Mit Betriebsausgaben Steuern sparen: Was darf abgesetzt werden?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie helfen dem Betrieb, Produkte zu produzieren, Leistungen zu erbringen und zu verkaufen: Ein Händler ohne Ware macht keinen Umsatz. Also muss er Waren einkaufen und dafür Geld ausgeben. 

Betriebsausgaben sind also wesentlich für den täglichen Geschäftsbetrieb und dürfen daher nach dem Einkommensteuergesetz (EstG) steuerlich geltend gemacht werden.

Die folgende Liste zeigt, wie sich Betriebsausgaben grundsätzlich einteilen:

• Unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Sie dürfen in voller Höhe abgesetzt werden, weil sie ausschließlich dem Betrieb dienen. Beispiele sind etwa Büromieten oder betriebliche Versicherungen.
• Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Sie dürfen nur teilweise abgesetzt werden, weil sie auch privater Natur sind. Dazu zählt zum Beispiel das Firmenfahrzeug oder Geschäftsessen
• Nicht abziehbare Betriebsausgaben: Diese dürfen gar nicht abgesetzt werden, weil sie mit den betrieblichen Geschäftsabläufen nichts zu tun haben.
• Abschreibungen: Sie dürfen für betriebliche Investitionen abgesetzt werden, aber verteilt über mehrere Jahre.
• Betriebsausgabenpauschalen: Sie dürfen in pauschaler Höhe abgesetzt werden, gelten aber nur für bestimmte Berufsgruppen.

Ausgaben sollen dem Betrieb dienen, das ist die Vorgabe des Finanzamtes. Und Sie müssen in Art und Höhe angemessen sein.

Beispiele:

• Der Füllfederhalter von Montblanc für 1200 € mag für den CEO eines 100-Millionen-KMUs angemessen sein, nicht aber für einen Freiberufler mit 60.000 € Jahresumsatz
• Der Ferrari eines Tierarztes ist kein angemessenes Firmenfahrzeug, um Hausbesuche bei seinen Patienten zu machen. Für dieses Beispiel gibt es ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH)

Ob eine Ausgabe angemessen ist, klären Sie am besten mit folgender Frage: „Würde ich Ausgabe XY bei einem fremden Geschäftsführer akzeptieren?“ 

Die Regeln zu Betriebsausgaben gelten rechtsformübergreifend. Es gibt also keine Unterschiede bei den Rechtsformen, was unbeschränkt abzugsfähige, beschränkt abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebskosten angeht.

Beispiel: Jeder Unternehmer darf Büromaterial unbeschränkt abziehen, aber keinen Strafzettel für falsches Parken.

Unterschiede gibt es aber bei der Art der Buchführung:

• EÜR: Die Betriebsausgabe entsteht mit der Bezahlung einer Lieferantenrechnung.
• Bilanzierung: Die Betriebsausgabe entsteht, sobald die Rechnung eingegangen ist.
• Umsatzsteuer: Ist bei der EÜR eine Betriebsausgabe, bei der Bilanzierung ein durchlaufender Posten.

Das ist der einfachste Fall. Denn bei Betriebsausgabenpauschalen müssen Sie keine Kosten nachweisen, also auch keine Belege sammeln und buchen. Egal, ob Kosten entstanden sind, Sie setzen die Pauschale steuerlich einfach ab. Betriebsausgabenpauschalen gibt es für insgesamt vier Berufsgruppen.

Betriebsausgabenpauschalen sind für Unternehmer häufig ungünstig. Vergleichen Sie die Pauschale mit den tatsächlich anfallenden betrieblichen Kosten. Wählen Sie nur dann die Pauschale, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind.

Schriftsteller und Journalisten im Hauptberuf dürfen 30 % vom Umsatz als Betriebsausgabenpauschale geltend machen, und zwar bis zu einer maximalen Höhe von 3.600 €.

Beispiel: Ein freiberuflicher Journalist erzielt einen Umsatz von 50.000 €. Durch die Deckelung darf er nur 3.600 € geltend machen. Da er aber 5.000 € an Betriebsausgaben nachweisen kann, verzichtet der Journalist auf die Betriebsausgabenpauschale und setzt seine tatsächlich entstandenen Ausgaben ab.

