Laufende Kosten beachten und Liquiditätsplan erstellen

Einer der Hauptgründe, warum knapp ein Fünftel der Existenzgründungen im ersten Geschäftsjahr scheitert sind Finanzierunglücken. Oft berechnen Existenzgründer zwar die Gründungkosten und Investitionen sehr exakt, unterschätzen dann aber laufende Kosten – die sich in Fix- und variable Kosten einteilen lassen – auf der einen und überschätzen die Umsatzentwicklung auf der anderen Seite.

Neben der Finanzierungslücke sind Liquiditätsengpässe ein weiterer Grund, warum eine Reihe an Existenzgründern frühzeitig aufgeben muss. Da Umsatz nicht gleich Kontogutschrift bedeutet (da z.B. Kunden lange Zahlungsfristen eingeräumt werden) müssen Sie hier ganz besonders umsichtig sein.

Damit die Finanzierungslücke und Liquiditätsengpässe nicht auch bei Ihnen zu einem vorzeitigen Aus führen, raten wir Ihnen, eine Plan Gewinn- und Verlustrechnung (Plan GuV) sowie einen Liquiditätsplan zu erstellen. Den aus beiden resultierenden zusätzlichen Kapitalbedarf können Sie dann zu den Gründungkosten und Investition addieren und erhalten so den kompletten Kapitalbedarf für Ihre Existenzgründung.

Sowohl für die Plan Gewinn- und Verlustrechnung, in der Sie laufende Kosten und Umsätze erfassen, als auch für den Liquiditätsplan können Sie unser kostenloses Finanzplan Tool nutzen, das Sie hier herunterladen können.

In den ersten paar Monaten ist es in der Regel schwer einen Gewinn zu erwirtschaften, da Ihr Angebot noch nicht bekannt ist. Deshalb müssen Sie normalerweise auch etwas mehr in Werbung investieren. Die entsprechend durch hohe laufende Kosten anfallenden monatlichen Verluste nach Ihrer Gründung müssen finanziert werden. Wie hoch diese ausfallen, berechnen Sie mit Hilfe der Plan Gewinn- und Verlustrechnung. In dieser planen Sie monatlich Ihre Umsätze und laufende Kosten.

Da die meisten Existenzgründer dazu tendieren laufende Kosten zu tief und die Umsätze zu optimistisch anzusetzen, versuchen Sie sich doch in Bezug auf laufende Kosten in Ihrer Plan Gewinn- und Verlustrechnung an den marktüblichen Kennzahlen (siehe Branchenbrief etc.) zu orientieren. Beim Umsatz raten wir Ihnen, sich die Umsatzzahlen - idealerweise der letzten paar Jahre - vergleichbarer  Konkurrenten - in Bezug auf die Größe, Mitarbeiter etc. - anzuschauen.

Erstellen Sie für Ihren Businessplan zunächst eine "Normalfall“ Plan Gewinn- und Verlustrechnung (d.h. wenn alles so läuft wie Sie sich das vorstellen). Danach sollten Sie zusätzlich eine „pessimistische“ Plan Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, die Ihnen den maximal benötigten Kapitalbedarf aufzeigt, falls sich Ihr Vorhaben nicht nach Ihren Vorstellungen entwickelt.

Break Even und Finanzierungslücke berechnen

Bei der Plan Gewinn- und Verlustrechnung stellen Sie, wie oben beschrieben, laufende Kosten den monatlichen Umsätzen gegenüber. Aus einer fertig erstellten Plan Gewinn- und Verlustrechnung können Sie über die Deckungsbeitragsrechnung den  sogenannten Break Even Point sowie eine Finanzierungslücke herauslesen.

Der Break Even bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem laufende Kosten durch die monatlichen Umsätze gedeckt werden - der Break Even ist somit ein wichtiger Meilenstein. Für Investoren ist vor allem der Zeitpunkt wichtig, an dem der Break Even erreicht wird - z.B. „ab dem 7. Monat schreiben wir Gewinne".

