Die passende Buchhaltungssoftware: was muss sie alles können?

Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert Gründern und Selbstständigen die Buchhaltung und spart viel Zeit. Aber worauf muss man bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware achten?  Welches sind wichtige Module eines Buchhaltungsprogramms und welche Funktionen sollte jede Buchhaltungssoftware haben?

Erfahren Sie mehr über die für Sie passende Buchhaltungssoftware, was diese kostet und welche Tipps Ihnen bei der endgültigen Auswahl einer Software besonders helfen.

Die wichtigsten Module einer Buchhaltungssoftware

Warum die Nutzung einer Buchhaltungssoftware auch schon für Gründer und junge Unternehmen mit geringen Umsätzen sinnvoll sein kann, haben wir im einführenden Kapitel rund um das Thema Buchhaltungsprogramm ausführlich erklärt. Bevor man im nächsten Schritt nun damit beginnt, verschiedene Anbieter für die Buchhaltungssoftware zu vergleichen, gilt es zunächst einmal zu überprüfen, welchen Leitungsumfang eine Buchhaltungssoftware denn überhaupt haben muss, damit sie den eigenen Bedürfnissen gerecht wird.

Auch wenn jede Buchhaltungssoftware einen gewissen Umfang an Basisfunktionen mitbringt, gibt es doch auch gravierende Unterschiede beim Funktionsangebot der unterschiedlichen Hersteller. Als Gründer oder Selbstständiger sollte man daher einen genauen Blick auf die verschiedenen Module werfen, die im Leistungspaket der jeweiligen Buchhaltungssoftware enthalten sind, wie z.B.:

  • Umfang der Buchführung
  • Rechnungen schreiben
  • Mahnwesen
  • Angebotserstellung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Kassenbuch
  • Anlagenverwaltung

Nachfolgend gehen wir auf die einzelnen Module genauer ein:

Buchführung: Jedes Programm, das sich Buchhaltungssoftware nennt, besitzt ein Standard-Modul, mit dem die Buchung von Geschäftsvorfällen, also beispielsweise einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung, möglich ist. Allerdings unterscheidet sich der Leistungsumfang dahingehend, ob das Programm für die EÜR (also Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ausgelegt ist oder ob Sie auch die doppelte Buchführung, wie sie für Kapitalgesellschaften erforderlich ist, vornehmen können.

Rechnungsstellung und Mahnwesen: Die Erstellung von Rechnungen ist eine der Buchführung vorgelagerten Funktion, die oft in einer Buchhaltungssoftware enthalten ist. Zusätzlich ist oft auch ein Mahnwesen integriert, mit dem Sie die offenen Forderungen im Blick behalten können.

Angebotserstellung: Die Erstellung eines Angebots ist wiederum der Rechnungserstellung vorgelagert und wird daher in Verbindung mit einer Buchhaltungssoftware auch regelmäßig als Modul angeboten.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sobald die ersten Mitarbeiter im Unternehmen angestellt sind, muss auch eine Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Ein Modul zur Lohn- und Gehaltsabrechnung kann daher ein wichtiger Teil der Buchhaltungssoftware für Unternehmen mit Angestellten sein, wenn sie dies selbst erledigen möchten.

Kassenbuch: Zur Buchung von Geschäftsvorfällen, die mit Bargeld bezahlt wurden, ist ein Kassenbuch notwendig. Dieses Modul wird von vielen Selbstständigen benötigt und ist daher in der Regel in einer Buchhaltungssoftware zu finden.

Anlagenverwaltung: Für ein Unternehmen mit umfangreichem Anlagevermögen hilft die Anlagenverwaltung in einer Buchhaltungssoftware, um den Überblick über alle Anlagen und deren Abschreibungswerte zu behalten.

Neben diesen genannten Modulen gibt es ohne Zweifel Anbieter für Buchhaltungssoftware, die einen noch breiteren Funktionsumfang anbieten. Hierzu zählt beispielsweise ein Warenwirtschaft-Modul, das Lager- und Mengenbuchungen ermöglicht. Andere Module, die im Paket einer Buchhaltungssoftware enthalten sein können, sind bspw. ein CRM-System oder ein Tool zur Kosten- und Leistungsrechnung.

TIPP

Lesen Sie mehr zum Thema Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme.

Welchen Anbieter für die Buchhaltungssoftware wählen?

Es gibt eine Vielzahl an Anbietern für die Buchhaltungssoftware in Unternehmen. Neben einem unterschiedlichen Funktionsumfang richten sich diese auch teilweise auf spezielle Branchen und Unternehmensgrößen aus. In den vergangenen Jahren ist die Anbieterzahl besonders gestiegen, da viele webbasierte, sogenannte Software-as-a-Service Produkte, auf den Markt gekommen sind. Da bei der Buchführung und insbesondere beim Jahresabschluss rechtliche Vorschriften eingehalten werden müssen, empfiehlt es sich bei der Buchhaltungssoftware auf etablierte Anbieter zurückzugreifen. Diese sollten den Anforderungen an rechtliche Bestimmungen genügen und außerdem aktuelle Schnittstellen, wie zu DATEV oder ELSTER, implementiert haben.

Zu den etablierten Anbietern gehören in Deutschland insbesondere Lexware, WISO und SAGE. Die geläufige Software von DATEV wird von vielen Steuerberatern genutzt, ist für Gründer und junge Unternehmen jedoch schon allein wegen ihres Preises im ersten Schritt nicht unbedingt empfehlenswert. Welche Software sich für Gründer besonders eignet, beschreiben wir im Kapitel Buchhaltungssoftware im Vergleich.

TIPP

Auf der Suche nach der geeigneten Buchhaltungssoftware? Wir haben Anbieter für Buchhaltungssoftware miteinander verglichen.

