Rechnung schreiben: Pflichtangaben, kostenlose Vorlage und Software

Sie wollen eine professionell gestaltete Rechnung schreiben? In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Rechnung rechtssicher aufgebaut sein muss. Darüber hinaus bieten wir eine kostenfreie Rechnungsvorlage und stellen Ihnen Rechnungssoftware vor, mit der Sie Ihre Buchhaltung online​​​​​​​ gleich mit erledigen können. 

TIPP

Schnell und sicher rechtskonforme Rechnungen schreiben. Mit der Rechnungssoftware und Buchhaltungslösung von lexoffice: Jetzt 1 Jahr kostenfrei testen!

Lexware kostenlos testen

1. Rechnung schreiben: Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer eine Lieferung oder eine erbrachte Dienstleistung abrechnet. Mit der Rechnungsstellung entsteht für Unternehmen und Rechnungsaussteller ein Zahlungsanspruch und eine Forderung gegenüber seinem Kunden. Gleichzeitig entsteht mit der Rechnungsstellung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Höhe der Umsatzsteuer, die in der Rechnung enthalten ist. Nur wenn die Rechnung korrekt erstellt ist, haben Sie Anspruch auf Zahlung. 

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten. Dabei ist es egal, wie Sie die Rechnung stellen, ob auf Papier oder elektronisch:

  • Adresse von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger 
  • Steuernummer oder Identifikationsnummer (UST-IdNr.)
  • Gutschrift: Steuernummer oder die Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer mit Zahlen, die nur einmalig vergeben werden dürfen
  • Umfang und die Art der erbrachten Leistung
  • Leistungszeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung  
  • Rechnungsbetrag inkl. Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes, Höhe des Steuerbetrags
  • Rabatte, Skonto
  • Zahlungsziel: Laut BGB wird eine Rechnung sofort fällig, übliches Zahlungsziel sind ca. 14 Tage.
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für Privatrechnungen: Sie müssen Ihren Kunden darauf hinweisen, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss.

Was passiert bei einer inkorrekten Rechnung?

Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung schreiben, kann Ihr Kunde die Bezahlung der Lieferung oder der Leistung verweigern. So etwas ist ärgerlich und kostet Zeit. Wenn Sie auf schnellen Geldeingang angewiesen sind, kann das außerdem Ihre Zahlungsfähigkeit einschränken oder im schlimmsten Fall kurzfristig gefährden. 

Infografik: 12 Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung

Wie Sie die Pflichtbestandteile einer Rechnung platzieren und wie ein Layout aussehen kann, zeigt Ihnen nachfolgende Infografik. 

Im Kopfbereich einer Rechnung haben Sie in der Regel die Angaben zu Ihrem Unternehmen und die Adresse Ihres Kunden. Hier müssen Sie die richtige Firmierung beachten, für Ihr eigenes Unternehmen und das Unternehmen Ihres Kunden. Achten Sie dabei besonders auf die richtige Bezeichnung der Unternehmensrechtsform.

Den Kernbereich leiten Sie ein mit dem Hinweis "Rechnung" und eventuell einem netten Anschreiben. Der Kernbereich der Rechnung enthält außerdem:

  • das Rechnungsdatum
  • das Leistungsdatum
  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Angaben zur erbrachten Leistung, entweder der Warenlieferung oder der Dienstleistung mit Angaben zur Menge, zum Preis und zu den Mehrwertsteuersätzen.

Abgeschlossen wird der Kernbereich mit der Nettorechnungssumme, dem Ausweis der Mehrwertsteuer pro relevantem Mehrwertsteuersatz und der Bruttorechnungssumme. Diese Bruttorechnungssumme ist gleichzeitig der Zahlbetrag. Hinzu kommen am Ende des Kernbereichs der Rechnung die Angaben zur Zahlungsfrist, je nach Vereinbarung mit oder ohne Skonto.