In dieser Berufsgruppe beträgt die Höhe der Betriebsausgabenpauschale 25 % vom Umsatz, aber maximal 900 €. 

Auch hier gilt: Wer mehr als 900 € an Betriebsausgaben nachweisen kann, sollte auf die Pauschale verzichten.

Die Höhe der Betriebsausgabenpauschale bei Hebammen liegt bei 25 % ihres Umsatzes bis maximal 1.535 €. Hebammen mit Betriebskosten über 1.535 € sollten auf die Betriebsausgabenpauschale verzichten.

Bei Tagesmüttern beträgt die Betriebsausgabenpauschale von 400 € pro Monat und pro Kind. Eine Tagesmutter, die fünf Kinder betreut, darf also 24.000 € pro Jahr absetzen. Hier ist die Betriebsausgabenpauschale in den meisten Fällen sinnvoll. (Allerdings darf eine Tagesmutter nur maximal 5 Kinder betreuen.)

Diese Betriebsausgaben dürfen in voller Höhe abgesetzt werden. Denn sie dienen ausschließlich dem Betrieb. Das Finanzamt akzeptiert sie, um das Unternehmen zu befähigen, Gewinne zu machen, Arbeitsplätze und Wohlstand zu schaffen und Steuereinnahmen zu generieren.

Im Folgenden erläutern wir unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben anhand von Fällen aus der Praxis:

Waren und Rohstoffe für Wiederverkauf und Produktion

Das sind Waren für den Wiederverkauf bis zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen für die Produktion von Gütern oder Dienstleistungen.

Beispiel: Die Bäckerei Müller kauft regelmäßig Mehlsorten aller Art, Zucker, Gewürze für die Herstellung von Broten, Brötchen, Kuchen und sonstigen Backwaren. Das sind pro Monat ca. 12.500 €.

Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge

Personalkosten dürfen als Betriebsausgaben in voller Höhe abgesetzt werden. Sie setzen sich zusammen aus der Summe aller Bruttolöhne zuzüglich Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberbrutto).

Beispiel: Bäckermeister Müller beschäftigt drei Verkäuferinnen (Bruttogehalt 2.000 €) sowie einen Azubi (Bruttogehalt 1.000 €) und drei Aushilfen (Bruttogehalt 538 €). Die Bruttolohnsumme beträgt 10.152 €, die gesamten Personalkosten (Bruttolöhne + Sozialversicherungsbeiträge) betragen 12.600 €. Diese 12.600 € darf Herr Müller vollständig absetzen.

Raumkosten für Geschäftsräume (Miete, Wasser, Strom und Gas)

Auch Raumkosten für Geschäftsräume sind vollständig absetzbar. Sie setzen sich zusammen aus der Raummiete sowie den Kosten für Wasser, Strom und Gas.

Beispiel: Die Bäckerei-Räume von Meister Müller kosten pro Monat 3.750 € und setzen sich zusammen aus 3400 € Mietkosten und 350 € Nebenkosten.

Betriebliche Versicherungen (Betriebshaftpflichtversicherung etc.)

Sämtliche betrieblichen Versicherungen sind zu 100 % absetzbar. Dazu zählt etwa die Betriebshaftpflichtversicherung, aber auch die Betriebsunterbrechungsversicherung.

Beispiel: Die Bäckerei Müller zahlt für eine Kombiversicherung bestehend aus Betriebshaftpflichtversicherung, Inhaltsversicherung und Betriebsunterbrechungsversicherung 1200 € pro Jahr, umgerechnet also 100 € pro Monat.

Beiträge für IHK oder HWK

Auch die Beiträge für IHK bzw. HWK sind unbegrenzt abzugsfähige Betriebskosten. Bäckermeister Müller ist Mitglied der HWK und bezahlt pro Jahr ca. 300 € an HWK-Beiträgen, pro Monat sind das 25 €.

