Das beste Rechnungsprogramm finden: 12 Anbieter im Vergleich 2024

Eine Rechnungssoftware kaufen, doch welche? Über 100 Anbieter zählt der Markt, da haben Unternehmer die Qual der Wahl. Welches Rechnungsprogramm ist das beste für Gründer, Kleinunternehmer oder Handwerker?

Mit unserem Vergleich finden Sie das richtige Rechnungstool: Wir vergleichen 12 Anbieter, küren 3 Testsieger und geben Tipps zur Auswahl.

Von
Chefredakteur

Chefredakteur: René Klein
Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

  | Top Rechnungsprogramme 2024

Die Sieger im Rechnungsprogramm-Vergleich 2024 sind sevDesk (Note 1,2), lexoffice (Note 1,3) und Fastbill (Note 1,8).

Siegel Testsieger Rechnungsprogramm-Vergleich aktuell
1. sevDesk Buchhaltung
  • Sehr gute Bedienbarkeit
  • Sehr guter Funktionsumfang
  • Zeiterfassung inklusive
  • 14 Tage kostenlos testen
  • Note 1,2
Jetzt testen
Siegel Platz 2 Rechnungsprogramm-Vergleich aktuell
2. Lexoffice XL
  • Nutzerfreundlich
  • Sehr guter Funktionsumfang
  • Sehr gute Schnittstellen
  • Anzahl User unbegrenzt
  • Note 1,3
Jetzt testen
Siegel Platz 3 Rechnungsprogramm-Vergleich aktuell
3. FastBill Pro
  • Hoher Funktionsumfang
  • Für E-Commerce
  • Abrechnung von Projekten
  • Für alle Branchen
  • Note 1,8
Jetzt testen

Unser Vergleich der Rechnungsprogramme zeigt die Besonderheiten und Stärken der Anbieter: Die 6 besten Anbieter für Rechnungssoftware zeichnen sich aus durch:

  1. sevDesk (Note 1,2): Bietet das beste Gesamtpaket
  2. lexoffice (Note 1,3): Überragend bei der Verwaltung von Belegen
  3. FastBill (Note 1,8): Sehr gut für Online-Händler
  4. easybill (Note 1,9): Sehr gut für Online-Händler
  5. Papierkram (Note 2,0): Beste Projekt-Zeiterfassung
  6. invoiz (Note 2,0): Beste Vorlagen für Angebote
Kriterium 1. sevDesk(Note 1,2) 2. lexoffice(Note 1,3) 3. FastBill
(Note 1,8)
4. easybill
(Note 1,9)
5. Papierkram
(Note 2,0)
6. invoiz
(Note 2,0)
Tarif Buchhaltung XL Accounting Pro Plus Pro Standard
Testergebnis 97 % 95 % 86 % 86 % 86 % 86 %
Für alle Branchen geeignet         Solo-Selbstständige Solo-Selbstständige
Geführtes
Onboarding
           
Funktionen
Rechnung 100 %
100 % 100 % 100 % 100 % 88 % 85 %
Eignung für
Buchhaltung
      eingeschränkt   eingeschränkt
Funktionsumfang 97 % 95 % 93 % 92 % 86 % 74 %
Preis pro Monat 17,90 € 24,90 € 27,00 € 21,00 € 8,00 € 19,00 €
Urteil der Redaktion Bestes Gesamtpaket  Top, um Belege zu verwalten Sehr gut für Online-Händler Sehr gut für Online-Händler Beste Projekt-Zeiterfassung Beste Vorlagen für Angebote
Jetzt testen Tool >> Tool >> Tool >> Tool >> Tool >> Tool >>

Den kompletten Rechnungsprogramme-Vergleich haben wir für Sie auch zum Download bereitgestellt.

Vergleich Rechnungssoftware 2024 herunterladen

  | Vergleichskriterien: Was ein Rechnungsprogramm können muss

Ein gutes Rechnungsprogramm verbindet vier Bereiche:

  1. Zielgruppe, Branche und Nutzerfreundlichkeit
  2. Umfang der Rechnungsfunktionen
  3. Erweiterungen und Schnittstellen
  4. Support, Service und Preis

Denn was nutzt das Rechnungsprogramm mit den meisten Funktionen, wenn es nicht bedienbar ist? Was bringt das Programm mit der einfachsten Bedienung, wenn wichtige Rechnungsfunktionen fehlen? Auf das Gesamtpaket kommt es an.

Für diese vier Bereiche haben wir insgesamt 53 Kriterien entwickelt, die wir nachfolgend vorstellen.

#1 Zielgruppe, Branche und Nutzerfreundlichkeit
Zielgruppe und Branche

Viele Rechnungsprogramme sind Allround-Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, andere konzentrieren sich auf eine ganz bestimmte Zielgruppe. Wichtige Zielgruppen für Rechnungsprogramme sind:

Nutzerfreundlichkeit: Kriterien

Die folgenden Auswahlkriterien bestimmen die Nutzerfreundlichkeit eines Rechnungsprogramms:

  • Geführtes Onboarding: Wird ein neuer User systematisch durch die Software geführt, um etwa innerhalb von 2 Minuten die erste Rechnung zu erstellen?
  • Intuitive Bedienbarkeit: Ist das Rechnungsprogramm ohne Hilfen bedienbar?
  • Mac oder Windows: Ist die Software für alle Endgeräte geeignet?
  • Mobile App: Der Punkt ist wichtig für Selbstständige, die mobil arbeiten, zum Beispiel um nach einem Kundenbesuch sofort ein Angebot zu erstellen.
  • Nutzerhilfen: Gibt es eine Suchfunktion und kontextbezogene Hilfen? Dies erleichtert die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm.
  • Belegautomatisierung: Sind digitale Belegerfassung und Buchung von Belegen per Bankdatenimport möglich?
  • Rechnungsversand: Welche Möglichkeiten bietet das Rechnungsprogramm? Per Mail, per Post oder Abholung durch den Kunden selbst?
  • Rechnungslayout: Ist es einfach erstellbar? Kann es individuell angepasst werden? Ist es frei von Werbung?
  • KPIs: Bietet das Rechnungsprogramm ein Dashboard mit grafischer Darstellung von Kennzahlen?
#2 Umfang der Rechnungsfunktionen
Prozess Angebot - Rechnungsstellung

Die folgenden Funktionen sind ein Muss für ein gutes Rechnungsprogramm:

  • Angebote erstellen
  • Aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung generieren
  • Eine Rechnung schreiben auf Basis des Angebotes
  • Einen Lieferschein drucken (bei Warenlieferungen)

 

Arten von Rechnungen

Zu den typischen Rechnungsarten, die eine Rechnungssoftware abdeckt, zählen:

  • Rechnung über gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen
  • Wiederholungsrechnungen oder Abo-Rechnungen: Diese erstellt das Rechnungsprogramm pro Abrechnungszeitraum (Woche, Monat) automatisch. 
  • Gutschriften als Abrechnungsgutschriften, um Provisionen an Handelsvertreter auszubezahlen
  • Stornorechnungen bzw. Korrektur-Rechnungen
  • Anzahlungsrechnungen bzw. Abschlagsrechnungen: Im Idealfall verwaltet das Rechnungsprogramm sämtliche Abschlagsrechnungen und erstellt eine Schlussrechnung auf Basis des Auftrags und aller erstellten Abschlagsrechnungen
  • Elektronische Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung: Hier enthält das elektronische Rechnungsdokument maschinell auslesbare Rechnungsdaten.
Fremdsprachen - Fremdwährungen

Hier sind drei Punkte wichtig:

  • Lassen sich fremdsprachige Rechnungen erstellen?
  • Berücksichtigt das Rechnungsprogramm Fremdwährungen?
  • Unterstützt das Programm den EU-Handel, etwa das OSS-Verfahren mit einem OSS-Modul
Rechnung mit Bezahl-Links

Erstellte Rechnungen sind gut, bezahlte Rechnungen besser. Um die Zahlung einer Rechnung zu vereinfachen, enthalten Rechnungsdokumente Bezahllinks von PayPal oder Stripe.

