Software für die Buchhaltung
  • Angebote + Rechnungen erstellen
  • Zahlungen im Blick
  • Buchhaltung auf Knopfdruck
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Rechnungsprogramme - Angebote und Rechnungen erstellen leicht gemacht

Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, Leistungen abrechnen und Rechnungen für Ihre Kunden zu erstellen. Ohne Rechnungsprogramm ist das zwar auch möglich, allerdings ist die Rechnungserstellung ein aufwendiger Prozess, der viel Papierkram mit sich bringt. Zudem birgt der Ablauf "Rechnung schreiben" manche rechtliche Tücke. Spätestens bei einer Betriebsprüfung stellt sich heraus, ob Ihre Rechnungen einwandfrei sind.

Rechnungsprogramme helfen Ihnen, die Rechnungserstellung zu vereinfachen und rechtlich einwandfreie Rechnungen zu erstellen. Wir stellen Ihnen die Vorteile moderner, digitaler Rechnungsprogramme vor, präsentieren Anbieter und geben Tipps zur Auswahl. Lesen Sie auch unseren Vergleich führender Rechnungssoftware.

Online Rechnungsprogramm: digital Angebote und Rechnungen erstellen

Häufig werden Angebote und Rechnungen noch mit Word oder Excel erstellt. Dagegen ist grundsätzlich nichts einzuwenden, wenn die entsprechenden Rechnungsvorlagen dem aktuellen rechtlichen Stand entsprechen. Andererseits ist der Übertrag vom Angebot auf die Rechnung zeitaufwendig und häufig führt das Ganze zu einem Belegchaos. Eine Rechnung benötigt außerdem eine fortlaufende Nummer, was mit Word oder Excel nicht automatisch gemacht werden kann.

Besser ist es daher, mit einem modernen Rechnungsprogramm zu arbeiten. Digitale Rechnungsprogramme funktionieren als Saas-Lösung und können häufig auch mobil verwendet werden. Sie erstellen damit Angebote für Ihre Kunden, aus denen Sie nach Auftragsannahme und erbrachter Leistung per Knopfdruck eine Rechnung generieren. Mit Rechnungsprogrammen erstellte Rechnungen sind stets rechtskonform, fortlaufend nummeriert und machen insgesamt einen professionellen Eindruck.

1. Was leistet ein modernes Rechnungsprogramm?

Moderne Rechnungsprogramme vereinfachen den Ablauf vom Angebot bis zur Rechnungsstellung. Nehmen wir an, Sie haben ein umfangreiches Angebot erstellt und Ihr Kunde hat das Angebot angenommen. Ist der Auftrag fertiggestellt, schicken Sie Ihrem Kunden nach Abnahme der Leistung eine Rechnung. Ohne Rechnungsprogramm müssen Sie die Positionen aus dem Angebot per Hand in die Rechnung übertragen. Je mehr Kunden Sie haben und je umfangreicher Ihre Angebote, desto schneller macht sich der Vorteil der automatischen Übernahme eines Angebots in eine Rechnung bemerkbar.

Doch ein Rechnungsprogramm denkt über die Rechnungsstellung hinaus. Sie geben Ihnen einen Hinweis, welche Rechnungen fällig sind und generieren bei überfälligen Rechnungen freundliche Zahlungserinnerungen oder formelle Mahnungen.

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2. Was sind die Vorteile digitaler Rechnungsprogramme?

Ein modernes Rechnungsprogramm spart Zeit und vereinfacht die Abläufe.

  • Das Rechnungsprogramm bietet professionelle Layouts, die Sie mit Ihrem Logo und den Firmendaten versehen können.
  • Einmal angelegte Daten können für alle Rechnungen wiederverwendet werden: Daten von Kunden, von Leistungen, unterschiedliche Stundensätze.
  • Das Rechnungsprogramm bietet einen strukturierten Ablauf.
  • Aus einem Angebot generieren Sie auf Knopfdruck eine Rechnung.
  • Das Rechnungsprogramm überwacht die Fälligkeiten und erstellt aus den Rechnungsdaten Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
  • Häufig gibt es Schnittstellen zu Zeiterfassungssoftware oder digitaler Buchhaltungssoftware. Das bedeutet, dass die Abläufe auch anderer Stelle im Unternehmen vereinfacht werden.
  • Die Rechnungen werden im Rechnungsprogramm automatisch abgelegt. Eine physische Ablage ist also nicht unbedingt erforderlich.
  • Die online Rechnungsprogramme halten die Vorschriften zu den Pflichtbestandteilen einer Rechnung immer auf den neuesten Stand. 