Im Fußbereich einer Rechnung stehen in der Regel sinnvolle freiwillige Angaben. Besonders wichtig hierbei ist die Angabe der Bankverbindung. Sinnvoll sind natürlich wichtige Kontaktdaten Ihres Unternehmens wie E-Mail-Adresse, Telefonnummern oder Steuernummern.

TIPP

Die Unternehmerheld Rechnungssoftware füllt die Pflichtbestandteile Ihrer Rechnung automatisch aus. So erstellen Sie ganz einfach professionelle Rechnungen in 3 Klicks!

Rechnungsprogramm jetzt gratis testen

2. Word, Vorlage oder Rechnungssoftware?

Sie haben drei Möglichkeiten, eine Rechnung an Ihre Leistungsempfänger und Kunden zu schreiben:

  1. Selbst erstellen in Word oder Excel
  2. Eine Rechnungsvorlage

  3. Sie arbeiten mit einem gängigen Buchhaltungsprogramm oder einer Rechnungssoftware

#1 Rechnung schreiben in Word oder Excel

Wenn Sie mit Word bzw. Excel arbeiten, müssen Sie dafür sorgen, dass alle wichtigen Pflichtbestandteile enthalten sind. Problem hierbei ist die fortlaufende Rechnungsnummer. Word und Excel bieten Ihnen keine automatisch fortlaufende Rechnungsnummer. Das kann bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden. 

#2 Rechnung schreiben mit einer Rechnungsvorlage

Eine gute Rechnungsvorlage enthält in der Regel alle wichtigen Pflichtbestandteile. Dieses Paket von Formblitz enthält 8 verschiedene Vorlagen als Excel Tabelle. Nachteil ist aber, dass sich Rechnungsvorlagen nicht automatisch aktualisieren.  Ändern sich Vorschriften der Rechnungsstellung, ist die verwendete Vorlage sofort veraltet und nicht mehr gültig. Außerdem bietet eine Rechnungsvorlage in der Regel keine fortlaufende Rechnungsnummer.

#3 Rechnung schreiben mit einer Rechnungssoftware

Alternativ zu Word oder Excel können Sie Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware schreiben. Bewährte Programme bieten Ihnen nicht nur die fortlaufende Rechnungsnummer, sondern sind im Hinblick auf gesetzliche Vorschriften zum Schreiben von Rechnungen immer aktuell. Nutzen Sie daher die Rechnungsvorlagen, die Ihnen Ihr Buchhaltungsprogramm oder Rechnungsprogramm zur Verfügung stellt. Diese Vorlagen können Sie in der Regel mit Ihrem Firmenlogo individualisieren und an die CI Ihres Unternehmens anpassen. Darüber hinaus bietet eine Rechnungssoftware viele Funktionen, um die Abläufe in Ihrem Büro und Ihrer Buchhaltung zu vereinfachen.

 Word oder ExcelRechnungsvorlageRechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware
Pflichtbestandteile vorhanden?NeinJaJa
Pflichtbestandteile stets aktuell?NeinNeinJa
Optimierung der Abläufe in Buchhaltung und Büro?NeinNeinJa

Unser Tipp: Rechnungsprogramm nutzen!

Wir empfehlen Ihnen daher, die Rechnungen mit einem professionellen Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware zu schreiben.

Rechnung und Buchhaltung: alles in Einem

Unsere Buchhaltungslösung übernimmt die Rechnungsstellung und Buchhaltung für Sie. So sparen Sie viel Zeit im Büro.

Mehr erfahren

Rechnungsvorlage in Excel - selbst schreiben

Wir stellen Ihnen zudem eine kostenfreie Rechnungsvorlage auf Exce zur Verfügung, die Sie selbst befüllen können.

Rechnungsvorlage in Excel

3. Kann ich eine Rechnung elektronisch per Email verschicken?

Egal ob Sie die Rechnung schriftlich in Papierform stellen oder elektronisch per Mail verschicken. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass bei der elektronischen Übermittlung folgende Punkte gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gewährleistet sein müssen: "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts". Details zu diesem Thema finden Sie auf unserer Ratgeberseite zur elektronischen Rechnung.