Offene Rechnungen und Mahnwesen

Eine gute Rechnungssoftware unterstützt die Verwaltung offener Rechnung durch:

Manche Programme bieten sogar Schnittstellen zu Inkasso-Büros, um überfällige Rechnungen schnell einzutreiben.

#3 Erweiterungen und Schnittstellen
Buchhaltungsfunktionen

Hier lauten die Anforderungen an eine Rechnungssoftware:

  • Welche Buchhaltungsfunktionen bietet das Programm?
  • Lässt sich das Rechnungsprogramm zum Buchhaltungsprogramm upgraden?

Denn das Schreiben von Rechnungen und die betriebliche Buchführung sind eng miteinander verbunden.

Einbindung des Geschäftskontos
  • Bankdatenabgleich: Wie gut lassen sich Belege mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto abgleichen?
  • Onlinebanking: Kann der User aus dem Programm heraus, Zahlungen vom Geschäftskonto tätigen?
  • Anzahl der Geschäftskonten: Wie viele Geschäftskonten kann das Rechnungsprogramm verwalten?
Kundenverwaltung und CRM

Wie umfangreich ist die Kundenverwaltung innerhalb des Rechnungsprogramms? Lässt sich etwa die Kundenhistorie im Rechnungsprogramm dokumentieren?

Zeiterfassung und Projektabrechnung

Gute Rechnungsprogramme bieten folgende Funktionen:

  • Erstellung eines Kundenprojektes bzw. eines Kundenauftrags als Projekt
  • Erfassung geleisteter Arbeitszeiten für den Kunden
  • Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten auf Knopfdruck

Ergebnis ist eine Rechnung, die geleistete Tätigkeiten, erbrachte Zeiten und die jeweiligen Stundensätze listet, sowie ein Tätigkeitsnachweis, welcher der Rechnung beiliegt.

Warenwirtschaft, Kasse, Shopsystem

Bietet das Rechnungsprogramm folgende Anbindungen?

Entweder das Rechnungsprogramm bietet eine integrierte Warenwirtschaft oder diese Zusatzfunktionen werden durch Add-ons erfüllt. Diese Add-ons kann ein Programmnutzer bequem zubuchen. Dies bietet dem Kunden maximale Flexibilität, die internen organisatorischen Abläufe zu gestalten.

Anbindung des Steuerberaters

Gute Rechnungsprogramme bieten vielfältige Schnittstellen zum Steuerberater für einen reibungslosen Austausch der Daten:

  • Steuerberater hat einen Zugang zum Programm als Nutzer
  • Es gibt einen DATEV-Export bzw. eine DATEV-Schnittstelle
  • Daten lassen sich als CSV-Datei für die Steuerkanzlei exportieren.

Manche Anbieter von Rechnungssoftware bieten sogar ein Steuerberater-Netzwerk mit Kanzleien, die sich auf das jeweilige Rechnungsprogramm spezialisiert haben.

#4 Support, Service und Preis
Support und Service

Gut ist ein Anbieter, wenn er diese Serviceleistungen bietet:

  • Persönliche Einführung ins Programm
  • Direktsupport jederzeit möglich (per Telefon, Mail, Chat)
  • Handbuch
  • Chatbot
  • Erklärvideos
  • FAQ-Bereich

Sicherheit der Daten ist ein weiterer wichtiger Punkt. Dies erfüllen die Rechnungsprogramme so:

  • Zertifiziertes Hosting
  • GOBD-konforme Datenhaltung
Preis, Anzahl der Nutzer und Testphase
  • Einstiegspreis: Gibt es eine kostenlose Programmvariante?
  • Preis / Monat der getesteten Variante
  • Anzahl der Nutzer
  • Testphase in Tagen

  | 12 Rechnungsprogramme im Überblick

Wir stellen Ihnen nachfolgend 12 Rechnungsprogramme führender Anbieter vor, die wir getestet haben.

Logos Rechnungsprogramm-Vergleich aktuell

Die folgende Tabelle zeigt neben Note und Preis auch die Besonderheiten der einzelnen Rechnungsprogramme. 

Rechnungsprogramm Urteil der Redaktion Note Funktionen Gesamtnote Preis / Monat
1. sevDesk Bestes Gesamtpaket 1,2 1,2 19,90 €
2. lexoffice Top, um Belege zu verwalten 1,3 1,3 24,90 €
3. FastBill Sehr gut für Online-Händler 1,5 1,8 27,00 €
4. easybill Sehr gut für Online-Händler 1,8 1,9 21,00 €
5. Papierkram Beste Projekt-Zeiterfassung 2,0 2,0 8,00 €
6. invoiz Beste Vorlagen für Angebote 2,1 2,0 19,00 €
7. Billomat Leistungsstark, aber umständlich 1,8 2,1 36,00 €
8. OrgaMax Solides Programm für das Büro 2,0 2,1 16,00 €
9. WISO MeinBüro Solides Programm für das Büro 2,2 2,1 36,00 €
10. Zervant Gut für Solo-Selbstständige 2,7 2,4 17,00 €
11. Collmex Nur für Buchhaltungs-Profis geeignet 2,7 2,8 9,95 €
12. Comarch ERP XT Komplizierte Nutzerführung 3,0 3,6 19,00 €

Platz 1: sevDesk / Unternehmerheld (Note 1,2)

sevDesk (Note 1,2) liegt auf Platz 1 im Vergleich der besten Rechnungsprogramme 2024. Es überzeugt durch umfassenden Funktionsumfang und ist ausgezeichnet bedienbar, auch in der mobilen Anwendung.

sevDesk Rechnungsprogramm Test: das Rechnungsmodul
Das Rechnungsmodul zeichnet aus: Kundendaten sowie Produkte/Dienstleistungen lassen sich beim Schreiben der Rechnung als Stammdaten anlegen. sevDesk bietet die meisten Optionen beim Rechnungsversand.