Prozessoptimierung und Rechtssicherheit sind also die wesentlichen Vorteile digitaler Rechnungsprogramme.

3. Welcher Unternehmer braucht welches Rechnungsprogramm?

Wenn Sie Ihren Kunden auf Basis von Angeboten Rechnungen erstellen, profitieren Sie von einem online Rechnungsprogramm. Wenn Sie ein stationärer Händler oder Dienstleister sind oder ein Gastronomieunternehmen betreiben, brauchen Sie ein entsprechendes Kassensystem oder Kassenprogramm. Das Kassensystem ist für die stationäre Geschäfte mit Kundenverkehr vor Ort das Äquivalent zum Rechnungsprogramm.

Ein Solopreneur sollte darauf achten, ein Rechnungsprogramm zu wählen, das alle Arbeitsgänge vom Angebot, über die Erfassung von Leistungen für den Kunden bis zur Rechnungsstellung und der Überwachung der Fälligkeiten optimal abdeckt. Hier kann eine Schnittstelle zu einem Zeiterfassungstool sinnvoll sein. Wenn Sie Mitarbeiter haben, sollten Sie ein Rechnungsprogramm wählen, das mehrere Nutzer zulässt oder bei denen Sie sogar Mitarbeiter im System anlegen können. 

4. Welche Funktionen haben online Rechnungsprogramme?

Ein online Rechnungsprogramm hat in der Regel folgende Vorteile:

HauptfunktionBeschreibung, Teilfunktionen und Schnittstellen
Erstellung von AngebotenAnlage von Kunden, Kundenaufträgen, Dienstleistungen, Stundensätzen
Erstellung von RechnungenAus dem Angebot wird die Rechnung erstellt. Manche Programme erstellen auch Dauerrechnungen oder Abo-Rechnungen.
FälligkeitskontrolleSind Rechnungen fällig, erhalten Sie einen Hinweis. Überfällige Rechnungen mahnen Sie an.
MahnwesenIm Rechnungsprogramm erstellen Sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. 
BankabgleichSie können Ihr Geschäftskonto mit dem Rechnungsprogramm synchronisieren und einen Bankabgleich durchführen und so Zahlungseingänge Ihrer Kunden mit Ihren fälligen Rechnungen abgleichen. 
Anpassung an Ihr Corporate DesignHäufig können Sie die im Rechnungsprogramm hinterlegte Rechnungsvorlage mit Ihrem Logo und Ihren Firmenfarben oder Firmenschriftarten gestalten. So machen Ihre Kundenrechnungen einen professionellen Eindruck.

Folgende Schnittstellen können für Ihr Rechnungsprogramm wichtig sein, wenn Sie Ihre betrieblichen Abläufe optimieren.

  • Schnittstelle zur Zeiterfassung: Zeichnen Sie Arbeiten für Ihre Kunden mit einem Zeiterfassungstool auf und übertragen Sie diese Zeiten mit den zugehörigen Stundensätzen an Ihr Rechnungsprogramm.
  • Schnittstelle zum Buchhaltungsprogramm: Übertragen Sie die Rechnungen in ein Buchhaltungsprogramm. Häufig gibt es Datev-Schnittstellen oder zumindest die Möglichkeiten, CSV-Dateien an den Steuerberater zu schicken.

Oft bietet ein Rechnungsprogramm neben den Hauptfunktionen rund um Angebotserstellung und Rechnungserstellung zusätzliche Buchhaltungsfunktionen. Oder Sie können es zur Buchhaltungssoftware, ja sogar bis zum ERP-System upgraden.

5. Wie wählen Sie das richtige Rechnungsprogramm aus?

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm in Ihrem Unternehmen einführen wollen, sind 5 Schritte bei der Anbietersuche empfehlenswert:

