Arten von Kassensystemen: Welche gibt es?

Ein Burger-Restaurant mitten auf der Frankfurter Zeil hat andere Ansprüche an ein Kassensystem als ein kleines, abgelegenes Café auf dem Dorf. Und so verschieden die Ansprüche sind, so unterschiedlich sind auch die Kassensysteme. Um ein geeignetes Kassensystem zu finden, können Sie zwischen verschiedenen Arten von Kassensystemen auswählen: von der offenen Ladenkasse bis hin zum POS-Kassensystem.

Diese haben natürlich unterschiedliche Stärken und Schwächen, erfüllen aber stets die grundlegenden Funktionen. Und von der Theorie gleich in die Praxis: in einem Vergleich stellen wir Ihnen verschiedene Anbieter für Ihr künftiges Kassensystem vor.

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Auf einen Blick: Die verschiedenen Kassensystem-Arten

Mit der Zeit haben sich immer mehr Kassensystem-Arten auf dem Markt etabliert - von oldschool bis topmodern ist alles dabei. Wir stellen Ihnen in den folgenden Abschnitten alle bekannten Kassensystem-Arten vor, zeigen, was sie können und für welche Zwecke sie geeignet sind:

  1. Die offene Ladenkasse
  2. Die elektronische Registrierkasse
  3. Die praktische PC-Kasse
  4. Die vollumfängliche POS-Kasse
  5. Die moderne iPad-Kasse
  6. Fazit Kassensystem-Arten

1. Die offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse, auch bekannt unter dem Begriff „Schubladenkasse", wird rein manuell bedient und zeichnet keinerlei Daten auf. Das bedeutet, es wird eine Kasse ohne technische Funktionen genutzt, wie beispielsweise eine einfache Geldkassette. Die täglichen Einnahmen werden durch bspw. eine Excel-Liste erfasst und rechnerisch ermittelt. Diese Art und Weise, die Einnahmen rechnerisch zu ermitteln, birgt natürlich viele Gefahren und eignet sich daher, wenn überhaupt, eher für kleine Unternehmer mit einem Tante Emma Laden oder Café.

Vorteil der offenen Ladenkasse

  • Geringe Anschaffungskosten
  • Hohe Mobilität
  • Kommt ohne Stromversorgung aus

Nachteile der offenen Ladenkasse

  • Statistiken und Auswertungen kaum nachvollziehbar
  • Belege müssen handschriftlich erstellt werden
  • Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohen Auflagen verbunden

Geeignet für: Kleines Ladengeschäft oder kleiner Gastronomiebetrieb mit überschaubarem Geschäftsumfang

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Moderne Kassensysteme für Gastronomie, Handel und Dienstleistung

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2. Die elektronische Registrierkasse

Elektronische Registrierkassen, auch Kassenterminal genannt, sind einfache Kassen, über die die Dateneingabe manuell per Tastatur oder mithilfe eines Barcode-Scanners funktioniert. Diese Kassenart ist eine mit Buchungs-, Rechen- und Sicherheitseinrichtung versehene Ladenkasse, die Einnahmen automatisch addiert, anzeigt und einen Kassenbon ausdruckt.

Bei einer Registrierkasse besteht die Möglichkeit dank einem Chipleser oder Magnetstreifen auch bargeldlos zu zahlen. Die Erstellung des Kassenbelegs geschieht dann ganz automatisch, die Daten dürfen jedoch seit 1. Januar 2017 aufgrund der Aufbewahrungsplicht von 10 Jahren nicht mehr regelmäßig nach Erstellung des Z-Bons gelöscht werden. Das war früher aufgrund nur geringer Speicherkapazität der Kassen der Fall, eine solche Kasse darf nun so jedoch nicht mehr geführt werden.

Die Registrierkasse verfügt in der Regel über keine Schnittstellen zu anderen Endgeräten, sind also in ihren Einsatzmöglichkeiten begrenzt. Dafür gibt es diese Modelle relativ preiswert zu erwerben.

