Elektronische Rechnung per Email versenden

Seit 2011 ist es rechtlich möglich, eine elektronische Rechnung per Email zu versenden. Meist versenden Sie dabei eine PDF-Rechnung. Sie erstellen dieses PDF mit einer Rechnungsvorlage auf Basis von Word oder verwenden eine Rechnungssoftware. Grundsätzlich ist die elektronische Rechnung aus dem Rechnungsprogramm rechtlich sicherer als ein Word-PDF. Denn die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung gelten auch für PDF Rechnungen.

Hinzu kommt, dass viele Rechnungsprogramme auch elektronische Rechnungen mit maschinell lesbaren Daten anbieten, beispielsweise ZUGFeRD-Rechnungen. Dieser Typ von E-Rechnungen wird Abläufe in Buchhaltung und Verwaltung deutlich beschleunigen.

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1. Was ist eine elektronische Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind im allgemeinen Sprachgebrauch alle Rechnungen, die ein Unternehmer per Mail oder aus sonstigen elektronischen Übertragungswegen übermittelt. Im engeren Sinne hat eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) strukturierte Daten, die eine Buchhaltungssoftware oder eine Warenwirtschaft elektronisch auslesen kann.

Die einfache elektronische Rechnung

Das sind alle Rechnungsformate ohne strukturierte Daten. Beispielsweise PDFs oder eingescannte Rechnungen. Diese Form von elektronischen Rechnungen können Sie ganz einfach per Email versenden. Oder Sie verwenden einen Verschlüsselungsdienst zur Übersendung vertraulicher Daten wie DE-Mail.

Formen elektronischer Rechnungen mit strukturierten Daten

Dazu zählen

  • EDIFACT-Rechnungen
  • die X-Rechnung
  • die ZUGFeRD Rechnung

Speziell die X-Rechnung und die ZUGFeRD Rechnung sind jüngere Entwicklungen. Sie wurden entwickeln, um die Rechnungsabläufe in staatlichen Organisationen zu vereinfachen.

ZUGFeRD-Rechnungen sind maschinenlesbare PDFs

Speziell das ZUGFeRD Format bietet aber auch für kleine Unternehmen große Potenziale, weil sie sich rein äußerlich von einer normalen PDF Rechnung nicht unterscheidet. Darüber hinaus werden Rechnungsformate mit strukturierten Daten in absehbarer Zeit Pflicht für Lieferanten der öffentlichen Hand. Da über 60% aller deutschen Unternehmen den Staat als Kunden haben, kann die Umstellung auf eine E-Rechnung mit strukturierten Daten zu einer Verbreitung der E-Rechnung insgesamt führen. Lesen Sie hierzu unseren Leitfaden zur ZUGFerD Rechnung.

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Informieren Sie sich über das ZUGFeRD Format, das speziell auch für kleine Unternehmen sehr gut geeignet ist.

Mehr zur ZUGFeRD Rechnung

2. Vorteile gegenüber der Papierrechnung?

Durch das Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Bis dahin galt die Pflicht zur Verwendung der elektronischen Signatur, wenn man die Rechnungen umsatzsteuerrechtlich nutzen wollte. Im Vergleich zur Papierrechnung kann man für die elektronische Rechnung nun zusammenfassen:

Die wesentlichen Vorteile einer elektronischen Rechnung sind:

  • Automatisierung und Zeitersparnis: Von der Erstellung bis zur Erfassung der Zahlung genügen ein paar Klicks, insbesondere mit einer guten Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware
  • Kostenersparnis: Keine Betriebsausgaben für Papier und Porto mehr notwendig
  • Einfachere Archivierung: Digitales Abspeichern spart Raumkosten für umfangreiche Archive. Rechnungen werden schneller gefunden.
  • Schneller Rechnungen versenden heißt, schneller sein Geld erhalten.
  • Vereinfachung der Betriebsprüfungen insbesondere bei E-Rechnungen mit strukturierten Daten

Gibt es auch Nachteil der elektronischen Rechnung? Die Datensicherheit zählt zu den größten Herausforderungen, wenn ein Unternehmen auf elektronische Rechnungsstellung umsteigt. Hier brauchen Sie Routinen für regelmäßige Datensicherungen und den Schutz gegen Cyberattacken. Sie brauchen in jedem Fall ein Buchhaltungsprogramm oder ein Rechnungsprogramm, die das Datenformat beherrscht. Der Anbieter sollte GoBD konforme Rechnungen anbieten und gute Datensicherheit liefern. Gehen Sie bei der Wahl des Anbieters auch den Fall durch, dass Sie vielleicht auch einmal den Softwareanbieter wechseln.

