Rechnungssoftware für effizientere Büroarbeit: 10 Anbieter im Vergleich 2020

Eine Rechnung mit Word oder Excel erstellen kostet Zeit, entspricht nicht den aktuellen gesetzlichen Vorschriften und birgt ein hohes Fehler-Risiko. Mit einer Rechnungssoftware vermeiden Sie Fehler, sparen wertvolle Zeit bei der Büroarbeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Wir vergleichen 10 Anbieter und geben Tipps zur Auswahl des passenden Rechnungsprogramms.

1. Testsieger im Rechnungssoftware-Vergleich 2020

Ein Rechnungsprogramm erstellt Rechnungen auf Basis von Angeboten, überwacht offene Rechnungen, gleicht sie mit eingehenden Zahlungen ab oder erstellt Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Entscheidend für die Qualität der Software sind die Nutzerfreundlichkeit, der Funktionsumfang, Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft und anderen betrieblichen Funktionen sowie ein gutes Preis-Leistungsverhältnis. Die 3 Testsieger haben uns in dieser Hinsicht am meisten überzeugt.

Die besten Rechnungsprogramme unseres Tests

Vergleich Rechnungssoftware 2020Fastbill StarterBillomat BusinessSevDesk Rechnung
GesamtnoteSehr gut 
(Note 1,3)
Sehr gut
(Note 1,4)
Sehr gut 
(Note 1,5)
NutzerfreundlichkeitSehr gut (Note 1,2)Gut (Note 1,7)Gut (Note 1,6)
Abdeckung aller RechnungsfunktionenSehr gut (Note 1)Sehr gut (Note 1)Gut (Note 1,6)
SchnittstellenGut (Note 2)Sehr gut (Note 1)Sehr gut (Note 1,4)
Service und PreisSehr gut (Note 1)Gut (Note 2,2)Sehr gut (Note 1)
Preis pro Monat8,99 €24,00 €7,90 €
Anzahl Nutzer121
Testzeitraum14 Tage30 Tage14 Tage
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Den kompletten Vergleich haben wir für Sie auch zum Download bereitgestellt.

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2. Kriterien für den Vergleich

Nutzerfreundlichkeit, Abdeckung aller Rechnungsfunktionen für eine effizientere Büroarbeit, Schnittstellen zur Buchhaltung und anderen betrieblichen Funktionsbereichen sowie Preis und Konditionen sind die wesentlichen Kriterien für unseren Rechnungssoftware-Vergleich 2020. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, welche Punkte im Einzelnen in den 4 Bereichen geprüft wurden. 

#1 Nutzerfreundlichkeit

  • Ist das Rechnungsprogramm intuitiv bedienbar?
  • Gibt es eine mobile App?
  • Wie viele Sprachen unterstützt das System? Nur Deutsch, Deutsch und Englisch, mehr als 2 Fremdsprachen?
  • Kann der User sein Rechnungslayout individuell gestalten?
  • Wie funktioniert der Rechnungsversand? Per Mail, per Postversand, durch Abholung im Kundenbereich?
  • Gibt es eine integrierte Zeiterfassung?

#2 Abdeckung aller Rechnungsfunktionen

Besitzt die Rechnungssoftware einen durchgängigen, weitestgehend automatisierten Workflow, angefangen vom Angebot bis zum Zahlungseingang bzw. Mahnwesen?

  • Gibt es eine Kundenverwaltung mit dem Minimalkriterium "Erfassung der Daten aller Rechnungsempfänger"?
  • Können Angebote erstellt werden? Auch mit Auftragsbestätigungen?
  • Kann aus dem Angebot auf Knopfdruck eine Rechnung gemacht werden?
  • Gibt es wiederkehrende Rechnungen bzw. Abo-Rechnungen sowie Gutschriften?
  • Wie viele Fremdwährungen bietet das System?
  • Können Lieferscheine versendet werden?
  • Gibt es einen Bankkonten-Abgleich um festzustellen, ob eine Rechnung bezahlt wurde?
  • Existiert ein Mahnwesen für nicht bezahlte Rechnungen?
  • Bietet das System die Möglichkeit, eine e-Rechnung bzw. eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?