Für die Berechnung des Kapitalbedarfs hingegen ist insbesondere die Finanzierungslücke in der Plan Gewinn- und Verlustrechnung relevant. Die Finanzierungslücke bezeichnet den maximalen Wert der jeweils monatlich aufgelaufenen Verluste (Umsatz minus laufende Kosten pro Monat). In unserem Finanzplan Tool wird die Finanzierungslücke in der Plan Gewinn- und Verlustrechnung automatisch berechnet und dem Kapitalbedarf hinzugerechnet.

Laufende Kosten sind nicht nur die Kosten für Miete, Material oder Personal, sondern auch Ihre privaten Ausgaben. Da Sie schließlich von nun an selbstständig sind, müssen Sie Ihre privaten Ausgaben mit Ihrem Unternehmerlohn bezahlen können. Je nach Gesellschaftsform wird der Unternehmerlohn z.B. bei einer GmbH als Betriebsausgabe direkt unter laufende Kosten erfasst. Bei einer Personengesellschaft ist dies nicht vorgesehen. In diesem Fall sollten Sie kalkulatorisch den Unternehmerlohn als laufende Kosten ergänzen.

Unabhängig von der Gesellschaftsform sollten Sie sich jedoch vor der Existenzgründung bewusst werden, wie viel Sie für Wohnung, Essen, Kleidung etc. pro Monat ausgeben. Mit einer genauen Aufstellung können Sie nicht nur feststellen, wie viel Ihre Existenzgründung pro Monat mindestens abwerfen muss um Ihre privaten Kosten zu decken, sondern Sie können auch mögliches Einsparungspotenzial identifizieren.

Um Ihnen die Berechnung der privaten Kosten zu erleichtern haben wir auch hierfür ein kostenloses Tool entwickelt. Das Ergebnis tragen Sie dann unter laufende Kosten im Finanzplan ein. Lesen Sie mehr über die Berechnung des Unternehmerlohns.

Liquiditätsplan: Umsatz ≠ Geldeingang

Auch wenn Sie bei der Plan Gewinn- und Verlustrechnung festgestellt haben, dass Sie direkt von Beginn an Gewinne machen, weil die Umsätze die laufenden Kosten decken, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass Sie nicht auf zusätzlichen Kapitalbedarf angewiesen sind.

Denn was viele Existenzgründer vergessen ist, dass eine versandte Rechnung zwar direkt den Umsatz erhöht, der effektive Geldeingang auf das Konto aber meist erst viel später erfolgt.

Um mögliche Liquiditätsengpässe zu identifizieren sollten Sie deshalb unbedingt einen Liquiditätsplan erstellen. Haben Sie einen Liquiditätsplan erstellt, können Sie relativ leicht erkennen, ob Sie sich über eine zusätzliche Finanzierung z.B. den Kontokorrentkredit im Falle eines Liquiditätsengpasses Gedanken machen müssen.

Es gibt eine Reihe an Möglichkeiten, wie Sie Ihren Liquiditätsplan optimieren können. Prüfen Sie Ihren Liquiditätsplan auf folgende Maßnahmen:

• Interessante Finanzierungsformen: Eine für den Liquiditätsplan schonende Finanzierungsform ist z.B. das Leasing
• Skonto: Wenn Sie Kunden Skonto gewähren, können Sie in der Regel die Zahlungsmoral der Kunden deutlich verbessern - dies wirkt sich auf Ihren Liquiditätsplan positiv aus
• Längere Zahlungsfristen vereinbaren: Einen wesentlichen Punkt im Liquiditätsplan machen meist die Zahlungen an Lieferanten aus. Gerade zu Beginn ist es wichtig, dass Sie möglichst lange Zahlungsfristen vereinbaren. Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten, Ihr Liquiditätsplan wird es Ihnen danken!
• Mitarbeiterbeteiligung: Ein weiterer großer Punkt im Liquiditätsplan sind meist die Gehälter. Sie können sich beispielsweise überlegen, ob Sie für das Unternehmen wichtige Personen am Unternehmen beteiligen, dafür aber einen geringeren Lohn anbieten. Oder aber Sie vereinbaren ein geringeres Fixgehalt als marktüblich, dafür aber eine höhere variable Vergütung. Beide Maßnahmen müssen Sie sich zwar gut überlegen, sie verringern aber die zumindest zu Beginn laufende Kosten und wirken sich somit positiv auf den Liquiditätsplan aus!