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René Klein, Geschäftsführer von Für-Gründer.de

Ratgeber Telefonanlagen: welche Art von Telefonie braucht ein Existenzgründer

Eine gute Telefonanlage ist elementarer Bestandteil der Büroausstattung von Unternehmen. Trotz Email & Co. ist die das Telefon nach wie vor wichtig, wenn Sie mit Kunden und Interessenten optimal kommunizieren. Je besser die Telefonanlage, desto besser auch die interne Kommunikation und die Kommunikation mit Ihren Lieferanten.

Hier erfahren Sie, was moderne Telefonanlagen bieten. Erfahren Sie alles über Technik, Funktionen und wesentliche Kriterien beim Kauf. Unser Dienstleister Käuferportal.de liefert Ihnen unverbindlich Angebote von Qualitätsanbietern für Telefonanlagen.

Was versteht man unter eine Telefonanlage?

Eine Telefonanlage ist eine Vermittlungseinrichtung, die unterschiedliche Endgeräte miteinander verbindet. Im Netzwerk einer solchen Lösung sind zum Beispiel Telefongeräte, Faxgeräte, Drucker oder Anrufbeantworter. Selbst Computer werden mittlerweile mit Hilfe von Telefonanlagen miteinander vernetzt. Zum Beispiel wenn die Telefonanlage an eine CRM angeschlossen ist und jedes Telefonat sofort in die richtige Abteilung vermittelt werden kann.

Telefonanlagen werden daher auch TK-Anlagen genannt. Sie bieten heute eine Vielzahl an Funktionen sind modular aufgebaut und passen sich an die Abläufe und Erfordernisse in Ihrem Unternehmen an. Telekommunikationsanlagen und Telefonanlagen bieten also viele Möglichkeiten für ein gutes Telekommunikations-Netzwerk. Unser Beitrag soll Ihnen daher helfen, dass Sie die beste Telefonanlage für Ihr Unternehmen finden.

Ratgeber: Die beste Telefonanlage für Ihr Unternehmen

Wenn Sie für Ihr Unternehmen die optimale Telefonanlage anschaffen wollen, haben Sie die Qual der Wahl. Wir geben Ihnen einen Überblick, die beste Telefonanlage für Ihr Unternehmen zu finden. Eine Telefonanlage ist gut, wenn Sie Ihre Anforderungen erfüllt, wenn die Technik zuverlässig arbeitet und wenn Kosten und Service des Anbieters stimmen. Daher haben wir unseren Ratgeber für Telefonanlagen wie folgt aufgebaut.
 

Inhaltsverzeichnis

  1. Bedarfsermittlung: was soll Ihre Telefonanlage können?
  2. Wie wählen Sie den besten Provider für Ihre Telefonanlage aus?
  3. Welche Arten von Telefonanlagen gibt es?
  4. Welche Telefonanlagen gibt es für kleine und große Unternehmen?
  5. Welche Spezialanwendungen bei Telefonanlagen gibt es?
  6. Was muss ein guter Anbieter von Telefonanlagen in Sachen Installation und Service leisten?
  7. Die Telefonanlage kaufen, leasen oder mieten?
  8. Was ist beim Betrieb Ihrer Telefonanlage wichtig?
  9. Welche Anbieter von Telefonanlagen gibt es?

1. Bedarfsermittlung: was soll Ihre Telefonanlage können?

Bevor Sie Ihre ersten Angebote für Ihre neue Telefonanlage einholen, sollten Sie Ihre betrieblichen Anforderungen an die Telekommunikationsanlage definieren und mit dem aktuellen Stand vergleichen. Daraus leiten Sie die Funktionen ab, die Ihre neue Telefonanlage zwingend bieten soll. Gehen Sie am besten systematisch vor und arbeiten Sie zum Beispiel mit einer Checkliste. Lassen Sie uns diese Punkte im Einzelnen durchgehen.