Wichtig ist auch, ob die Rechnungssoftware verschiedene Arten von Rechnungen und ihre Besonderheiten gut abbildet. Beispielsweise für die

#3 Schnittstellen zur Buchhaltung und mehr

Die Buchhaltung berührt eng die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung. Viele Rechnungsprogramme haben daher Schnittstellen zur Buchhaltung und lassen sich zur Buchhaltungssoftware erweitern. Wichtige Kriterien sind:

  • Automatische Erfassung von Ausgabe-Belegen, z.B. für die spätere BWA bzw. die Einnahmenüberschussrechnung oder die GuV
  • Schnittstelle zu DATEV, ELSTER oder einer Buchhaltungssoftware
  • Möglichkeit des Datenexports
  • Zugang für den Steuerberater, damit er sich Rechnungen, Belege oder Dateien selbst abholt.
  • Schnittstelle zu Warenwirtschaft oder E-Commerce-Systemen

#4 Service und Preis

Dazu haben wir die Rechnungsprogramme auf folgende Punkte hin untersucht:

  • Preis pro Monat auf Basis einer Buchung für 12 Monate
  • Anzahl der Nutzer
  • Wie lange darf das Rechnungsprogramm kostenlos getestet werden.

Außerdem muss eine Rechnungssoftware den GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen. Der wesentliche Punkt dabei ist die Nicht-Manipulierbarkeit von Rechnungsdokumenten. Die 10 Programme unseres Tests erfüllen alle die aktuellen Vorschriften zur GOBD.

3. Alle 10 Rechnungsprogramme im Detail

Wir stellen Ihnen nachfolgend 10 Rechnungsprogramme führender Anbieter vor, mit denen auch kleine Unternehmen bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Rechnungsstellung optimieren können. Die 10 Rechnungsprogramme sind sämtlich GOBD konform und als SaaS-Lösung zu benutzen. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie die Vergleichstabelle, damit Sie die Anbieter schnell auf einen Blick vergleichen können.

Anbietervergleich: Rechnungssoftware 2020
AnbieterBeschreibung (Stand 05/2020)
Billomat
Business
Billomat ist ein Rechnungsprogramm, das die kompletten Buchhaltungsabläufe unterstützt. Die Variante „Billomat Business“, die wir im Test verglichen haben, ist intuitiv bedienbar und bietet alle Funktionen der Rechnungserstellung. Wer ein Rechnungsprogramm sucht, und auch seine Buchhaltung selbst machen möchte, ist bei Billomat gut aufgehoben.
Collmex
Rechnung Basic
Die Collmex-Rechnungssoftware ist Teil einer kompletten Buchhaltungssoftware mit Warenwirtschaft. Die Rechnungssoftware Collmex Basic bietet die wesentlichen Rechnungsfunktionen und eine einfache Projektverwaltung. Das Programm ist vom Look and Feel nicht mehr ganz modern und ist für den Einstieg an manchen Stellen nicht immer selbsterklärend. Das Programm ist ausschließlich für die Desktop-Anwender konzipiert.
Debitoor Version "M"Debitoor versteht sich als einfaches Rechnungsprogramm für Freelancer, Gründer und Kleinunternehmer. Untersucht haben wir die Programmversion „M“ für 1 Nutzer. Das Programm bietet alle wichtigen Features einer Rechnungssoftware und bildet den Prozess vom Angebot bis zum Rechnungsabgleich bzw. Mahnwesen komplett ab. Zeiterfassung und Schnittstellen zur Buchhaltung sind vorhanden.
easybill Pluseasybill versteht sich als reine Rechnungssoftware für Onlinehändler. Dafür gibt es Schnittstellen zu den wichtigsten Shop-Systemen. Easybill Plus bietet alle Rechnungsfunktionen bis auf das Mahnwesen, was ein Onlinehändler möglicherweise auch nicht braucht. Ansonsten gibt es eine mobile App, ausreichend Schnittstellen zur Buchhaltung und den Direktzugriff des Steuerberaters. Look and Feel sowie Bedienbarkeit sind gut.
FastBill
Starter
Die Rechnungssoftware von Fastbill in der Version „Starter“ ist Sieger unseres Tests. Sie überzeugt durch sehr gute Bedienbarkeit, sehr gute Abdeckung aller Rechnungsfunktionen inklusive Zeiterfassung und verfügt bereits in der Einsteigerversion über gute Schnittstellen zu Buchhaltung und E-Commerce-Systemen.
lexoffice
Rechnungen & Finanzen
Das Rechnungsprogramm Lexoffice "Rechnung & Finanzen" bietet ein leistungsstarkes Paket mit guter intuitiver Bedienbarkeit und mobilen Apps, auch für die Belegerfassung. Damit können Sie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Zahlungen abgleichen und Mahnungen erstellen. Zusätzlich können Sie Abschlagsrechnungen erstellen, wenn Sie größere Projekte abrechnen
Papierkram Pro+Papierkram Pro+ ist ein Rechnungsprogramm, das sich speziell an Freiberufler und Solopreneure richtet. Neben den Funktionen der Rechnungsstellung bietet Papierkram eine Belegerfassung und den Bankdatenabgleich. Ein besonders praktisches Feature ist die integrierte Zeiterfassung im Rahmen einer einfachen Projektverwaltung. 
SalesKing SilverDie Software SalesKing „Silver“ versteht sich als Vertriebs-Software. Neben der Online-Rechnungserstellung konzentriert sich das Angebot im Bereich Rechnungssoftware von SalesKing auch auf die Erstellung von Angeboten, Mahnungen und die Projektverwaltung. Die Software kann ausschließlich am Desktop verwendet werden, eine App gibt es nicht. Vom Look and Feel ist das Programm nicht mehr ganz modern und ist auch nicht zu 100% auf den ersten Blick verständlich.
sevDesk
Rechnung
sevDesk ist eine Buchhaltungslösung und bietet mit sevDesk „Rechnung“ ein Rechnungsprogramm, das die Angebots- und Rechnungserstellung und Zahlungserinnerung umfasst. Die Software hat eine mobile App und ist von der Bedienbarkeit ausgezeichnet. Schnittstellen zur Buchhaltung sind sehr gut, mit DATEV-Export und Steuerberater-Zugang. Ein Upgrade auf die leistungsstarke Version „sevDesk“ „Buchhaltung“ ist jederzeit möglich.
smallinvoice StarterOnline Software für Rechnungen, Kreditoren, Projektverwaltung und Zeiterfassung lautet das Motto von smallinvoice. Das Rechnungsprogramm bietet in der Version Starter für den Einzelnutzer ein Rechnungsprogramm für das internationale Geschäft. Die Software ist mehrsprachig und beherrscht sämtliche Währungen. Das Starterpaket bietet sämtliche Funktionen der Rechnungsstellung sowie eine Verwaltung der Unternehmenskontakte.