Vor- und Nachteile von sevDesk

  • Überragendes Onboarding und persönliche Beratung
  • Alle wichtigen Rechnungs-Funktionen enthalten
  • Auch als Buchhaltungsprogramm verwendbar
  • Steuerberater Zugriff möglich
  • Optimaler Support
  • Bezeichnung "Gutschrift" für Korrekturrechnung ist nicht ganz korrekt
  • Kein Kundenportal: Selbstabholung von Angeboten und Rechnungen nicht möglich (kein Kundenportal)
  • Keine Schnittstellen für Kassensysteme vorhanden
sevDesk getestet: die wichtigsten Ergebnisse
Onboarding

Das Rechnungsprogramm sevDesk bietet ein geführtes Onboarding. Der neue Anwender kann hier praktisch keine Fehler machen. Dieses geführte Onboarding führt den User zur ersten Rechnung. Zuerst legt der neue sevDesk-Anwender seine Firmendaten an und lädt sein Firmen-Logo hoch. Beim Anlegen der ersten Rechnung legt der Anwender Kunden, Produkte/Dienstleistungen, Nummernkreise und Verkaufseinheiten an.

Stammdaten anlegen und Rechnungsvorlage erstellen

Stammdaten muss der Anwender nicht separat anlegen, sondern definiert sie während des Schreibens der Rechnung. Dazu zählen:

  • Kundendaten
  • Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
  • Produkte, Dienstleistungen samt Verkaufseinheiten (Stück, Stunde etc.)

sevDesk bietet eine voreingestellte Rechnungsvorlage. Sie ist voll einsatzfähig, sobald der neue sevDesk-Anwender seine Firmendaten angelegt und sein Firmenlogo hochgeladen hat.

Vom Angebot zur Rechnung

Aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen funktioniert bei sevDesk mit nur einem Klick. Hat ein Kunde ein Angebot angenommen, erhält er folgende Dokumente:

  • Auftragsbestätigung
  • Rechnung
  • Lieferschein
Erfasste Zeiten abrechnen

Dienstleister, die geleistete Arbeitsstunden abrechnen, finden mit sevDesk ein sehr gutes Programm. Erfasste Arbeitszeiten lassen sich per Mausklick in eine Kundenrechnung umwandeln.

Offene Rechnungen kontrollieren und anmahnen

Das Dashboard von sevDesk zeigt die offenen Rechnungen an. Bei überfälligen Rechnungen versendet der Anwender eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Ein Mausklick genügt.

Rechnungsarten und Rechnungsversand

sevDesk bietet die wichtigsten Rechnungsarten wie die Abo-Rechnung, die Abschlagsrechnung oder die Stornorechnung. Auch elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnung) sind möglich. Bei der Korrektur-Rechnung verwendet das Programm die Bezeichnung „Gutschrift“, was nicht ganz korrekt ist. 

Beim Rechnungsversand hat der sevDesk-Anwender mehrere Möglichkeiten: 

  • Post-Versand: über einen sevDesk-Dienstleister erhält der Kunde eine Rechnung als Brief per Post.
  • E-Mail Versand aus sevDesk heraus: der Kunde erhält die Rechnung als PDF
  • Download der Rechnung als PDF und Versand über ein externes E-Mail-Programm
Häufige Fragen zu sevDesk
Was ist besser: sevDesk oder lexoffice

sevDesk bietet bei Rechnungsprogrammen das beste Gesamtpaket. Von Vorteil für Solo-Selbstständige ist die integrierte Zeiterfassung. Außerdem besitzt sevDesk überragende Buchhaltungs-Funktionen.

Dagegen punktet lexoffice mit einer exzellenten Belegverwaltung. Das Abgleichen offener Kundenrechnungen mit dem Geschäftskonto funktioniert bei lexoffice am besten. Schade ist, dass lexoffice keine integrierte Zeiterfassung besitzt. Dafür bietet es die größte Anzahl an Add-ons, mit denen sich das Rechnungsprogramm individuell an die Gegebenheiten im Unternehmen anpassen kann.

Wie funktioniert die mobile App von sevDesk?

Die mobile App von sevDesk dient dazu, Belege zu scannen und direkt in das Rechnungsprogramm hochzuladen und zu verbuchen. Außerdem erlaubt sie, Angebote direkt vom Smartphone an den Kunden zu übersenden.

Wie gut ist sevDesk im Vergleich zu Papierkram?

Im Vergleich zu Papierkram bietet sevDesk mehrere Vorteile:

  • Geführtes Onboarding für den Einstieg ins Rechnungsprogramm
  • Umfangreichere Rechnungsfunktionen
  • Umfangreichere Buchhaltungsfunktionen
  • Größeres Branchenspektrum

Papierkram dagegen hat einen zentralen Vorteil: die Zeiterfassung, um erbrachte Leistungen auf Knopfdruck mit Zeitnachweis abzurechnen. Diese Funktion ist bei Papierkram besser als bei sevDesk und macht Papierkram für Solo-Selbstständige attraktiv.

Fazit der Redaktion

sevDesk Buchhaltung eignet sich als Rechnungsprogramm für Unternehmer aller Branchen. Ausgezeichnet geeignet ist das Programm für Dienstleister, die ihre Arbeitszeiten abrechnen. Auch Händler und Onlineshops finden mit sevDesk eine sehr gute Lösung. Funktionalität und Bedienbarkeit waren beim Testen sehr gut.

sevDesk kennenlernen

Platz 2: lexoffice

lexoffice XL erreicht Platz 2 unseres Rechnungssoftware-Vergleichs. In der Familie der Rechnungsprogramme von lexoffice ist es Tool mit dem größten Umfang an Rechnungsfunktionen.

lexoffice kennenlernen
Screenshot Rechnungsmodul lexoffice
Das Rechnungsprogramm lexoffice ist leistungsstark: Es bietet sämtliche Rechnungsarten und ist intuitiv bedienbar. Rechnungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten erstellen, bildet die Software nicht ab. Für diese Funktion gibt es aber Add-ons von Partnern.
Vor- und Nachteile von lexoffice
  • Intuitiv bedienbar
  • Hohe Funktionalität beim Erstellen von Rechnungen
  • Anzahl Nutzer unbegrenzt
  • Überragender Bankdatenabgleich
  • Sehr gute Buchhaltungsfunktionen
  • Mehr als 60 Add-ons, um betriebliche Abläufe für Unternehmen aller Branchen optimal zu unterstützen.
  • Zeiterfassungsmodul fehlt
  • Rechnungsversand per Post fehlt
  • Kein Steuerberater-Netzwerk
  • Keine persönliche Programmeinführung wählbar
lexoffice getestet: die wichtigsten Ergebnisse
Onboarding

Die Rechnungssoftware lexoffice bietet ein sehr gutes und übersichtliches Onboarding. Der User wird aufgefordert, eine erste Rechnung zu schreiben. Dabei legt der User gleichzeitig wichtige Stammdaten und Funktionen an:

  • Daten des eigenen Unternehmens: Firmenname, Rechtsform, Adresse und Kontaktdaten
  • Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Korrekturrechnungen
  • Verkaufseinheiten: Voreingestellt sind die Einheiten „Stück (Stck)“ und „Stunde (Std.)“
  • Kundendaten
  • Produkte und Dienstleistungen
  • Einbau von PayPal-Links, damit Rechnungsempfänger schneller bezahlen.

Im Onboarding helfen die vielen Kontexthilfen und How-to-Videos dem Anwender, lexoffice optimal zu konfigurieren.