#1 Betriebliche Anforderungen Ihrer Telefonanlage

Funktionen und technischer Stand der Telefonanlagen orientieren sich an den betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens. Die Lösung für Ihre Telefonie sollte einfach zu bedienen sein, nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige Funktionen haben. Mit diesen 8 Fragen erstellen Sie das Anforderungsprofil Ihrer Telefonanlage:

  • Wie viele Mitarbeiter brauchen ein Telefon und wie viele Telefonate finden gleichzeitig statt?
  • Wie viele Büros gibt es und wie häufig telefonieren Ihre Mitarbeiter von einem Büro zum nächsten?
  • Haben Sie Außendienst-Mitarbeiter und Home-Office-Mitarbeiter, die ein Telefon brauchen? Wie viele sind das?
  • Wie viele Anrufe tätigen Sie pro Arbeitstag? Wie hoch ist der Anteil der Telefonate ins Ausland?
  • Brauchen Sie die Umleitung und Weiterleitung von Rufnummern?
  • Gibt es Mitarbeiter, die ein portables Telefon benötigen, weil sie häufig von einer Abteilung in die andere wechseln? 
  • Existiert ein CRM-System? Soll es an das Netzwerk die Telefonanlage angeschlossen werden?
  • Wollen Sie ankommende Telefonate von Gruppen entgegennehmen?
  • Gibt es Mitarbeiter mit besonderen Anforderungen in Sachen Telefonie? Empfangsmitarbeiter, Rezeptionisten?
  • Benötigen Sie Sonderfunktionen, zum Beispiel die Ankopplung an Gegensprechanlagen?
  • Muss eine Alarmanlage an die Telefonanlage angeschlossen werden?
  • Wollen Sie Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen durchführen?

#2 Der aktuelle Stand Ihrer Telefonanlage

Prüfen Sie im nächsten Schritt den aktuellen Stand Ihrer Telefonanlage. Wie viele Telefonanlagen und Geräte sind aktuell an die TK-Anlage angeschlossen? Was ist an der aktuellen Telefonie gut und was nicht? Welche Kosten verursacht die aktuelle Anlage pro Jahr? Auf welcher technischen Basis arbeitet Ihre aktuelle Telefonanlage: Analog, ISDN oder VoIP oder ist es ein Hybridsystem? 

#3 Welche Funktionen soll Ihre Telefonanlage haben?

Hier listen wir Ihnen typische Funktionen auf, die Lösungen moderner Telefonanlagen und TK-Anlagen heute besitzen:

  • Makeln: Zwischen zwei Telefonaten hin- und herschalten
  • Kostenlose interne Gespräche
  • Vermittlung von Telefonaten
  • Gespräche aufzeichnen
  • Anklopfen
  • Gespräche parken
  • Nachtschaltung, Rufumleitung, Weiterleitung von Rufnummern
  • Aufschaltung: Teilnehmer hinzufügen
  • Konferenzschaltung: mehrere Teilnehmer telefonieren gleichzeitig
  • Heranholen: das Telefonat von einem anderen Telefon annehmen
  • Automatische Rufverteilung: Nebenstellen zu einer Rufgruppe zusammenfassen für eine bessere interne Vermittlung
  • Einbindung von Faxgeräten, Computer und sonstigen Telekommunikationsgeräten
  • Aufzeichnen von Verbindungsdaten
TIPP

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2. Wie wählen Sie den besten Provider für Ihre Telefonanlage aus?

Was ist ein Provider? Provider heißt wörtlich übersetzt Versorger oder Anbieter. Ein Provider stellt das Netz für Ihre Telefonie und Ihre Telefonanlage zur Verfügung. Bekannte Provider sind beispielsweise die Telekom, O2 oder Vodafone. Über den Provider erhalten Sie auch Ihre Mobilfunknetze und Ihre Internetanbindung.

Das sind die wichtigsten Entscheidungskriterien, wenn Sie den Provider für Ihre Telefonanlage wählen.

  • Wie hoch ist Ihr Anteil an Ortsgesprächen, Ferngesprächen oder Auslandsgespräche?
  • In welchen Ländern telefonieren Sie hauptsächlich?
  • Werden Smartphones oder sonstige mobile Endgeräte im Netzwerk der TK-Anlage benötigt?
  • Wollen Sie Homeoffices in das Netzwerk einbinden?
  • Welche Anforderungen haben Sie an Ihre Internetanbindung?
  • Wie gestalten sich die Tarife? Ermitteln Sie die Fixkosten und die variable Kosten des Betriebes Ihrer neuen Telefonanlage. Was kostet das einzelne Telefonat?