Kosten für Marketing und Werbung

Kosten für klassische Werbung (Print, Radio, Fernsehen, Plakat) sind ebenso vollständig abziehbare Betriebsausgaben wie Kosten für Onlinewerbung  (Ads, SEO, Social Ads, Banner, E-Mail Marketing, Influencer Marketing).

Beispiel: Die Bäckerei Müller gibt ca. 5 % vom Gesamtumsatz für Marketing und Werbung aus, das sind ca. 2.500 € pro Monat.

Abschreibungen

Betriebliche Anschaffungen werden nicht sofort abgesetzt, sondern als Abschreibungen über mehrere Jahre verteilt. Hier gibt es 3 Kategorien

• GWG-Abschreibungen: Gegenstände bis 800 € dürfen Sie sofort abschreiben, also im Jahr des Kaufs als Betriebsausgaben komplett absetzen.
• Pool-Abschreibungen: Alternativ dürfen Sie Gegenstände zwischen 250,01 € und 800 € in einem Pool sammeln und diesen Pool über 5 Jahre abschreiben.
• „Klassische Abschreibung“: Für Gegenstände über 800 € gelten unterschiedliche Regeln. Manche Gegenstände werden über 3 Jahre, manche bis zu 10 Jahren abgeschrieben.

Beispiel: Bäckermeister Müller hat sich einen neuen Profi-Bäckereiofen von GMG im Wert von 13.500 € gekauft. Er hat hart verhandelt und einen Preisnachlass von 1.500 € herausgehandelt und 12.000 € für den Ofen bezahlt. Den Ofen schreibt er laut Afa-Tabelle über 10 Jahre ab, im ersten Jahr darf er also 1.200 € steuerlich geltend machen.

Ausgaben für Reparaturen im Betrieb

Zu den Ausgaben für Reparaturen zählen neben Einzelreparaturen, Wartungsverträge für Maschinen oder Wartungskosten für Hard- und Software.

Beispiel: Bäckermeister Müller bezahlt an monatlichen Wartungskosten für seine Backöfen ca. 110 €.

Kosten für betriebliches Telefon und Internet

Ausgaben für Festnetz und Internet im Betrieb sind ebenfalls zu 100 % absetzbar. Die Bäckerei Müller zahlt pro Monat für Internet und Telefon einen Betrag von 50 €. Das sind Ausgaben von 600 € pro Jahr, die Herr Müller vollständig absetzt.

Typische Büroausgaben

Zu den typischen Ausgaben für das betriebliche Büro zählen Portokosten und Einkäufe von Büromaterial. Dafür gibt Bäckermeister Müller pro Monat ca. 100 € aus.

Buchhaltungskosten

Zu den Buchhaltungskosten zählen die monatlichen Ausgaben für ein Buchhaltungsprogramm sowie die Kosten für die externe Buchhaltung inklusive Lohnbuchhaltung. Bäckermeister Müller bezahlt für sein Buchhaltungsprogramm ca. 30 € pro Monat, für das angeschlossene Kassensystem 70 € und für die Buchhaltungsarbeiten beim Steuerberater 200 € pro Monat.

Reisekosten

Bäckermeister Müller besucht die Heim & Handwerk in München. Er übernachtet in einer günstigen Pension in der Nähe der Messe. Die Kosten für die Hotelübernachtung darf er unbegrenzt absetzen. 

Kosten für die Weiterbildung

Darunter fallen Ausgaben für Fachbücher, Kurse und Seminare. Inhaber und Mitarbeiter der Bäckerei Müller besuchen jedes Jahr bis zu 5 Konditorei-Kurse in den Bereichen Grundlagen der Zuckerkunst, Früchte und Gemüse schnitzen sowie die Kunst der französischen Patisserie. Pro Monat fallen dabei 325 € an Kosten an, alles zu 100 % absetzbar.

