Firmenwagen versteuern: Die drei häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: 1-Prozent-Regelung statt Fahrtenbuch

Wer einen Firmenwagen privat nutzt, muss die private Nutzung versteuern. Das Finanzamt sieht die private Nutzung als Sachzuwendung mit einem geldwerten Vorteil an. Dafür fällt Einkommenssteuer an. Zwei Möglichkeiten stehen dir dabei zur Verfügung: die pauschale Versteuerung nach der 1-Prozent-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuchs. Bei der Fahrtenbuch-Variante musst du genau dokumentieren, welche Fahrten privat und welche Fahrten dienstlich waren. Das klingt nach viel Aufwand und deshalb entscheiden sich viele zunächst für die Pauschalversteuerung. Doch mit der 1-Prozent-Regelung verschenkst du unter Umständen viel Geld. 

Unterm Strich ist die Pauschalversteuerung meist sogar teurer als die Fahrtenbuch-Variante. Das liegt daran, dass nicht die tatsächlichen Anschaffungskosten als Berechnungsgrundlage dienen, sondern der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Ist dein Fahrzeug also mit einem offiziellen Preis von 60.000 € gelistet, dann beträgt der geldwerte Vorteil, der sich aus der privaten Nutzung ergibt, 600 € pro Monat. Diesen Betrag musst du monatlich versteuern, und zwar unabhängig davon, ob du das Fahrzeug bei einem Händler mit Rabatt gekauft hast oder ob es sich um einen Jahreswagen handelt. 

Auch die Entfernung zwischen deinem Wohnort und deinem Arbeitsplatz spielt eine Rolle. Entscheidest du dich für die 1-Prozent-Regelung, erhöht sich der monatliche Pauschalwert des geldwerten Vorteils für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke um 0,03 Prozent des Listenpreises. Bei einem Arbeitsweg von 20 Kilometern kommen also nochmals 300 € hinzu, die du monatlich versteuern musst. Bei der Beispielrechnung von 600 € sind es letztlich 900 € pro Monat.
Unter diesen Voraussetzungen wirkt sich die 1-Prozent-Versteuerung im Vergleich zum Fahrtenbuch besonders ungünstig aus:

• Hoher Bruttolistenpreis
• Gebrauchtwagen
• Große Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Geringe private Nutzung

Wenn eine oder mehrere Voraussetzungen auf dich zutreffen, kannst du mit der Fahrtenbuch-Variante erheblich Steuern sparen. Verwendest du dann noch ein elektronisches Fahrtenbuch, ist im Durchschnitt eine Ersparnis von 2.758 € drin.

Fehler 2: Frist zum Wechsel der Versteuerungsmethode verpassen

Du hast deinen Firmenwagen bisher nach der 1-Prozent-Regelung versteuert und willst jetzt ein Fahrtenbuch führen? Ein Wechsel ist grundsätzlich möglich. Allerdings gibt es dafür einen festen Zeitraum. Nur zum Jahreswechsel kannst du von einer Variante zur anderen wechseln. Wenn du also künftig in deiner Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Aufwendungen als geldwerten Vorteil ansetzen und dies mit einem Fahrtenbuch dokumentieren willst, musst du das am Ende des Jahres deinem Arbeitgeber mitteilen. Als Selbstständiger oder Freiberufler besprichst du diesen Schritt am besten mit deinem Steuerberater. Die neue Versteuerungsmethode gilt dann ab dem 1. Januar. Ab diesem Zeitpunkt musst du ein Fahrtenbuch führen.

Hast du diesen Termin verpasst, gilt weiterhin die 1-Prozent-Regelung und du zahlst unter Umständen zu viel Steuern. Es kann sich also auszahlen, wenn du dich zum Jahresende mit dem Thema beschäftigst und dir den Steueranteil deines Firmenwagens in deiner letzten Einkommensteuererklärung noch einmal genau ansiehst und gegenrechnest.

Auch der Wechsel von einem Firmenwagen zu einem anderen ist ein guter Zeitpunkt, um die Versteuerungsmethode zu wechseln. Wenn etwa der Leasingvertrag deines bisherigen Firmenwagens endet und du ein neues Fahrzeug benötigst, kannst du auch im Laufe des Jahres von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch wechseln.