3. Welche Arten von Telefonanlagen gibt es?

Wenn Sie als Gründer und Unternehmer die grundsätzlichen technischen Möglichkeiten einer Telefonanlage verstehen, tun Sie ich bei der Auswahl leichter. Daher geben wir Ihnen hier einen kurzen Überblick über die grundsätzlichen technischen Varianten von Telefonanlagen. Wir unterscheiden analoge Telefonanlagen, ISDN Telefonanlagen, IP-Telefonanlagen und Hybridsysteme. Wir stellen Ihnen die einzelnen Lösungen von Telefonanlagen im Überblick vor und erläutern die wesentlichen Vorteile und Nachteile.

  1. Analoge Telefonanlagen
  2. ISDN-Telefonanlagen
  3. IP-Telefonie bzw. VoIP Telefonanlagen
  4. Hybrid Telefonanlagen
  5. technische Übersicht: Analog, ISDN, VoIP, Hybridanlagen

#1 Analoge Telefonanlagen

Bei analogen Telefonanlagen telefonieren Sie über ein analoges Signal, das über eine einzige Leitung übertragen wird. Diese Telefonleitung endet in ihrem Büro an einer Telekommunikations-Anschluss-Einheit, der sogenannten TAE-Dose. An diese TAE-Dose schließen Sie Telefongeräte, Anrufbeantworter, Faxgerät oder Modem. Bis zu 8 Nebengeräte können via TAE-Dose über eine einzige Leitung laufen.

Was sind die Vorteile analoger Telefonanlagen? Sie können zwischen den einzelnen Telefongeräten kostenlos telefonieren, die Anlage funktioniert auch bei Stromausfall und die Kosten für Anschluss und Anschaffung sind niedrig. Nachteile sind, dass sie nicht gleichzeitig telefonieren und faxen können, dass Sie keine unterschiedlichen Telefonnummern vergeben können und dass die Sprachqualität schwanken kann. Außerdem können Sie die Anlage nur dann erweitern, wenn Sie die analoge Anlage mit einer ISDN-Anlage kombinieren.

Insgesamt gesehen, ist die analoge Telefonanlage eine veraltete Technik, die nur für sehr kleine Unternehmen interessant ist.

#2 ISDN-Telefonanlagen

Bei ISDN-Telefonanlagen telefonieren Sie über ein digitales Netz. Dadurch können Sie verschiedenste Endgeräte wie Telefone, Faxgeräte, Drucker, EC-Karten-Terminals oder Alarmanlagen parallel nutzen. Selbst analoge Telefone und Endgeräte können Sie an das Netzwerk der ISDN-Telefonanlage anschließen. Für den Anschluss benötigen Sie neben der TAE-Dose ein ISDN-Modem. Für ISDN-Anlagen gibt es zwei Varianten von Anschlüssen, den Basisanschluss und den Primärmultiplexanschluss. An einen Basisanschluss können Sie bis zu 8 Endgeräte anschließen und die Kommunikation läuft über 2 Nutzkanäle bzw. Leitungen. Der Multiplexanschluss ist für große Telefonanlagen sinnvoll. Hier gibt es 30 Nutzkanäle, die wesentlich schneller sind, als die Leitungen des Basisanschlusses. Bei beiden Anschlüssen können Sie bis zu 99 Telefonnummern vergeben.

Die Funktionsvielfalt bei der ISDN-Telefonanlage ist groß. Listen wir die möglichen Features einmal auf:

  • Rufnummernanzeige
  • Rufnummernunterdrückung
  • (verzögerte) Anrufumleitung (auch bei Besetztzeichen)
  • Anklopfen bei besetzten Leitungen
  • Rückrufdienst
  • Mehrfachnummer (mehrere Rufnummern über einen Anschluss einrichten)
  • Verteilung von Rechten (z. B. das Absetzen nur von internen Anrufen erlauben)
  • Dreierkonferenz und Konferenzen mit bis zu 10 Teilnehmern
  • kundenspezifische Anzeige der Rufnummern
  • Identifikation der Rufnummern trotz Unterdrückung
  • Makeln
  • automatischer Rückruf
  • Gebührenanzeige

Welche dieser Funktionen Ihre Telefonanlage tatsächlich hat, hängt vom Anbieter ab. Manche Funktionen gehören zur Grundausstattung, manche müssen Sie kostenpflichtig dazu buchen. Prüfen Sie daher, welche Funktionen Sie tatsächlich im Unternehmen benötigen.