Stammdaten anlegen und Rechnungsvorlage erstellen

Bereits beim Anlegen der Rechnung erlaubt das Rechnungsprogramm dem Nutzer, Stammdaten (Kunden, Nummernkreise, Dienstleistungen, Verkaufseinheiten) anzulegen. Gleiches gilt für die Rechnungsvorlage und die Rechnungstexte. Die Rechnungsvorlage in der Grundeinstellung ist bereits sehr ansprechend. Sobald das Logo hochgeladen ist, erfüllt die Rechnungsvorlage auch Branding-Funktionen.

Vom Angebot zur Rechnung

Legt der Nutzer ein Angebot an, kann er auf Knopfdruck Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine erstellen.

Erfasste Zeiten abrechnen

Eine integrierte Zeiterfassung gibt es bei lexoffice nicht. Das ist der Schwachpunkt des Rechnungsprogramms im Vergleich zu sevDesk oder FastBill. lexoffice bietet aber 8 Add-ons an, um erfasste Arbeits- und Projektzeiten abzurechnen.

Offene Rechnungen kontrollieren und anmahnen

Offene Rechnungen verwalten geht mit lexoffice bequem. Ein übersichtliches Dashboard zeigt an, welche Kundenrechnungen offen sind. Das Mahnwesen funktioniert auf Knopfdruck. Bei überfälligen Rechnungen versendet das Programm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Test der Rechnungsarten

Die verschiedenen Rechnungsarten wie Anzahlungsrechnung, Abo-Rechnung sind im Rechnungsprogramm von lexoffice komplett vorhanden und einfach zu bedienen. Das gilt auch für Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen sowie für elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnungen).

Häufige Fragen zu lexoffice
Was kann die lexoffice App?

Mit der mobilen App von lexoffice lassen sich Belege einscannen, buchen sowie Angebote und Rechnungen an Kunden übersenden. Der Anwender bekommt zudem einen Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben.

Welche Schnittstellen hat lexoffice?

Lexoffice verfügt über Schnittstellen zu ELSTER und DATEV. Außerdem kann der Steuerberater auf lexoffice zugreifen. Zusätzlich verfügt lexoffice über mehr als 60 Add-ons, um die betrieblichen Abläufe bestmöglich zu gestalten. Diese Add-ons umfassen die Bereiche:

  • Banking und Finanzen: Einbindung von FinTech-Geschäftskonten, Zahlungsdienstleistern sowie Liquiditätstools
  • E-Commerce: Schnittstellen zu Shopify, Shopware, WooCommerce und anderen Shopsystemen
  • Prozess-Automatisierung: etwa um den Belegfluss zu automatisieren
  • Reisekosten-Tools
  • Zeiterfassung und Projekt-Management für Unternehmen, die Projekte und geleistete Arbeitszeiten abrechnen
  • Branchenlösungen für Handwerker, Tierärzte, Gebäudereiniger oder Seminaranbieter
  • E-Mail-Marketing
  • Dokumentenmanagement
Was ist der Unterschied zwischen lexware und lexoffice?

Beide Rechnungsprogramme stammen vom gleichen Hersteller. Lexware wird vor Ort am Rechner des Nutzers installiert. Lexoffice dagegen ist ein Rechnungsprogramm in der Cloud, das in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gehostet wird.

Vorteil für die lexoffice-Nutzer: Das Rechnungsprogramm ist stets aktuell und entspricht den aktuellen gesetzlichen Regeln. Außerdem kann lexoffice durch die Vielzahl an Add-ons individuell konfiguriert werden.

Fazit der Redaktion

lexoffice ist ein sehr gutes Rechnungsprogramm für Unternehmer, die zusätzlich auch die Buchhaltung erledigen wollen. Speziell das Buchen von Transaktionen auf dem Geschäftskonto funktioniert ausgezeichnet. Je mehr Belege ein Unternehmen buchen muss, desto vorteilhafter ist lexoffice.

lexoffice testen

Platz 3: FastBill

Die Rechnungssoftware Fastbill Pro überzeugt durch ausgezeichnete Abdeckung aller Rechnungsfunktionen inklusive Zeiterfassung und verfügt über gute Schnittstellen zu Buchhaltung und E-Commerce-Systemen.

Fastbill kennenlernen
Screenshot Rechnungsprogramm FastBill
FastBill bietet hohe Funktionalität bei der Rechnungsstellung. Die Nutzerfreundlichkeit könnte besser sein. Ein Onboarding gibt es nicht, dafür einen kostenpflichtigen Service zur erstmaligen Einrichtung.
Vor- und Nachteile von FastBill
  • Hoher Funktionsumfang
  • Alle wichtigen Rechnungsfunktionen enthalten
  • Eignung für E-Commerce
  • Gut für Dienstleister, die erbrachte Arbeitszeiten abrechnen
  • Kein geführtes Onboarding
  • Manche Funktionen des Rechnungsprogramms sind schwer zu finden.
  • Abrechnungseinheiten sind auf Stück (Stck) und Stunde (Std) begrenzt.
FastBill getestet: die wichtigsten Ergebnisse
Onboarding

Es gibt kein geführtes Onboarding, das Rechnungsprogramm ist aber intuitiv bedienbar. Manche Funktionen finden sich aber nicht sofort. Dafür bietet FastBill einen kostenpflichtigen Service für die Ersteinrichtung. 

Stammdaten anlegen und Rechnungsvorlage erstellen

Stammdaten wie Kunden, Produkte und Dienstleistungen müssen im Rechnungsprogramm angelegt werden, bevor der User eine Rechnung schreibt. Das ist im Vergleich zu anderen Rechnungsprogrammen ein Nachteil. Rechnungsvorlagen werden per Drag-and-drop konfiguriert, das funktioniert selbsterklärend.

Vom Angebot zur Rechnung

Dieser Ablauf funktioniert bei FastBill sehr gut. Aus einem Angebot entsteht auf Knopfdruck eine Rechnung und ein Lieferschein.

Erfasste Zeiten abrechnen

Auch dieser Ablauf funktioniert bei FastBill sehr gut. Nach dieser Funktion muss der User allerdings suchen.

Offene Rechnungen kontrollieren und anmahnen

Für offene Rechnungen gibt es im Dashboard des Rechnungsprogramms eine Übersicht. Das Programm erlaubt es, überfällige Rechnungen auf Knopfdruck anzumahnen.

Test der Rechnungsarten

Wiederkehrende Rechnungen, Stornorechnungen lassen sich mit dem FastBill-Rechnungspogramm bequem erstellen. Wer eine Abschlagsrechnung schreiben will, sollte ins Handbuch schauen.

Häufige Fragen zu FastBill
FastBill oder SevDesk - was ist besser?

Von der Funktionalität her gesehen, sind beide Rechnungsprogramme fast identisch. Beide verfügen über sämtliche wichtige Rechnungsfunktionen. Allerdings ist sevDesk nutzerfreundlicher als FastBill. sevDesk bietet ein systematisches Onboarding durch die Rechnungssoftware selbst. Bei FastBill muss sich der User ohne Führung durch das Programm orientieren. Für ein reibungsloses Set-up von FastBill gibt es einen individuellen, aber kostenpflichtigen Service durch einen FastBill-Mitarbeiter.

