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René Klein, Geschäftsführer von Für-Gründer.de

Büro suchen und mieten für die Selbstständigkeit

Für wen die Arbeit im Home Office oder in einem Coworking Space nichts ist, der sollte sich Gedanken über ein extern angemietetes Büro machen. Hierbei ist die Wahl der richtigen Büroräume von großer Bedeutung. Faktoren wie Ausstattung und Lage sollten unbedingt in den Entscheidungsprozess für das Büro einbezogen werden.

Wir haben eine Beispielrechnung für die Kosten ein bereits eingerichtetes Büro pro Monat und geben Tipps für die Suche. Außerdem: Woher Sie überhaupt ein Büro bekommen können.

Wichtige Faktoren, wenn Sie ein Büro mieten

Das Büro dient für Sie und gegebenenfalls Ihre Mitarbeiter als Arbeitsraum, in dem Sie viel Zeit verbringen werden. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, professionell Kunden zu empfangen. Es ist daher wichtig, sich genügend Zeit für die Auswahl Ihres Büros zu nehmen. Wenn Sie ein Büro mieten geht es darum, zu entscheiden, wo Sie Ihre Existenzgründung in nächster Zeit ins Rollen bringen. Ein Büro mieten bedeutet Lage, Angemessenheit, Anbindung und Lärmbelästigung zu beurteilen. Ein Büro mieten bedeutet auch, abzuwägen, ob eventuell nicht doch auch ein Büro auf Zeit das Richtige ist.

Auf diese Punkte sollten Sie achten, wenn Sie ein Büro mieten:

Faktor Angemessenheit

  • Büro mieten – die richtige Größe finden:
    Bietet das Büro genügend Raum für die Aufgaben, die es erfüllen soll? Dies ist abhängig mit der Anzahl der Mitarbeiter, mit denen Sie planen und auch beispielsweise die Besprechungsräume sollten Sie einplanen.
  • Büro mieten – auf die Ausstattung achten:
    Verfügen die Büroräume über moderne Infrastruktur (IT, Telekommunikation, Kopierer,Telefonanlage)? Sind die Räume repräsentativ genug, um Gäste und Kunden zu empfangen?
  • Büro mieten – Lage und Attraktivität:
    Sind Ihre Büros für Sie, Ihre Mitarbeiter und Gäste gut erreichbar? Ist der Standort attraktiv für Mitarbeiter und Kunden? Der ist bei der Gewinnung von Mitarbeitern und Kundenbesuche an Ihrem Standort durchaus nicht zu unterschätzen.

Faktor Kosten

  • Laufende Kosten:
    Wie hoch sind die Mietkosten, welche zusätzlichen Kosten können auf Sie zukommen? Berücksichtigen Sie dies in Ihrer Finanzplanung.
  • Mindestmietdauer:
    Die Mietbindung sollten Sie in jedem Fall auch berücksichtigen. Gerade zu Beginn einer Gründung, ist es sinnvoll, keine Verträge mit mehrjähriger Mindestmietdauer abzuschließen, um sich eine gewisse Flexibilität zu wahren.
  • Gewerbesteuer:
    Vergleichen Sie die Gewerbesteuersätze angrenzender Gemeinden – gerade zwischen Großstädten und dem Umland können sich größere Unterschiede ergeben.

Beispielrechnung

  • Bei unserem Testanbieter in Frankfurt am Main (Westend) kostet ein Büro für zwei Personen (17qm) pro Monat zwischen 600 und 700 Euro. Der genaue Preis richtet sich nach dem Ausblick, berechnet wird der Preis pro Person. Der Vertrag hat eine Laufdauer von 12 Monaten.
  • Ein Büro in einem anderen Stadtteil mit nur 13qm kostet unter den selben Konditionen jedoch schon über 1.000 Euro. Lassen Sie sich also nicht von günstigen Anfangspreisen locken, sondern achten Sie stets auf Lage und Leistungen.
  • Bei unserem Testanbieter inkludieren die Leistungen das Mobiliar, das Facility Management, ein Sekretariat, die Betriebskosten (Wasser, Strom etc.) sowie Gemeinschaftsbereiche (Lounge, Meetingräume etc.). 
  • Zusätzliche Kosten entstehen durch ein Kommunikationspaket (Internet und Telefon) mit 89,00 Euro pro Person und Monat sowie einmaligen Einrichtungskosten für Zugangskarten etc.

Faktor Erweiterung

  • Auslastung:
    Gerade bei Büros stellt sich bei der Expansion des Unternehmens schnell das Problem, dass die Kapazitäten im Gebäude erschöpft sind. Prüfen Sie bereits im Vorfeld, wenn Sie ein Büro mieten, die Auslastung des Gebäudes oder vergewissern Sie sich, dass es in der Nähe Alternativen für zusätzliche Büroräume gibt.

Eineflexible Alternative, wenn Sie ein Büro mieten wollen,bieten auch neue Serviceangebote zur Bürovermietung.

TIPP

Ein Büro mieten: Für die Suche nach Büroräumen bieten sich neben dem klassischen Makler auch Gründerzentren an.

