6 wichtige Tipps zum Thema Rechnung & Buchhaltung

Viele Gründer kriegen beim bloßen Gedanken an die Rechnungserstellung und Buchhaltung Angstzustände - obwohl man doch erst durch die bezahlte Rechnung den verdienten Lohn für die erbrachte Leistung erhält. Eigentlich ist das Thema aber gar nicht so kompliziert - wir haben nachfolgend 6 wichtige Fakten für Sie zusammengestellt. 

Und dann noch eine gute Nachricht: Dank der StartUp Initiative können Gründer & Start-ups Lexoffice, die intelligente Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, für 12 Monate kostenfrei nutzen! Damit macht die Rechnungserstellung Spaß und auch die Buchhaltung erledigt sich mit ein paar wenigen Klicks quasi wie von selbst!

1. Die Rechnung richtig schreiben

Die Rechnung dokumentiert die erbrachte Leistung, Lieferungs- und Zahlungsbedingung. In den meisten Fällen haben Kunden einen Anspruch darauf. Sie können beispielsweise nach dem Umsatzsteuerrecht die Zahlung so lange verweigern, bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Doch, wann ist eine Rechnung „ordnungsgemäß“?

Für private Kunden sind Rechnungen vor allem wichtig, um bestimmte Leistungen von der Steuer abzusetzen, etwaige Garantieansprüche zu wahren oder zur sonstigen Beweissicherung. Besondere Anforderungen an den Inhalt ergeben sich daraus nicht – abgesehen davon, dass Handwerker den Arbeitsanteil getrennt ausweisen sollten.

Anders ist die Situation im Geschäftsumfeld. Hier spielt der Vorsteuerabzug eine große Rolle – und den gibt es nur, wenn die Rechnung den steuerrechtlichen Anforderungen entspricht. Hierzu gehören die folgenden Aspekte:

  • Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers
  • Die Steuernummer beziehungsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  • Das Rechnungsdatum
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer. Diese muss nicht zwingend fortlaufend sein
  • Art, Menge oder Umfang der gelieferten Waren beziehungsweise der erbrachten Leistung
  • Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise Auftragsausführung
  • Die Rechnungssumme, wobei die Netto-Summen gegebenenfalls nach Steuersätzen zu trennen sind
  • Die auf den Rechnungsbetrag entfallene Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen
  • Kleinunternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen darauf in der Rechnung hinweisen – zum Beispiel mit dem Zusatz „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“

Nach dem Umsatzsteuerrecht haben Unternehmen sechs Monate Zeit, um eine Rechnung zu erstellen. Vereinfachungen gibt es bei sogenannten „Kleinstbetragsrechnungen“ bis zu 150 Euro: Hier sind Angaben zu Rechnungsempfänger, Steuer- und Rechnungsnummer entbehrlich. Auch muss die Umsatzsteuer nicht separat ausgewiesen werden.

Während das Finanzamt beim Vorsteuerabzug penibel prüft, sind die Vorgaben beim Abzug als Betriebsaufwand weniger streng. So kann es passieren, dass eine Rechnung zwar vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, als Aufwand aber dennoch anerkannt wird.

Sie möchten gerne mehr über das Thema Rechnungsstellung erfahren? Kein Problem - wir haben diesem wichtigen Teil der Unternehmensführung eine eigene Seite "Rechnung erstellen - was Sie wissen sollten" gewidmet.

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2. Die Kleinunternehmerregelung ist nicht immer sinnvoll

Kleinbetriebe können sich auf Wunsch von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Die Kleinunternehmerregel nach §19 des Umsatzsteuergesetzes ist jedoch an zwei Bedingungen geknüpft:

  1. der Umsatz beläuft sich im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich auf maximal 50.000 Euro und
  2. der Umsatz des vergangenen Geschäftsjahres lag unter 17.500 Euro

Die Betonung liegt dabei auf dem „und“, denn beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Existenzgründer können im Gründungsjahr den voraussichtlichen Umsatz schätzen. Aber Achtung, wird mitten im Jahr gestartet, vermindert sich der Freibetrag anteilig. Zudem bezieht sich die Regel auf die Person des Unternehmers. Existieren mehrere Kleinbetriebe, wird der Umsatz am Ende zusammengerechnet. Zusätzlich müssen Kleinbetriebe auf die Regelung in der Rechnung deutlich hinweisen, um so den fehlenden Umsatzsteuerausweis zu begründen.

Durch die Kleinunternehmerregel entfallen Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärung. Auch die Gewinnermittlung wird einfacher. Schließlich muss nicht zwischen Brutto und Netto unterschieden werden. Zudem können Kleinbetriebe im Geschäft mit privaten Endkunden – die vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind – ohne Steuer günstiger anbieten.

Auf der anderen Seite entfällt der Vorsteuerabzug. Dadurch steigen die Betriebskosten. Viele Kleinunternehmer befürchtet zudem, dass sich der Rechnungshinweis negativ aufs Image auswirken könnte – speziell im Geschäft mit Firmenkunden.

