Lexoffice Test 2023: Erfahrungen mit der Buchhaltungssoftware

Wie geht der Login bei Lexoffice? Dazu registriert sich der User mit seiner E-Mail, bestätigt die E-Mail und erhält dann einen Link zur Software.

Nach der Anmeldung nimmt ein virtueller Assistent den User an die Hand und geht mit ihm die ersten Schritte durch:

• Eingabe der Nutzerdaten
• Anlage von Kunden
• Anlage von Produkten und Dienstleistungen
• Schreiben der ersten Rechnung

Das Schreiben der 1. Rechnung in lexoffice ist besonders einfach. Bei der ersten Anwendung wird man hier vom Assistenten begleitet. 

Schön bei lexoffice ist:

• Jeden Kunden, den der User als Rechnungsempfänger eingibt, ist automatisch im Kundenstamm gespeichert
• Alle Produkte und Dienstleistungen, der der Anwender in der 1. Rechnung berechnet, werden ebenfalls als Stammdaten gespeichert
• Zahlungslinks (z. B. zum PayPal-Konto) lassen sich in das Rechnungsdokument einbauen
• Die integrierte Funktion für XRechnungen im ZUGFeRD-Format an Behörden

Rechnungen lassen sich bequem aus lexoffice heraus per Mail verschicken.

Die Belegverwaltung ist ein Höhepunkt bei lexoffice. Sie steht den Nutzern in allen lexoffice Varianten und Tarifen zur Verfügung. So funktioniert sie:

• Der Anwender scannt sämtliche Belege, am Desktop oder in der App. Hochladen als PDF ist ebenfalls möglich.
• Das Programm erkennt wichtige Belegpositionen und macht einen Buchungsvorschlag. Den kann der User übernehmen oder modifizieren.
• Das Geschäftskonto ist eingebunden.
• Bankdatenabgleich: Das Programm ordnet automatisch Belege dem Geschäftskonto zu.
• Das System lernt dazu: Je mehr Belege, desto besser werden die automatischen Buchungsvorschläge.

Support

Nutzer profitieren von einer Testphase von 14 Tagen. E-Mail Tutorials oder aktive persönliche Beratung werden in der Testphase nicht angeboten. Der User erhält also keine Nachricht mit einem Terminvorschlag für ein persönliches Onboarding. Dafür kann ein User im laufenden Betrieb folgende Hilfen abrufen:

• Nutzerhandbuch
• Chatbot
• Erklärvideos
• FAQ-Bereich
• Persönlicher Support

Optionales Zuschalten der Lohnbuchhaltung

Bei jedem lexoffice-Tarif gibt es die Lohnbuchhaltung als zusätzliches Modul. Die Preise für die Lohnbuchhaltung orientieren sich an der Anzahl der Mitarbeiter.

Zusatzfunktionen und Add-ons

Bei lexoffice konzentriert sich alles auf die Bereiche Rechnung und Buchhaltung. Eine integrierte Zeiterfassung fehlt. Im Gegensatz zu sevDesk oder Papierkram kann ein User daher keine erfassten Zeiten per Knopfdruck in eine Rechnung umwandeln. Diese Funktion muss der Anwender über Add-ons hinzukaufen.

Insgesamt 40 Add-ons kann sich der lexoffice-Anwender aussuchen: Banking und Zahlungsdienstleister, z. B. Paypal oder FinTech-Geschäftskonten

• Schnittstellen zu Onlineshops, z. B. Shopify oder WooCommerce
• Prozess-Automatisierung, z. B. Zapier
• Reisekosten-Tools, z. B. Spesenfuchs
• Zeiterfassung, Projektmanagement und CRM, z. B. clockodo oder Samdock
• Branchenlösungen, z. B. openHandwerk

Schnittstellen zum Steuerberater

Jeder Programmtarif bietet optimale Schnittstellen zum Steuerberater respektive zur Steuerkanzlei. So gibt es:

• Datenimport und Datenexport zu DATEV
• Schnittstellen zu DATEV und ELSTER
• Separater Zugang für den Steuerberater
• Elektronische Pendelakte zum Austausch von Belegen, z. B. die monatliche BWA vom Steuerberater

Es gibt außerdem ein Netzwerk an Steuerberatern, die sich auf die Beratung von lexoffice-Anwendern spezialisiert haben.

App

Wer mobil arbeiten möchte, verfügt über 2 Apps, die sowohl auf iOS als auch auf Android funktionieren.

