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Büroräume mieten: Darauf sollten Sie achten

Wenn Sie Büroräume benötigen, gibt es verschiedene Optionen: einen Makler beauftragen, selbst im Internet suchen oder in einem Gründerzentren Büroräume finden. Doch neben der Frage nach dem „wo" stellt sich auch die Frage, was Sie alles berücksichtigen müssen.

Sowohl die Kosten als auch die Angemessenheit spielen eine Rolle bei der Auswahl Ihrer Büroräume. Doch auch auf die Büroausstattung oder die Anbindung Ihrer Büroräume sollten Sie achten. Am Ende zählt: Kunden und Mitarbeiter sowie auch Sie selbst müssen sich hier wohlfühlen.



Büroräume: Kriterien, die für die Auswahl entscheidend sind

Die Auswahl für Ihre Büroräume sollten Sie sorgfältig treffen. Sie und Ihre Mitarbeiter sollen sich dort am Ende ja schließlich wohlfühlen – denn Sie werden viele Stunden in den Räumlichkeiten verbringen. Aber Ihre Büroräume werden auch dafür dienen, Kunden zu empfangen und dabei überträgt sich der erste Eindruck der Büroräume auch direkt auf den Eindruck Ihres Unternehmens beim Kunden. Ordentliche und offen gestaltete Büroräume werden sich positiv auf diesen ersten Eindruck auswirken. Düstere und eng eingerichtete Büroräume vielleicht eher negativ. Ihre Büroräume sollten daher zu Ihren Arbeitsphilosophien passen und widerspiegeln, wie Sie arbeiten, denken und sich nach außen präsentieren

Bei der Auswahl Ihrer Büroräume sollten Sie sich also die Zeit nehmen, die passenden Räumlichkeiten zu finden. Lage, Angemessenheit, Größe, Einrichtung, Anbindung, Geräuschkulisse und natürlich der Preis sowie Ausstattung der Büroräume spielen dabei beispielsweise eine Rolle.

Checkliste für die Auswahl Ihrer Büroräume

Die Auswahl Ihrer Büroräume können wir Ihnen natürlich nicht abnehmen. Folgende Checkliste kann Ihnen aber dabei helfen, bei der Besichtigung potenzieller Büroräume alle wichtigen Aspekte im Blick zu haben:

  • Größe der Büroräume: Die Größe Ihrer zukünftigen Büroräume ist der erste Aspekt, anhand dessen Sie schon vor der Besichtigung der Büroräume selektieren können. Hierbei ist nicht nur wichtig, dass alle Mitarbeiter ausreichend Platz haben. Denn genauso schlecht wie zu wenig Platz, ist zu viel Platz. Hier besteht die Gefahr, dass die Büroräume verloren wirken. Sie sollten also abwägen zwischen genug Platz und zu viel Platz – potenzielle Vergrößerung des Unternehmens und Besprechungszimmer natürlich miteingerechnet! 
  • Ausstattung der Büroräume: Bei der Ausstattung der Büroräume ist wichtig, dass eine moderne Infrastruktur vorhanden ist. Das betrifft insbesondere die IT bzw. die Telekommunikation. In älteren Gebäuden können bspw. der Handyempfang schlecht oder nur wenige Steckdosen vorhanden sein. Aber natürlich auch sanitäre Einrichtungen und bspw. eine Küche können Faktoren für oder gegen jeweilige Büroräume sein. Außerdem sollten Sie auf Licht- und Temperaturverhältnisse achten, wenn Sie Büroräume besichtigen. So können Sie bspw. in hellen oder gut isolierten Räumlichkeiten Energie einsparen. Die Sicht auf die Bildschirme sollte aber nicht durch zu viel Sonnenlicht von außen eingeschränkt werden.
  • Lage der Büroräume: Auf jeden Fall sollten Sie sich überlegen, ob der Standort Ihrer Büroräume für potenzielle Kunden und Mitarbeiter attraktiv ist. Stadtnahe Büroräume sind etwas teurer, können sich aber rentieren. Wenn Sie in einer für Sie fremden Stadt Büroräume suchen, informieren Sie sich auch über den Ruf des jeweiligen Stadtteils. Auch das kann zum Image Ihres Unternehmens beitragen.
  • Features der Büroräume: Nicht nur Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten müssen gut zu Ihrem Standort kommen. Es sollte dort auch Parkmöglichkeiten geben, eventuell eine Rollrampe oder ein Aufzug. Je nach Branche sollten Sie also all diese Faktoren bei der Auswahl Ihrer Büroräume berücksichtigen.
  • Kosten der Büroräume: Nicht nur die Kosten für die Miete Ihrer Büroräume spielen hierbei eine Rolle. In der Finanzplanung sollten Sie auch laufende Kosten, wie klassische Nebenkosten (Strom, Wasser), Kosten für die Einrichtung oder Kommunikation (Telefonanschluss, Internet) einplanen. Auch die Gewerbesteuersätze sind von Stadt zu Stadt unterschiedlich. Insbesondere zwischen Großstadt und dem entsprechenden Umland können die Preise für Büroräume stark unterschiedlich sein. Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch die Mindestmietdauer – denn gerade am Anfang einer Existenzgründung können Sie vielleicht nicht abschätzen, wie lange Sie an einem Standort bleiben oder exakt diese Größe für Ihre Büroräume benötigen. 
  • Geräuschkulisse der Büroräume: Das klingt vielleicht komisch, aber Sie sollten auf jeden Fall auch auf die Umgebung achten, wenn Sie Büroräume besichtigen. Wer ist in den umliegenden Räumlichkeiten? Gibt es eine Hauptstraße oder bspw. einen Kindergarten in der Nähe der Büroräume? Laute Hintergrundgeräusche können je nach Branche störend sein. Insbesondere, wenn Sie viel Konzentration für Ihre Arbeit benötigen, können all diese Aspekte eine wichtige Rolle für die Auswahl Ihrer Büroräume spielen. Aber nicht nur extern, auch intern sollten Sie darauf achten: Wie sind die Büroräume aufgeteilt? Kann man sich, wenn der Tischnachbar telefoniert, in einen Nebenraum zurückziehen, wenn man sich konzentrieren muss? Gibt es eine Kaffee-Ecke oder Küche, in der man sich in Pausen aufhalten kann, um die anderen Mitarbeiter nicht zu stören?
  • Bedarf analysieren: Ein eigenes Büro kostet viel Geld und oftmals werden Verträge gleich für mehrere Jahre aufgesetzt. Überlegen Sie sich als Gründer daher sorgfältig, ob Sie wirklich ein gesamtes eigenes Büro benötigen. Wenn Sie für Ihre Arbeit nur einen Schreibtisch brauchen und bspw. ein flexibel buchbarer Besprechungsraum statt einem eigenen in Frage kommt, machen Sie sich mit folgenden Alternativen zum Büro vertraut.

