Kundenmeeting: Welche Stilregeln gelten?

Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens ist sein Umgang mit Kunden. Besonders beim persönlichen Treffen ist die richtige Etikette ausschlaggebend für bleibende positive Erinnerungen und anhaltende Loyalität.

 

Ein gut sitzender Anzug hinterlässt einen guten Eindruck beim Kundenmeeting. (Foto: Unsplash)

Das Unternehmen und die Dienste gut zu verkaufen, ist von vielen Faktoren abhängig. Neben einem gepflegten Äußeren spielen hier noch weitere Umgangsformen eine wichtige Rolle.

Kleider machen Leute

Dieser Spruch gilt genauso in der Business-Welt. Jede Branche hat hier einen eigenen Dresscode. Während die Finanzwelt einen klassischen Look im eleganten Anzug bevorzugt, finden sich in der Kreativszene weitaus lockerere und individuellere Outfits.

Dennoch gelten gewisse Grundsätze:

Die eigene Kleiderwahl sollte der des Kunden angepasst sein, vor allem dann, wenn ihr dessen Unternehmen besucht. Dies zeigt zusätzlich, dass ihr euch zuvor über den Partner informiert habt.

Daneben ist ein gepflegtes äußeres Erscheinungsbild selbstverständlich. Gepflegte Hände, polierte Schuhe, ein angemessener Haarschnitt und ein leichtes Parfum erwecken einen seriösen Eindruck.

Wandel in der Businessmode

Nicht nur die Unternehmen selbst, auch die Outfits passen sich der Zeit an. Immer stärker gewinnt die Bequemlichkeit am Arbeitsplatz an Bedeutung. Während der regulären Arbeit kann es je nach Branche und Position ruhig ein lockeres Outfit sein. In Unternehmen mit flachen Hierarchien ist die Bekleidung meist lediglich ein Nebenfaktor.

Für Besprechungen mit Kunden solltet ihr euch jedoch von der besten Seite zeigen. Der richtige Dresscode bildet immerhin die Grundlage einer Vertrauensbasis. Im Zweifelsfall gilt: Besser „overdressed“ als „underdressed“.

Männer:

• Sakko
• Langarmhemd
• Lederschuhe

Frauen:

• Bluse
• Blazer
• Elegante Schuhe

Empfang des Kunden: So begrüßt ihr richtig

Nach dem Prinzip „Der Gast ist König“ solltet ihr auch eure Kunden empfangen. Entweder ihr holt sie selbst am Eingang ab oder lasst dies einen Mitarbeiter erledigen. Leitet sie in das Besprechungszimmer, nehmt Jacken und Mäntel ab und bietet ihnen etwas zu trinken an. Ein Obst- oder Gebäckkorb wirkt als kleine Aufmerksamkeit zudem besonders positiv.

Ein kurzer fester Händedruck gilt als optimale Begrüßung. (Bild: Unsplash)

Bei der Begrüßung geht ihr aufrecht auf euren Gegenüber zu, gebt einen kurzen festen Händedruck mit offenem Blick und einem authentischen Lächeln. Bei mehreren Gästen begrüßt ihr sie entsprechend der Hierarchie, bei zusätzlichen Titeln nennt ihr nur den höchsten.

• Tipp: Tauscht direkt zu Beginn Visitenkarten aus. So ist es leichter, die Gesichter den jeweiligen Stellen zuzuordnen und die Namen bleiben besser im Gedächtnis.

Zum Meeting überleiten

Selbst in der Geschäftswelt hat Small Talk seinen Stellenwert. Klassische Fragen sind beispielsweise, ob die Anreise angenehm war, aber selbst banale Erkundigungen nach dem Wetter oder der Verkehrslage bringen ein Gespräch ins Rollen. Somit zeigt ihr, dass neben der geschäftlichen zudem die menschliche Ebene in der Zusammenarbeit von Bedeutung ist. Bei bestehenden Kunden fällt es meistens leichter, passende Eisbrecher zu finden.

Mit ausreichender Vorbereitung lassen sich hier außerdem Interessen des Kunden erwähnen. Diese zeigen ihm, dass er nicht nur einer von vielen Kunden ist, sondern er einen individuellen Stellenwert als Geschäftspartner besitzt.

Eine produktive Gesprächsatmosphäre schaffen

Ein Meeting ist in der Regel für beide Parteien von Interesse und Gastgeber sowie Kunde haben entsprechend etwas zu sagen. Damit das Gespräch reibungslos verläuft, ist es wichtig, folgende Aspekte einzuhalten:

• Den anderen ausreden lassen
• Mit Interesse nachfragen
• Aufmerksam zuhören
• Blickkontakt aufrecht halten
• Kritik freundlich wahrnehmen

Der Kunde steht hier im Mittelpunkt. Nehmt während des Meetings keine Anrufe an, sondern schaltet stattdessen das Smartphone für die Zeit aus. Konzentriert euch auf die Aussagen des Kunden: Was möchte der Kunde und was sagt er zwischen den Zeilen? Durch ein belebtes Gespräch ergeben sich wichtige Aspekte. Bei einem gepflegten Meeting geht es vor allem um Wahrnehmung und Respekt.

Sich nicht vor Fehlern fürchten

Fehler passieren jedem, selbst dem besten Unternehmen. Irren ist menschlich und ohne ihre Menschen funktioniert eine Firma nicht. Der richtige Umgang mit Fehlern ist demnach essenziell.

Redet hier nicht um den Fehler herum, sondern entschuldigt euch kurz und ehrlich.

Liefert eine kurze Begründung und zeigt dem Kunden daraufhin, was in Zukunft besser umgesetzt werden wird. Dies betont eine bewusste und positive Arbeitsweise, die ehrlich mit Fehlern umgeht. Dabei sind Ruhe und Professionalität ein Muss.

Ähnliches gilt, wenn der Kunde einen Fehler machen sollte. Formuliert diesen sachlich und wertschätzend, vermeidet auf jeden Fall einen vorwurfsvollen Unterton.

Das Meeting ausklingen lassen

Nachdem das Geschäftliche erledigt ist, könnt ihr eurem Partner noch etwas anbieten: Eine Betriebsführung oder ein anschließendes Geschäftsessen, vielleicht ein Stadtrundgang, falls der Kunde nicht mit der Umgebung vertraut ist. Beachtet ihr die vorigen Punkte, bietet solch ein Angebot einen positiven Abschluss des Kundenmeetings und sorgt für ein positives Bild des eigenen Unternehmens.

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