• Belegerfassungsapp: Damit scannt der User seine Belege ein, etwa Taxi-Quittungen oder Rechnungen in Papierform.
• Buchhaltungsapp: Diese App bietet alle Funktionen von lexoffice für Smartphone und Tablet.

Erfahrungsbericht: So haben wir getestet

Lexoffice funktioniert auf allen Endgeräten. Wer seine Buchhaltung lieber auf dem Desktop macht, kann unabhängig vom Browser das Programm bedienen. Kann lexoffice auch am Mac benutzt werden? Ja, wir haben lexoffice mit Safari, Chrome, Microsoft Edge und Firefox getestet.

Insgesamt bietet lexoffice 4 verschiedene Tarife. Die Kosten bewegen sich zwischen 5,90 € für die Einstiegsvariante (Tarif S), bis zu 24,90 € für die Top-Variante (Tarif XL).

Früher gab es bei lexoffice eine Abstufung vom Rechnungsprogramm bis zum vollumfänglichen Buchhaltungsprogramm. Die neue Entwicklung bei lexoffice ist anders:

Je höher der Tarif, desto besser ist die Funktionalität im Bereich Rechnungsstellung und Buchhaltung. Der Tarif XL ist also nicht nur das beste Buchhaltungsprogramm, sondern auch das beste Rechnungsprogramm in der lexoffice Produktfamilie.

Tarif S

Bereits im Tarif S gibt es vollumfängliche Funktionen im Bereich der Belegbuchung. Der Tarif S eignet sich für Unternehmen, bei denen es vor allen Dingen um das Management der Eingangsrechnungen und Belege gibt. Bereit in dieser Version gibt es die mobile App. Dank Steuerberaterzugang kann der Anwender von Tarif S die komplizierteren Dinge der Buchhaltung an den Steuerberater auslagern.

Tarif M

Hier kommen die grundlegenden Funktionen für die Erstellung einer Rechnung hinzu. Wer nur einfache Rechnungen im deutschsprachigen Raum schreibt und ausschließlich in Euro fakturiert, ist hier gut bedient.

Tarif L

Im Tarif L gibt es erweiterte Buchhaltungsfunktionen:

• UStVA
• Kassenbuch
• GuV + EÜR
• Liquiditätsplanung und Prognose

Der Tarif L ist gut für Unternehmen, die nur einfache Rechnungsfunktionen benötigen, aber ihre Buchhaltung selbst machen wollen.

Tarif XL

Tarif XL bietet erweiterte Rechnungsfunktionen:

• Abo-Rechnung
• Auslandsrechnung
• X-Rechnung (eine Form der e-Rechnung und Alternative zu ZUGFeRd)
• Kunden-Center: Hier können sich Kunden Angebote und Rechnungen oder weitere Dokumente selbstständig abholen.

Mit einer erweiterten API sind zusätzliche Schnittstellen zu Software-Systemen möglich.

Kann ein User mit lexoffice eine Bilanz erstellen? Ja, das ist grundsätzlich möglich. Speziell die Top-Variante lexoffice XL verfügt über sämtliche Funktionen, um Bilanz/GuV oder die EÜR selbst zu erstellen. Voraussetzung dafür ist aber ein entsprechendes Buchhaltungs-Knowhow. Wer sich das nicht zutraut, sollte Arbeiten für den Jahresabschluss an den Steuerberater delegieren. Und dazu bietet lexoffice ausgezeichnete Möglichkeiten in jedem Programmtarif.

In den Tests für das Jahr 2022 erzielte lexoffice mit der Programmvariante XL folgende Platzierungen:

• 2. Platz beim Buchhaltungssoftware-Vergleich: Note 1,4
• 2. Platz beim Rechnungssoftware-Vergleich: Note 1,2

Grund dafür ist die hohe Funktionalität der Programme kombiniert mit ausgezeichneter Bedienbarkeit.

Was ist der Unterschied zwischen lexware und lexoffice? Die Marken lexware und lexoffice sind Bestandteil der Produkt- und Dienstleistungsfamilie der Haufe Group aus Freiburg im Breisgau. Ziel der Haufe Group ist es, durch intelligente Software, Beratung und Weiterbildung die Entwicklung von Unternehmen zu fördern und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die Marke lexware bietet dafür ein umfassendes Portfolio an Bürosoftware aller Art, die im Schwerpunkt auf Unternehmensrechnern installiert werden. Die lexoffice-Programme sind dagegen reine Onlinebuchhaltungslösungen.