Die folgende Detailtabelle untersucht die 10 Programme auf 29 Vergleichskriterien innerhalb der Bereiche

  • Bedienbarkeit
  • Rechnungsfunktionen
  • Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft und anderen Programmen
  • Preis, Service und Gesamtbewertung.

Dabei zeigen wir, ob Funktionen vorhanden sind, ob sie geplant sind oder ob dafür ein Programm-Upgrade notwendig ist.

 

KriterienBillomatCollmexDebitooreasybillFastbillLexofficePapierkramSaleskingsevDesksmallinvoice
USABILITY          
Intuitiv bedienbarGutNoch gutGutGutSehr gutSehr gutSehr gutNoch gutSehr gutGut
Mobile App          
Anzahl Sprachen4231322133
Layout gestaltbar          
Rechnung per Mail          
Rechnung per Post          
Postfach für Kunden    Upgr.     
ZeiterfassungAdd-on Add-on  Add-on  Add-onUpgr.
FUNKTIONEN RECHNUNG          
SCHNITTSTELLEN          
SERVICE / PREIS          
BEWERTUNGSehr gutNoch gutGutGutSehr gutGutGutNoch gutSehr gutGut
Note
(1=Sehr gut, etc.)
1,42,92,12,31,32,11,73,21,52,4
 MehrMehrMehrMehrMehrMehrMehrMehrMehrMehr
TIPP

Unseren Anbietervergleich für Rechnungssoftware gibt es jetzt auch als Download. Mit wertvollen Tipps zur Anbieterauswahl und Einführung der Software ins Unternehmen.

Download: Rechnungssoftware im Vergleich

4. Leitfaden: Ein Rechnungsprogramm richtig auswählen

Damit Sie als Unternehmer das beste Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen finden, empfiehlt es sich, systematisch bei der Auswahl vorzugehen. Denn eine Rechnungssoftware soll nicht nur Rechnungen erstellen, sondern Arbeitsabläufe im Büro und in der Verwaltung vereinfachen. Beschäftigen Sie sich daher mit den folgenden Punkten, die Ihnen helfen, das optimale Rechnungsprogramm für eine effizientere Büroarbeit zu finden.

Anforderungen bestimmter Branchen

Ein Onlinehändler hat andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware als ein freiberuflicher Solopreneur. Wir skizzieren kurz, was bestimmte Zielgruppen beim Rechnungsprogramm unbedingt benötigen:

ZielgruppeWichtigste Anforderung
E-Commerce, OnlinehandelRechnungsprogramm braucht eine Schnittstelle zur Shop-Software bzw. zur Warenwirtschaft
FreiberuflerEine Projektverwaltung mit Zeiterfassung ist hier hilfreich für die schnellere Abrechnung geleisteter Stunden
HandwerksbetriebBeim Erstellen einer Rechnung sollte der Disponent auf die Material-Datenbanken der Warenwirtschaft zurückgreifen können; für die Arbeit vor Ort ist eine Zeiterfassung hilfreich.