Vorteile der ISDN-Telefonanlage sind Sprachqualität, Zuverlässigkeit, Datensicherheit und die geringen Betriebskosten. Zu den Nachteilen zählen die hohen Anschaffungskosten für Hardware und Erweiterungen. Für eine Anbindung ans Internet ist die ISDN-Anlage nicht geeignet. Auch die Funktionsvielfalt ist bei internetbasieren Lösungen mittlerweile höher.

#3 IP-Telefonie bzw. VoIP Telefonanlagen

VoIP Telefonanlagen gelten derzeit als der modernste Standard bei Telefonanlagen. Sie bestechen durch höhere Funktionsvielfalt als ISDN-Anlagen. VoIP steht für Voice over IP und wird in der Alltagssprache auch Internet-Telefonie genannt. Wie funktionieren VoIP-Telefonanlagen? Die Internet-Telefonie benötigt eine Internetverbindung statt eines Telefonkabels. Sie telefonieren mit VoIP-Telefonen oder direkt über die Mikrofone und Lautsprecher Ihres Desktops. Wenn Sie eine VoIP-Telefonanlage kaufen, müssen Sie auf die Kompatibilität zu Ihrem Betriebssystem achten. Beispielsweise sind nicht alle Internet-Telefonanlagen zu Linux oder mit dem Mac kompatibel.

Der entscheidende Vorteil der Internet-Telefonie ist die Vielfalt der Konfiguration und die Funktionsvielfalt, bei der eine ISDN-Telefonanlage nicht mehr mithalten kann. Auch die Vielfalt der Datenübertragung spricht für die IP-Telefonie. Neben der Gesprächsübertragung können Sie via Internet-Telefonie auch Bilder, Videos oder Dokumente übermitteln. Ein weiterer Vorteil sind die günstigen Kosten für Anschluss und laufende Telefonate. Sie müssen auch nur einmal Investitionen für Computer- und Telefonnetzwerk tätigen. 

Die Nachteile der VoIP-Telefonanlagen sind, dass Notrufnummern oder Sondernummern für 110 für die Polizei oder 112 für die Feuerwehr noch nicht einheitlich geregelt sind. Faxfunktionen werden teilweise noch nicht unterstützt, was für alle Unternehmen wichtig ist, die heute noch mit Telefax arbeiten. Außerdem sind Sie mit der IP-Telefonie stark von einer gut funktionierenden Internetanbindung abhängig. Eine gute Gesprächsqualität haben Sie nur mit einem leistungsstarken Breitbandnetz. Auch das Thema Datensicherheit zählt zu den Risikofaktoren bei VoIP-Telefonanlagen. 

#4 Hybrid Telefonanlagen

Hybrid Telefonanlagen kombinieren die Vorteile von ISDN-Anlagen und der Internet-Telefonie. Hier haben Sie sehr viele Möglichkeiten, Ihre Telefonanlage optimal auf den Bedarf Ihres Unternehmens anzupassen.

Sie könnten beispielsweise für Ihre Firmenzentrale eine leistungsstarke ISDN-Anlage einsetzen. Die Filialen des Unternehmens sowie die Homeoffice-Arbeitsplätze verbinden Sie über ein IP-Firmennetz. Selbst die klassische, alt-ehrwürdige analoge Telefonanlage können Sie in die Architektur einer hybriden Telefonanlage integrieren.

#5 Technische Übersicht: Analog, ISDN, VoIP, Hybridanlagen

Die folgende Übersicht der verschiedenen Arten von Telefonanlagen zeigt Ihnen die unterschiedlichen technischen Grundlagen auf einen Blick mit Vor- und Nachteilen. Wir vergleichen hier analoge Telefonanlagen, ISDN-Telefonanlagen, VoIP-Telefonanlagen und Hybridanlagen anhand wichtiger Entscheidungskriterien für den Kauf:

KriterienAnaloge TelefonanlageISDN TelefonanlageVoiP / Ip TelefonanlageHybridanlagen
Sprachqualitätschwankendsehr gutschwankendgut
Zuverlässigkeitsehr gutsehr gutschwankendgut
Kosten Hardwaregeringhochgeringmittel
Datensicherheitsehr gutsehr gutrisikobehaftetgut
Erweiterungennicht möglicheingeschränkt und teuersehr gut und günstiggut und günstig
Investitionskostengeringhochgeringmittel
Betriebskostengeringgeringmittelmittel
Zusatzfunktionenkeineeinigesehr vieleviele
Anforderungen Internetanschlussnicht relevantgeringhochmittel

4. Welche Telefonanlagen für kleine und große Unternehmen gibt es?

Damit sich Gründer oder Selbstständige leichter tun, bietet der Markt passend zugeschnittene Lösungen für Freiberufler, kleine Unternehmen oder große Unternehmen. 