  1. Bedarfsanalyse: Zuerst prüfen Sie natürlich Ihre internen Anforderungen. Prüfen Sie, welche Funktionen Sie für Ihren optimale Ablauf benötigen. Wie viele Nutzer sollten mit der Rechnungssoftware arbeiten? Welche Arten von Rechnungen wollen Sie ausstellen, auch Dauerrechnungen beispielsweise. Soll das System zusätzliche Buchhaltungsfunktionen haben oder Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen? Erstellen Sie auf dieser Basis eine Checkliste mit den Mindestanforderungen (K.O.-Kriterien) und weiteren wünschenswerten Kriterien.
  2. Anbieteranalyse: Nehmen Sie diese Checkliste zur Hand und recherchieren Sie nach Anbietern für Rechnungsprogrammen. Lesen Sie Anbietervergleiche und beziehen Sie auch Empfehlungen anderer Unternehmer mit ein. Analysieren Sie mit der Checkliste bis zu 10 Anbieter. Nutzen Sie auch Erfahrungsberichte zum jeweiligen Rechnungsprogramm. 
  3. Erstellung einer Short-List: Die 2 bis 3 besten Rechnungsprogramme aus Ihrer Analyse kommen nun in die engere Wahl.
  4. Testphase: Mit diesen Rechnungsprogrammen starten Sie nun eine Testphase. Sie prüfen jedes System im Detail. Erstellen Sie ein Angebot. Wie ist das Handling der Software? Wie leicht lässt sich das Angebot in eine Rechnung transferieren? Wie gut sind Support und Service des Anbieters?
  5. Finale Entscheidung und Implementierung: Bestellen Sie nun das beste Rechnungsprogramm aus der Testphase. In der Regel gibt es mehrere Preismodelle mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Wählen Sie das Preismodell, das für Sie am besten passt. Konfigurieren Sie nun das System: Legen Sie Kunden an, Ihre Dienstleistungen, Ihre Stundensätze und passen Sie die Rechnungsvorlage an Ihre Unternehmens-CI an.

6. Welche Anbieter für digitale Rechnungsprogramme gibt es?

Moderne digitale Rechnungsprogramme sind cloudbasierte SaaS-System, die Sie mit einer monatlichen Gebühr mieten können. Dabei haben Sie den Vorteil, dass Sie das Rechnungsprogramm auch mobil nutzen können. 

AnbieterBeschreibung (Stand 07/2019)
Billomat

Billomat ist ein Rechnungsprogramm, das in der Einstiegsversion auf Buchhaltungsfunktionen verzichtet. Mit der günstigsten Version für 72 Euro pro Jahr können Sie 360 Angebote und Rechnungen pro Jahr erstellen. Mit dem leistungsstärksten Paket für 288 Euro pro Jahr können Sie so viele Rechnungen schreiben, wie Sie wollen. Zusätzlich gibt es Belegerfassung für die Erstellung einer EÜR, automatisierten Bankkontenabgleich und ein integriertes Mahnwesen. Außerdem bietet die Top-Version eine DATEV-Schnittstelle, eine API und einen Zugang für den Steuerberater.

Debitoor

Debitoor bietet ein Rechnungsprogramm in 4 Preisstufen. Mit dem günstigsten Paket für 48 Euro pro Jahr kann der User jährlich 100 Belege erstellen, also Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen erstellen. Außerdem gibt es einen Zugang für den Steuerberater.
Mit dem Top-Paket für 288 Euro gibt es zusätzlich Angebots- und Lieferscheinerstellung und die Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung. Zusätzlich gibt es die Bankanbindung und den automatischen Abgleich von Zahlungen. Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gibt es eine DATEV-Schnittstelle und einen Zugang, über den sich der Steuerberater Belege abholen kann.

easybill

Start-ups, die weniger als 20 Kunden haben, können das Rechnungsprogramm von easybill in der günstigsten Version im BASIC-Paket für 94,08 Euro/Jahr nutzen, die sich ausschließlich für die reine Rechnungserstellung eignet.

Mit dem Business-Paket für 399 € pro Jahr können Sie unbegrenzt Kunden verwalten und verfügen über mehr Funktionen: Wiederholungsrechnungen, Mahnwesen, Mitarbeiterverwaltung, Projekte mit Zeiterfassung Außerdem können Sie bis zu 5.000 Abrechnungspositionen pro Monat aus E-Commerce-Programmen in die Rechnungserstellung laden. Schnittstellen zu anderen Systemen, wie z.B. Buchhaltungslösungen gibt es im Businesspaket ebenfalls. Seine Hauptanwendung liegt jedoch bei der Vereinfachung der Rechnungsstellung für E-Commerce-Unternehmen. Denn aufbauend auf dem Businesspaket gibt es weitere Upgrades, die sich im Volumen der zu importierenden E-Commerce-Verkäufe unterscheiden.