Kosten für Steuerberatung und Rechtsberatung

Regelmäßig sind dies die Kosten für die Gewinnermittlung. Bäckermeister Müller nutzt die einfache Buchführung und ermittelt seinen Gewinn mit der Anlage EÜR. Dafür bezahlt er pro Jahr ca. 1800 €, auf den Monat gerechnet sind dies 150 €.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Die Umsatzsteuerbeträge in den Eingangsrechnungen sind für Unternehmen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung Betriebsausgaben. (Und die Mehrwertsteuer in den Kundenrechnungen sind Betriebseinnahmen.) Bäckermeister Müller macht im Monat ca. 60.000 € Bruttoumsatz. Darin enthalten sind ca. 10.000 € an Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer zählt zu seinen Betriebseinnahmen, weil Müller die EÜR als Buchführungsmethode nutzt. In seinen Betriebsausgaben sind ca. 3.800 € an Vorsteuer enthalten, sie zählt zu seinen Betriebsausgaben, der er vollständig absetzen kann.

Wäre Bäckermeister Müller Bilanzierer, zählten seine Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge weder zu Betriebseinnahmen noch zu Betriebsausgaben.

Nutzen Sie unmittelbar nach der Gründung die Kostenpositionen des Finanzplans, um die unbeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben zu definieren. Dabei hilft Ihnen ein Kontenrahmenplan. Besonders praktisch und übersichtlich sind die Kontenrahmenpläne, die Sie in Buchhaltungsprogrammen finden.

Betriebsausgaben sollen ausschließlich dem Betrieb dienen. Daher sieht das Finanzamt all die Ausgaben kritisch, die etwa den Privatbereich des Unternehmers berühren oder sonstige nicht betriebliche Dinge (z. B. Strafzettel) betreffen.

Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben betreffen Unternehmen und Privatbereich gleichermaßen. Daher dürfen sie nicht zu 100 % abgesetzt werden.

Die folgende Liste zeigt typische beschränkt abziehbare Betriebsausgaben mit Tipps, wie Sie damit umgehen.

• Handy und Telefon
• Bewirtungskosten und Geschäftsessen
• Arbeitszimmer
• Internet im Homeoffice
• Kfz-Kosten
• Software und Abos, die auch privat genutzt werden
• Verpflegung auf Reisen

Werden Handy und Telefon auch privat genutzt, sollten Sie nur 50 % dieser Kosten als betrieblich bedingt ansetzen. 

Hier gibt es eine klare Regel seitens der Finanzbehörden:

• 70 % der Bewirtungskosten dürfen betrieblich geltend gemacht werden, der Rest ist privat.
• Die Vorsteuer darf aber zu 100 % gezogen werden.
• Voraussetzung: ein hieb- und stichfester Bewirtungsbeleg mit Angaben zu bewirteten Personen und dem geschäftlichen Anlass der Bewirtung.

Beispiel: Ulf Crommer, Finanzberater, lädt Charly Seitz, seinen Webdesigner, zu einem Arbeitsessen wegen seiner neuen Firmenwebsite ein. Die Bewirtungskosten betragen 119 €.

• Die Umsatzsteuer von 19 € darf Herr Crommer in voller Höhe für die Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen.
• 70 € von den 100 € Bewirtungskosten darf er als Betriebsausgabe absetzen.
• Die Angaben auf dem Bewirtungsbeleg lauten: Charly Seitz als bewirtete Person und die Besprechung zur Firmenwebsite als Anlass des Geschäftsessens.

Beim Arbeitszimmer kommt es darauf an, ob Ihr Arbeitszimmer folgende Anforderungen des Finanzamts erfüllt:

• Es ist ein eigenständiges Zimmer in der Wohnung mit eigenem Zugang
• Es wird zu 90 % für betriebliche bzw. berufliche Aufgaben benutzt

Trifft dies für ihr Arbeitszimmer zu, dann gelten zwei Fälle:

Fall 1: Das Arbeitszimmer ist ihr beruflicher Mittelpunkt

Beruflicher Mittelpunkt heißt, dass Ihre Leistungserbringung vom Arbeitszimmer aus erfolgt. Das ist der Fall bei selbstständigen Textern, Schriftstellern, Webdesignern oder Programmierern.