#1 Einzeltelefone

Für allein arbeitende Gründer oder Solopreneure gibt es mittlerweile leistungsstarke Telefone, die entweder über einen ISDN-Basisanschluss oder bereits über die Internet-Telefonie laufen. Sie sind in der Anschaffung günstig und bieten eine Vielzahl an Funktionen. Häufig sind diese Geräte modular erweiterbar.

#2 Systemtelefone

Systemtelefone sind kleine Telefonanlagen mit einem Netzwerk von 2 bis 4 Telefonen, die miteinander verbunden sind. Hier sind bereits umfangreiche Funktionen geboten, wie Rechtevergabe, Makeln, Rufübernahme, Rufumleitung, Konferenzschaltungen, kostenlose interne Telefonate und Videotelefonie. Bei diesen Systemtelefonen finden Sie mehr und mehr internetbasierte Lösungen, aber auch die klassischen ISDN-Anlagen.

#3 Telefonanlagen für kleine und mittlere Unternehmen

Telefonanlagen für Kleinunternehmen haben meist einen ISDN-Anschluss. Sie bieten 2 bis 50 Nebenstellen und können mit Anrufbeantworter oder Faxgeräten kombiniert werden. Zeitschaltungen oder Weiterleitungen sind jederzeit möglich. Insgesamt sind diese Telefonanlagen sehr nutzerfreundlich, da Sie alle Einstellungen einfach und schnell selbst vornehmen können. 

Übersichtlichkeit, einfache Bedienung und der geringe Aufwand für Wartung und Installation sind die Pluspunkte dieser Telefonanlagen. In den Funktionen sind Sie häufig begrenzt und ein permanenter Support wird ebenfalls nicht angeboten. Wenn Sie Support benötigen, kann es teuer werden.

#4 Telefonanlagen für große Unternehmen

Telefonanlagen für große Unternehmen haben in der Regel zwischen 50 und 500 Nebenstellen. Von der Systemarchitektur her gesehen sind auf Basis einer hybriden Telefonanlage so gut wie alle nur erdenklichen Konfigurationen möglich. Sie können diese Telefonanlagen mit allen möglichen Endgeräten und digitalen Systemen kombinieren. Entscheidend ist hier, das Netzwerk bestmöglich zu konzipieren und gleichzeitig für mögliche Änderungen offen zu halten. Außerdem erhalten Sie für diese Telefonanlagen eine laufende Wartung und einen laufenden technischen Support.

Der große Vorteil ist, dass diese Telefonanlagen individuell auf die Prozesse und Erfordernisse im Unternehmen abgestimmt werden können. Nachteilig sind die hohen einmaligen Investitionskosten sowie die laufenden Kosten für Service und Wartung. Wenn Sie Zeit und Nerven sparen und von echten Telefonanlagen-Experten beraten werden möchten, kann Sie unser Kooperationspartner Käuferportal.de kostenlos mit drei unverbindlichen Angeboten unterstützen.

5. Welche Spezialanwendungen bei Telefonanlagen gibt es?

Hier besprechen wir Spezialanwendungen für Telefonanlagen, insbesondere Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Telefonanlagen mit Anbindung an Gegensprechanlagen. Telefonanlagen für Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen vereinfachen Meeting und reduzieren Aufwendungen für Meeting-Räume sowie Anreisekosten, wenn Teilnehmer von weiter her am Meeting teilnehmen. Telefonanlagen mit angebundener Gegensprechanlage sind für all die Unternehmen interessant, die häufig Kunden oder Geschäftspartner empfangen.

#1 Telefonanlagen für Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen oder Telkos sind im unternehmerischen Alltag immer wichtiger. Insbesondere bei Unternehmen, die projektbasiert arbeiten und deren Mitarbeiter häufig außer Haus sind, ist die Telko ein wichtiges Instrument für die interne Kommunikation und Abstimmung.

