen Funktionen, die kleine bis mittlere Handwerksbetriebe benötigen.

Die Projektverwaltung ist in ToolTime sehr übersichtlich gestaltet. Im Projekt können Handwerker neue Termine, Angebote, Rechnungen und weitere Belege erfassen. Auch Dokumente und Bilder können in der Projektmappe abgelegt werden.

Weitere Funktionen für die Projektplanung

• Terminplanung in der Kalender-, Karten und Listenansicht
• Wiederkehrende Termine für regelmäßige Termine und Wartungen
• Google-Maps-Integration im Browser und in der App
• Arbeits- und Projektzeiterfassung
• Aufmaß-Funktion (für Länge, Fläche, Raum oder Anzahl)
• Arbeitsberichte für Kunden (ohne KI-Unterstützung)

ToolTime bietet eine zentrale Kundendatenbank. Darin legen Handwerker wichtige Informationen wie Name, Adresse oder den Kundentyp (Privat- oder Firmenkunde) ab. Angebote und Rechnungen erstellen sie direkt aus der Kunden- oder Projektübersicht und versenden die Dokumente anschließend per E-Mail.

Für die Kommunikation stellt ToolTime zudem anpassbare E-Mail-Vorlagen bereit. Zusätzlich können Handwerker SMS-Benachrichtigungen an Kunden verschicken, etwa, um an bevorstehende Termine zu erinnern.

In der Material- und Ressourcenplanung deckt ToolTime die grundlegenden Anforderungen kleiner Handwerksbetriebe ab. In der Terminplanung können Betriebe Mitarbeiter, Leistungen und Materialien übersichtlich planen.

Über Schnittstellen zu IDS, DATANORM und Open MasterData lassen sich Artikeldaten aus den Shops von Großhändlern übernehmen. Materialien werden so direkt ins Angebot eingefügt und können bei Bedarf nachbestellt werden. Eigene Lieferanten hinterlegen Betriebe zusätzlich in einer integrierten Lieferantendatenbank.

Im Vergleich zu anderen Handwerker-Softwares wie Das Programm, mfr oder Sage 50 Handwerk fehlt eine integrierte Lagerverwaltung. Dadurch müssen Betriebe ihre Bestände mit anderen Systemen oder manuell verwalten.

Gerade für kleine Handwerksbetriebe, die keine Lager- und Bestandsverwaltung benötigen, ist ToolTime dennoch ausreichend.

Es gibt nur wenige Funktionen, die ToolTime für die Angebots- und Rechnungserstellung nicht bietet. Handwerker können eigene Artikel und Leistungen hinterlegen. Außerdem erstellen sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, E-Rechnungen und weitere Dokumente.

Besonders praktisch ist die Funktion ToolTime Pay. Damit ermöglicht die Handwerker-Software den automatischen Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, während Kunden über einen Zahlungslink oder QR-Code Rechnungen direkt bezahlen können.

Weitere Funktionen für die Angebots- und Rechnungserstellung:

• Gesetzliche Vordrucke für Angebote und Rechnungen
• Angebote und Rechnungen als wiederverwendbare Vorlagen speichern
• Vorschaufunktion für Angebote im Browser mit digitaler Angebots-Annahme durch Kunden
• Abschlags- und Teilrechnungen generieren und abrechnen
• Eingangsrechnungen verwalten
• Offene Rechnungen einsehen
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen
• Zahlungsfristen verwalten
• Skonti und Rabatte verrechnen
• Schnittstellen zu Lexware Office, DATEV

Lediglich Rechnungen in Fremdwährung und Fremdsprachen deckt ToolTime nicht ab.

ToolTime kostet zwischen 22 € und 329 € pro Monat. Damit liegt ToolTime nur wenige Euro über dem Durchschnittswert im aktuellen Vergleich.

Welchen Preis Handwerker bei ToolTime letztlich zahlen müssen, hängt insbesondere von der Betriebsgröße und dem gewählten Zahlungsrhythmus ab.

Hinweis: Unabhängig vom Zeitraum der Zahlung (monatlich oder jährlich) beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate.

Die folgende Tabelle zeigt, wie viel ToolTime je nach Betriebsgröße und Zahlungszeitraum kostet.

Nachfolgend erklären wir die Tarife Solo, Team und Max im Detail.

Der Solo-Tarif kostet zwischen 59 € und 89 € pro Monat je nach Zahlungszeitraum und richtet sich rein an Solo-Selbstständige. Die Lizenz umfasst einen Büro- und einen mobilen Zugang, sodass Handwerker ToolTime sowohl im Büro als auch auf der Baustelle einsetzen können.

Im Tarif ist bereits der volle Funktionsumfang enthalten. Außerdem ist der Kundenservice sowie der Materialimport via IDS und DATANORM Bestandteil des Tarifs.

Es gibt jedoch ein paar Einschränkungen im Solo-Tarif. Zum Beispiel gibt es die Lexware Office-Integration erst ab dem Team-Tarif verfügbar ist und der Kunden- sowie Material-Import via CSV- oder Excel-Datei kostet jeweils 99 € einmalig.

Der Team-Tarif ist für Handwerksbetriebe mit bis zu 5 Mitarbeitern ausgelegt. Für 112 € bis 169 € pro Monat (je nach Zahlungszeitraum) profitieren kleine Teams im Unterschied zum Tarif Solo von der Lexware Office-Integration und dem Kundendaten-Import.

Handwerksbetriebe mit 10 und mehr Mitarbeitern unterstützt ToolTime mit dem Tarif Max ab 220 € pro Monat. Weitere Mitarbeiter kosten 22 € bei jährlicher Vorauszahlung und 34 € bei monatlicher Zahlung. Eine vergünstigte App-Version für mobile Nutzer wie bei Das Programm oder plancraft gibt es nicht.

Der Vorteil am Tarif Max ist, dass im Preis bereits der Kundendaten- und Materialimport enthalten ist. Als Bonus kommt eine 1-stündige kostenfreie Schulung hinzu, die in den Tarifen Solo und Team einmalig 249 € kostet.

Die Handwerker-Software ToolTime richtet sich an kleine und mittelständische Handwerksbetriebe, die nach einer einfachen, aber dennoch leistungsfähigen digitalen Lösung suchen.

Zu den Hauptkunden von ToolTime zählen unter anderem folgende Gewerke:

• Gebäudereiniger
• GaLa-Bau
• Schreiner- und Tischler
• Maler und Lackierer
• Metallbauer und Schlosser
• Dachdecker
• Fensterbauer

Aufgrund der übersichtlichen Einsatzplanung eignet sich ToolTime zudem gut für Handwerksbetriebe mit hohem Außendienstanteil, etwa SHK-Betriebe. Obwohl ToolTime nicht über einen eigenen Wartungsvertrag-Editor verfügt (wie z. B. Das Programm), können SHKler Verträge und wiederkehrende Termine im Projekt anlegen.

ToolTime wurde 2018 von Marius Stäcker und Marcel Mansfeld auf Basis von über 10.000 Gesprächen mit Handwerksbetrieben entwickelt.

Sie alle hatten ein gemeinsames Problem: Zu viel Zettelchaos. Mit der Handwerker-Software ToolTime wollen die beiden Gründer Handwerksbetrieben die passende Lösung bieten.

Die wichtigsten Informationen und Meilensteine von ToolTime haben wir nachfolgend zusammengefasst.