In diesem Fall dürfen Sie Ihr Arbeitszimmer anteilig zur Wohnfläche steuerlich absetzen. Für ein Arbeitszimmer von 15 qm in einer Wohnung von 100 qm heißt das:

• 15 % der Miete
• 15 % der Nebenkosten (Heizung, Strom, Wasser, Gas)
• 15 % der Reinigungs- und Renovierungskosten

Bei einer Warmmiete von 1.800 € reden wir also über 240 €, die sie steuerlich absetzen dürfen, das sind pro Jahr 2.880 €.

Fall 2: Das Arbeitszimmer ist nicht ihr beruflicher Mittelpunkt

Leistungen außerhalb der Wohnung zu erbringen, ist typisch für Hebammen oder selbstständige Handelsvertreter. Wenn Sie im Schwerpunkt vor Ort beim Kunden arbeiten, dürfen Sie eine Pauschale von 1.250 € als Betriebsausgaben für Ihr Arbeitszimmer von der Steuer absetzen.

Was ist, wenn Sie kein Arbeitszimmer haben?

Haben Sie kein abgeschlossenes Arbeitszimmer, so dürfen Sie die Homeofficepauschale als Betriebsausgabe geltend machen. Das sind 6 € pro Tag für maximal 210 Tage im Jahr, im Höchstfall also 1.260 €.

Internetkosten, also Kosten für Provider, sind im Homeoffice in der Regel zur Hälfte auch private Ausgaben. Trotzdem erlaubt das Finanzamt, Internetgebühren zu 100 % als Betriebsausgaben abzusetzen.

Ein Firmenfahrzeug wird in den meisten Fällen auch privat genutzt. Dieser Privatanteil ist zu versteuern, Sie berechnen ihn folgendermaßen:

• 1%-Methode: 1 % des Bruttolistenpreises müssen privat versteuert werden.
• Fahrtenbuchmethode: Sie berechnen mittels Fahrtenbuch den Anteil privater Fahrten

Zu dem Themenkomplex bieten wir vertiefende Ratgeber sowie einen Vergleich elektronischer Fahrtenbücher.

Software wie Photoshop oder Abos für Audible. Deezer oder YouTube haben in der Regel auch privaten Charakter. Sie sollten mit diesen Dingen folgendermaßen umgehen:

• Begründen Sie, warum Sie etwa eine Software wie Photoshop benötigen oder ein Audible-Abo. Ein Content-Creator oder ein Musikproduzent wird zu diesem Thema sicher Argumente liefern.
• Setzen Sie einen Privatanteil von 10 % bis 20 % an und begründen Sie dies. 

Tipp: Wenn Sie stichhaltig begründen und beweisen, dass Sie eine Software oder ein Streaming-Abo ausschließlich betrieblich nutzen, dann dürfen Sie es auch zu 100 % absetzen.

Geht ein Unternehmer auf Geschäftsreise, darf er bei privaten Restaurantbesuchen oder bei der privaten Verpflegung zwischendurch nur die Umsatzsteuer absetzen. Nehmen wir an, unser Bäckermeister Müller fährt auf die Messe Heim & Handwerk nach München, dann darf er für ein Essen unterwegs im Wert von 11,90 € nur die Umsatzsteuer von 1,90 € absetzen.

Häufig ist es daher besser, eine Verpflegungsmehraufwandspauschale zu wählen. Die dürfen Sie für jeden Tag Abwesenheit bzw. für jeden Tag auswärts in Anspruch nehmen, wobei es zwei Fälle gibt:

• „Kleine“ Verpflegungspauschale: 14 € (Auswärtstätigkeiten bis 24 Stunden, Anreise, Abreise bei mehrtägigen Reisen)
• „Große“ Verpflegungspauschale: 28 € ab 24 Stunden bzw. für jeden vollen Tag der Geschäftsreise

Folgende Ausgaben dürfen nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (§ 12 EstG., § 4.5 EstG):

• Ausgaben im Privatbereich
• Private Ausgaben auf Geschäftsreisen
• Teure Geschenke für Kunden und Mitarbeiter
• Bußgelder und Strafen

• Alle Ausgaben für den privaten Lebensunterhalt bzw. die private Lebensführung: Lebensmittel, Bekleidung; auch nicht das Businesskostüm, das nur im Büro getragen wird
• Friseurbesuche, kosmetische Behandlungen, auch wenn das Styling beruflich Vorteile bringt
• Ausgaben für Ihre Krankenversicherung als Unternehmer, egal ob privat oder freiwillig gesetzlich
• Schulmaterial der Kinder als Büromaterial absetzen

Geschäftsreisen sind zwar absetzbar, aber nur, wenn sie wirklich geschäftlicher Natur sind. Wenn Bäckermeister Müller im Bayerischen Hof mit seiner Gattin nächtigt, weil er seiner Gattin beim Besuch der Handwerksmesse etwas Gutes tun möchte, dann darf er das nicht absetzen.