Telefonkonferenzen bis zu 3 Teilnehmern werden in der Regel von gängigen Telefonsystemen angeboten, ohne dass es einer zusätzlichen Anlage bedarf. Nehmen mehr als 3 Teilnehmer an einer Telko teil oder befinden sich manche Teilnehmer an ausländischen Standorten, brauchen Sie eine zusätzliche Anlage. Dies sind die wichtigsten Kriterien beim Auswahl einer Telko-Anlage.

  • Wie viele Teilnehmer umfasst die Telko?
  • Kommen Teilnehmer auch aus dem Ausland?
  • Wer übernimmt die Kosten für die Telefonate im Rahmen der Telko? Der Gastgeber oder die Telko-Teilnehmer?
  • Wie häufig und wie lange dauern in der Regel die Telefonkonferenzen? Davon hängt die Wahl des Kostenmodells ab. Es gibt Modelle mit fester Flatrate oder mit exakter Abrechnung jeder Gesprächsminute.
  • Sollen während der Telko Dokumente und Daten ausgetauscht werden können?

Wenn Sie diese Fragen für Ihr Unternehmen beantwortet haben, gehen Sie auf die Suche nach geeigneten Anbietern und Systemen. 

#2 Telefonanlagen für Videokonferenzen

Auch die Videokonferenz ist ein guter Ersatz für das klassische Meeting. Weitere Einsatzgebiete einer Telefonanlage für die Videokonferenz sind Schulungen, Chats oder die Kommunikation mit schwerhörigen Mitarbeitern. Denn die Telefonanlage für Videokonferenzen überträgt nicht nur Dokumente aller Art, sondern auch ganze Präsentationen oder Videos.

#3 Telefonanlagen mit angebundener Gegensprechanlage

Eine Telefonanlage mit angebundener Gegensprechanlage lohnt sich für alle Unternehmen mit viel Besucherverkehr. Auf zwei Wegen wird dabei die Telefonanlage mit der Gegensprechanlage verbunden. Entweder über eine individuelle Funkfrequenz, die der Anbieter der Gegensprechanlage definiert. Oder über die DECT-Technik, eine Lösung, die herstellerunabhängig und daher besser ist. 

Um Ihre Telefonanlage mit Gegensprechanlage zu konfigurieren, benötigen Sie DECT-Telefone, ein Haustelefon und die Gegensprechanlage.  Die DECT-Telefone und die Gegensprechanlage sind an den DSL-Router angeschlossen. Bei Bedarf können Sie Mobiltelefone an die Anlage hinzuschalten und so die Gegensprechanlage mobil steuern.

Wenn Sie eine Telefonanlage mit Gegensprechanlage planen, müssen Sie zu den Kosten für die Hardware die Installationskosten für die Gegensprechanlage berücksichtigen. Diese Installationskosten sind bei einem Einbau über Putz niedriger, weil hier die Anlage nicht in die Gebäudefassade eingearbeitet werden muss.

6. Was leistet ein guter Anbieter von Telefonanlagen in Sachen Installation und Service?

Wenn Sie eine einfache Telefonanlage benötigen, können Sie diese auch online bestellen. Eine Architektur von 3 bis 4 Systemtelefonen können Sie mit ein wenig technischen Verständnis selbst auswählen, kaufen und konfigurieren. Wird es aufwendiger, empfehlen wir eine umfassende Beratung durch einen Dienstleister vor Ort. Nehmen Sie den nun folgenden Katalog zur Hand, mit dem Sie Ihren zukünftigen Anbieter Ihrer Telefonanlage auf Herz und Nieren prüfen. Auf diese Serviceleistungen sollten Sie achten:

  • Unterstützung bei der Bedarfsermittlung
  • Detaillierte Planung der Telefonanlage und des Netzwerks Ihre Telekommunikation auf Basis Ihrer Vorgaben
  • Auswahl des besten Providers für Ihre Telefonie
  • Installation von Software und Hardware der Telefonanlage
  • Konfiguration der Anlage und Anpassung an Ihre betrieblichen Abläufe
  • Umfassende Schulung der Nutzer: Chef, Mitarbeiter, Außendienst, Homeoffice-Kollegen
  • Wartung der Anlage
  • Unterstützung bei Finanzierung

Gerade der letzte Punkt, Finanzierung einer Telefonanlage, ist umso wichtiger, je höher die erforderlichen Investitionen in Ihre betriebliche Telefonie sind.