4. Wie storniere ich eine Rechnung richtig?

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, können Fehler passieren. Beispiel: Sie geben das Datum der Leistungserstellung falsch an. Oder eine Lieferung enthält eine defekte Ware. Dann müssen Sie diese Rechnung korrigieren und dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie stornieren die Rechnung und senden eine neue, korrigierte Rechnung. Die Rechnungsnummer auf der korrigierten Rechnung muss neu sein, sollte sich aber auf die Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung beziehen. 
  • Ist die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt, erstellen Sie eine Gutschrift, die heute auch als Korrekturrechnung bezeichnet wird.

Informationen zum Thema "Gutschrift / Korrekturrechnung" erhalten Sie im folgenden Abschnitt.

5. Rechnungsarten: Was ist bei Abo-Rechnung, Gutschrift & Co. zu beachten?

Nachfolgend gehen wir auf folgende Besonderheiten ein:

  1. Die Kleinunternehmerrechnung
  2. Rechnung schreiben bis 250 €: Kleinbetragsrechnung
  3. Die Quittung im Vergleich zur Rechnung
  4. Die Dauerrechnung
  5. Die Abo-Rechnung
  6. Die Gutschrift

#1 Die Kleinunternehmerrechnung

Als Kleinunternehmer zahlen Sie keine Umsatzsteuer, was die Rechnungsstellung vereinfacht. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und sich damit von der Umsatzsteuer befreit haben, dürfen Sie bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer ausweisen.

  • Es erfolgt keine Angabe des Umsatzsteuersatzes und keine Unterscheidung in einen Nettobetrag und den auf die Steuer entfallenden Anteil, wenn Sie die Rechnung stellen.
  • Schreiben Sie am besten folgenden Hinweis auf Ihre Rechnung: "Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten."

Ansonsten gelten alle Pflichtangaben, die wir Ihnen oben mit unserer Infografik erläutert haben.

#2 Rechnung schreiben bis 250 €: Kleinbetragsrechnung

Am 12.05.2017 hat der Gesetzgeber im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes II die Grenze für Kleinbetragsrechnungen angehoben. Gemäß § 33 UStDV müssen jetzt Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht überschreitet - die so genannte Kleinbetragsrechnung -, nur nachfolgende Angaben enthalten:

  • Wer stellt die Rechnung: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum: wann wurde die Rechnung erstellt
  • Wofür wird die Rechnung gestellt: die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • Rechnungsbetrag: das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Diese Regelung zur Kleinbetragsrechnung kann in Ausnahmefällen wie Versandhandelslieferungen innerhalb der Europäischen Union nicht angewandt werden, wenn Sie eine Rechnung stellen. Weitere Detailinformationen erhalten Sie auf unserer Ratgeberseite zu Kleinbetragsrechnungen.

#3 Die Quittung im Vergleich zur Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Leistung auflistet und eine Anspruch auf Zahlung gegenüber Ihrem Geschäftspartner bekräftigt. Eine Quittung ist im Gegensatz zur Rechnung ein Dokument, das eine geleistete Zahlung bestätigt. Die Quittung ist eng verbunden mit dem Thema Kleinbetragsrechnung. Bei Beträgen unter 250 € sind die Pflichtbestandteile einer Quittung identisch mit den Pflichtbestandteilen der Kleinbetragsrechnung. In der Praxis sind nahezu alle Kleinbetragsrechnungen, die Sie bei Einkäufen unter 250 € erhalten, Quittungen.

#4 Die Dauerrechnung

Was ist eine Dauerrechnung? Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für eine Leistung, die mehrfach über einen längeren Zeitraum erbracht wird. Bestes Beispiel hierfür sind die Mietrechnungen für Büros, Geschäftsräume oder sonstige gewerbliche Räume. 