FastBill

Mit dem Rechnungsprogramm von Fastbill kann man neben der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen auch Arbeitszeiten erfassen. Die Software richtet sich an Klein- und Mittelständler, und ist daher sehr gut für Gründer geeignet. Für 107,88 Euro/Jahr können Sie unbegrenzt Rechnungen erstellen oder Belege per Smartphone eingescannt werden. Die Anzahl der Kunden ist ebenfalls unbegrenzt. Mit der Pro-Version für jährlich 323,88 Euro können Sie 5 Bankkonten einbinden und die DATEV-Anbindung nutzen.

Über Schnittstellen können Sie zahlreiche E-Commerce-Systeme einbinden, außerdem ist eine Online-Zahlfunktion integriert. Ohne Risiko können Sie das Rechnungsprogramm von Fastbill ohne Einschränkungen im Funktionsumfang für 30 Tage kostenlos testen.

lexoffice

Lexoffice bietet für 94,80 Euro/Jahr ein leistungsstarkes Rechnungsprogramm. Damit können Sie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen erstellen. Zusätzlich können Sie Abschlagsrechnungen erstellen, wenn Sie größere Projekte abrechnen. Um die Zahlungseingänge zu verwalten, können Sie 1 Bankkonto anbinden.

Die größeren Lexoffice-Pakete unterscheiden sich durch die umfangreicheren Buchhaltungsfunktionen. Aber auch im kleinsten Paket ist eine Schnittstelle zum Steuerberater enthalten. Das Lexoffice Paket „Buchhaltung & Berichte“ umfasst Kassenbuch, OPOS-Übersicht, UStVA via Elster, EÜR und GuV sowie die Anlagenbuchhaltung mit Abschreibungen.

Sage Business Cloud

Das Rechnungsprogramm von Sage Business Cloud richtet sich speziell an kleinere Unternehmen, also auch Start-ups in der Gründungsphase. Das kleinste Paket "Angebot & Rechnung“ startet mit 80,67 Euro pro Jahr und umfasst die Rechnungserstellung und -verwaltung, die UStVA sowie EÜR und Bilanz.

Mit der Sage Business Cloud Buchhaltung für 141,18 Euro/Jahr gibt es außerdem eine integrierte Warenwirtschaft mit Artikelverwaltung und Import sowie eine Buchungskontenübersicht und zahlreiche Berichte und Reports.

SalesKing

Neben der Online-Rechnungserstellung konzentriert sich das Rechnungsprogramm von SalesKing auch auf die Erstellung von Angeboten, Mahnungen und die Produktverwaltung. Diese Funktionalitäten sind bereits in der günstigsten "Silver"-Version für 144 Euro/Jahr enthalten. 

Die Platin-Version umfasst zusätzlich Rechnungsstellung in Fremdwährung und umfangreiche CRM- und Projektmanagement-Funktionen. Sie kostet 432 Euro/Jahr und ist eine leistungsstarke Vertriebssoftware. Buchhaltungsfunktionen können Sie über Schnittstellen anbinden.

sevDesk

SevDesk bietet mit sevDesk Rechnung ein Rechnungsprogramm für 82,80 Euro/Jahr, die Angebots- und Rechnungserstellung und das Mahnwesen umfasst.

Das Paket Buchhaltung Plus für 478,80 Euro/Jahr bietet zusätzlich digitale Belegerfassung, Onlinebanking und umfangreiche Buchhaltungsfunktionen wie UStVA, EÜR und GuV. Ebenfalls enthalten sind Schnittstellen zu DATEV und Controlling-Funktionen wie Liquiditätsplanung, BWA und SUSA.

Ein modernes Rechnungsprogramme hat also häufig zusätzliche Buchhaltungsfunktionen bzw. Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen. Besitzt das Rechnungsprogramm eine Belegerfassung, so lässt sich damit oft auch die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen und die Umsatzssteuervoranmeldung (UStVA) durchführen.

7. Was kosten online Rechnungsprogramme?

Die monatlichen Kosten für ein digitales Rechnungsprogramm hängen von verschiedenen Faktoren ab:

  • Monatlicher Belegumfang: Manche Anbieter bieten Ihnen ein Preismodell in Abhängigkeit des Umfangs Ihrer Rechnungen. Dabei profitieren gerade Gründer von niedrigen Einstiegskosten.
  • Funktionsumfang: Manche Anbieter haben nicht alle wesentlichen Funktionen in den Einstiegsversionen. Manchmal gibt es nur die Rechnungsfunktionen und die Angebotsfunktionen gibt es erst in einer höheren Preisstufe.
  • Zusätzliche Buchhaltungsfunktionen: Oft bieten die Einstiegsversionen keine Buchhaltungsfunktionen über die Rechnungsstellung hinaus. 

