Interne Kommunikation als Teil der Unternehmenskommunikation

Interne Kommunikation ist eine wesentliche Säule der Unternehmenskommunikation. Bei der internen Kommunikation wird im Gegensatz zur PR der Fokus auf den betriebsinternen Dialog gelegt. Das Ziel ist, die organisatorischen Abläufe im Unternehmen zu optimieren und Mitarbeiter zu informieren und motivieren. Gerade in Zeiten immer flexiblere Arbeitsmodelle ist es eine Herausforderung, die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu planen.  

Die interne Kommunikation eines Unternehmens erfüllt mehrere Zwecke: 

• Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von Unternehmensinterna und Wissensweitergabe (bspw. zu Gesundheitsleistungen und Ansprechpartnern); Erleichterung des Onboardings neuer Mitarbeiter, Transparenz steigern 
• Dialog: Austausch zwischen Mitarbeitern untereinander und Vorgesetzten bzw. Führungspersonen (bspw. Feedbackgespräche, die in beide Richtungen gehen) 
• Motivation und Bindung: Stärkung der Identifikation mit dem Unternehmen (bspw. durch Feedbackkultur, Wertschätzung und Anerkennung der Leistung) und Employer Branding.

Für die Verbesserung der internen Kommunikation gibt es viel Möglichkeiten: 

• Meetings 

• Workshops und Seminare 

• Mitarbeitergespräche 

• Intranet oder Social Intranet (persönliche Profile, Blogs) 

• Schwarzes Brett 

• Rundschreiben, Newsletter, E-Mails 

• Unternehmenszeitung 

• Veranstaltungen 

• Wikis (z. B. für Textmustervorlagen, etwa für Urlaubsanträge) 

• Social Media Kanäle (bspw. geschlossene Facebook-Gruppen) 

• Tools für (anonymes) Mitarbeiterfeedback 

• Chats, Instant Messaging (z. B. durch Slack) 

Durch eine durchdachte Auswahl der Kommunikationsinstrumente kann verhindert werden, dass sowohl die Gründer selbst wie auch die Mitarbeiter von einer Fülle an Tools erschlagen werden; die Informationssuche gestaltet sich so einfach und unkompliziert. Bei Einführung neuer Tools sollten diese für alle erklärt und deren Nutzung von den Führungskräften aktiv vorgelebt werden.  

Alle Mitarbeiter, besonders jene, die in Teilzeit, im Home Office, in Coworking Spaces oder generell einer anderen Stadt sitzen, müssen in die interne Kommunikation eingebunden werden. So muss Mitarbeitern von überall aus der Zugriff auf die wichtigsten Informationen gegeben werden – das funktioniert am besten mit Online-Lösungen. Instrumente, die nicht funktionieren oder zu Problemen führen, sollten regelmäßig hinterfragt werden. Tools sollen die interne Kommunikation erleichtern und nicht erschweren. 

Einseitige interne Kommunikation durch Verlautbarungen der Geschäftsführung führen zu keinem offenen Klima und nehmen Mitarbeitern die Chance, ihre Ideen und Wünsche einzubringen. In Krisenzeiten informieren sich Mitarbeiter ggf. auch in externen Medien über ihr Unternehmen. Durch eine positive interne Kommunikation haben die Mitarbeiter einen Wissensvorsprung, fühlen sich besser integriert und identifizieren sich mit ihrem Unternehmen. 

Widersprüchliche oder unverständliche Aussagen tragen zur Verunsicherung von Mitarbeitern bei. Halten Sie die interne Kommunikation konsistent und lassen Sie Rückfragen zu, kommunizieren sie klar und verständlich mit den diversen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens. 

Die Informationsflut auf digitalen Kanälen kann Mitarbeiter auch überfordern und wichtige Neuigkeiten werden übersehen. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Informationen wirklich wichtig sind und über welche Instrumente Sie intern kommunizieren wollen.  

Die Instrumente der Personalkommunikation sind immer im Wandel. Neue Technologien und Entwicklungen ermöglichen eine bessere Kommunikation, neue Ideen mischen den Markt auf und sorgen für mehr Interaktion und Motivation bei den Mitarbeitern. Unternehmer sollten deshalb immer ein Auge auf die neuesten Entwicklungen bei der internen Kommunikation haben. Im Folgenden haben wir Ihnen die Top-Trends der letzten Jahre einmal zusammengefasst: 

• Schnell konsumierbar: Menschen lieben snackable Content und überfliegen längere Texte fast nur noch. Deshalb werden Informationen online wie offline stark zusammengestaucht und in kurze Absätze gepackt. Content, der für die interne Kommunikation generiert wird, sollte deshalb zielgerichtet, leicht zugänglich und kurz gehalten werden. 
• Gamification: Die Einbindung von spielerischen Elementen erhöht die Produktivität der Mitarbeiter ebenso wie die Interaktion mit den eingesetzten Tools. Auch zum Onboarding oder für Weiterbildungen ist Gamification ideal geeignet – etwa wenn Mitarbeiter für jedes angeschaute Lernvideo Punkte sammeln, die sie später gegen Prämien einlösen können. 
• Unternehmensinterne Influencer: Mitarbeiter können sehr gut als Markenbotschafter fungieren, indem sie bspw. über die Social Media Kanäle des Unternehmens Einblicke hinter die Kulissen gewähren. So kann übrigens auch eine neue Wahrnehmung von außen generiert werden, die das Unternehmen gleich menschlicher macht. 
• Emojis und GIFs: Langweilige Textwüsten werden durch Emojis aufgelockert und in Chats oder internen Präsentationen finden GIFs immer mehr Verwendung. 
• Mobile Kommunikationswerkzeuge: Das Intranet, das nur im Unternehmensgebäude funktioniert, hat ausgedient. Digitale Nomaden und Freiberufler brauchen Tools, die sie auch ohne festen Arbeitsplatz nutzen und sich so dem Unternehmen zugehörig fühlen können. Die interne Kommunikation sollte daher verstärkt auf online verfügbare Tools setzen, die aber nicht zu sehr von den Aufgaben ablenken sollten. 
• Mitarbeiter-generierter Content: In der internen Kommunikation sind mitarbeitergenerierte Inhalte hoch im Kurs, denn sie sind authentisch, bringen die Mitarbeiter einander näher und stärken die Identifikation mit dem Unternehmen. 
• Chatbots: Durch Chatbots lassen sich bspw. Onboarding-Prozesse vereinfachen, indem Standardfragen direkt im Chat beantwortet werden können, ohne dass Arbeitszeit anderer Mitarbeiter dafür aufgewendet werden muss. Die Wissensverbreitung kann so enorm erleichtert werden und Mitarbeitern können auch automatisierte Nachrichten, etwa bei Geburtstagen, geschickt werden. 

Für den Aufbau der internen Kommunikation haben wir einige Tipps vorbereitet: 

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Möglichkeiten und Trends der internen Kommunikation und überlegen Sie, welche zwei bis drei Kommunikationstools zu Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern passen. 
2. Entwickeln Sie Strategien für die Mitarbeiter im Home Office oder Coworking Space. Niemand darf von der internen Kommunikation ausgeschlossen werden. 
3. Setzen Sie zur Einführung neuer, einfacher Tools und auf learning by doing anstatt dicker Regelbücher. Dies motiviert die Mitarbeiter dazu, es einfach auszuprobieren. 
4. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter in Entscheidungen einbezogen werden und Informationen nicht erst über den Flurfunk mitbekommen. 
5. Pflegen Sie alle Kanäle der internen Kommunikation, indem Sie sie selbst nutzen und sich auch Feedback dazu von den Mitarbeitern einholen.