3. Anforderungen an die elektronische Rechnung

Grundsätzlich gelten für die elektronische Rechnung die gleichen Pflichtbestandteile wie bei der schriftlichen Rechnung. Also egal ob Sie die Rechnung per Email oder Brief versenden - der Inhalt und die Pflichtangaben sind stets gleich. Und ebenso gilt für die elektronische Rechnung gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), dass

  • die Echtheit der Rechnungsherkunft der Rechnung
  • die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und
  • die Lesbarkeit gewährleistet sein müssen.

Aufgrund dieser Vorschriften war es bis in das Jahr 2011 hinein Pflicht für die elektronische Rechnung per Email die Digitale Signatur zu verwenden. Durch das Steuervereinfachungsgesetz wurde das umständliche Verfahren, die elektronische Rechnung mit der Digitalen Signatur zu versehen, aufgehoben. Allerdings können die Digitale Signatur - oder auch der bereits genannte Elektronische Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten - weiterhin angewendet werden, um die drei Hauptforderungen "Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit" für die elektronische Rechnung zu gewährleisten.

In jüngster Zeit übernehmen strukturierte Daten die Funktion der digitalen Signatur. Dafür wurden ausgehend von EU-Richtlinien Formate entwickelt wie die X-Rechnung oder das ZUGFeRD Format. Beim ZUGFeRD Format befinden sich diese strukturierten Daten eingebettet in eine PDF. Voraussetzung für die Erstellung einer ZUGFeRD Rechnung ist eine entsprechende Rechnungssoftware, wobei die führenden Anbieter dieses Rechnungsformat bereits jetzt schon unterstützen.

4. Software oder Vorlage für die elektronische Rechnung?

Auch die elektronische Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen genügen. Entsprechend bietet es sich an, eine Rechnungsvorlage zu nutzen, die Sie dann auf Ihre eigene, individuelle Rechnung anpassen können. 

Noch besser ist es jedoch, eine entsprechende Rechnungssoftware zu benutzen. Sollte sich die E-Rechnung mit strukturierten Daten flächendeckend durchsetzen, kommen Sie um eine solche Software nicht herum.

Infografik: Was muss auf eine elektronische Rechnung?

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12 Pflichtbestandteile einer Rechnung mit Erläuterung
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5. Zustimmung zum Versand einer elektronischen Rechnung?

Grundsätzlich steht es Ihnen frei eine Rechnung elektronisch oder per Post zu verschicken. Dennoch gibt der Gesetzgeber mit auf den Weg, dass der Empfänger der elektronischen Rechnung zugestimmt haben muss. Die Zustimmung erfordert allerdings keine bestimmte Form. Das Einverständnis für die elektronische Rechnung per Email muss daher nicht in einer bestimmten Form extra eingeholt werden. Der Gesetzgeber setzt lediglich ein Einvernehmen zur Rechnung per Email zwischen Ihnen und Ihren Kunden voraus. Dies kann durch eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, eine Zustimmungserklärung im Vorfeld oder eine Zustimmung im Nachhinein erfolgen. Der Versand der elektronischen Rechnung gilt aber auch als akzeptiert, wenn dies in der Praxis praktiziert und somit stillschweigend gebilligt wird. Im schlimmsten Fall müssen Sie die Rechnung also nochmals als Papierrechnung schicken.

6. Prüfung einer E-Rechnung

Jeder Unternehmer muss beim Empfang und beim Versand die gesetzlichen Pflichtbestandteile einer Rechnung prüfen. Wenn Sie mit elektronischen Rechnungen arbeiten, gibt es drei Fälle, was die Prüfung angeht.

Fall 1: Sie arbeiten ohne Software

In diesem Fall erstellen Sie Rechnungen mit einer Vorlage. Wenn diese Vorlage den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, ist alles gut. Wenn nicht, bekommen Sie bei einer Betriebsprüfung Ärger.

Fall 2: Sie arbeiten mit Software

Wenn Sie eine GoBD geprüfte Rechnungssoftware bzw. Buchhaltungssoftware einsetzen, ist der Rechnungsversand schon einmal sicher. Denn das Programm erstellt rechtssichere Rechnungen, die allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Trotzdem müssen Sie beim Rechnungseingang prüfen, ob die elektronische Rechnung, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben, den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Fall 3: Sie und Ihre Lieferanten erstellen E-Rechnungen mit strukturierten Daten

Das ist der Idealfall für die Zukunft. Denn dann prüfen Sie bei jedem Rechnungsempfang automatisch, ob die Rechnung korrekt gestellt ist. Sobald Sie die Rechnung erhalten, prüfen die Systeme die strukturierten Daten oder die digitale Signatur. Auch Betriebsprüfer können mit Hilfe von Computerprogrammen die Korrektheit der Rechnungen überprüfen.

Was sind die Konsequenzen von fehlerhaften elektronischen Rechnungen?