Lohnt sich das Ganze überhaupt? Kommt darauf an. Existenzgründer, die langfristig von Ihrem Geschäft leben wollen, werden schnell aus der 17.500-Euro-Ecke herauskommen. Der vermeidliche Vorteil ist hier nur von kurzer Dauer. Hinzu kommt, dass in diesem Fall der Vorsteuerabzug für Anfangsinvestitionen komplett entfällt. Im B2B-Umfeld kann man mit der Regelung ebenfalls nicht punkten. Hier ist die Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten. Anders sieht es hingegen für nebenberuflich Selbstständige aus, die zum Beispiel Dienstleistungen für Privathaushalte erbringen. Für sie kann die Kleinunternehmerregel von Vorteil sein.

Weitere wichtige Informationen haben wir auf der seite "Kleinunternehmerregelung - Chanen und Risiken für Gründer" zusammengestellt.

3. Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen einhalten!

Es gibt Steuern, hinter denen ist das Finanzamt her wie der Teufel hinter dem Weihwasser. In diese Kategorie fällt vor allem die Umsatzsteuer. Wer die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht pünktlich abgibt, handelt sich schnell saftige Säumniszuschläge ein.

Betroffen sind davon im Prinzip alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht gibt es lediglich für die Exportwirtschaft, bestimmte Gesundheitsleistungen, Immobilien- und Finanzgeschäfte. Wer nicht darunter fällt oder sich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreien lässt, muss die Umsatzsteuer für Vater Staat einziehen und abführen.

Im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären Unternehmen dem Finanzamt die Umsatzsteuerzahllast als Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. In der Regel ist sie monatlich zu erstellen – und muss spätestens bis zum 10. des darauffolgenden Monats beim Finanzamt vorliegen.

Wem es schwer fällt den Stichtag einzuhalten, kann sich mit einem Antrag auf Dauerfristverlängerung vier Wochen mehr Zeit verschaffen. Allerdings ist im Gegenzug eine Sondervorauszahlung zu leisten. Von der monatlichen Abgabe gibt es zudem Ausnahmen:

  • Bis zu einer Zahllast von jährlich 7.500 Euro genügt es, die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich abzugeben.
  • Bei einer Zahllast von unter 1.000 Euro kann man sich von der Voranmeldung komplett befreien lassen.

Seit 2005 nimmt das Finanzamt nur noch elektronische Meldungen über die ELSTER (Elektronische Steuererklärung)-Schnittstelle entgegen. Wer seine Buchhaltung selbst erledigt, ist also zwingend auf Software oder entsprechende Cloud-Dienste angewiesen. Beide erstellen die Meldung quasi automatisch. Alternativ lässt sich die Voranmeldung auch manuell über das ELSTER-Portal der Finanzbehörden einreichen. Das ist jedoch nicht nur aufwendig, sondern auch latent fehleranfällig.

Freiberufler sind gegenüber Gewerbetreibenden bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Vorteil: Während im gewerblichen Umfeld die Umsatzsteuer bereits im Monat der Rechnungsstellung abgeführt werden muss, kommt es bei Freiberuflern auf den Zahlungseingang an.

Sie möchten sich ausführlich über das Thema informieren? Auf unserer Seite "Vor- und Umsatzsteuer" finden Sie Antworten!

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4. Bilanz oder nicht - wer wählen kann und wer nicht

Im Wirtschaftsleben ist die Bilanzierung das Maß aller Dinge. Die meisten Unternehmen sind deshalb zur doppelten Buchführung und einem kaufmännischen Jahresabschluss verpflichtet. Davon ausgenommen sind grundsätzlich alle Freiberufler – unabhängig von Umsatz und Gewinn. Bei ihnen genügt die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Seit 2008 besteht auch für Einzelkaufleute eine Ausnahmeregel. Sie können ihren Gewinn wahlweise nach der EÜR ermitteln, wenn

  • der Jahresumsatz in zwei aufeinander folgenden Jahren jeweils unter 600.000 Euro lag und
  • der Jahresgewinn dabei in keinem der beiden Jahre die 60.000 Euro-Marke.

Wichtig: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Gründer können die Regel bereits in Anspruch nehmen, wenn sich zum Ende des ersten Geschäftsjahres abzeichnet, dass keiner der beiden Grenzwerte überschritten wird. Die vereinfachte EÜR hat vor allem zwei große Pluspunkte.

Da ist zum einen die Ist-Versteuerung: Gewinnermittler führen die Umsatzsteuer erst dann ab, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt ist. Da es keine Forderungen gibt, entstehen auch Gewinne erst zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs. Das führt zu einem spürbaren Liquiditätsvorteil. Gleichzeitig eröffnet sich ein gewisser Spielraum für Gewinnverlagerungen.

