Abschreibungen in der Buchhaltung: was steckt dahinter?

Abschreibungen dienen in der Buchhaltung dazu, den Aufwand einer Anschaffung, also bspw. eines Investitionsobjektes, über die Lebensdauer zu verteilen. Die Abschreibung sorgt für eine gleichmäßige Belastung der Gewinne durch die Investitionssumme über die Lebensdauer der Anschaffung.

Ein Beispiel soll das verdeutlichen. Nehmen wir an, ein Unternehmer kauft eine Maschine für 40.000 Euro, die er 5 Jahre nutzen wird. Gäbe es keine Abschreibungen, würden diese 40.000 Euro sofort in der GuV-Rechnung erscheinen und den Gewinn um 40.000 Euro mindern. Da er die Maschine über 5 Jahre abschreibt, beträgt die Minderung des Gewinnes pro Jahr nur 8.000 Euro. 

Die Tabelle zeigt den Effekt sehr schön. Gäbe es keine Abschreibungen, würde die Investition den Gewinn in voller Höhe der Investitionssumme belasten. Dies hätte im Jahr der Anschaffung eine sehr große Reduzierung des Gewinns und damit der zu zahlenden Steuern zur Folge. In den Folgejahren bis zum Ende der Nutzung wirkt sich der Kauf der Maschine hingegen nicht aus. Außerdem würde die Maschine als Vermögensgegenstand gar nicht in der Bilanz erscheinen.

Mit dem Konzept der Abschreibungen wird der Gewinn dagegen gleichmäßig belastet. Außerdem erscheint die Maschine als Vermögensgegenstand in der Bilanz. Betrachtet ein Investor zu Beginn des 2. Jahres die Bilanz des Unternehmens, sieht er, dass zum Vermögen des Unternehmens eine Maschine gehört, die noch einen aktuellen Wert von 36.000 Euro hat.

Abschreibungen sind also dadurch zu rechtfertigen, dass bspw. Investitionsobjekte länger als ein Wirtschaftsjahr genutzt werden, der Wert eines Gegenstandes im Zeitablauf jedoch sinkt. Das kann folgende Gründe haben:

• Abnutzung: Gegenstände, Maschinen nutzen sich ab
• Gegenstände veralten: das ist bei Software oder modische Waren der Fall
• Rechte unterliegen zeitlichen Beschränkungen, z.B. Lizenzen

Grundstücke unterliegen beispielsweise nicht der Abnutzung. Wer ein Grundstück erwirbt, darf es daher nicht abschreiben. Ein Gebäude dagegen darf sehr wohl abgeschrieben werden. Fassen wir zusammen, was Sie als Gründer grundsätzlich abschreiben müssen oder dürfen:

• Anlagevermögen: Gebäude, Anlagen, Maschinen, Software, Lizenzen
• Umlaufvermögen: Warenbestände, Forderungen

Sobald Sie also investieren, müssen Sie wissen, dass diese Investitionen durch die Abschreibungen Ihren Gewinn mindern werden. Außerdem wird der Wert dieser Investitionen in der Bilanz im Zeitablauf immer geringer. Die folgenden Arten von Investitionsgütern sind für Gründer und Unternehmen besonders relevant?

• Investitionen in immaterielle Güter: Software, Schutzrechte, Lizenzen, Webauftritte
• Büroeinrichtungen oder Ladeneinrichtungen
• Firmenwagen

Wenn Sie Investitionsgüter des Anlagevermögens kaufen, wird in der Buchhaltung eine sogenannte Anlagenbuchhaltung geführt. Das macht in der Regel ihr Steuerberater, es sei denn, Sie machen Ihre Buchhaltung selbst. In dieser Anlagenbuchhaltung ist für jeden Gegenstand vermerkt:

• Bezeichnung des Gegenstandes und Kontonummer laut Kontenplan
• Kaufdatum
• Anschaffungskosten
• Abschreibung des Gegenstandes im laufenden Wirtschaftsjahr
• Gesamte bisherige Abschreibung
• Ist ein Gegenstand komplett abgeschrieben, erscheint er als Erinnerungsposten in der Anlagenbuchhaltung mit dem Wert von 1 Euro.

Wenn Sie ihren Jahresabschluss vorbereiten, müssen Sie diese Anlagenbuchhaltung durchgehen und bestätigen, dass sich der entsprechende Gegenstand noch im Anlagevermögen befindet. Dies ist gewissermaßen die Inventur des Anlagevermögens.

Wenn Sie eine Investition tätigen, dann planen Sie die Nutzungsdauer dieses Vermögensgegenstandes. Die Abschreibungen sind also planmäßig. Beispiel: Sie kaufen eine Maschine und planen, diese Maschine 5 Jahre zu benutzen. Geht die Maschine nach 2 Jahren kaputt, muss sie vor Ende der Nutzungszeit abgeschrieben werden. Dies ist dann eine außerplanmäßige Abschreibung.