7. Die Telefonanlage kaufen, leasen oder mieten?

Je teurer Ihre Telefonanlage, desto wichtiger ist die Frage der Finanzierung. Überlegen Sie, ob Sie eine neue Telefonanlage benötigen oder ob es auch eine gute Gebrauchtanlage sein darf. Auch die Alternativen Kauf oder Leasing sollten Sie in Ihrer Planung durchspielen. Wenn der Kauf der Anlage die bessere Alternative ist, sollten Sie bei hohen Investitionssummen die Finanzierung überlegen.

Eine gebrauchte Telefonanlage zu kaufen ist eine Möglichkeit, die Investitionskosten gering zu halten. Entscheidend ist hier die Frage, wo Sie gebrauchte Telekommunikationssysteme von guter Qualität finden. Tatsächlich gibt es am Markt Anbieter, die Ihnen hier helfen und Anlagen unterschiedlichster Größe und Ausstattung liefern können.

Beim Leasing von Telefonanlagen überwiegen die Vorteile, wie Ihnen die folgende Tabelle zeigt.

Vorteile LeasingNachteile Leasing
keine hohen Anschaffungskostenkein Eigentumserwerb während der Laufzeit
Technik auf dem neuesten Standhohe Gesamtkosten
Entsorgung der Telefonanlage entfälltSchäden mindern den Wiederverkaufswert
Liquidität und Kreditlinie werden geschontSchadensersatz bei Verlust, Diebstahl oder vorzeitiger Beendigung des Vertrags
Steuervorteile durch AbschreibungLeasing-Geber kann Vertrag bei Zahlungsverzug fristlos kündigen und Gebühren verlangen
Planungssicherheit, da Raten und Laufzeit vertraglich festgelegt werdenggf. Restwertrisiko
Service und Wartung der Telefonanlage (Full-Service-Leasing) 
Die Telefonanlage kann zum Ende der Laufzeit erworben werden 

Zum einen verteilen Sie mit Leasing den Kaufbetrag auf mehrere Jahre und schonen Ihre Liquidität. Je nach Ausgestaltung des Leasingvertrages besteht die Möglichkeit, am Ende die Anlage zurückzugeben und dafür eine neue modernere zu erhalten. Auch hier ist eine gute Beratung durch den Anbieter der Telefonanlage sinnvoll. 

Eine Telefonanlage kaufen ist einfach, wenn Sie über genügend Liquiditätsreserven verfügen. Dann bestellen Sie die Anlage, installieren sie und das war es dann auch schon. Müssen Sie die Anlage finanzieren, stellen Sie einen Finanzierungsantrag. Je nach Höhe der Investitionssumme muss dieser Antrag entsprechend umfangreich sein. Gründen Sie Ihr Unternehmen, erläutern Sie die Investition für die Telefonanlage in Ihrem Businessplan. Dort argumentieren Sie zum Beispiel, warum diese Telefonanlage für Ihr Unternehmen, für die interne Kommunikation, für die Kommunikation mit dem Kunden und die Schaffung positiver Kundenwahrnehmung wichtig ist.

8. Was ist beim Betrieb Ihrer Telefonanlage wichtig?

Je nach Umfang und Art Ihrer Telefonanlage sind ein paar wichtige Dinge für den Betrieb Ihrer Telefonanlage zu beachten, insbesondere im Bereich Wartung, Datenschutz und Datensicherheit und Reduzierung der Ausfallzeiten.

#1 Wartung Ihrer Telefonanlage

Kleine Telefonanlagen, zum Beispiel Netzwerke von Systemtelefonen, müssen Sie in der Regel nicht warten. Wenn Sie die Endgeräte sachgemäß behandeln, sollten die Geräte laufen, ohne dass es einer regelmäßigen Wartung bedarf. Etwas anderes ist es, wenn zum Beispiel an die Telefonanlage komplexere Anwendungen und Geräte angeschlossen sind. Wenn Sie eine Gegensprechanlage integriert haben oder wenn eine Alarmanlage an die TK-Anlage angeschlossen ist, sind regelmäßige Wartungsarbeiten normalerweise notwendig.