Fehler 3: Einträge im Fahrtenbuch vergessen

Für ein Fahrtenbuch gibt es klare Vorgaben und strenge Richtlinien. Nur wenn diese eingehalten werden, erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch an. Diese Angaben musst du machen:

• Datum der Fahrt
• Fahrer des Wagens. Wichtig: das Fahrtenbuch gilt pro Fahrzeug. Hast du als Selbstständiger mehrere Firmenfahrzeuge, musst du für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch führen
• Start- und Zielort
• genauer Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Zweck, z. B. Kundenbesuch mit Name des Geschäftspartners
• Dienstliche oder private Fahrt (bei privaten Fahrten müssen die Orte nicht angegeben werden)

Es ist wichtig, dass du bei den Einträgen nicht nur genau bist, sondern sie auch laufend und zeitnah vornimmst. Natürlich kann es vorkommen, dass du in der Hektik einmal einen Eintrag vergisst. Spätestens vor der nächsten Fahrt musst du die Strecke nachtragen. Das Finanzamt prüft dein Fahrtenbuch auch auf Lücken und Unstimmigkeiten. Du musst damit rechnen, dass jeder Eintrag mit deinen eingereichten Tankbelegen oder den dokumentierten Start- und Zielorten verglichen wird. Ist dein Fahrtenbuch unvollständig oder nimmst du Ergänzungen oder Änderungen vor, die bei der Prüfung durch das Finanzamt auffallen, kann es sein, dass du für die Nutzung deines Firmenwagens auf die 1-Prozent-Regelung umgestellt wirst. Auch wenn du dein Fahrtenbuch verloren hast, wird die 1-Prozent-Regelung angewendet.
Dieser Fall ist übrigens gar nicht so selten ¬– ebenso wie unleserliche Einträge, die deshalb vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Mit sogenannten elektronischen oder digitalen Fahrtenbücher lässt sich das ausschließen. Zettelwirtschaft und Papierchaos gehören mit dieser Lösung der Vergangenheit an. Die Fahrten werden dabei digital erfasst und aufgezeichnet, sodass sie für dich und das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar sind. Du sparst damit nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. 

Einfach und rechtssicher: Das elektronische Vimcar Fahrtenbuch

Es gibt verschiedene Systeme für elektronische Fahrtenbücher. Sie reichen von reinen App-Lösungen bis zu fest im Fahrzeug installierten Geräten. Praktisch und rechtssicher sind Systeme mit OBD2-Stecker. Der kleine Stecker wird dabei einfach in die OBD2-Schnittstelle gesteckt, die sich bei den meisten Fahrzeugen im Fußraum des Fahrers befindet. Auch das Vimcar Fahrtenbuch funktioniert so. 

• Sobald der Stecker mit dem Fahrzeug vernetzt ist, wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet. 
• Start- und Zieladresse werden per GPS erfasst und die gefahrene Strecke über das Fahrzeug gemessen. 
• Die Daten werden entweder in der Fahrtenbuch-App auf deinem Smartphone oder PC gespeichert. 
• Eine integrierte SIM-Karte überträgt die Daten zusätzlich verschlüsselt auf den Server.

Über ein Benutzerkonto kannst du deine Fahrten ganz einfach auf deinem Smartphone verwalten und kategorisieren. Jede erfasste Fahrt muss entweder als Dienstfahrt oder als Privatfahrt gekennzeichnet werden. Das ist mit wenigen Klicks erledigt. Deine Dienstfahrten kannst du genauer definieren. Zur Auswahl stehen Kundengespräch, Meeting, Rückfahrt und Tanken. Diese Angaben kannst du auch dazu nutzen, um Kundenbesuche nachzuvollziehen und mit deinem Terminkalender abzugleichen. 

Ganz wichtig: Findet keine Zuordnung statt, wird die Fahrt nach sieben Tagen automatisch als privat gekennzeichnet. Für private Fahrten kannst du zusätzlich einen passwortgeschützten Privatbereich einrichten. So erfährt weder jemand aus deiner Firma noch das Finanzamt, wohin du gefahren bist.
 

Mit einem Klick: Fahrtenbuch-PDF für die Steuererklärung

Am Ende des Jahres sendest du die Daten mit einem Klick als rechtssicheres PDF direkt an das Finanzamt oder deinen Steuerberater. Das Vimcar Fahrtenbuch ist 100 Prozent finanzamtkonform und du kannst daher sicher sein, dass deine Aufzeichnungen anerkannt werden. Das liegt daran, dass die Aufzeichnungen lückenlos und manipulationssicher sind.  Vimcar kooperiert bei seinem Fahrtenbuch mit dem Deutschen Steuerberaterverband e. V., wurde von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft KPMG geprüft und wird von der DATEV empfohlen. Und auch die zehnjährige Aufbewahrungspflicht der SSL-verschlüsselten Daten wird von Vimcar erfüllt.

Gut zu wissen ist auch, dass das Finanzamt grundsätzlich keinen Unterschied zwischen einem elektronischen und einem klassischen Fahrtenbuch in Papierform macht. Beide Formen werden gleichberechtigt anerkannt, wenn sie die Anforderungen erfüllen. 

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