Vorteile der elektronischen Registrierkasse

  • Vermeidung von z.B. Rechenfehler, durch Automatisierung
  • Bargeldlose Zahlung möglich
  • Ordentliche Aufbewahrung des Wechselgelds

Nachteile der elektronischen Registrierkasse

  • Erhöhter Papierverbrauch
  • Keine umfangreichen Auswertungen möglich

Geeignet für: generell kleine Betriebe, die zudem keine tiefgehenden Auswertungen zum Geschäftsbetrieb benötigen

3. Die praktische PC-Kasse

Moderne computergestützte Kassen kommen immer häufiger zum Einsatz. Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen verfügen die PC-Kassen über eine höhere Speicherkapazität. Diese Kassenart kann man sich wie einen kleinen PC oder Laptop vorstellen, denn sie verfügt genauso über ein Betriebssystem, z.B. Windows, das ermöglicht Daten zu verarbeiten. Diese modernen Kassenarten bieten die Möglichkeit, ihren Funktionsumfang dank einer Kassensoftware enorm zu erweitern. 

Bei der PC-Kasse wird zwischen den „offenen" und den „geschlossenen" Systemen unterschieden:

  • Offene Systeme: Hard- u. Software werden unabhängig voneinander erworben.
  • Geschlossene Systeme: Hard- u. Software werden zusammen von einem Anbieter erworben.

Geschlossenen Systeme haben den Vorteil, dass sie nicht so fehleranfällig sind, was Ausfall oder Datensicherheit anbelangt. Dafür sind diese von einem bestimmten Anbieter abhängig und in ihrer Anbindung an andere Systeme eingeschränkt.

Vorteile der PC-Kasse

  • Unbeschränkte Speicherkapazität
  • Anbindung an Warenwirtschaftssysteme möglich

Nachteile der PC-Kasse

  • Hohe Kosten, da Hard- und Software erworben werden müssen
  • Sicherheitsrisiko durch PC-Ausfall

Geeignet für: bietet sich insbesondere im Handel an, wenn neben der Festhaltung des Umsatzes auch andere softwaregestützte Systeme zum Einsatz kommen sollen.

4. Die vollumfängliche POS-Kasse

Eine weitere Art von Kassensystem sind sogenannte POS-Kassen. Der POS (Point-of-Sale) bezeichnet den Ort, an dem die Zahlung abgewickelt und durch eine Kasse verarbeitet wird. Dieses Kassensystem ist gegenüber den zuvor vorgestellten Arten von Kassensystemen deutlich leistungsfähiger, denn es ist genau auf den Einsatzzweck des Kassierens und Dokumentierens abgestimmt und zudem auch auf die individuellen Bedürfnisse spezieller Branchen zugeschnitten.

Aufgrund des hohen Anschaffungspreises kommen solche Systeme eher für größere Unternehmen in Frage, weswegen sich gerade kleine Ladengeschäfte mit einer einfachen Registrierkasse ausstatten. Für kleine Tante Emma Läden mag das gerade noch so ausreichen, doch sollten Sie bedenken, dass in unserer heutigen Zeit der Wandel stetig voranschreitet und mit ihm die Anspruchshaltung der Kunden. Stichwort Online-Shopping: sollten Sie zu Ihrem Ladengeschäft vorhaben auch über das Internet verkaufen zu wollen, reicht hier schlichtweg eine einfache Registrierkasse nicht mehr aus. Ein modernes Kassensystem mit Shopanbindung ist in diesem Fall ein Muss.

Vorteile des POS-Kassensystems

  • Angeschlossene Zusatzfunktionen wie bspw. Warenwirtschaft
  • Möglichkeit, online zu verkaufen

Nachteile des POS-Kassensystems

  • Hoher Anschaffungspreis
  • Einarbeitungszeit

Geeignet für: Große Ladengeschäfte und Gastronomiebetriebe

5. Die moderne iPad-Kasse

Die neumodischen iPad-Kassensysteme werden mit dem Apple Tablet bedient. Ja richtig, hier wird lediglich mit einem Tablet gearbeitet. Speziell programmierte Apps verwandeln das iPad schließlich zu einem Kassensystem. Aus den meisten Erfahrungen heraus läuft das Apple Betriebssystem sehr verlässlich und ist stets auf dem aktuellsten Stand.

Anbieter von solchen iPad-Kassensystemen sind bspw. ready2order und GASTROFIX. Diese bieten eine Kombination aus App und Hardware an und ergeben so ein vollständiges Kassensystem. Für die Nutzung eines solchen Kassensystems wird in der Regel eine monatliche Nutzungsgebühr fällig.

