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Das E-Mail-Impressum in der Signatur als Teil der Impressumspflicht

Bisher waren Sie es vielleicht gewohnt eine E-Mail an Freunde, Verwandte oder Bekannte schicken zu können, ohne über die formalen Vorgaben nachzudenken. Dies ändert sich jedoch mit der Selbstständigkeit. Nun unterliegen Sie im Allgemeinen der Impressumspflicht - das gilt auch in Bezug auf das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur.

Welche Vorgaben Sie beachten müssen und welche Informationen in jeder versendeten E-Mail stehen sollten, erfahren Sie hier. Besonders im Fokus stehen aber auch Pflichtangaben auf der Website: das Impressum.



Für wen gelten Impressumspflicht und E-Mail-Impressum?

Von der Impressumspflicht und damit einhergehend auch von der notwendigen E-Mail-Signatur betroffen sind alle Internetseiten, die geschäftsmäßig betrieben werden. Geschäftsmäßig ist eine Website dann, wenn Angebote nur gegen ein Entgelt verfügbar sind oder sich Werbung auf der Seite befindet. Liegt dieser Sachverhalt vor, ist die Internetseite des Gründers impressumspflichtig und die E-Mail sollte eine geschäftsmäßige Signatur beinhalten.

Von der Impressumspflicht und damit auch von der geschäftlichen E-Mail-Signatur befreit, sind Internetseiten, die privat geführt werden. Ein Beispiel ist der persönliche Blog. In einer Grauzone dagegen befinden sich Internetseiten, die weder persönlicher, familiärer oder geschäftlicher Natur sind. In diesem Fall liegt die Notwendigkeit einer eingeschränkten Impressumspflicht vor. Hierbei müssen lediglich der Name und die Anschrift zur Verfügung stehen.

Geht der Inhalt der Website über persönliche, familiäre und ähnliche Zwecke hinaus, ist man an die volle Impressumspflicht und somit auch an eine geschäftliche E-Mail-Signatur gebunden.

EU-Grundlage: E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur

Die Pflicht, ein E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur zu führen, leitet sich aus dem 2006 verabschiedeten Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister ab.

Im Einklang mit EU-Änderungen im Hinblick auf das Handelsgesetzbuch, das GmbH-Gesetz und das Gesetz für Aktiengesellschaften sind seitdem gesetzeskonforme Pflichtangaben in Geschäftsbriefen zu machen - das gilt auch für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur.

Die E-Mail gilt somit als Geschäftsbrief. Welche Pflichtangaben Sie in der E-Mail zu machen haben, hängt davon ab, ob Sie im Handelsregister eingetragen sind oder nicht. Prüfen Sie vorher ihre notwendigen Pflichtangaben für das E-Mail-Impressum, denn eine fehlerhafte E-Mail-Signatur kann sogar zur Abmahnungen führen.

TIPP

In der Beraterbörse finden Sie einen Anwalt, der Ihnen auch beim E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur helfen kann.

E-Mail-Impressum mit Handelsregistereintrag

Um das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur abmahnsicher zu gestalten, gelten, wie bereits erwähnt, formal gleiche Vorschriften wie bei Geschäftsbriefen. Demnach müssen im E-Mail-Impressum folgende Angaben enthalten sein:

  • Firmenname
  • Bezeichnung der Rechtsform
  • Ort seiner Handelsniederlassung
  • Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
  • Zusätzlich müssen bei der GmbH die Geschäftsführer genannt und sofern ein Aufsichtsrat gegründet wurde, der Vorsitzende mit Vor- und Nachname angegeben werden.
  • Bei einer Aktiengesellschaft müssen alle Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Zudem ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname anzugeben.

E-Mail-Impressum ohne Handelsregistereintrag

Hier gelten die gleichen Regeln für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur wie beim Geschäftsbrief:

  • Vor- und Nachname des Gesellschafters, der Gesellschafter
  • Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts dieser Zusatz oder die Abkürzung GbR
  • Ladungsfähige Anschrift des Unternehmens oder des Unternehmers
  • Geschäftsbezeichnung kann enthalten sein

Zudem wird natürlich empfohlen, im E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur auch Angabe zur Telefon- und Faxnummer sowie die Adresse Ihrer Website zu hinterlassen.

TIPP

Mehr über Pflichtangaben, die Gestaltung von Geschäftsbriefen und die E-Mail als Form des Geschäftsbriefs erfahren.

Fehler vermeiden beim E-Mail-Impressum

Es ist nicht zulässig, statt den Pflichtangaben selbst, einen Link zu den Pflichtangaben im E-Mail-Impressum der E-Mail-Signatur zu hinterlassen. Denn blickt man auf die ausgedruckte E-Mail, liest sie offline oder hat ein internetfähiges Handy mit schlechtem Internetempfang, kann der Leser das E-Mail-Impressum nicht angemessen lesen.

Auch wenn Sie eine E-Mail ins Ausland versenden, ist das ordentliche E-Mail-Impressum einzuhalten. Weiterhin sollte das E-Mail-Impressum gut lesbar sein. Somit ist auf eine ausreichend große Schriftgröße zu achten.

Gestaltungsmöglichkeiten bei der E-Mail-Signatur

Über die Pflichtangaben im E-Mail-Impressum hinaus bieten sich natürlich auch noch weitere Gestaltungsmöglichkeiten im Hinblick auf die E-Mail-Signatur an.

Zum einen kann dort ein Verweis auf den eigenen Newsletter oder die Social Media Kanäle wie Facebook, Twitter oder Xing platziert werden. Zum anderen ist es möglich, einen Banner mit Firmenlogo zu platzieren. Allerdings sollten Sie unbedingt auf ein Foto von sich in der E-Mail Signatur verzichten - das sieht unprofessionell aus.

Man merke, ist das E-Mail-Impressum abmahnsicher gestaltet, haben Sie kreativen Spielraum  für die E-Mail-Signatur im Allgemeinen. Aber auch hier gilt: weniger ist manchmal mehr.

Das E-Mail-Impressum: Zusammenfassung

  • Geschäftliche Internetseiten haben eine Impressumspflicht
  • Das E-Mail-Impressum unterliegt der Impressumspflicht
  • Eine E-Mail-Signatur ohne Impressum kann abgemahnt werden
  • Bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag gehören Firmenname, Rechtsform, Registergericht und Nummer, Gesellschafter (bei GmbH) und der Vorstandsvorsitzende sowie die Vorstandsmitglieder (bei AG) in das E-Mail-Impressum
  • Bei einem Unternehmen ohne Handelsregistereintrag gelten die gleichen Regeln für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur wie beim Geschäftsbrief
  • Neben dem E-Mail-Impressum kann der übrige Platz in der E-Mail-Signatur relativ frei gestaltet werden
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