Eigenbeleg erstellen und Finanzamt überzeugen - mit Vorlage und Checkliste

Fehlt eine Originalrechnung, dürfen Sie eine betriebliche Ausgabe nicht absetzen. In so seinem Fall schenken Sie dem Finanzamt Geld.

Die Lösung ist der Eigenbeleg. Er erfüllt den Buchhaltungs-Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.

Dies sind die typischen Situationen, die einen Selbstbeleg notwendig machen:

• Beleg (Quittung) ist verlegt oder verloren
• Nachweis für beleglose Geschäftsausgaben wie Parktickets oder Garderobengebühr auf Messe und sonstige Situation, wo es typischerweise keinen Beleg gibt
• Einkauf auf Marktplätzen von privat in bar
• Trinkgeld während eines Geschäftsessens
• Unvollständiger Bewirtungsbeleg
• Parken ohne Parkbeleg
• Privatübernachtung bezahlt mit Präsent
• Fahrt und Reisekosten
• Privateinlagen und -entnahmen

Wann akzeptieren die Finanzbehörden einen Eigenbeleg? Dazu sind bestimmte Angaben notwendig.

Nur mit vollständigen Inhalten und einer guten Dokumentation überzeugen Sie das Finanzamt. In diesem Abschnitt zeigen wir:

1. Inhalte eines Eigenbelegs (Checkliste)
2. Dokumentation anhand typischer Fälle
3. Aufbewahrungspflichten

Was muss alles auf einen selbst erstellten Beleg? Folgende Angaben verlangt der Fiskus:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift und korrekter Firmierung
• Art der Ausgabe (Geschäftsvorfall)
• Datum der Aufwendung
• Fortlaufende Nummer des Selbstbelegs
• Brutto-Zahlungsbetrag
• Grund für den Eigenbeleg (genauer gesagt für das Fehlen des Originalbelegs)
• Datum und Unterschrift des Unternehmers bzw. eines Bevollmächtigten

Die Finanzbehörden sind beim Thema Ersatzbelege kritisch. Den Eigenbeleg sauber und vollständig dokumentieren, lautet die Devise. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, einen Eigenbeleg mit Beweismitteln anzureichern und das Finanzamt zu überzeugen, etwa bei einer Betriebsprüfung.

• Geben Sie einen eindeutigen Grund für die Zahlung an.
• Dokumentieren Sie den Empfänger: Firmenname, Adresse, Bankverbindung
• Geben Sie den Betrag wahrheitsgemäß an. Der gezahlte Betrag muss nachvollziehbar sein, 200 € für ein Messe-Sandwich sind nicht glaubhaft.
• Vermeiden Sie Barzahlungen. Nur elektronische Zahlungen sind nachvollziehbar.

Der Kontoauszug allein ist kein gültiger Eigenbeleg. Ihm fehlen wichtige Informationen eines Belegs, wie zum Beispiel exakte Empfängerangaben. Jedoch ist ein Kontoauszug als Nachweis eine ideale Ergänzung eines Ersatzbelegs, denn er dokumentiert die exakte Höhe der Zahlung.

Die meisten Onlineshops stellen ordentliche Rechnungen aus. Auf Marktplätzen wie Amazon oder Ebay, insbesondere bei Privatverkäufen, bekommen Sie oftmals keine ordentlichen Rechnungsbelege.  So gehen Sie vor, um dem Finanzamt einen sauberen Beleg vorzulegen:

• Bewahren Sie das Absenderetikett gut auf
• Wer mit PayPal bezahlt, hat auch eine E-Mail des Zahlungsempfängers
• Bei Amazon-Käufen die Lieferscheine ausdrucken

Wer bei Investitionen sparen möchte, kauft zuweilen Geschäftsausstattung auf Ebay oder Social-Media-Marktplätzen. Bei Abholung vor Ort zahlen Käufer meist bar. Barzahlungen sind nicht nachvollziehbar und Privatverkäufer stellen typischerweise keine Rechnung aus. Die folgenden Tipps helfen, solche Fälle zu dokumentieren:

• Screenshot der Verkaufsseite erstellen
• Screenshot des Chatverlaufs bzw. der Preisverhandlung, um den Preis zu dokumentieren
• Die Abholung des Gegenstandes mit Fotos belegen
• Bei Barabholungen in der Nähe des Käufers Geld abheben, um den Standort des Verkäufers plausibel zu machen

Bei kleineren Messen wird der Eintritt oft in bar bezahlt und es gibt keine ordentliche Rechnung. Für all die Fälle, in denen es keine ordentlichen Belege gibt, hilft folgende Vorgehensweise:

• Bewahren Sie die Unterlagen für den Anlass auf, etwa einen Messeprospekt.
• Fotografieren Sie die Parkordnung und das Schild mit den Parkgebühren. Heben Sie Parkschein oder Parkticket auf.
• Fotografieren Sie die Preisübersicht von Anbietern, die nur Barzahlung akzeptieren und keine Quittungen ausstellen.