Auf Geschäftsreisen gilt also: Nicht abzugsfähig sind

• Hotelübernachtungen mit dem Partner
• Restaurantbesuche mit dem Partner

Was Bäckermeister Müller in einem solchen Fall machen kann, ist die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand zu nutzen.

Bei Geschenken für Kunden und Mitarbeiter gibt es Freigrenzen. Werden Sie überschritten, dürfen nicht mehr abgesetzt werden. Aktuell liegen die Grenzen wie folgt

• Mitarbeiter: 60 €
• Kunden: 50 €

Beispiel: Finanzberater Ulf Crommer schenkt seinem besten Kunden ein Wellnesswochenende für 800 €. Diese Kosten darf er nicht absetzen.

Mit Bußgeldern macht man keine betrieblichen Umsätze. Daher sind Bußgelder oder Strafen niemals Betriebsausgaben. Nicht abzugsfähig sind also:

• Tickets fürs Falschparken
• Bußgelder für Geschwindigkeitsüberschreitungen
• Sonstige Strafen wegen Ordnungswidrigkeiten

Wenn Bäckermeister Müller bei seiner Fahrt nach München am Autobahndreieck Oberpfaffenhofen in der 130er-Zone mit 160 km/h geblitzt wird, muss der die 60 € für die Geschwindigkeitsüberschreitung aus eigener Tasche zahlen.

Wer nicht abzugsfähige Betriebsausgaben mit Vorsatz bei der Steuererklärung angibt, riskiert bei der Betriebsprüfung eine Anklage wegen Steuerhinterziehung. Typische Fälle sind etwa:

• Kaufen von Tankbelegen oder sonstigen Ausgabebelegen bei Ebay
• Familienmitglieder beschäftigen, ohne dass sie im Betrieb arbeiten

Bäckermeister Müller erhält im Oktober einen Anruf von seinem Steuerberater. Er wird gefragt, warum er bei seinen Büroausgaben im September 10 Oxford-Schreiblernhefte angegeben hat. Müller stellt sich dumm und meint, ob er denn die Schreibhefte nicht als Büroausgaben absetzen dürfe. Sein Steuerberater kontert: „Machen Sie das lieber nicht. Wir finden sicher andere Wege, Steuern zu sparen.“

Private Ausgaben müssen steuerlich nicht verloren sein. Prüfen Sie, bestimmte private Ausgaben als Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen im Rahmen der privaten Steuererklärung abzusetzen.

Zu typischen Sonderausgaben zählen:

• Betreuungskosten für die eigenen Kinder
• Unterhaltsleistungen an den Ex-Partner
• Kirchensteuer

Beispiele für außergewöhnliche Belastungen sind etwa:

• Krankheitskosten oder Kosten für eine Kur
• Pflegekosten
• Bestattungskosten

Ob eine Betriebsausgabe abzugsfähig oder nicht abzugsfähig ist, hängt in manchen Fällen von der individuellen Situation des Unternehmers ab. 

Beispiel 1: Betriebliches oder privates Hundefutter?
Finanzberater Ulf Crommer hat einen Labrador. Er gibt jeden Monat ca. 100 € an Hundefutter für seinen Hund aus. Diese Ausgaben sind privat. Seine Freundin Silke Sans ist Hundetrainerin. Sie kauft pro Monat Hundefutter in Höhe von 400 € ein, um die Hunde bei den Trainingseinheiten zu verpflegen. Diese Ausgaben sind für Silke Betriebsausgaben.

