Firmenkreditkarte: Funktionen und Anbieter

Unternehmer, die sich für eine Firmenkreditkarte entscheiden, stehen nicht nur vor der Wahl zwischen verschiedenen Leistungen, sondern sind auch mit einer großen Bandbreite möglicher Kosten konfrontiert. Verlockend sind Angebote mit einem oder sogar zwei Jahren ohne Grundgebühr, doch lohnt sich auch ein Vergleich der anderen Entgelte, die durch die Nutzung einer Corporate Card oder einer Business Card anfallen. Einige Leistungen können durch eine einmalige Zahlung zusätzlich in Anspruch genommen werden. Hierzu zählen die Einbindung des Firmenlogos auf der Karte und das Buchen von Kreditkarten über die im Angebot enthaltene Anzahl hinaus.

• Die Jahresgebühr liegt je nach Anbieter und Angebotsumfang zwischen 30€ und 700€. Unternehmer sollten hierbei bedenken, dass es sich in diesem Fall um Betriebsausgaben handelt, die sie steuerlich geltend machen können.
• Wird die Möglichkeit, die Rechnung durch Teilzahlungen zu begleichen, genutzt, fallen sogenannte Sollzinsen (früher Nominalzinsen) an.
• Außerdem erheben viele Kreditkarteninstitute Gebühren für das Abheben von Bargeld. Das kann ein Pauschalbetrag sein oder prozentual anhand der abgehobenen Summe berechnet werden. In einigen Fällen ist das Barverfügungsentgelt auch eine Kombination dieser beiden Varianten.
• Einen Sonderfall stellt das Abheben von Fremdwährung dar. Hierfür wird ein Wechselkurszuschlag erhoben, wenn eine automatische Umrechnung des Betrages in die Kontowährung erfolgt.

Darüber hinaus können einmalige Gebühren anfallen, wenn ein Mitarbeiter die Firmenkreditkarte verliert oder die PIN vergisst. Um dies zu vermeiden, ist es hilfreich, wenn im gewählten Vertrag die Option eine Wunsch-PIN festzulegen enthalten ist.

Allen Firmenkreditkarten gemein ist der Vorteil auf Bargeldvorschüsse verzichten zu können. Außerdem bieten sie alle eine weltweite Zahlfunktion und die Möglichkeit Bargeld abzuheben. Bei den Zusatzleistungen der Business Cards bzw. Corporate Cards gibt es dagegen große Unterschiede. Welche und wie viele Optionen im gewählten Vertrag enthalten sind, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Das Angebot reicht dabei von sehr kartenbezogenen Services über Bonusprogramm und Prämien bis hin zu Versicherungen.

Die große Vielzahl der Kreditkarten sorgt einerseits dafür, dass jeder Unternehmer das findet, was am besten zu den Gegebenheiten seiner Firma passt. Andererseits wird die Suche dadurch aufwendiger. Hilfreich ist festzulegen, welche Anforderungen die Firmenkreditkarte unbedingt erfüllen muss und worauf verzichtet werden kann.

Firmenkreditkarten werden mittlerweile von zahlreichen Instituten angeboten. Unternehmer haben die Wahl zwischen Kreditkarten des Firmenkontos bei klassischen Filial- und Direktbanken und FinTechs oder sogenannten Standalone-Anbietern, zwischen bekannten Marken und Marktneuheiten. Wir haben zehn von ihnen übersichtlich zusammengestellt.

In unserem ausführlichen Vergleich der Firmenkreditkarten finden Unternehmer weiterführende Informationen, die bei der Entscheidungsfindung helfen. Mit unserer Checkliste behalten Sie nicht nur Ihren Bedarf, sondern auch die für Sie relevanten Anbieter im Blick.