Was müssen Sie bei der Dauerrechnung zu beachten? Das kommt darauf an, ob Sie die Dauerrechnung erstellen oder erhalten.

  • Fall 1 - Sie sind Rechnungsaussteller: Hier ist der Leistungszeitraum eine wichtige Zusatzangabe auf der Rechnung. Beachten Sie außerdem, dass Sie den Zahlungseingang bei einer Dauerrechnung mehrfach überwachen müssen. Das betrifft Zahlungsfristen und die Vorgänge bei der Zahlungserinnerung und der Mahnung. Eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt Sie bei diesen Abläufen im Büro optimal.
  • Fall 2 - Sie sind Rechnungsempfänger: Abgesehen davon, dass die Sie korrekte Rechnungsstellung prüfen, müssen Sie Ihre Abläufe im Büro so einrichten, dass Sie Ihre Dauerrechnungen rechtzeitig und regelmäßig bezahlen und verbuchen. Es empfiehlt sich in der Praxis, die Vorgehensweise bei Dauerrechnungen mit dem Steuerberater zu besprechen.
  • Separate Ablage für Dauerrechnungen: Legen Sie sich für Dauerrechnungen eine eigene Ablage an. Das ist sinnvoll, weil Sie erhaltene oder geleistete Zahlungen dadurch besser dokumentieren können. Sie machen sich dadurch die Arbeit leichter, egal ob Sie die monatliche Buchhaltung erstellen oder vorbereiten, den Jahresabschluss oder die Unterlagen für eine Betriebsprüfung bereitstellen.

#5 Die Abo-Rechnung

Die Abo-Rechnung ist eine in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Rechnung. Die Rechnungen können wöchentlich, monatlich, pro Quartal oder jährlich erstellt werden. Im Gegensatz zur Dauerrechnung erhalten Sie pro Leistungszeitraum eine Rechnung. 

#6 Die Gutschrift

Die Gutschrift gibt es in zwei Formen, als Abrechnungsgutschrift oder als Stornorechnungen. Im Zusammenhang mit den Vorschriften zur Rechnungsstellung meinen wir nicht die Bankgutschrift, bei der Ihnen Geld aufs Bankkonto gutgeschrieben wird.

Die Abrechnungsgutschrift nach §14 UStG ist eine umgekehrte Rechnung. Wenn Sie beispielsweise Provisionen freier Handelsvertreter abrechnen, stellt nicht der Handelsvertreter eine Rechnung, sondern Sie schreiben dem Handelsvertreter die Abrechnungsgutschrift, in der Sie die Provisionen seiner Verkäufe pro Monat auflisten, abrechnen und anschließend überweisen.

Im Geschäftsleben häufiger ist die Gutschrift im Sinne einer Stornorechnung. Beispiel: Sie haben bei Ihrem Hauptlieferanten etwas bestellt und ein Teil der Ware ist fehlerhaft. Sie schicken die Ware zurück und erhalten dafür eine Stornorechnung. 

Ganz wichtig für Ihre Buchhaltung: sämtliche Pflichtangaben gelten auch für die Gutschrift oder die Stornorechnung. Allerdings steht jetzt auf dem Dokument nicht "Rechnung", sondern eben "Gutschrift" oder "Stornorechnung". 

6. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Sei es mit Rechnungsordnern oder auf elektronischem Weg. Wenn Sie viele Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen haben, wird das Lagern von Rechnungsordnern schnell lästig. Eine moderne Buchhaltungssoftware bietet häufig ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie Rechnungen digitalisiert und platzsparend aufbewahren.

Weitere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten lesen Sie hier.

7. Mahnung schreiben: Was tun, wenn nicht bezahlt wird?

Ist nach der Auftragsbestätigung die Rechnung an Ihren Kunden versandt, muss Ihr Kunde bei ordentlicher Lieferung und einwandfreier Leistung die Rechnung bezahlen. Den Zahlungseingang zu überwachen ist dabei Ihre wichtigste Aufgabe. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig Ihre Bankauszüge überprüfen, was via Onlinebanking heute auch am Bildschirm möglich ist.