Allgemeine Entscheidungskriterien

Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Anschaffung einer Rechnungssoftware berücksichtigen

  • Rechnungssoftware passt zur Unternehmensgröße: Wichtig ist, dass die gewählte Lösung auch zur eigenen Unternehmensgröße passt. Überdimensionierte Systeme können gerade am Anfang zu einem erheblichen Mehraufwand führen.
  • Schnittstellen zu Vor- und nachgelagerten Systemen: Gibt es Schnittstellen zur Buchhaltung, zur Projektverwaltung oder zur Warenwirtschaft.
  • Intuitive Benutzerführung: Die Rechnungssoftware soll Ihnen Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Deshalb ist es wichtig, dass die Benutzerführung intuitiv ist und die Anwendung der Rechnungssoftware schnell zu erlernen ist.
  • Erweiterungsfähigkeit: Ihr Ziel ist es, dass Ihr Geschäft stetig wächst. Mit steigender Geschäftstätigkeit wachsen u.U. auch die Anforderungen an die Rechnungssoftware. Das sollten Sie bereits beim Kauf der Software berücksichtigen.
  • Datenschutz: Mit der Rechnungssoftware verwalten Sie Kundendaten. Da die Softwarelösungen meist als Online-Version verfügbar sind, sollten Sie großen Wert auf den auf Sicherheit der Daten legen. Hier am besten zweimal nachfragen.
  • Backup and Recovery: Die Rechnungssoftware beinhaltet für Sie sehr wichtige Informationen, die evtl. sogar im Rahmen der Datenarchivierung steuerlich relevant sind und der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Deshalb sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden und jederzeit wiederhergestellt werden können.
  • Preis-/Leistungsverhältnis: Obwohl sich die Angebote der bekanntesten Anbieter von Rechnungssoftware meist sehr ähneln, sollten Sie sich intensiv mit den Kosten für die angebotenen Funktionalitäten beschäftigen. Dieser Punkt wird dann besonders wichtig, wenn ein Upgrade bestehender Versionen notwendig wird.
  • Support durch den Anbieter: Wenn es doch einmal Probleme mit der Rechnungssoftware geben sollte, ist ein schneller Support durch den Anbieter wichtig. Achten Sie darauf, ob eine Service-Hotline angeboten wird und welche Kosten dafür ggfs. anfallen.
  • Kostenlose Testphase: Nutzen Sie eine kostenlose Testphase und testen Sie die Rechnungsprogramme, die in die engere Wahl fallen.
  • Einarbeitung / Schulung: Obwohl viele Rechnungsprogramme intuitiv bedient werden können, kann ein Schulungsangebot der eigenen Mitarbeiter durch den Softwareanbieter ein wichtiger Punkt bei der Anschaffung der Rechnungssoftware sein.
  • GOBD Konformität: Das Rechnungsprogramm muss die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Wichtig dabei sind die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, die Vollständigkeit der Dokumente und die Nicht-Manipulierbarkeit von erstellten Dokumenten, insbesondere den Rechnungen.

Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung

Insbesondere der nebenberufliche Gründer optiert häufig für die Kleinunternehmerregelung, die ihm erlaubt, Rechnungen ohne Mehrwertsteuer zu erstellen. Mit der Funktion "Wahl der Kleinunternehmerregelung" erstellt die Software nur Rechnungen ohne Mehrwertsteuer.

Systematische Auswahl der Rechnungssoftware

Legen Sie daher im Vorfeld einen Kriterienkatalog fest, auf dessen Basis Sie Ihre Rechnungssoftware auswählen. Wählen Sie aus dem Pool der Anbieter 3 Programme aus, mit denen Sie Tests machen. Gehen Sie bei den Tests systematisch vor und beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein, die in Zukunft mit dem Programm arbeiten sollen. Fragen Sie auch Ihren Steuerberater und zeigen sie ihm eine Rechnung, die Sie mit dem Rechnungsprogramm erstellt haben. Treffen Sie dann die finale Auswahl und führen Sie das Rechnungsprogramm systematisch im Unternehmen ein. Nutzen Sie gerade am Anfang den Support des Herstellers und vergessen Sie nicht, auch den Steuerberater darüber zu informieren. Geben Sie dem Steuerberater einen Zugang, sofern das Programm es erlaubt.