Nicht nur als Zahlungsmittel erleichtern Kreditkarten die Abrechnung im Unternehmen. Durch clevere Management-Informationssysteme wird auch der Arbeitsalltag im Bereich Buchhaltung vereinfacht. Diese dokumentieren alle geschäftlichen Ausgaben mit der Karte und können Kostenanalysen erstellen oder die Betriebsausgaben auswerten. Häufig gibt es zudem die Möglichkeit, die relevanten Daten in das firmeneigene ERP-System zu überführen. Die Spesenabrechnung läuft in vielen Fällen automatisiert ab. Dadurch entfällt die händische Zuordnung von Belegen oder Quittungen und Ausgaben können leichter dem richtigen Mitarbeiter bzw. der entsprechenden Kostenstelle zugewiesen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Abrechnungen der Kreditkarten direkt in die zuständige Abteilung oder zum gewünschten Ansprechpartner zu senden. Deren Arbeit wiederum wird durch den tagesaktuellen Einblick in die Geschäftsausgaben via Webbrowser oder App erleichtert.

Zwei Dinge sollten sich Unternehmer jedoch bewusst machen. Je mehr Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzen, umso mehr Personen kommen im Zweifelfalls mit Fragen auf den festgelegten Ansprechpartner zu. Hier helfen klare Regeln zur Nutzung und festgelegte Kommunikationswege bei Fragen. Außerdem ist es wichtig, die Geschäftskreditkarte für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, zu kündigen. Andernfalls könnte die Person sie über die Dauer des Arbeitsverhältnisses hinaus nutzen und die Firma wäre weiterhin zur Haftung verpflichtet. Um das zu verhindern, sollten entsprechende Prozesse angepasst oder eingeführt werden.

Wie auch bei der privaten Nutzung, besteht bei Firmenkreditkarten die Gefahr des Missbrauchs durch Dritte und manchmal sogar durch die eigenen Mitarbeiter. Doch Kreditkarteninstitute haben diverse Sicherheitsmechanismen entwickelt und auch die Unternehmen selbst können dazu beitragen, die Risiken zu minimieren.

Neben dem etablierten Card Validation Code (CVC-Code), der auch Kartenprüfnummer heißt und sich auf der Rückseite befindet, sind neue Kreditkarten auch mit einem EMV-Chip ausgestattet. Dieser sorgt dafür, dass Unbefugte nicht ungehindert auf die hinterlegten Daten zugreifen und diese kopieren können. Auch die Option einer Zahlungsbestätigung per SMS oder E-Mail, schafft mehr Sicherheit. Erhält der Nutzer eine Bestätigung ohne eine Zahlung getätigt zu haben, kann die Karte sofort gesperrt werden.

Die Unternehmen selbst haben weitere Sicherheitsmechanismen in der Hand. Abhängig vom Nutzungsverhalten der Mitarbeiter können kontaktlose, Online- oder auch Magnetstreifen-Zahlungen mit der Kreditkarte bei einigen Anbietern abgeschaltet werden. Auch die Option der Bargeldabhebung an Geldautomaten kann häufig eigenständig über den Webzugang oder die App deaktiviert und nur im Bedarfsfall aktiviert werden. Zusätzliche Sicherheit bietet auch die Möglichkeit, ein Limit für die Firmenkreditkarte festzulegen. Im Verlustfall oder nach einem Diebstahl muss der betroffene Mitarbeiter schnellstmöglich den zentralen Notruf kontaktieren, um die Karte sperren zu lassen.

Um Missverständnisse und Ärgernisse zu vermeiden, sollte klar definiert sein, wofür die Geschäftskreditkarte genutzt werden darf und wofür nicht. Auch wenn es logisch erscheint, dass die Minibar nicht auf Kosten der Firma geleert wird oder das Unternehmen das Mittagessen mit Kollegen bezahlt (außer es ist abgesprochen), hilft es, dies schriftlich festzuhalten und ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wo die Grenzen für den Gebrauch der Kreditkarten liegen. Vor allem die private Nutzung sollte ganz eindeutig ausgeschlossen werden, da die Firma sonst auch dafür haftet. Klarheit schafft hier die bereits erwähnte Nutzungsvereinbarung.