Beispiel 2: Streaming-Abo
Mike Wolters ist Musikproduzent. Er hat ein Abo bei Deezer für 144 € für seine eigenen Produktionen und um buchstäblich ein Ohr am Musikmarkt zu haben. Er setzt sein Deezer Abo zu 50 % ab, weil er es auch privat nutzt.

Beispiel 3: Kamera-Ausrüstung 
Fotografin Lena Vogel besitzt eine professionelle Kameraausrüstung im Wert von 15.000 €, die sie ausschließlich für Fotoshootings verwendet. Diese Kosten sind für Lena absetzbare Betriebsausgaben. Ihr Freund Max Sommer kauft eine Kamera für 2.000 €, um seine Urlaubsreisen zu dokumentieren. Diese Ausgaben sind für Max privat.

Beispiel 4: Lebensmittel doch betrieblich?
Caterer Oliver Schmidt kauft Lebensmittel und Getränke im Wert von 2.000 € für Veranstaltungen, die er ausrichtet. Diese Ausgaben sind für Oliver Betriebsausgaben. Seine Schwester, Lisa Schmidt, kauft Lebensmittel und Getränke für 300 € für eine private Feier. Diese Kosten sind für Lisa privat.

Beispiel 5: Hardware und Software
IT-Spezialist Felix Braun erwirbt Computerhardware und Software im Wert von 3.000 €, die er für seine Arbeit bei Kundenprojekten benötigt. Diese Kosten sind Betriebsausgaben für Felix. Seine Mitbewohnerin, Sarah Kern, kauft einen neuen Laptop für 1.200 €, um Serien zu streamen und im Internet zu surfen. Diese Ausgaben sind für Sarah privat.

Ausgaben vor der Gründung für die Gründung nennt man vorweggenommene Betriebsausgaben. Sie bieten interessante Möglichkeiten, Steuern zu sparen. Bis zu 2 Jahren vor der Gründung dürfen Sie solche Ausgaben sammeln und mit der ersten Steuererklärung ihres Unternehmens geltend machen.

Wichtig ist nur, den wirtschaftlichen Zusammenhang dieser Ausgaben zur Gründung zu erklären.

Bereits vor der Gründung fallen häufig hohe Kosten an, die Sie absetzen dürfen:

• Gründungsberatung durch Steuerberater oder Consultants
• Anmietung von Geschäftsräumen vorab
• Abo für eine Buchhaltungssoftware, um die Kosten zu erfassen

Achten Sie auch bei vorweggenommenen Betriebsausgaben auf Angemessenheit. Die Reisekosten von Frankfurt nach Berlin für ein Gründerseminar sind angemessen. Nicht aber der Selbstfindungs-Trip nach Bali, um die unternehmerische Eignung auszuloten.

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind absetzbar von der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer. Sie dürfen also die Vorsteuerbeträge dieser Ausgaben mit der ersten Umsatzsteuervoranmeldung bzw. der ersten Umsatzsteuererklärung absetzen.

Von der Gewerbesteuer lassen sich Kosten nur nach der Gewerbeanmeldung absetzen. Um also Kosten vor der Gründung abzusetzen, muss das Gewerbe gegründet sein. Tipp: Gründen Sie gewerblich, dann sollten Sie die Gewerbeanmeldung so früh wie möglich machen, gerne 1 bis 2 Jahre vor der Geschäftseröffnung. In der Zeit laufen Kosten auf, die Sie für Einkommensteuer und Gewerbesteuer mit späteren Gewinnen verrechnen dürfen.

Insgesamt bieten vorweggenommene Betriebsausgaben eine echte Möglichkeit, Steuern zu sparen.

Wer sein Geschäft aufgibt, darf sogenannte nachträgliche Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Es sind Kosten, die durch die Aufgabe des ursprünglichen Betriebs entstehen. Dazu zählen im Wesentlichen:

• Steuerberatungs- oder Rechtsanwaltskosten, die mit der Aufgabe des Betriebs zusammenhängen
• Ausgaben aufgrund langfristiger Verträge
• Betriebliche Steuerzahlungen
• Schuldzinsen für übrig gebliebene betriebliche Darlehen.