Vorteile des iPad-Kassensystems

  • Mobil nutzbar
  • Einfache Installation
  • Funkbonieren (für Gastronomen von Vorteil)

Nachteile des iPad-Kassensystems

  • Nicht immer kostenloser Service
  • Für die Gastronomie aufgrund individueller Features oftmals etwas teurer

Gut geeignet: für Gastronomie und Ladengeschäfte

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Die Zahl der Anbieter von Kassen-Lösungen ist vielfältig. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl Ihrer persönlichen Kassensystem Art und haben hier einen Vergleich von Anbietern für Kassensoftware zusammengestellt.

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Kosten eines Kassensystems

Der Preis für ein Kassensystem setzt sich aus den Kosten für Hardware, Software und Leistungsumfang zusammen. Besonders zwischen den einfachen elektronischen Registrierkassen und den modernen PC-Kassen gibt es große Preisunterschiede. Wesentliche Preisfaktoren sind:

  • Art der Kassensoftware
  • Kassenhardware, z.B. iPad
  • Zubehör, z.B. Bondrucker
  • Zahlterminal, z.B. mobil

Während kleine, neu eröffnete Ladengeschäfte mit noch geringem Budget meist mit einer elektronischen Registrierkasse starten, bieten die PC-Kassen wesentlich mehr Vorteile in Bezug auf Funktionalität und Features, eignen sich dann jedoch auch eher für größere Unternehmen. Da hier die Preise am Markt sehr unterschiedlich sind, lässt sich nur eine grobe Einschätzung zu den Kosten eines Kassensystems geben:

Art des KassensystemsAusstattungPreis ab
LadenkasseGeldschublade50€
RegistrierkasseBondrucker, Geldschublade500€
PC-KasseTouchscreen, Bondrucker, Geldschublade, Datenaufzeichnung2.000€
POS-KasseTouchscreen, Bondrucker, Geldschublade, Datenaufzeichnung, Schnittstellen zu anderen Systemen3.000€
iPad-KasseTablet, Geldschublade, Geldschublade, Bondrucker5.000€

Die Kosten einer Kasse hängen also von der Art des Kassensystems und den gewählten Funktionen ab. Je mehr Sie wollen, desto mehr müssen Sie zahlen.

6. Kassensystem-Arten: welche ist am Besten für mich geeignet?

Laden-, Registrier-, PC- oder POS-Kassen ‒ Wer die Wahl hat, hat die Qual. Klar ist: ein gutes Kassensystem muss verschiedene Dinge leisten, um Sie optimal unterstützen zu können. Aus dem umfangreichen Angebot der Anbieter von Kassensystemen sollten Sie daher eine Soft- und Hardware wählen, die auf die Branche Ihres Unternehmens genau zugeschnitten ist. Schließlich erfordert jede Branche andere Funktionen. Und auch mobil einsetzbare Kassensysteme wie eine iPad Kasse eignen sich gut für die Gastronomie und den Einzelhandel, da sie umfangreiche Funktionen mit sich bringen und alle Anforderungen des Finanzamtes erfüllen. Daneben können sie direkt mit der Buchhaltung verknüpft werden. Dabei lassen sich Kassenbuch, Umsatzbericht und Co. einfach digital herunterladen. 

Und so wie sich der Einzelhandel und die Gastronomie sich stetig weiterentwickeln, tun es auch die Kassensysteme. Bereits einige Unternehmer profitieren vom mobilen Bezahlen, da diese Variante sehr günstig und flexibel ist. Für das mobile Bezahlen muss Ihre Kasse lediglich NFC-fähig sein und über ein entsprechendes Lesegerät verfügen. Da das mobile Bezahlverfahren für Händler nur Vorteile hat, sollten Sie sich auch mit diesem Thema näher auseinandersetzen und für Ihr Geschäft in Betracht ziehen.

Letztlich lässt sich festhalten: Die Kosten eines Kassensystems sind so individuell wie Ihr Unternehmen. Diese hängen von der gewählten Kassensystem-Art und dem Funktionsumfang ab, nach oben hin sind keine preislichen Grenzen gesetzt.