Der zweite Vorteil liegt in der deutlich vereinfachten Handhabung. Während die Bilanzierung eine Wissenschaft für sich ist, lässt sich die EÜR auch ohne Studium und jahrelange Berufserfahrung bewältigen. Von komplizierten Regelungen wie etwa Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten bleibt man verschont. Der Jahresabschluss ist erheblich schlichter gehalten. Letzteres könnte jedoch auch ein Nachteil sein, denn der EÜR fehlt die Transparenz und Standardisierung der Bilanz. Partner, Investoren und Kreditgeber erwarten daher nicht selten zusätzliche Berichte, was wiederum einen Teil der Zeitersparnis egalisiert. Da Unternehmen in aller Regel auf Wachstum ausgerichtet sind, werden die engen Grenzen der Ausnahmeregel ohnehin schnell überschritten – vor allem mit Blick auf den Gewinn. Das erforderliche Know-how in Sachen doppelte Buchführung muss dann erst mühsam aufgebaut werden.

Weitere wichtige Informationen zu dem Thema haben wir auf der Seite "Buchhaltung: EÜR, Bilanzierung etc." für alle Unternehmen zusammengefasst.

5. Der Steuerberater: unverzichtbar direkt ab Gründung?

Die Idee, die Buchhaltung einfach dem Steuerberater zu überlassen, hat ihren Charme: Steuerberater kennen sich mit der Materie aus und finden mitunter zusätzliches Einsparpotenzial. Man kann sich auf fachlich fundierte Arbeit verlassen, für die Berater notfalls auch haften Für Existenzgründer ohne kaufmännische Vorkenntnisse ist das ein wichtiger Punkt. Sie können sich so voll auf ihr Geschäft konzentrieren – und den Papierkram links liegen lassen. Auch abseits des Steuerrechts, etwa bei Finanzierungsfragen, unterstützen Steuerberater ihre Mandanten.

Auf der anderen Seite erledigen sie ihren Job nicht gerade zum Sozialtarif. Die Gebührenverordnung der Steuerberater erlaubt zwar eine erste Einschätzung, doch die tatsächlichen Kosten können auch deutlich darüber liegen. Neben dem Aufwand spielen hierfür Faktoren wie Gewinn oder Umsatz eine Rolle. Für Existenzgründer ist es schwer einzuschätzen, ob die gewonnene Zeit und eine potenzielle Steuerentlastung im angemessenen Verhältnis zum Honorar stehen. Zudem bedeutet das Outsourcing nicht zwangsläufig, dass alles Unangenehme vom Tisch ist. Einige Vorarbeiten und ein gewisser Abstimmungsaufwand sind unvermeidlich.

Wer die Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, baut hingegen kaufmännisches Know-how auf. Dadurch sinkt die Abhängigkeit von externen Beratern. Gleichzeitig sorgt die Do-it-Yourself-Buchhaltung für mehr Transparenz: Aktuelle Geschäftszahlen stehen sofort zur Verfügung. Firmenchefs erhalten damit mehr Einblick, etwa zur Liquidität oder den Außenständen.

Auf die leichte Schulter sollte man das Thema jedoch nicht nehmen. Das gilt vor allem dann, wenn Bilanzierungspflicht besteht. Ohne kaufmännische Grundkenntnisse und steuerrechtliches Basiswissen ist es kaum möglich, den Job korrekt zu erledigen. Zudem gilt es, für die Buchhaltung genügend Zeit einzuplanen. Immerhin sind Buchhaltungs- und Steuerprogramme inzwischen so einfach und sicher, dass auch Einsteiger damit zurechtkommen. Ein hohes Automatisierungsniveau sorgt dabei für Effizienz und weniger Fehler. Viele Selbstständige, kleine Freiberufler und Kleinbetriebe kommen daher ohne Steuerberater aus. Zwar führt der Weg bei wachstumsorientierten am Ende doch in die Kanzlei, doch dann geht es meist um spezielle Dienstleistungen, nicht aber um kostspielige Komplettpakete.

6. Zeit und Geld sparen mit der richtigen Software

Mit einer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware können Gründer nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld sparen. Wichtig ist bei der Software neben der klassischen Angebots- und Rechnungsstellung insbesondere auch der automatisierte Zahlungsabgleich mit dem Konto. So können offene Rechnungen schnell identifiziert werden und man kann ggf. eine Zahlungserinnerung - im Idealfall automatisiert - versenden. Vor allem in den ersten Monaten nach dem Unternehmensstart gilt es, das Konto nie aus dem Blick zu verlieren!

Mit einer guten Software erledigt man zusätzlich auch die wichtigsten Buchhaltungsaufgaben - wie z.B. die Belegverwaltung oder die Umsatzsteuervoranmeldung - mit nur wenigen Klicks. Auswertungen wie die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder die Gewinn- & Verlustrechnung werden von der Software automatisiert erstellt.

All diese Anforderungen - und viele weitere - erfüllt Lexoffice, die intelligente und mittlerweile führende Rechnnungs- & Buchhaltungssoftware für junge Unternehmen und Gründer in Deutschland. 

Dank der StartUp Initiative können Gründer & Start-ups Lexoffice für 12 Monate kostenfrei nutzen (im Gegenwert von über 200 Euro)! Damit unterstützt Lexoffice die Gründerszene in Deutschland maßgeblich und wir sagen DANKE!

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