Ist die Rechnung nicht korrekt, steht die Geltendmachung der gezahlten Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt auf dem Spiel. Eine fehlerhafte Rechnung ist für den Vorsteuerabzug ungültig. Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann es dann sein, dass Sie die erstattete Vorsteuer zurückzahlen müssen. Eine fehlerhafte E-Rechnung sollten Sie reklamieren und eine korrekte elektronische Rechnung als Ersatz anfordern.

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7. Digitale Signatur versus strukturierte Daten

Für einen Vorsteuerabzug ist es für den Rechnungsempfänger nötig, die Echtheit für die elektronische Rechnung nachweisen zu können.

Digitale Signatur: umständlich und nicht mehr notwendig

Ein Mittel hierzu ist die Digitale Signatur - oder auch elektronische Signatur. Für viele Gründer und Selbstständige stellt sich zunächst die Frage, wie die elektronische Signatur erstellt werden kann. Dazu benötigen Sie:

  • ein zertifiziertes Kartenlesegerät mit eigener Tastatur
  • eine Chipkarte
  • ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers und
  • eine Signatur-Software.

Mithilfe des Kartenlesegeräts wird mit einer oft 8-stelligen Pin-Nummer ein geheimer Schlüssel von der Chipkarte für die Rechnung per Email erzeugt. Dieser private Schlüssel dient zur Unterschrift für die elektronische Rechnung. Das Zertifikat enthält dann den jeweiligen öffentlichen Schlüssel, mit dem Empfänger der Rechnung die Echtheit der Signatur und die Unversehrtheit des Inhalts prüfen kann. Für die Digitale Signatur gibt es verschiedene Zertifizierungsdienstanbieter, die Sie zusammen mit weiteren Informationen rund um die elektronische Rechnung und Digitale Signatur auf der Seite der Bundesnetzagentur finden. 

Die Zukunft: E-Rechnungen mit strukturierten Daten

Strukturierte Daten sind eine Weiterentwicklung. Sie haben im Vergleich zur digitalen Signatur den Vorteil, dass sie keine zusätzliche Hardware benötigen. Die Rechnungssoftware oder die Buchhaltungssoftware erstellt diese strukturierten Daten automatisch. Sie brauchen also ein modernes Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware, die es zu günstigen Konditionen als SaaS-Lösung zu buchen gibt. Formate wie die ZUGFeRD Rechnungen kombinieren den gewohnten Look einer PDF-Rechnungen mit maschinenlesbarem Code.

8. Aufbewahrung und Aufbewahrungsfrist für die elektronische Rechnung

Sowohl elektronische Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen müssen 10 Jahre elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden und für das Finanzamt zugänglich gemacht werden können. Siehe auch unser Leitfaden zu Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Die wichtigsten Kriterien sind:

  • Die Rechnungen müssen elektronisch gespeichert werden.
  • Hohe Anforderungen an die Datensicherheit: Schutz gegen Verlust, Beschädigung oder den Zugriff Unbefugter
  • Die E-Rechnungen dürfen nicht manipulierbar sein.

Aufbewahrung von E-Rechnungen mit digitaler Signatur

Wenn der Unternehmer eine Digitale Signatur verwendet, muss auch das Zertifikat zusammen mit der Rechnung gespeichert werden. Somit müssen dann neben den Rechnungsdaten auch die Signaturdaten archiviert werden. Auch die Prüfung der Rechnung, die Sie als Empfänger vornehmen, oder der erhaltene Prüfbericht sind für die elektronische Rechnung aufzubewahren.

Aufbewahrung von E-Rechnungen mit strukturierten Daten

Dazu folgen Sie einfach den Anweisungen Ihres Rechnungsprogramms. Der große Vorteil bei strukturierten Daten besteht darin, dass archivierte Rechnungen sehr schnell auffindbar sind. 

Fazit: Elektronische Rechnung einfach per Email versenden

Die elektronische Rechnung umfasst Formate wie die PDF-Rechnung und Formate mit strukturierten Daten, deren Inhalte maschinell lesbar sind. Die elektronische Rechnung vereinfacht die Abläufe in der Buchhaltung und im Büro. Daher setzen mehr und mehr Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsversand zumal Unternehmen mit staatlichen Auftraggebern ab dem 20.11.2020 ohnehin die elektronische Rechnung mit strukturierten Daten benötigen. Wenn Sie in Zukunft Rechnungen per Email versenden wollen, müssen Sie auf folgende Punkte achten:

Eine elektronische Rechnung müssen wie eine normale Rechnung 10 Jahre aufbewahren. Im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Unternehmen müssen Sie spätestens ab November 2020 E-Rechnungen mit strukturierten Daten versenden. Informieren Sie sich dabei über die ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnungsformat. Dieses Format ist speziell für kleine Unternehmen sehr gut zu verwenden.