Fall: Ein Restaurant erstellt einen unvollständigen Bewirtungsbeleg. Ergänzen Sie eine solche Restaurant-Quittung um einen Eigenbeleg mit folgenden Inhalten:

• Ort
• Datum
• Teilnehmer der Bewirtung
• Konkreter Anlass

Wichtig ist, den Anlass der Bewirtung so exakt wie möglich zu schildern. Beispiel: Strategiegespräch für das kommende Jahr, Besprechung von Maßnahmen zur Vertriebsoptimierung.

Ein Eigenbeleg muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden. gemäß den aktuell geltenden Aufbewahrungsfristen. Unsere Empfehlung: Digitalisieren Sie Ihren Eigenbeleg mit einer Buchhaltungssoftware. Damit ist er automatisch abgelegt, für 10 Jahre und länger.

Hier finden Sie die Vorlage für den Eigenbeleg sowie Beispiele in typischen Situationen.

Unsere Vorlage für den Eigenbeleg umfasst:

• Eigenbeleg (Selbstbeleg) allgemein
• Eigenbeleg für die Gastronomie
• Checkliste, um beide selbst erstellten Belege korrekt auszufüllen

Linda S. fährt auf eine Messe. Sie parkt auf einem Parkplatz und zahlt die Parkgebühr von 5 € in bar. Einen Beleg bekommt sie nicht. Sicherheitshalber fotografiert sie den Preisaushang auf dem Parkplatz mit dem Smartphone. Auf der Messe selbst bestellt Sie am Stand eines Caterers einen Cappuccino und ein Schinken-Käse-Sandwich für insgesamt 18 €. Sie zahlt bar und erhält eine einfache, handschriftliche Quittung. Sie macht ein Foto der Menükarte des Caterers, der die Preise für Speisen und Getränke sowie Firmenname und Adresse des Caterers enthält.

Da Linda S. die 23 € nicht dem Finanzamt schenken will, erstellt sie 2 Eigenbelege:

• Eigenbeleg über die Parkgebühr von 5 € mit dem Parkschein und dem Foto des Preisaushangs als Beweis.
• Eigenbeleg über 18 € mit dem Foto der Menükarte als Anhang

In Deutschland gibt es keine gesetzlich festgelegte Höchstgrenze für die Summe eines Eigenbelegs. Dennoch empfehlen Steuerberater und Finanzbehörden, Eigenbelege nur für kleinere Beträge zu verwenden. Beträge bis 250 € gelten als unproblematisch. Denn dies ist auch die Grenze für Kleinbetragsrechnungen ist, für die vereinfachte Angaben auf der Rechnung zulässig sind.

Es gilt: Je höher der Betrag, desto genauer schaut das Finanzamt hin.

Bei größeren Summen ist es ratsam, sich um einen Ersatzbeleg (Rechnungskopie) vom ursprünglichen Aussteller zu bemühen. Nehmen wir an, ein Musikproduzent kauft einen Mac Pro für 8.300 € und verlegt seine Rechnung. Würde er einen Eigenbeleg erstellen, wären nicht nur intensive Diskussionen mit dem Betriebsprüfer die Folge. Er würde auch die Vorsteuer von 1.325 € dem Finanzamt schenken.

Und genau das ist der Nachteil: Beim Eigenbelegen ist der Vorsteuerabzug nicht erlaubt. Eigenbelegen fehlen die formalen Voraussetzungen eines Fremdbeleges (Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung) nach dem Umsatzsteuergesetz, um die Vorsteuer geltend zu machen.

Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege ausschließlich als steuermindernde Betriebsausgaben für die Einkommen- und Körperschaftsteuer.

Für Ihre Buchhaltung bedeutet das, dass Sie den Selbstbeleg ohne Umsatzsteuer buchen.

Je weniger Eigenbelege, desto weniger unangenehme Fragen stellt das Finanzamt. Je weniger Eigenbelege, desto niedriger die zu zahlende Umsatzsteuer. Denn Sie dürfen beim Eigenbeleg keine Vorsteuer absetzen.

Folgende Tipps helfen, Eigenbelege zu vermeiden:

• Bei jeder betrieblichen Ausgabe einen Beleg anfordern, auch beim Büromöbelkauf auf Ebay-Kleinanzeigen
• Jeden physischen Beleg (Papierbeleg) sofort digitalisieren und buchen
• Ein einfaches Ablagesystem für Papierbelege einrichten und diese Fremdbelege wöchentlich buchen
• Auch die digitalen Belege wöchentlich buchen

Dabei hilft ein gutes Buchhaltungsprogramm mit mobiler App. Sie macht ein Foto von der Taxiquittung und bucht den Beleg gleich auf das richtige Konto.

Gute Buchhaltungsprogramme mit mobiler App sind:

• sevDesk
• lexoffice
• Fastbill

Lesen Sie dazu auch unseren aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich.