So meistern Sie die Telefonakquise: Leitfaden und Tipps

Die Telefonakquise als Teil der Kaltakquise ist für viele Existenzgründer eine große Herausforderung. Doch wer Telefonakquise richtig anwendet, kann viele neue Kunden für sein Unternehmen gewinnen. Wir geben 10 Tipps und Tricks zur richtigen Vorgehensweise bei der Telefonakquise.

Nutzen Sie außerdem unseren Gesprächsleitfaden, der Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie beim Telefonat erfolgreich Kunden überzeugen können und erfahren Sie, in welchen Situationen Telefonakquise eigentlich verboten ist.

Mit Telefonakquise im B2B-Bereich Neukunden gewinnen

Wenn die Umsätze wieder einmal nicht mit den Planzahlen übereinstimmen und der eigene Chef plötzlich mit hochrotem Kopf ins Bürozimmer stürmt, dann wissen die meisten Mitarbeiter, was ihnen droht: Es ist mal wieder Zeit für die Telefonakquise.

Aber nicht nur für etablierte Unternehmen ist Telefonakquise oft ein Muss – gerade Existenzgründer im B2B-Bereich sollten regelmäßig den Hörer in die Hand nehmen und den Kontakt zum Kunden suchen. Denn neben der Chance auf einen Neukunden erhält man bei der Telefonakquise wertvolles Feedback von der eigenen Zielgruppe und kann dadurch sein Produkt verbessern.

Telefonakquise: Schritt für Schritt vorgehen

Als die Königsdisziplin in der Kaltakquise gilt es bei der Telefonakquise vieles zu beachten. Mit folgendem Leitfaden vermeiden Sie grundlegende Fehler und werden mit unseren Tipps zum Meister der Telefonakquise. 

1. Zielgruppe definieren: Wer sind Ihre Kunden?

Bevor Sie mit der Telefonakquise beginnen, sollten Sie sich als erstes Gedanken darüber machen, welche Zielgruppe Interesse an Ihrem Produkt haben könnten.

2. Recherche und Gewinnung von Kontaktdaten potenzieller Kunden

Nach der Definition Ihrer Zielgruppe müssen Sie für die Telefonakquise nun konkrete Unternehmen recherchieren, die Ihrer Zielgruppe entsprechen. Hierzu können Sie sich des Internets bedienen, Telefon- und Branchenbücher wälzen oder Kontakte aus Adressdatenbanken erwerben. 

3. Vorbereitung auf das Gespräch

Eine gute Vorbereitung ist bei der Telefonakquise das A und O. Informieren Sie sich über das anzurufende Unternehmen und dessen Branche. Machen Sie sich Gedanken über die wahrscheinlichsten Einwände und passen Sie entsprechend Ihre Argumentationskette an.

4. Überwindung der Vorzimmer-Dame

Je größer ein Unternehmen, desto schwieriger ist es, mit dem Entscheider verbunden zu werden. Einer Sekretärin brauchen Sie bei der Telefonakquise erst gar nicht versuchen, Ihr Produkt zu verkaufen – das geht nämlich meistens schief. Sie wird Sie in der Regel darum bitten, eine E-Mail mit Informationsmaterial an die info@-Adresse des Unternehmens zu senden, was in den seltensten Fällen von Erfolg gekrönt ist.

Lassen Sie sich bei Ihrer Telefonakquise stattdessen mit dem korrekten Ansprechpartner verbinden, den Sie vorher gegoogelt oder bei einem ersten Anruf recherchiert haben. Sprechen Sie keinesfalls im Konjunktiv, sodass der Vorzimmerdame keine Entscheidungsfreiheit zugestanden wird: „Verbinden Sie mich bitte mit Dr. Bauer!". Sollte die gefürchtete Frage nach dem Grund Ihres Anrufes kommen, haben Sie bei der Telefonakquise mehrere Möglichkeiten zu antworten:

  • Erwecken Sie den Eindruck, dass Sie bereits mit dem Entscheider in Kontakt stehen, beispielsweise durch eine Andeutung wie „Es geht um einen Aspekt aus unserem letzten Kontakt, den ich mit ihm diskutieren muss".
  • Sprechen Sie einen äußerst komplizierten Sachverhalt an, mit dem die Sekretärin in der Regel nichts anfangen kann, wie beispielsweise: „Es geht um die neue Cloud-Technologie mit doppelter SSL-Verschlüsselung."
  • Oder die selbstbewusste Variante für die Profis in der Telefonakquise: „Dieses Thema muss ich mit Herr Dr. Bauer persönlich besprechen." Hier muss Ton- und Stimmlage natürlich entsprechend selbstsicher klingen.

Ist der Entscheider zu sprechen, sollten Sie nun weitergeleitet werden.

5. Das Gespräch mit dem Entscheider

Sie haben die erste Hürde der Telefonakquise geschafft: Auf der anderen Seite der Leitung ist der vermeintliche Entscheider. Nun gilt es diesen zu einem Kunden zu machen. Nachfolgender Gesprächsleitfaden hilft Ihnen auf diesem Weg. 

TIPP

Als Akquiseinstrument eignet sich eine CRM-Software. Diese hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Kunden und Termine zu bewahren. Außerdem können Sie die Daten strategisch für Ihre Akquiseziele nutzen. Erfahren Sie hier mehr über den Einsatz, Vorteile und Möglichkeiten von einem CRM-System und lernen Sie kostenfreie und kostengünstige Anbieter kennen.

Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise

Nun wird es ernst. Vermasseln Sie nicht den Anfang, denn der erste Eindruck zählt! Wir empfehlen folgende Vorgehensweise: 

1. Gesprächseröffnung

Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner höflich und nennen Sie Ihren Namen nach folgendem Schema: „Michael Müller von der Fantasie GmbH – Hallo Herr Dr. Bauer". Danach lassen Sie den Entscheider Ihren Gruß erwidern, indem Sie kurz pausieren. So entsteht eine normale Gesprächsatmosphäre und Ihr Gesprächspartner fühlt sich nicht direkt wie bei einem Verkaufsgespräch.

2. Kompetenzauslotung

Im nächsten Schritt der Telefonakquise sollten Sie nun nochmals prüfen, ob Sie auch wirklich den richtigen Ansprechpartner am Telefon haben: „Es geht um die Nutzung von Cloud-Technologie im HR-Management, bin ich da bei Ihnen richtig?" Wird Ihre Frage verneint, bitten Sie um die Kontaktdaten des richtigen Ansprechpartners und versuchen Sie es dann erneut mit der Telefonakquise.

3. Kurzvorstellung des Unternehmens und des Leistungsangebots

Nun wird es ernst bei Ihrer Telefonakquise. Beschreiben Sie Ihr Unternehmen, Ihr Produkt und den Mehrwert, den Sie Ihren Kunden liefern. Hier gilt: Je kürzer desto besser. Alles über einer Minute ist in der Regel schon zu viel. Ihr Text könnte wie folgt klingen:

„Herr Dr. Bauer, wir von der Firma Fantasie GmbH haben unseren Standort in München und bieten seit 2008 Cloud-Technologien für den HR-Bereich an. Unser Schwerpunkt liegt in der Industrie mit dem Fokus auf Bewerber-Management. Ich habe auf Ihrer Webseite gesehen, dass Sie noch ungesicherte Bewerbungsprozesse haben – würden Sie Ihren Bewerbern denn grundsätzlich in der Zukunft eine sichere Verbindung ermöglichen wollen?"

Auf diese Frage können Sie in der Regel ein „Ja" erwarten, sodass Sie Ihre Erläuterungen fortsetzen können. Sie können die Frage auch offen formulieren, um den Gesprächsanteil des Entscheiders zu erhöhen: „Wie wichtig ist Ihnen die Sicherheit der Daten Ihrer Bewerber?". Übrigens: Versuchen Sie bei der Kaltakquise immer einen Anlass zu finden, warum Sie das Gespräch überhaupt aufgesucht haben. In diesem Fall wird das veraltete System auf der Webseite angesprochen, was Ihren Anruf aus Sicht des Entscheiders gleich viel plausibler und notwendiger erscheinen lässt.

4. Infomaterial zur Verfügung stellen

Nachdem Sie in zwei weiteren Sätzen erklärt haben, was Ihr Produkt für einen Mehrwert bietet, ist nun ein direkter Abschluss zu suchen. Wenn Sie bei Ihrer Telefonakquise etwas verkaufen möchten, ohne einen persönlichen Termin vor Ort zu arrangieren, dann empfiehlt es sich, dem Entscheider nach dessen grundsätzlichem Interesse Informationsmaterial per Mail zuzusenden und dann auch direkt schon wieder das Telefonat zu beenden.

Ist das Ziel Ihrer Telefonakquise ein Termin beim potenziellen Kunden zu erhalten, dann können Sie diesen je nach Interesse den Entscheiders und der Komplexität des Produkts direkt ausmachen. Alternativ rufen Sie zwei Tage nach Versand des Infomaterials nochmals an.

5. Nachtelefonieren und Termin ausmachen

Sie haben keinen direkten Termin ausgemacht, sondern erst einmal detailliertes Informationsmaterial zugesandt? Dann versuchen Sie es etwa 48 Stunden nach Ihrer ersten Telefonakquise erneut beim Entscheider. Der Trick dabei: In der Regel hat der Entscheider Ihr Material nach zwei Tagen noch nicht im Detail gesichtet, also wird er auf Ihre Frage, wie er denn Ihr Produkt finde, noch keine Antwort haben und den Berg voll Arbeit auf seinem Schreibtisch erwähnen. Nutzen Sie sein schlechtes Gewissen und machen Sie einen fixen Termin für ein Telefonat aus, für welches er dann wahrscheinlich auch Ihre Unterlagen prüfen wird. Diesen Termin sollten Sie im Nachgang direkt schriftlich per Email bestätigen, um die Verbindlichkeit nochmals  zu erhöhen.

Beim zweiten Detailtelefonat Ihrer Telefonakquise gilt es nun im Rahmen eines von der Gesprächszeit ausgeglichenen Gesprächs zu erfahren, was der potenzielle Kunde für Bedürfnisse hat und ihm dann im zweiten Schritt darzustellen, wie diese Bedürfnisse durch Ihr Produkt gedeckt werden können. Daraufhin können Sie dann auch einen Termin vor Ort ausmachen, falls es denn gewünscht ist. Alternativ überzeugen Sie den Entscheider am Telefon von Ihrem Produkt, sodass Ihnen dieser nach interner Absprache eine Kaufzusage gibt.

TIPP

Finden Sie einen Marketingexperten oder Unternehmensberater in Ihrer Nähe, der Sie bei Ihrer Telefonakquise unterstützt.

10 Tipps für erfolgreiche Telefonakquise

Wie die Vorgehensweise bei der Telefonakquise ist, haben Sie erfahren. Mit folgenden Tipps werden Sie Ihre Kaltakquise weiter verbessern können und auch die Telefonakquise nicht mehr scheuen:

  • 1. Tipp: Telefonakquise ist wie Sport. Machen Sie sich warm, indem Sie zu Beginn weniger wichtige Unternehmen anrufen, deren Absage für Sie unproblematisch ist.
  • 2. Tipp: Halten Sie das Erstgespräch kurz! Kein Gesprächspartner hört einem Fremden gerne längere Zeit zu. Erst recht nicht, wenn man dabei selbst kaum zu Wort kommt.
  • 3. Tipp: Machen Sie sich Notizen für Ihren nächsten Anruf! Dies erleichtert den Gesprächseinstieg beim zweiten Telefonat Ihrer Telefonakquise.
  • 4. Tipp: Seien Sie authentisch. Wenn Sie menschlich und sympathisch wirken, verkaufen Sie besser.
  • 5. Tipp: Sehen Sie Einwände positiv. Der Kunde beschäftigt sich dann nämlich bereits mit Ihrem Produkt.
  • 6. Tipp: Stellen Sie Fragen! Finden Sie heraus, was der Kunde möchte. Damit erhöhen Sie auch seine Gesprächszeit und aus dem Verkaufsgespräch wird eine gleichberechtigte Diskussion.
  • 7. Tipp: Sprechen Sie bei der Telefonakquise Ihren Gesprächspartner regelmäßig mit Namen an. Dies erzeugt Nähe und wirkt respektvoll gegenüber dem Entscheider.
  • 8. Tipp: Beschreiben Sie nicht nur Ihr Produkt, sondern legen Sie Ihren Fokus auf den Nutzen, den Ihr Gesprächspartner daraus erzielen kann.
  • 9. Tipp: Versuchen Sie nicht zu verkaufen! Führen Sie ein gleichberechtigtes Gespräch und gewinnen Sie Vertrauen. Wenn Sie beim Gegenüber das Gefühl eines Verkaufsgesprächs erwecken, bildet sich automatisch Widerstand.
  • 10. Tipp: Telefonakquise ist ein Zahlenspiel. Geben Sie nicht auf und beweisen Sie Ausdauer. Nehmen Sie Absagen nicht persönlich, sondern lernen Sie daraus.

Rechtsrahmen: Wann ist Telefonakquise verboten?

Eines direkt vorweg: Telefonakquise ist im B2C-Segment, also gegenüber Endverbrauchern, verboten. Um diese Art der Kaltakquise durchführen zu dürfen, benötigen Sie eine ausdrückliche Genehmigung des Anzurufenden.

Möchten Sie dagegen einen Geschäftskunden per Telefonakquise gewinnen, ist das Gesetz hier etwas milder gegenüber dem Akquirierenden ausgelegt. Laut dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb ist Telefonakquise bei Geschäftskunden dann erlaubt, wenn eine zumindest mutmaßliche Einwilligung vorliegen könnte. Verkaufen Sie also beispielsweise Schrauben und Dübel, dürfen Sie davon ausgehen, dass ein Handwerksbetrieb an Ihrem Angebot interessiert sein könnte. Eine mutmaßliche Einwilligung liegt vor und Sie können Telefonakquise betreiben.

Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Telefonakquise und drücken die Daumen für möglichst viele Verkaufsabschlüsse!

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