TIPP

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5. FAQs zu Rechnungsprogrammen

Die Softwarelösungen haben sich durchaus spezialisiert: Manche Rechnungsprogramme unterstützen in erster Linie Online-Händler mit Schnittstellen zur Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen. Andere sind auf Vertriebsteams spezialisiert, wieder andere auf den Solopreneur.

Vorteil 1 - Vernetzung und Automatisierung:
Mit einem Klick macht der Büromitarbeiter aus einem Angebot eine Rechnung. Er kann Zahlungseingänge prüfen, ohne umständlich Bankauszüge zu wälzen. Hat ein Kunde nicht bezahlt, genügt 1 Klick, um die Mahnung zu erstellen.

Vorteil 2 - Rechtssicherheit:
Die Software ist im Hinblick auf rechtliche Änderungen stets aktuell.

Vorteil 3 - elektronische Archivierung der Rechnungen:
Jede einmal erstellte Rechnung ist für immer archiviert. Die Suche nach einer Rechnung geht schnell und einfach.

Vorteil 4 - mobile Nutzbarkeit:
Der Unternehmer kann auch von unterwegs auf seine Rechnungen zugreifen oder von unterwegs aus eine Rechnung schreiben.

Moderne Rechnungsprogramme sind erschwinglich. Die monatlichen Lizenzgebühren starten bei ca. 8 € pro Monat

Eine Rechnungssoftware lohnt sich für jeden Selbstständigen, der regelmäßig Rechnungen schreibt. Denn auch bei wenigen Rechnungen pro Monat spart der Selbstständige Zeit und ist rechtlich auf der sicheren Seite. 

Die Kernfunktion sind alle Schritte der Rechnungsstellung: Angebot, Erstellen einer Rechnung, Versand einer Rechnung, Zahlungsabgleich und Mahnung. Wichtig sind außerdem verschiedene Rechnungsarten und Schnittstellen zur Buchhaltung. Eine Kundenverwaltung ist ebenfalls wichtig, außerdem auch die Stammdaten für die abzurechnenden Leistungen. Die Kundenverwaltung wird häufig durch eine Projektschnittstelle erweitert, der Leistungskatalog durch eine Verknüpfung zur Warenwirtschaft.

Rechnungssoftware zum Download gibt es kaum noch. SaaS-Lösungen haben den Vorteil, dass die Aktualisierung der Programme einfacher ist, und dass der User stationär ungebunden auf die Rechnungssoftware zugreifen kann. Auch das Zusammenspiel mit mobilen Rechnungs-Apps ist mit SaaS-Lösungen einfacher.

Die beste Rechnungssoftware ist die, welche die Abläufe im Büro am besten unterstützt. Lesen Sie dazu unseren aktuellen Vergleich führender Rechnungsprogramme.

Gerätebezogene Rechnungssoftware zum Download gibt es nur noch vereinzelt. Der Trend geht zu SaaS-Lösungen, die über jeden Browser unabhängig vom Betriebssystem zu nutzen sind. Eine Online-Rechnungssoftware kann außerdem mobil genutzt werden.

6. Fazit: Rechnungssoftware statt Word oder Excel

Eine Rechnungssoftware sorgt für effizientere Büroarbeit - und dies schon in den Basisfunktionen, die Ihnen die Programme bieten:

  • Sie sparen Zeit bei der Erstellung von Rechnungen im Vergleich zu Word und Excel.
  • Sie halten automatisch alle Pflichtangaben für die Rechnung ein.
  • Die Rechnung sehen professionell aus und entsprechen Ihrem Corporate Design.

Meist behalten Sie mit der Rechnungssoftware gleichzeitig den Überblick über bereits bezahlte oder noch offene Rechnungen und stellen damit auch die Liquidität ihres Unternehmens sicher. Zahlungserinnerungen und Mahnungen können Sie automatisiert verschicken.

Darüber hinaus bieten die meisten Rechnungsprogramme auch eine Upgrade-Möglichkeit zum Thema Buchhaltung oder gar Warenwirtschaft an. Der Übergang von Rechnungs- zu Buchhaltungssoftware ist damit fließend. Davon können Sie ebenfalls profitieren und mit wenigen Klicks Ihre Buchhaltung effizienter gestalten. Welche Anbieter sich hierfür lohnen, haben wir Ihnen in einem Vergleich der Anbieter von Buchhaltungssoftware zusammengestellt.

Zum Download: Vergleich Rechnungssoftware 2020