Pflichtfunktionen einer Buchhaltungssoftware

Welche Funktionen bei einer Buchhaltungssoftware notwendig sind, ist stark von den eigenen Bedürfnissen abhängig. Es gibt jedoch ein paar Aufgaben, die eine Buchhaltungssoftware auf jeden Fall erfüllen sollte, wenn sie am Markt erfolgreich sein möchte.

Zu diesen Pflichtfunktionen zählt neben der Buchung von Geschäftsvorfällen natürlich auch das Erstellen eines Jahresabschlusses. Je nachdem, unter welcher Rechtsform man sein Unternehmen führt und welche Umsätze bzw. Gewinne erzielt werden, unterscheidet sich der Umfang der Buchführung – also auch der Umfang des Jahresabschlusses. Dabei wird unterschieden zwischen einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Bilanz samt Gewinn- und Verlustrechnung. Achten Sie bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware darauf, dass diese, die für Sie passende Abschlussart erstellen kann.

Zum Jahresabschluss gehört bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen auch die Umsatzsteuerjahreserklärung dazu, die auf den in der Regel monatlich über ELSTER eingereichten Umsatzsteuervoranmeldung basiert. Eine gute Buchhaltungssoftware erstellt diese monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und überträgt diese wie auch die Umsatzsteuerjahreserklärung an ELSTER.

Ein weiteres wichtiges Thema sind bei einer Buchhaltungssoftware die Schnittstellen und Exportmöglichkeiten zu anderen Programmen. Zu den wichtigsten Schnittstellen einer Buchhaltungssoftware gehören:

  • ELSTER-Schnittstelle: Steuerpflichtige Arbeitgeber und Unternehmen sind seit 2005 dazu verpflichtet, Lohnsteueranmeldungen sowie Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnbescheinigungen elektronisch über die von der deutschen Steuerverwaltung zur Verfügung gestellte Schnittstelle ELSTER abzuwickeln.
  • DATEV-Schnittstelle: Häufig wird die Buchhaltung über eine Buchhaltungssoftware eigenständig durchgeführt, den Jahresabschluss lässt man jedoch vom Steuerberater machen. Über die DATEV-Schnittstelle werden sämtliche Buchungen direkt elektronisch dem zuständigen Steuerberater zur Verfügung gestellt.

Weitere Schnittstellen, wie beispielsweise zur Übertagung der E-Bilanz, oder Exportmöglichkeiten in CRM-Systeme oder Excel-Dateien, werden je nach Buchhaltungssoftware ebenfalls angeboten.

Neben dem fast verpflichtenden Leistungsumfang stehen in einigen Buchhaltungsprogrammen auch ergänzende Funktionen bereit, welche die Arbeit für die Nutzer vereinfachen sollen. Hierzu zählt beispielweise eine ausführliche Controllingfunktion, die Unternehmern direkt einen Überblick über ihre Finanzen gibt. Außerdem ist ein integriertes Online-Banking hilfreich, das einen Kontoabgleich mit den getätigten Buchungen ermöglicht. Manch eine Buchhaltungssoftware bietet außerdem die Funktion, Belege wie Rechnungen direkt einzuscannen und innerhalb der Buchhaltungssoftware zu archivieren.

Kosten einer Buchhaltungssoftware

Wie viel man als Gründer für eine Buchhaltungssoftware bezahlen muss, hängt insbesondere vom gewünschten Funktionsumfang ab. Die Preise für das Standard-Leistungspaket beginnen bei etwa 100 Euro und steigt bis ca. 500 Euro pro Jahr bei entsprechenden Zusatzfunktionen. Die Nutzung an mehreren Arbeitsplätzen fällt meist teurer aus.

Da es sich bei der Buchhaltungssoftware in der Regel um ein Lizenzmodell handelt, müssen diese Kosten nicht nur einmalig sondern jährlich aufgebracht werden. Grund dafür sind unter anderem die regelmäßig notwendigen Updates, welche die Software auf den neuesten rechtlichen Stand bringen und die Schnittstellen zu ELSTER, DATEV & Co aktualisieren.

Im Netz findet man teilweise auch Anbieter kostenloser Buchhaltungssoftware, die für Gründer mit einfachem Jahresabschluss in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und ohne Umsatzsteuervoranmeldungen womöglich in Frage kommen. Für alle anderen Unternehmer empfiehlt sich tatsächlich der Gebrauch einer Buchhaltungssoftware von etablierten Anbietern.

Tipps für die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der geeigneten Buchhaltungssoftware hängt insbesondere von Ihren Leistungsanforderungen ab. Nachfolgend haben wir abschließend einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen:

  • Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware mit aktuellem und DATEV-kompatiblem Kontenrahmen, wie beispielsweise dem SKR 03 und SKR 04.
  • Achten Sie darauf, dass die Schnittstellen zu DATEV und ELSTER vorhanden und immer auf dem neuesten Stand sind.
  • Anbieter von Buchhaltungssoftware, die ein FAQ, Nutzerforum und optimaler Weise einen kostenfreien Telefonsupport zur Verfügung stellen, erleichtern den Einstieg in die Software.
  • Überlegen Sie sich genau, ob Sie eine webbasierte, vom Endgerät unabhängige Buchhaltungssoftware oder doch lieber ein auf Ihrem Betriebssystem fest installiertes Programm nutzen möchten.

Und ein wichtiger Tipp zum Schluss: die zur Auswahl stehende Buchhaltungssoftware kann je nach Anbieter für 14 bis 30 Tage kostenfrei getestet werden. Nutzen Sie den Testzeitraum ausgiebig, um herauszufinden, ob Sie mit dieser Buchhaltungssoftware auch längerfristig gut zurechtkommen können.

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