Gewerbliche Nebenkostenabrechnung: Es kommt auf die Fläche an

Besonders wichtig ist, sich bereits vor der Unterzeichnung des Mietvertrags über die Bedeutung der Fläche Gedanken zu machen. Denn die ist ein wichtiger Faktor für die Höhe der Nebenkosten.

Grundsätzlich: Gewerbliche Mietverträge folgen einer anderen Logik

Der wichtigste Unterschied zwischen privaten und gewerblichen Mietverträgen ist die Rechtsgrundlage. Während für private Mietverträge klare gesetzliche Regelungen gelten, herrscht bei gewerblichen Verträgen Vertragsfreiheit. Das Recht sieht hier zwei gleichberechtigte Partner, die aus freien Stücken und auf Augenhöhe eine vertragliche Vereinbarung eingehen. 

Anders gesagt: Gründer müssen sich vorher gut informieren. Sie können sich überwiegend nicht auf Gesetze berufen, sondern sind an den Vertragstext gebunden.

Daraus resultiert eine besondere Sorgfaltspflicht, um das junge Unternehmen nicht durch nachteilige Vertragspassagen zu gefährden.

Das gilt eben auch für die Betriebskosten einer gemieteten Immobilie. 

Die gewerbliche Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich folgt die gewerbliche Betriebskostenabrechnung den gleichen Regeln wie die privatrechtliche Nebenkostenabrechnung.

Es gibt aber kleine entscheidende Unterschiede. So dürfen Vermieter beispielsweise Verwaltungskosten abrechnen. Fachleute für Mietrecht mahnen an, die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe prüfen zu lassen. Denn viele Abrechnungen sind fehlerhaft. Dann drohen überhöhte Betriebskosten, die insbesondere frisch gegründete Unternehmen belasten können.

Die Fläche entscheidet bei den Nebenkostenberechnungen

Ein wesentlicher Faktor ist die Fläche. Anders als bei Wohnungen dürfen Vermieter die meisten Betriebskosten nach dem Anteil der Fläche gemessen an der Gesamtfläche der Immobilie berechnen.

Das kann einen erheblichen Einfluss haben. Denn zum einen zahlen Unternehmen mit viel Fläche mehr Nebenkosten als gewerbliche Nachbarn auf kleineren Flächen in der Immobilie, die aber mehr verbrauchen. Zum anderen wissen viele Gründer nicht, dass zur Fläche auch Technikräume, Lagerhallen und viele andere Räume oder Flächen gehören können. 

Jede zusätzliche Fläche verteuert den Schlüssel der Betriebskostenabrechnung. Das Unternehmen muss mehr Anteile der Gesamtausgaben zahlen. 

Eine Ausnahme gibt es. Heizkosten sind wie bei privaten Verträgen mindestens zur Hälfte nach dem Verbrauch abzurechnen. Alles andere wird überwiegend nach Fläche abgerechnet. Hinzu kommt ein Sonderfall: Wird die Immobilie gemischt genutzt, muss der Vermieter private Wohnungen und gewerblich genutzte Flächen klar trennen, exakt zuordnen und die Kosten getrennt voneinander aufschlüsseln.

Der Mietvertrag gilt – und die Eingruppierung

Welche Flächen abgerechnet werden, sollte im Mietvertrag genau aufgeschlüsselt sein.

Allerdings sollten Gründer prüfen, ob die Angaben stimmen. Häufig werden geschätzte Werte eingetragen, die in der Abrechnung nachteilig sein können.

Außerdem sind nicht alle Flächen wirklich einem gewerblichen Mieter zuzuordnen. Das kann bei Gemeinschaftsflächen der Fall sein sowie bei allgemein zugänglichen Bereichen. 

Berechnung nach DIN 277

Im Mietvertrag kann eine Berechnung der Fläche nach DIN 277 vereinbart sein. In diesem Fall fließen auch Räume wie Keller, Dachböden, Technikräume usw. in die Berechnung der Fläche ein. Dadurch mieten Unternehmen häufig eine größere Fläche, als sie in der Praxis nutzen oder gar gemietet zu haben glauben. Mit dem Effekt, dass die Nebenkosten deutlich steigen können.

Gemäß laufender Rechtsprechung kann diese Aufteilung sogar in den AGB des Mietvertrags versteckt sein (Oberlandesgericht Düsseldorf I-10 U 112/13).

Mietflächen definieren

Schon beim Vertragsabschluss sollten Gründer und andere gewerblichen Mieter unbedingt auf eine korrekte Auflistung der gemieteten Flächen achten.

Die Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung hat Richtlinien erstellt, welche Kategorien von Flächen zum Mietvertrag gehören sollten und welche nicht:

• MF/G: Diese Gruppe umfasst alle Bereiche, die zum Mietvertrag gehören wie Büroräume, Nebenräume, Lagerräume, Kühlräume, Verkaufsflächen, Werkhallen usw.
• MF/G-0: Flächen, die keine Mietflächen sind, wie Treppenläufe, Stellplätze, Technikbereiche, Zwischenpodeste oder die Fläche des Aufzugs pro Etage. Aber diese Flächen können als MF/G-1 an bestimmte Mieter vermietet werden.
• MF/G-1: Nutzflächen für die exklusive Nutzung eines Mieters. 
• MF/G-2: Gemeinschaftlich genutzte Flächen, deren Bewirtschaftungskosten aufgeteilt werden oder die der Vermieter trägt.

Entscheidend ist dabei, dass sowohl die Fläche durch die gemieteten Raumarten im Mietvertrag genau definiert werden als auch eine Abgrenzung zu den Räumen nach MF/G-0 stattfindet. 

Nachjustieren lohnt sich

Kein Gründer muss einen Mietvertrag ohne Änderung akzeptieren. Die genaue definierte Mietfläche ist nicht nur entscheidend für den verfügbaren Platz. An der Fläche bemessen sich auch die zu zahlenden Betriebskosten.

Da vorab nur die Höhe der Abschläge bekannt ist, kann die erste Abrechnung zu großem Frust führen. Es lohnt sich daher, Verträge zu verhandeln, Flächenangaben zu prüfen und nicht genutzte Bereiche ausnehmen zu lassen. 

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