#2 Datenschutz und Datensicherheit

VoIP-Telefonanlagen und die Telefonie in der Cloud sind in Sachen Datenschutz und Datensicherheit kritisch. Eine ungeschützte Telefonanlage ist ein Freifahrtschein für Kriminelle und Datendiebe. Datendiebstahl verursacht hohe Kosten und Sie riskieren, dass wichtige Geschäftsgeheimnisse in die Hände von Wettbewerbern fallen. Beachten Sie daher folgende Tipps, um Datenschutz und Datensicherheit bei VoIP-Telefonanlagen sicherzustellen:

  • Verändern Sie die Standardpasswörter für die Fernwartung Ihrer Anlage.
  • Erstellen Sie Regeln, wie Ihre Mitarbeiter die Passwörter für ihre Voiceboxen sicher gestalten.
  • Ordnen Sie an, dass Mitarbeiter die Passwörter regelmäßig ändern.
  • Öffnen Sie einen Wartungskanal nur dann, wenn es notwendig ist.
  • Sperren Sie ausländische Anschlüsse automatisch nach Büroschluss, am Wochenende oder an Feiertagen.
  • Binden Sie Home Offices oder Filialen nur über sichere VPN-Netze an die Zentrale.
  • Prüfen Sie das Angebot des Anbieters Ihrer Telefonanlage für Sicherheitsmanagement und Datenschutz Ihres Netzwerks.

#3 Ausfallzeiten bei Telefonanlagen minimieren

Die Ausfallzeiten von Telefonanlagen minimieren Sie durch Methoden der Datensicherung, sogenannter Backup-Systeme. Fällt eine Komponente der Telefonanlage aus, wird sie ersetzt und mit den Daten aus der Sicherung bespielt. Informieren Sie sich vor Inbetriebnahme, welche Schritte der Datensicherung wann und wie oft durchzuführen sind.

9. Welche Anbieter von Telefonanlagen gibt es?

Hier finden Sie eine Liste der besten Anbieter für Lösungen von ISDN Telefonanlagen und IP Telefonanlagen:

Modulare ISDN- und Internet-TelefonieCloud-Telefonanlagen
AASTRAdus.net
AuerswaldNetTask
AGFEONfon
bintec elmegSipgate
GigasetTelekom DeutschlandLan
SamsungVodafone Officenet
Telekom 
tiptel 

Auf der Anbieter-Vergleichsseite unseres Kooperationspartners Käuferportal.de wird auf diese Anbieter näher eingegangen. Informieren Sie sich auch auf Käuferportal.de, welche Anlagen von welchem Anbieter für Ihr Unternehmen interessant sein können und holen sich kostenlos drei unverbindliche Angebote ein.

Fazit: die richtige Telefonanlage auswählen

Fassen wir die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen, wenn Sie für Ihr Unternehmen die richtige Telefonanlage suchen.

  • Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch: Wie viele Telefon benötigen sie, welche Funktionen sind für Ihr Haus wichtig? Für die Wahl des Providers sind Häufigkeit der Anrufe und Anteil der Auslandsgespräche wesentliche Informationen.
  • ISDN, VoIP, Hybridsystem oder doch die gute alte Analog-Anlage? Informieren Sie sich über die grundsätzlichen technischen Möglichkeiten der jeweiligen Lösung.
  • Prüfen Sie den Anbieter der Telefonanlage: Unterstützt er die Bedarfsermittlung, bietet er nach Installation und Konfiguration des Netzwerks eine Anwenderschulung, Angebote zur Wartung und zur Datensicherung? 
  • Online oder vor Ort kaufen: Genügt Ihnen die Servicequalität eines Onlineanbieters oder brauchen Sie wegen Wartung und Datensicherung einen Spezialisten in Ihrer Nähe?
  • Halten Sie die Investitionskosten niedrig: Überdenken Sie Alternativen wie Kauf oder Leasing. Überlegen Sie, ob auch eine gebrauchte Telefonanlage gute Dienste leistet. 
  • Wartung, Datenschutz und Ausfallzeiten: Sprechen Sie den Anbieter Ihrer TK-Anlage darauf an und prüfen Sie das Angebote. Setzen Sie Empfehlungen zur Datensicherheit vor Inbetriebnahme um und schließen Sie einen Wartungsvertrag ab, wenn es Größe und Umfang der Anlage erfordert.

Wenn Sie speziell bei einer größeren Telefonanlage all diese Punkte beachten, wird Ihnen Ihre neue Telefonanlage gute Dienste lange und zuverlässig leisten. Sprechen Sie unseren Kooperationspartner Käuferportal.de an und fordern Sie unverbindliche Angebote eine individuelle Lösung von zuverlässigen Anbietern in Ihrer Nähe an.