Insgesamt sind die monatlichen Kosten für Rechnungsprogramme günstig und überschaubar. Die Monatsgebühr amortisiert sich in der Regel schnell oder wird überkompensiert, wenn Sie durch den Effizienzgewinn mehr Kunden akquirieren oder auf Mitarbeiter im Büro verzichten können.

TIPP

Funktionen von Rechnungsprogrammen sind häufig auch Buchhaltungssoftware integriert. Hier finden Sie unseren Anbietervergleich.

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8. Wie führen Sie ein Rechnungsprogramm erfolgreich im Unternehmen ein?

Als Solopreneur haben Sie bereits in der Testphase mit dem Rechnungsprogramm gearbeitet. Machen Sie jetzt einfach konsequent weiter. Haben Sie Mitarbeiter, sollten Sie diese von Anfang an in das Projekt "Auswahl eines Rechnungsprogramms" einbinden. In der Regel werden das die Mitarbeiter im Backoffice sein.

  1. Lassen Sie Ihr Team mit auswählen: Kommunizieren Sie klar und begeisternd die Vorteile eines online Rechnungsprogramms. Lassen Sie Ihr Team an der Checkliste mitarbeiten. Binden Sie das Team auch in die Testphase ein.
  2. Stammdaten-Konzept bereits für die Testphase: Legen Sie einheitliche Bezeichnungen für Ihre Dienstleistungen und die zugehörigen Stundensätze bereits für die Testphase fest. 
  3. Intensive Schulung bei der Einführung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich und nutzen Sie den Support und die Hilfen, die der Anbieter liefert: FAQs, Handbücher, Schulungsvideos.
  4. Geben Sie einheitliche Regelungen für die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm vor: Erstellen Sie einen Leitfaden, der alle Schritte umfasst, von der Anlage eines Kunden, über die Stammdaten zu Leistungen und Services bis zur Vorgehensweise bei der Kontrolle der Fälligkeiten, beim Bankdatenabgleich oder beim Mahnwesen.
  5. Enges Monitoring nach dem Start: Kontrollieren Sie, wie Ihre Mitarbeiter mit dem Rechnungsprogramm arbeiten. Machen Sie Fragerunden, ob es Probleme gibt und lassen Sie Ihre Mitarbeiter zu Wort kommen. Modifizieren Sie eventuell einen bereits erstellten Leitfaden für das Rechnungsprogramm.

Wenn Sie die Testphase der Programme konsequent genutzt haben und Ihr Team hinter der Auswahl steht, wird die Einführung in der Regel kein Problem sein.

Fazit - Rechnungsprogramm: Zeit sparen durch bessere Abläufe im Büro

Aufgabe digitaler Rechnungsprogramme ist die Optimierung der Abläufe vom Kundenangebot über die Rechnungsstellung bis zur Bezahlung der Rechnung. Ein Rechnungsprogramm spart Zeit, sorgt mit professionell erstellten Rechnungen für einen guten Eindruck beim Kunden und gibt Ihnen Rechtssicherheit, was die Pflichtbestandteile einer Rechnung angeht. Häufig beinhalten die Rechnungsprogramme zusätzliche Buchhaltungsfunktionen oder können zur Buchhaltungssoftware erweitert werden. Häufig gibt es auch Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen, was die Rechnungsstellung gerade für Solopreneure zusätzlich vereinfacht.

Am wichtigsten ist die sorgfältige Auswahl des Systems. Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Anforderungen und nutzen Sie die Testphasen, die Ihnen die Anbieter für das Rechnungsprogramm einräumen. Denken Sie auch an den Punkt Datensicherheit und den Datenschutz, wenn Sie über das Rechnungsprogramm Kundendaten verarbeiten.

Ein Rechnungsprogramm optimiert zwar Ihre Abläufe, kann aber am Zahlungsverhalten Ihrer Kunden nichts ändern. Wenn Sie Ärger mit schlechten Zahlern haben, sollten Sie über das Instrument der Rechnungsvorfinanzierung via Factoring nachdenken. 

TIPP

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