Sie haben die Rechnung mit einer entsprechenden Zahlungsfrist gestellt und stellen nun fest, dass noch keine Zahlung erfolgt ist. Dann stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen, Ihre Forderung durchzusetzen:

Wenn Sie generell Probleme damit haben, dass Ihre Kunden verspätet oder gar nicht zahlen, ist Factoring als Form der Rechnungsvorfinanzierung ein sinnvolle Methode, um schnell zu Ihrem Geld zu kommen. Dabei verkaufen Sie Ihre Forderungen aus den Kundenrechnungen an eine Factoring Gesellschaft, die die Forderungen eintreibt.

8. Welche Dinge sind sonst noch bei der Rechnungsstellung zu beachten?

Folgende Punkte sollten Sie beachten, bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben:

  • Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. Schreiben Sie Rechnungen an Privatkunden, sind Sie mit der Rechnungsstellung an keine maximale Frist gebunden. 
  • Lassen Sie ein Rechnungsmuster von Ihrem Steuerberater prüfen, damit keine Probleme mit dem Finanzamt und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) entstehen.
  • Rechnungen schreiben erfordert keine Unterschrift - Sie brauchen also nicht per Hand zu unterschreiben.
  • Sollen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine Rechnung als Nachweis erfolgen. Diese muss maschinell erstellt und aus einer Registrierkasse stammen.
  • Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche Softwareprogramme die Ihnen bei der Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, Mustern oder Beispielen behilflich sind. Wir zeigen Ihnen auf einer eigenen Seite, wie Sie die passende Rechnungssoftware auswählen.

Auch Ihre Rechnungen repräsentieren Ihr Unternehmen nach außen. Achten Sie daher auf Übersichtlichkeit beim Rechnungsdesign, verwenden Sie Ihr Logo und Ihre Firmenfarben.

TIPP

Automatisiert Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken: mit dem Unternehmerheld Rechnungsprogramm kein Problem!

Rechnungsprogramm kostenfrei testen

Fazit: Beachten Sie gesetzliche Vorgaben und nutzen Sie professionelle Software

Auf Basis Ihrer Rechnungen erhalten Sie Ihre Zahlungen für Ihre erbrachten Leistungen. Ist die Rechnung falsch ausgestellt, braucht Ihr Kunde die ausstehende Forderung nicht zu bezahlen. Wenn Sie falsch ausgestellte Rechnungen bezahlen, müssen Sie bei Betriebsprüfungen erstattete oder verrechnete Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückzahlen. 

Beachten Sie daher die Vorschriften zur Rechnungserstellung. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Rechnungen alle wichtigen Pflichtbestandteile enthalten. Um eine Rechnung zu schreiben, können Sie unsere kostenfreie Rechnungsvorlage nutzen. Alternativ zu Word und Excel bietet sich auch ein gutes Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware an, da Sie damit viel Zeit bei der Rechnungsstellung sparen.

Beachten Sie als Kleinunternehmer, dass die Kleinunternehmerrechnung keine Umsatzsteuer enthalten darf. Sorgen Sie für einfache und gute Abläufe bei Ihnen im Büro. Dazu gehört eine gut organisierte Ablage Ihrer Rechnungen. Je besser die Rechnungsablage, desto einfacher erstellen Sie Buchhaltung und Jahresabschluss. Achten Sie bei Quittungen auf die 250-Euro Grenze, ebenso bei Kleinbetragsrechnungen. Verlangen Sie bei Einkäufen über 250 Euro statt einer Quittung eine ordentliche Rechnung.

Wenn Sie diese Regeln beachten, haben Sie wichtige Voraussetzungen dafür erfüllt, dass Ihre Kunden zur Zahlung Ihrer Rechnungen verpflichtet sind und dass Sie als Gründer enthaltene Vorsteuerbeträge abziehen dürfen.