FastBill oder Lexoffice - welches Rechnungsprogramm ist besser?

Beide Rechnungsprogramme, Fastbill und lexoffice, bieten eine hohe Funktionalität beim Schreiben von Rechnungen. lexoffice ist in einigen Punkten wie bei der Storno- oder der Korrektur-Rechnung klarer. Dafür verfügt FastBill über eine Zeiterfassung, mit der geleistete Arbeitszeiten auf Knopfdruck in Rechnungen verwandelt werden können. Das geht bei lexoffice nur über Add-ons. 

Nutzerfreundlicher ist lexoffice. Es gibt ein klares und vollständiges Onboarding, das den User direkt zur ersten Rechnung führt. lexoffice ist außerdem von Vorteil, wenn ein Unternehmen viele Belege buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen muss.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

FastBill bietet alle wichtigen Schnittstellen, um optimal mit dem Steuerberater zu kommunizieren. Hier gibt es den Export der Buchungsdaten als CSV-Datei bis zu DATEV-Schnittstellen. Außerdem verfügt FastBill über ein Steuerberater-Netzwerk. Wer das Rechnungsprogramm im Premium-Tarif  bucht, kann zusätzlich Dienste im Bereich der Belegbuchung und Beratung im Bereich Steuern in Anspruch nehmen.

Fazit der Redaktion

Der Hauptvorteil von FastBill ist die hohe Funktionalität, weil es sämtliche Rechnungsfunktionen abdeckt. Ein geführtes Onboarding fehlt, dafür gibt es einen kostenpflichtigen Service für das Set-up des Rechnungsprogramms. Außerdem bietet Fastbill einen kompletten Buchungsservice für sämtliche Belege, was bei Unternehmen mit hohem Beleganfall interessant ist.

FastBill testen

Platz 4 bis Platz 12

Platz 4: easybill

easybill versteht sich als reines Rechnungsprogramm für Onlinehändler. Dafür gibt es Schnittstellen zu den wichtigsten Shop-Systemen. Easybill Plus bietet umfassende Rechnungsfunktionen, mittlerweile gibt es auch das Mahnwesen. Look-and-feel sowie Bedienbarkeit sind gut. Außerdem verfügt easybill über eine mobile App, ausreichend Schnittstellen zur Buchhaltung und den Direktzugriff des Steuerberaters.

Vorteile:

  • Umfassende Rechnungsfunktionen
  • Angebot einer geführten Programmeinführung
  • Guter Support

Nachteile:

  • Manche Abläufe sind nicht selbsterklärend, z. B. die Abschlagsrechnung
  • Keine automatische Vergabe von Produkt-Nummern
  • Vergabe von Verkaufseinheiten nicht standardisiert

easybill kennenlernen

Platz 5: Papierkram

Papierkram Pro+​​​​​​​ ist ein Rechnungsprogramm, das sich speziell an Freiberufler und Solopreneure richtet. Es ist auch als Buchhaltungssoftware für Solo-Selbstständige hervorragend geeignet.  Neben den Funktionen der Rechnungsstellung bietet Papierkram eine Belegerfassung und den Bankdatenabgleich. Ein besonders praktisches Feature ist die integrierte Zeiterfassung im Rahmen einer einfachen Projektverwaltung. 

Vorteile:

  • Beste Projektzeiterfassung aller getesteten Programme
  • Intuitive Bedienbarkeit
  • Gute Funktionalität

Nachteile:

  • Kein geführtes Onboarding mehr
  • Außer Skonti keine Rabatt-Angebote für Kunden möglich

Papierkram kennenlernen

Platz 6: invoiz

invoiz versteht sich als Rechnungsprogramm für die Optimierung der gesamten Büroarbeit. Es gibt insgesamt drei Varianten, eine kostenlose Variante für Kleinunternehmer. Die im Vergleich betrachtete Variante invoiz Standard ist geeignet für Freiberufler und Kleingewerbetreibende bis 240.000 € Jahresumsatz.

Vorteile:

  • Attraktivste Angebotsvorlagen aller getesteten Programme (Impress-Vorlagen)
  • Intuitive Bedienbarkeit
  • Rechnungserstellung super einfach

Nachteile:

  • Unlogischer Ablauf bei Anlage einer Abo-Rechnung
  • Projekt-Abrechnung nicht zu Ende gedacht

invoiz kennenlernen

Platz 7: Billomat

Billomat ist ein Rechnungsprogramm, das auch die kompletten Buchhaltungsabläufe unterstützt. Das Programm ist leistungsstark, leider aber etwas umständlich in der Bedienung.

Vorteile:

  • Geführtes Onboarding auf einer speziellen Onboarding-Seite, die der User unbedingt machen sollte
  • Stammdatenanlage (Kunden, Produkte, Dienstleistung) mit sehr vielen Optionen
  • Wer mit Rabatten arbeitet, findet in Billomat alle Möglichkeiten

Nachteile:

  • Einige Abläufe sehr umständlich
  • Konfiguration der Rechnungsvorlagen sehr kompliziert

Billomat kennenlernen

Platz 8: OrgaMax

Das Rechnungsprogramm orgaMax online richtet sich an stationäre Händler, E-Commerce Unternehmer und Freiberufler. Neben Rechnungsfunktionen bietet das Programm Buchhaltungsfunktionen für eine umfassende Büroorganisation. Schnittstellen zu Kasse und Shopsystemen sind bei orgaMax ebenso gegeben wie eine Projektverwaltung mit abrechenbaren Zeiten.

Vorteile:

  • Einfach bedienbar
  • Rechnungsvorlage in Sekunden erstellt
  • Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck

Nachteile:

  • Keine elektronische Rechnung
  • Integration eines Bezahllinks nicht möglich
  • Für das Auslandsgeschäft nicht geeignet

OrgaMax kennenlernen

Platz 9: WISO MeinBüro

WISO MeinBüro Web ist eine Bürosoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler. Es richtet sich grundsätzlich an Unternehmen aller Branchen und bietet Einsatzmöglichkeiten für Händler, E-Commerce-Unternehmer. Auch hier gibt es eine Projektverwaltung mit Zeiterfassung, um Leistungen minutengenau abzurechnen.

Vorteile:

  • Intuitiv bedienbares Rechnungsprogramm
  • Einfachstes Erstellen von Rechnungsvorlagen
  • Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck

Nachteile:

  • Ablauf Projekt-Abrechnung nicht zu Ende gedacht
  • Onboarding gestaltete sich zunächst schwierig
  • Keine elektronische Rechnung

WISO MeinBüro kennenlernen

Platz 10: Zervant

Zervant ist ein Rechnungsprogramm, die ein User in der Einstiegsvariante auch kostenlos nutzen kann, die aber hinsichtlich Anzahl von Kunden begrenzt ist. Mit der hier getesteten Pro-Version von Zervant kann ein Unternehmer für einen beliebig großen Kundenstamm Angebote und Rechnungen erstellen. 