Alternativen zum klassischen Büro

  • Die wohl einfachste Option zum klassischen Büro ist das Home Office. Überlegen Sie sich jedoch vorher, was für ein Arbeitstyp Sie sind. Können Sie sich von zu Hause aus ausreichend für Ihre Arbeit motivieren?
  • Wenn Sie nur einen Schreibtisch für Ihr Arbeit benötigen, aber gerne in Gesellschaft arbeiten, so ist auch Coworking eine Alternative. Hier sparen sich die Einrichtung der eigenen Büroräume und können direkt durchstarten. Mehr zum Thema Coworking finden Sie hier
  • Ebenso ist das auch beim Büro auf Zeit. Dort mieten Sie Büroräume stunden- oder tagesweise. Auch Besprechungsräume und ein Büroservice können hier mit angemietet werden.
  • Wenn Sie ein Labor, eine Produktionsstätte oder eine Forschungseinrichtung eröffnen, so sind Innovations-, Technologie- und Gründerzentren oder Wissenschafts- und Technologieparks eine gute Anlaufstelle für Existenzgründer.
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Vorschriften für Büroräume

Wenn Sie Büroräume aussuchen, anmieten und einrichten, sollten Sie ein paar Grundlagen kennen:

  • Bildschirmarbeitsplätze müssen eine Fläche von 8 bis 10 qm haben
  • Die Tischfläche sollte mindestens 160 cm x 80 cm groß sein 
  • Jedem Mitarbeiter steht ein „persönlicher Meter zu", d.h. Sie müssen einen Meter Platz hinter dem Schreibtisch pro Mitarbeiter einplanen

Auch bezüglich der Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.) und der Höhe der Räumlichkeiten gibt es Vorschriften, die Sie unbedingt einhalten sollten. Bei einem Großraumbüro von mehr als 2.000qm müssen die Büroräume beispielsweise über drei Meter hoch sein. Alle Bestimmungen finden Sie auf der Seite der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Je nach Bundesland können Gewerbeaufsichtsämter oder Ämter für Arbeitsschutz derartige Auflagen überprüfen. Bei Nichteinhaltung können Bußgelder oder in ganz schlimmen Fällen ein Entzug der Gewerbeerlaubnis erfolgen. Falls vorhanden, ist der Betriebsrat verpflichtet, diese Vorgaben zu prüfen und zu melden – bei Existenzgründern ist das aber in den meisten Fällen nicht der Fall.

Büroräume mieten: Möglichkeiten auf einen Blick

Wenn Sie Büroräume mieten wollen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen vermittelt ein Immobilienmakler Ihnen Büroräume. Doch in Zeiten des Internets haben Sie auch auf eigene Faust die Möglichkeit, geeignete Büroräume zu finden. Hierbei profitieren Sie davon, dass Sie in aller Ruhe Faktoren wie Lage, Preis-Leistungsverhältnis etc. schon von zu Hause aus checken können. Auch fallen hier erst einmal keine weiteren Kosten an. Plattformen sind bspw.: 

  • Immobilienscout24: Hier gibt es nicht nur Wohnungen oder Häuser, sondern auch zahlreiche Büroräume.
  • Instant Office: Die Plattform ist auf den englischsprachigen Markt spezialisiert und bietet somit in Deutschland nur in Großstädten ein gutes Angebot für Büroräume.
  • Berlin Startup Offices: Wer in Berlin Büroräume sucht, kann sich hier umschauen. Von Coworking Spaces bis hin zu kompletten Büros in sämtlichen Lagen wird hier ein breites Angebot geboten.
  • Auch in entsprechenden Facebookgruppen oder anderen Social Media können Sie Büroräume finden.
TIPP

Von Homeoffice bis Coworking Space: Alle Möglichkeiten in Sachen Büroräume, Ausstattung und Service finden Sie hier im Überblick.

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