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Was Sie noch beachten sollten, wenn Sie ein Büro mieten

Folgende weitere Faktoren können für Ihren Entscheid relevant sein:

  • Sind die Anbindungen zum Büro gut?
    Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten müssen gut zu Ihrem Standort und Büro kommen. Schlechte Anbindungen oder ein Standort im Industriegebiet sind für manche Branchen ein Genickbruch. Außerdem sollten Sie sich umsehen, ob es genug Parkplätze gibt. Dabei sollten Sie bedenken, dass Kunden und Lieferanten nur ungern Parkgebühren bezahlen wollen, wenn sie Ihr Büro aufsuchen. Zuletzt geht es auch um die Barrierefreiheit mittels eines Aufzugs und einer Rollrampe zum Büro.
  • Gibt es Lärmbelästigung im Büro?
    Unter störende Lärmbelästigung, die den Arbeitsablauf im Büro stören können, fallen nicht nur ständige Bauarbeiten oder ein Kindergarten, sondern auch die zum Arbeitsablauf dazugehörenden Telefongespräche von Kollegen. Dem ersten Fall können Sie vorbeugen, indem Sie sich bereits bei der Besichtigung genauer umsehen und gegebenenfalls auch zu einer anderen Tageszeit vorbeigehen und sich "umhören". Im zweiten Fall können Sie separate Büroräume für Ihre Mitarbeiter mieten.
  • Wie ist die Raumaufteilung. Welche Nebenräume gibt es?
    Gehen Sie in Ihrer Vorstellung bereits durch die eingerichteten Räume und überlegen Sie, ob es Platz für ein zentrales Sekretariat gibt. Wie sehen die Wasch- und Abstellräume aus? Nehmen Sie die Büroräume genau unter die Lupe! Gibt es Durchgangszimmer? Wenn ja, ist dies nützlich für Ihren Zweck? Ist eine Kaffeeküche vorhanden? Lassen Sie sich die Pläne für die Büroräume geben, nehmen Sie Maße und planen Sie bereits virtuell, wie Sie das Büro einrichten möchten.
  • Wie steht es um die Temperatur und Beleuchtung im Büro?
    Wie wird geheizt, wo befinden sich die Heizkörper? Gibt es eine Klimaanlage oder einen Deckenventilator für die heißen Tage im Jahr? Fällt genügend Licht durch die Fenster? Weiterhin sollten Sie nachsehen, ob Rollos oder Jalousien vorhanden sind. Falls sich viele Fenster auf der Südseite befinden, könnte der starke Lichteinfall störend sein, wenn das Licht auf den Computerbildschirm fällt.
  • Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?
    Ein paar grundsätzliche Regeln für die Einrichtung von Ihrem Büro sind, dass ein Bildschirmarbeitsplatz im Büro rund 8 bis 10 qm groß sein sollte. Die Tischfläche sollte zwischen 160 cm x 80 cm groß sein. Jedem Mitarbeiter steht der sogenannte "persönliche Meter" zu. Damit ist gemeint, dass hinter dem Schreibtisch möglichst ein Meter Platz vorhanden sein sollte.

Wo und wie Sie ein Büro mieten können

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit der Frage, wo und wie man ein Büro mieten kann.

  • Büro mieten mithilfe eines Immobilienmaklers:
    Zwar kommen Maklergebühren auf Sie zu, wenn Sie ein Büro mieten, das über einen Makler vermittelt wurde. Aber er kann Ihnen dabei helfen, ein günstiges und schönes Büro zu finden. Einen Immobilienmakler finden Sie in unserer Beraterbörse.
  • Büro mieten mithilfe von Plattformen im Internet:
    Es gibt zahlreiche Plattformen im Internet, auf denen Sie nach einem geeigneten Büro suchen können. Zumeist fallen bei der Onlinesuche keine Kosten an, sodass Sie in Ruhe nach dem optimalen Büro suchen können. Bei Interesse kontaktieren Sie dann zuerst den angegebenen zuständigen Immobilienmakler, der die Begehung mit Ihnen macht und für weitere Fragen zur Verfügung steht. Jedoch ist auch auf diese Weise möglich, dass Sie bei der Vermittlung eines Büros eine Provision zahlen müssen. Auch auf Immoscout und in sozialen Netzwerken können Sie nach Büros suchen. Bei Facebook gibt es zahlreiche Gruppen, in denen Büros Mieter und Mieter Büros suchen.
  • Büro mieten mithilfe von Gründerzentren:
    Bundesweit gibt es zahlreiche Innovations-, Technologie- und Gründerzentren sowie Wissenschafts- und Technologieparks, in denen Sie ein Büro mieten können. In einem Gründerzentrum oder Technologiezentrum finden Existenzgründer Gebäude und Flächen zur Nutzung für verschiedene Zwecke wie Büroräume, ein Labor, Produktionsstätten oder Forschungseinrichtungen.
  • Büro mieten auf Zeit:
    Eine Alternative zum Büro mieten auf die herkömmliche Weise ist das Business Center, das Ihnen ein Büro auf Zeit vermittelt. Solche Business Center gibt es in vielen großen Städten. Dort bekommen Sie nicht nur ein Büro auf Zeit, sondern auch die Möglichkeit, Büroservice zu nutzen. Wenn Sie ein Büro mieten, indem Sie ein Büro auf Zeit nehmen, erhalten Sie - falls gewünscht - den Empfangsbereich, die Büroausstattung sowie die Übernahme administrativer Aufgaben dazu. Die Vorteile, wenn Sie das Büro mieten auf Zeit, sind die günstigeren Kosten sowie die Flexibilität, da Sie so nur bedingt zeitlich an das Büro auf Zeit gebunden sind. Erfahren Sie mehr über das Büro auf Zeit, wenn Sie ein Büro mieten wollen.
TIPP

Beim Vergleich verschiedener Büroräume können Sie die oben genannten Kriterien mit einer Punkteskala bewerten.