Vorteile:

  • Gutes Onboarding
  • Rechnungsvorlagen super einfach erstellbar
  • Intuitive Abläufe: Angebote und Rechnungen erstellen und versenden

Nachteile:

  • Manche Funktionen konnten nicht getestet werden
  • Lieferscheine lassen sich nur downloaden, nicht versenden 

Zervant kennenlernen

Platz 11: Collmex

Das Rechnungsprogramm von Collmex ist Teil einer kompletten Buchhaltungssoftware mit Warenwirtschaft. Die Rechnungssoftware Collmex Verkauf Plus bietet die wesentlichen Rechnungsfunktionen und eine einfache Projektverwaltung. Das Programm ist vom Look-and-feel nicht mehr ganz modern und ist für den Einstieg an manchen Stellen nicht immer selbsterklärend. Es ist ausschließlich für Desktop-Anwender konzipiert.

Vorteile:

  • Differenziertes Anlegen von Kunden, Produkten und Dienstleistungen
  • Viele Möglichkeiten, Rabatte zu konfigurieren
  • Gute Funktionalität bei der Rechnungserstellung

Nachteile:

  • Leider nicht intuitiv bedienbar
  • Erstellung von Rechnungsvorlagen sehr mühsam

Collmex kennenlernen

Platz 12: Comarch ERP XT

Comarch richtet sich an kleine stationäre Händler und E-Commerce Unternehmer. Es ist ein Rechnungsprogramm mit Erweiterungen für Kassensysteme und Online-Shopsysteme aus dem Angebot von Comarch. Insgesamt 17 Comarch Add-ons gibt es, mit denen der Anwender sein Programm an die Anforderungen seines Unternehmens anpassen kann.

Vorteile:

  • Man kann damit Rechnungen schreiben, wenn man das System einmal verstanden hat

Nachteile:

  • Beim Testen traten massive Probleme mit der Nutzerfreundlichkeit auf
  • Viele User wären an verschiedenen Stellen des Tests genervt ausgestiegen

Comarch kennenlernen

  | Der Vergleich im Detail

Die zwei folgenden Vergleichstabellen analysieren alle 12 Rechnungsprogramme unseres Tests anhand von 53 Kriterien. Die erste Tabelle zeigt eine Übersicht über die 6 besten Programme: sevDesk, lexoffice, FastBill, easybill, Papierkram und invoiz.

Platz 1 - 6
Kriterien 1. sevDesk Buchhaltung 2. lexoffice XL 3. FastBill 4. easybill 5. Papierkram 6. invoiz
Bewertung Sehr gut Sehr gut Gut Gut Gut Gut
Note
(1=Sehr gut etc.)
1,2 1,3 1,8 1,9 2,0 2,0
Urteil der Redaktion Bestes Gesamtpaket Top, um Belege zu verwalten Sehr gut für Online-Händler Sehr gut für Online-Händler Beste Projekt-Zeiterfassung Beste Vorlagen für Angebote
Zielgruppe Alle Branchen Alle Branchen Alle Branchen Alle Branchen Solo-Selbstständige Solo-Selbstständige
Testbericht 97 % 95 % 84 % 86 % 86 % 87 %
Nutzerfreundlichkeit 95 % 97 % 89 % 70 % 92 % 100 %
Funktionen
Rechnung schreiben
100 % 100 % 100 % 100 % 88 % 85 %
Schnittstelle
Steuerberater
Support
96 % 89 % 86 % 84 % 80 % 73 %
Preis, Nutzer, Testphase            
Preis / Monat Ab 8,90 € Ab 8,42 € Ab 9,00 € 12,00 € Ab 0,00 € Ab 0,00 €
Anzahl Nutzer 1 unbegrenzt 1 1 5 1
Testphase (Tage) 14 30 14 7 14 15
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Der Vergleich geht weiter mit den Rechnungsprogrammen Billomat, Orgamax, WISO MeinBüro, Zervant, Collmex und Comarch.

Platz 7 - 12
Kriterien 7. Billomat 8. Orgamax 9. WISO MeinBüro 10. Zervant 11. Collmex 12. Comarch ERP XT
Bewertung Gut Gut Gut Gut Befriedigend Ausreichend
Note
(1=Sehr gut etc.)
2,1 2,1 2,1 2,4 2,8 3,6
Urteil der Redaktion kompliziert zu bedienen Solides Programm Solides Programm Sehr gut bedienbar Für Laien nicht geeignet Für Laien nicht geeignet
Zielgruppe Alle Branchen Alle Branchen Alle Branchen Solo-Selbstständige Alle Branchen Alle Branchen
Testbericht 82 % 83 % 85 % 87 % 76 % 53 %
Nutzerfreundlichkeit 81 % 97 % 97 % 100 % 46 % 59 %
Funktionen Rechnung schreiben 100 % 64 % 64 % 84 % 85 % 53 %
Schnittstellen
Steuerberater
Service
82 % 92 % 88 % 52 52 % 60 %
Preis, Nutzer, Testphase            
Preis / Monat Ab 15,00 € Ab 8,00 € Ab 6,00 € Ab 0,00 € Ab 0,00 € Ab 7,00 €
Anzahl Nutzer 1 1 1 1 1 1
Testphase (Tage) 14 14 14 7 30 30
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  | Tool Tipps für spezielle Zielgruppen

Die besten Rechnungsprogramme sind Universal-Tools für Unternehmer aller Branchen. Es gibt aber Anbieter, die sich auf Anforderungen bestimmter Zielgruppen und Branchen konzentrieren. Wir zeigen im Folgenden die beste Rechnungssoftware für Handwerker, Kleinunternehmer, Freiberufler und andere.

Bestes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Die Testsieger sevDesk sowie lexoffice sind aufgrund ihrer ausgezeichneten Bedienbarkeit und ihrer günstigen Einstiegsvarianten für Kleinunternehmer sehr gut geeignet. Auch interessant sind die Rechnungsprogramme Papierkram oder invoiz.

Die Mindestvoraussetzungen sind:

  • Erstellen von Rechnungen ohne Umsatzsteuer
  • Hinweis auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Außerdem sollte das Rechnungsprogramm einfach zu bedienen und nicht allzu teuer sein.

Die besten Rechnungsprogramme für Handwerker

Die beiden Testsieger sevDesk und lexoffice sind für Handwerker hervorragend geeignet. Beide Rechnungsprogramme lassen sich mit ERP-Systeme für Handwerker, wie openHandwerk verknüpfen. sevDesk besitzt im Tarif „Warenwirtschaft“ sogar eine eigene Verwaltung für Material.

Denn die Rechnungsstellung im Handwerk ist anspruchsvoll. Folgende Funktionen sind ein Muss bei einem Rechnungsprogramm für Handwerker.

  • Kostenvoranschläge direkt von der Baustelle versenden: ausgezeichnete mobile Bedienbarkeit erforderlich
  • Verknüpfung mit der Warenwirtschaft: Lohn- und Materialkosten getrennt auf Rechnungen ausweisen
  • Projekt-Verwaltung mit Zeiterfassung zur minutengenauen Arbeitszeitabrechnung
  • Verwaltung von Anzahlungen, Erstellung von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen
  • Elektronische Rechnungen sind ein Muss, wenn der Handwerker öffentliche Auftraggeber hat

 

Die beste Rechnungssoftware für Freiberufler

Testsieger sevDesk und der Drittplatzierte FastBill sind unter den Top 3 des Rechnungssoftware-Vergleichs die besten Programme für Freiberufler und Dienstleister. Denn sie erlauben dem User, erfasste Arbeitszeiten dem Kunden zu berechnen. Das bedeutet im Detail:

  • Verwalten von Dienstleistungen
  • Hinterlegen verschiedener Stundensätze
  • Verwalten von Kunden und Projekten
  • Zeiterfassung: geleistete Tätigkeiten erfassen und mit einem Klick abrechnen
  • Mobiles Arbeiten mit dem Rechnungsprogramm muss möglich sein.

Außerdem haben die Programme alle die Grundfunktionen einer EÜR Software und können nach einem Upgrade für die EÜR-Erstellung genutzt werden.

Interessant für Freiberufler ist zudem Papierkram Pro+. Es ist perfekt zugeschnitten für Freiberufler und Solo-Selbstständige, die projekt- und zeitbasiert abrechnen. Für die Zeitabrechnung gibt es sogar eine Stoppuhr.

Rechnungssoftware für Online-Händler

Die 3 Testsieger sevDesk, lexoffice und FastBill sind sehr gute Rechnungsprogramme für Onlinehändler. Denn Sie bieten:

  • Schnittstellen zu einer Warenwirtschaft oder integrierte Warenwirtschaftssysteme
  • Schreiben von Rechnungen inklusive Lieferschein
  • Schnittstelle zu Shop-Software-Systemen
  • Anbindung von Marktplätzen

Die Rechnungssoftware sevDesk verfügt über zehn Schnittstellen zu Shopsystemen wie Shopify, WooCommerce oder Shopware sowie Marktplätzen wie Amazon oder eBay. lexoffice bietet über zwölf Schnittstellen zu den wichtigsten Shopsystemen und Marktplätzen. Bei FastBill gibt es 4 E-Commerce-Schnittstellen.

Weitere Zielgruppen

Rechnungsprogramme für Agenturen

Testsieger sevDesk ist auch für Agenturen geeignet, gleiches gilt für FastBill. Interessant ist auch Papierkram im Tarif Team für bis zu 5 Nutzer. Diese Programme sind geeignet, um Projekte abzurechnen. Diese Eigenschaften zeichnen sie aus:

  • Kunden und Projekt-Verwaltung
  • Rechnungen stellen auf Basis erfasster Arbeitszeiten
  • Das Programm sollte für mehrere Nutzer ausgerichtet sein.
Rechnungsprogramme für stationäre Händler

Stationäre Händler rechnen Ihre Leistungen über ein Kassensystem ab. Wenn Einzelhändler also ein Rechnungsprogramm einsetzen, dann in erster Linie wegen der Buchhaltungsfunktionen, welche die Software bietet.

Beim Testsieger sevDesk gibt es ein integriertes Kassenbuch, um die Kassensalden zu übertragen. Bei lexoffice gibt es neben dem Kassenbuch eine Schnittstelle zum flour-Kassensystem.

Rechnungsprogramme für Großhändler

Das beste Rechnungsprogramm für Großhändler bieten sevDesk, lexoffice und easybill.  Denn diese Programme erlauben:

  • Fakturieren von Warenlieferungen dank einer Warenwirtschafts-Funktion
  • Erstellung von Rechnungen auf Basis von Angeboten und Auftragsbestätigungen
  • Erzeugen von Lieferscheinen für die Warenlieferungen
  • Gewähren von Skonto, um schnelle Zahler zu belohnen
  • Gewähren von Rabatten und kundenspezifische Sonderkonditionen
  • Verwaltung offener Kundenrechnungen und ein gut funktionierendes Mahnwesen

Testsieger sevDesk verfügt im Tarif „Warenwirtschaft“ über ein Warenwirtschaftssystem (WAWI). Lexoffice dagegen bietet WAWI-Lösungen als Add-on an. Bei easybill funktioniert die Anbindung an die WAWI über einen CSV-Import.

  | Wie gut sind Gratis-Rechnungstools?

Kostenlose Rechnungsprogramme bieten weniger Funktionen als kostenpflichtige Varianten. Häufig sind Kundenanzahl oder die Anzahl der Rechnungen pro Monat begrenzt.

Die vier Rechnungsprogramme aus unserem Vergleich mit kostenlosem Einstiegstarif sind:

Wir zeigen, was sie leisten und wo ihre Grenzen liegen.

Papierkram free

Mit dem Rechnungsprogramm Papierkram free lassen sich Angebote und Rechnungen schreiben, Ausgaben und Belege erfassen, Projekte verwalten und Zeiten erfassen und abrechnen. Die Einschränkungen sind:

  • Nur 3 Zeiterfassungen pro Monat mit der mobilen App möglich
  • Rechnungsvorlagen nur mit Papierkram-Logo

Diese Dinge fehlen dem Rechnungsprogramm:

  • GOBD-Zertifizierung
  • Individualisierbare Rechnungsvorlagen
  • Mahnwesen
  • XRechnungen
  • Schnittstellen zum Steuerberater
  • Geschäftskonto-Einbindung
invoiz free

Die kostenlose Variante von invoiz (invoiz free) ist nur für Unternehmen bis 17.500 € Jahresumsatz konzipiert. Wer diese Umsatzschwelle überschreitet, bezahlt automatisch den Starter-Tarif von 108 € pro Jahr. Mit diesem Rechnungsprogramm lassen sich ausschließlich Rechnungen schreiben.

Folgende Eigenschaften fehlen:

  • Schreiben von Angeboten
  • Rechnungen schreiben auf Basis von Zeiterfassungen
  • Abo- und Abschlagsrechnungen
  • Mahnwesen
  • Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto
Zervant kostenlos

Mit dem Tarif „Kostenlos“ von Zervant lassen sich Angebote und Rechnungen schreiben.

Einschränkungen:

  • Nur für 5 Kunden möglich
  • Keine Mahnungen und Zahlungserinnerungen
  • Aus einem Angebot eine Rechnung schreiben, geht nicht.
Collmex Verkauf free

Der Tarif Rechnung free von Collmex erlaubt es, Angebote und Rechnungen zu schreiben und die Dokumente als PDF zu speichern. 

Folgende Funktionen fehlen:

  • Verwaltung offener Rechnungen
  • Mahnwesen
  • Aufträge und Auftragsbestätigungen schreiben
  • Abo-Rechnungen
  • Kunden und Kontakt-Verwaltung
Alternative: Rechnungstool in Geschäftskonto integriert

Einige FinTechs bieten Geschäftskonten mit integriertem Rechnungsprogramm an. Dazu zählen die Anbieter:

  • Finom
  • Kontist
  • Holvi

Vorteil: Der Nutzer bezahlt nur die Gebühren für das Geschäftskonto. Und die ist bei FinTech-Konten in der Regel niedrig. 

Nachteil: Der Nutzer ist an das Geschäftskonto gebunden.

Unsere Empfehlung zu kostenlosen Rechnungstools

Kostenlose Rechnungsprogramme bieten nur Basisfunktionen. Eine Rechnung erstellen, das geht, das war es aber schon. Dem Kostenvorteil stehen viele Nachteile gegenüber, die wir hier zusammenfassen.

  • Kosteneinsparungen zwischen 72 € bis 600 € pro Jahr
  • Brauchbar für einfache Rechnungen
  • Einschränkungen bei Anzahl der Kunden
  • Spezielle Rechnungsarten nicht möglich, z. B. Abo-Rechnung
  • Nicht so sicher wie die kostenpflichtigen Rechnungsprogramme (GOBD)
  • Oft kein Bankdatenabgleich
  • Höherer Zeitaufwand durch fehlende Funktionen

Mit kostenlosen Rechnungsprogrammen sparen Unternehmer am falschen Fleck. Kostenlose Rechnungstools verursachen in der Regel höheren zeitlichen Aufwand. Dies macht den vermeintlichen Kostenvorteil zunichte. 

Zum Testsieger

  | Offene Fragen

Wie wählen Sie eine Rechnungssoftware aus?

Erstellen Sie einen Kriterien-Katalog mit den wichtigsten Anforderungen an Ihre neue Rechnungssoftware. Der Entscheidungsprozess sieht idealerweise so aus:

  • Welche Programme entsprechen den Anforderungen am meisten? Wählen Sie 3 - 5 Programme aus.
  • Testen Sie die Programme, die sie in die engere Wahl genommen haben.
  • Simulieren Sie typische Vorgänge: aus dem Angebot eine Rechnung machen oder aus einer Zeiterfassung eine Rechnung zu machen. Wie verhält sich das Programm? Läuft alles reibungslos oder hakt es irgendwo?
  • Am Schluss fällt die Entscheidung für das beste Rechnungsprogramm.

Unternehmer sollten auch den Steuerberater fragen, und ihm eine Rechnung zeigen, die das Rechnungsprogramm erstellt hat. Ist die Entscheidung gefallen, sollte der Unternehmer das Rechnungsprogramm systematisch im Unternehmen einführen. Besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten sollen. Auch der Steuerberater sollte einen Zugang zu dem Programm erhalten.

Wie implementieren Sie ein Rechnungsprogramm?

Hier ist der typische Ablauf gelistet, um ein Rechnungsprogramm im Unternehmen einsatzbereit zu machen:

  • Nummernkreise festlegen: für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine
  • Vorlagen definieren: Angebote, Rechnungen und Lieferscheine.
  • Stammdaten anlegen: Produkte, Dienstleistungen, Abonnements, Stundensätze
  • Geschäftskonto mit dem Rechnungsprogramm verbinden
  • Weitere Nutzer einladen, etwa den Steuerberater

Unser Tipp zu den Nummernkreisen: Beginnen Sie als Gründer nicht mit der Rechnungsnummer R - 000001, sondern z. B. mit R - 045101. Dadurch vermitteln Sie den Eindruck, schon länger am Markt zu sein. 

Natürlich ist es auch wichtig, Mitarbeiter im Unternehmen über die neue Rechnungssoftware zu informieren. Insbesondere jene, die im Büro damit zu tun haben.

Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?

Es gibt kein Gesetz, das Unternehmer dazu verpflichtet, eine Rechnungssoftware zu nutzen. Pflicht ist es vielmehr, eine korrekte Rechnung zu schreiben, die allen gesetzlichen Vorschriften entspricht. Mit anderen Worten: Eine Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten. Theoretisch kann ein Unternehmer seine Rechnung auch mit einem Schreibprogramm schreiben, sofern er den Beleg dann physisch in einem Ordner ablegt.

Der große Vorteil eines Rechnungsprogramms:

  • Die Rechnungsvorlagen enthalten alle wichtigen gesetzlichen Pflichtangaben.
  • Fehler bei den Pflichtangaben sind damit praktisch ausgeschlossen.
  • Die Abläufe sind automatisiert: Mit einem Mausklick machen Sie aus einem Angebot eine Rechnung.

Ein Rechnungsprogramm einzusetzen ist daher dringend empfehlenswert, aber keine gesetzliche Pflicht.

Ist eine Rechnung mit Word oder Excel rechtssicher?

Pendelordner nötig: Eine Rechnung in Word oder Excel ist nicht rechtssicher, wenn die Rechnung als Word- oder Excel-Datei an den Kunden versendet oder intern abgelegt wird. Nutzer von Word oder Excel müssen die Rechnungen ausdrucken und physisch in einem Pendelordner ablegen. Das ist aufwendig und umständlich.

Knackpunkt Rechnungsnummer: Problematisch bei Word und Excel sind zudem die aufsteigenden Rechnungsnummern. Denn aufsteigende Rechnungsnummern müssen per Hand gesetzt werden. Ein Rechnungsprogramm macht dies automatisch.

Für Digitalisierung ungeeignet: Alternativ könnte ein Excel-Anwender einen digitalen Beleg in eine Bilddatei umwandeln und dann in einem Dokumentenmanagement-System ablegen. Zusätzlich benötigt der Anwender eine dokumentierte Verfahrensweise, damit dieser Prozess bei einer Betriebsprüfung nicht angemahnt werden kann. 

Die bessere Alternative zu Word oder Excel ist daher eine gute Rechnungssoftware.

Wann lohnt sich eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware lohnt sich für jeden Selbstständigen, der regelmäßig Rechnungen schreibt. Er spart damit Zeit und kann sich auf die wichtigen Dinge, wie Kundenakquise, konzentrieren. Außerdem vermeidet er finanzielle Risiken wie Steuernachzahlungen oder Strafzinsen, die bei Beanstandungen im Rahmen einer Betriebsprüfung drohen. Selbst bei wenigen Rechnungen pro Monat spart der Selbstständige Zeit und ist rechtlich auf der sicheren Seite. 

Warum gibt es Rechnungssoftware fast nur noch ausschließlich als SaaS-Lösungen?

SaaS-Lösungen haben viele Vorteile: Die Programme sind stets aktuell und der User kann ortsungebunden damit arbeiten. Auch das Zusammenspiel mit mobilen Rechnungs-Apps ist mit SaaS-Lösungen einfacher.

  | Unser Fazit

Ein Rechnungsprogramm vereinfacht und verbessert die Büroabläufe und spart Zeit: So entsteht Freiraum für Akquise und Umsatzsteigerung. Es ist rechtssicher, weil alle Pflichtangaben stets aktuell sind.

Aus der Fülle der Rechnungsprogramme im Markt haben wir 12 Rechnungsprogramme getestet und anhand von 53 Kriterien bewertet. Darunter finden sich 4 Anbieter mit kostenlosen Tarifen, von denen wir aber abraten, weil sie zu wenig Leistung bieten.

Wir empfehlen Ihnen:

  • Nutzen Sie die 53 Kriterien als Checkliste.
  • Testen Sie bis zu 3 Rechnungsprogramme.
  • Nutzen Sie unsere Tipps, ein Rechnungsprogramm zu konfigurieren.

Starten Sie mit unserem Testsieger sevDesk (Note 1,2). Er bietet das beste Paket aus Leistung und Bedienbarkeit und ist für Anwender aller Branchen sehr gut geeignet.

 

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Chefredakteur: René Klein

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.