Planmäßige Abschreibungen werden linear abgeschrieben. Die Berechnung der linearen Abschreibung ist einfach: Sie teilen die Anschaffungskosten durch die geplante bzw. zulässige Nutzungsdauer und erhalten so den Abschreibungsbetrag pro Jahr.

Ab 2021 wieder relevant ist die degressive Abschreibung, bei der zu Beginn der Nutzungsdauer die Abschreibungsraten sehr hoch sind und im Zeitablauf immer niedriger werden. Die progressive Abschreibung, das Gegenteil der degressiven Abschreibung, bei der die Abschreibungsbeträge pro Jahr im Zeitablauf steigen, ist heute nicht mehr zulässig und daher für Sie als Gründer nicht relevant.

Hier sehen Sie eine Tabelle, die Ihnen zeigt, wie Sie Ihre Abschreibungsbeträge berechnen.

Sie sehen also, dass es sehr einfach ist, Abschreibungen zu berechnen. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Businessplan aufsetzen, können Sie beim Erstellen der Investitionsplanung gleich die Abschreibungen einplanen.

Wie ist das aber, wenn Sie zum Beispiel eine Software für 120 € kaufen. Müssen Sie diese ebenfalls über den zulässigen Zeitraum abschreiben, der im Falle einer Software aktuell 3 Jahre beträgt? Das wäre doch sehr aufwendig, angesichts der Vielzahl an Gütern mit günstigen Preisen, die in Unternehmen eingesetzt werden? Hierfür gibt es die Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter, die wir im nächsten Abschnitt vorstellen.

Sie werden sich jetzt natürlich fragen, woher Sie die Informationen über Nutzungsdauer bzw. geplante Abschreibungszeiträume erhalten. Die Antwort lautet: über Abschreibungstabellen - kurz AfA-Tabellen. In den Abschreibungstabellen regelt das Finanzamt, welche Vermögensgegenstände welche Nutzungsdauer haben dürfen. Wir stellen Ihnen auf einer gesonderten Seite das Wichtigste zum Thema AfA-Tabellen vor und geben zahlreiche praktische Beispiele für die Nutzungsdauern der verschiedensten Vermögenswerte.

Natürlich wollen Sie nicht jede Kleinstinvestition in der Anlagenbuchhaltung erfassen. Das sieht der Gesetzgeber ebenso. Daher dürfen Sie geringwertige Wirtschaftsgüter je nach Kaufpreis sofort oder in einem Sammelposten abschreiben. Das Prinzip der Sofortabschreibung dürfte klar sein. Abschreibung im Sammelposten heißt, dass Sie die einzelnen Gegenstände, die Sie erwerben, nicht einzeln erfassen, sondern in einer Gesamtsumme. Diesen Sammelposten schreiben Sie über 5 Jahre ab.

Folgende Tabelle zeigt Ihnen aktuellen die Regelungen, die für Gewinnermittlung mit EÜR oder Bilanz gelten.

Wichtig: die Vermögensgegenstände im Sammelposten müssen Sie in einer eigenen Aufzeichnung erfassen, wenn aus der Buchhaltung nicht genau hervorgeht, um was für einen Gegenstand es sich handelt. Beispiel: Sie kaufen in einem Baumarkt für den Betrieb eine Bohrmaschine für 300 Euro. Aus dem Kassenbon geht der Gegenstand nicht genau hervor. Dann müssen Sie die Bohrmaschine in einem eigenen Verzeichnis erfassen. Ist die Bohrmaschine auf der Rechnung klar erkennbar, brauchen Sie die Aufzeichnung nicht.

Planmäßige Abschreibungen sind bei einem normalen, profitablen Geschäftsverlauf unproblematisch. Im Gegenteil sogar: wenn Ihr Unternehmen profitabel arbeitet, reduzieren Abschreibungen den Gewinn und sind steuerlich vorteilhaft. Außerdem haben Abschreibungen einen Liquiditätseffekt, da der gebuchte Aufwand in Form von Abschreibungen nicht zum Geldabfluss führt.

Im Falle, dass ein Unternehmen Verluste schreibt, sind im Grunde allerdings alle Kosten zu hoch. In so einem Fall tragen Abschreibungen zur Verlustsituation bei. Dann muss im Rahmen der Restrukturierung geprüft werden, ob es möglich ist, Wirtschaftsgüter zu verkaufen, um dadurch neben der Sicherung der Liquidität auch die Höhe der Abschreibungen zu senken.

Gefährlich dagegen sind im regulären Geschäftsbetrieb auch außerplanmäßige Abschreibungen. Wenn zum Beispiel eine Maschine kaputt geht oder ein Gebäude abbrennt. In so einem Fall benötigen Sie eine gute Gewerbeversicherung, um im Falle eines Schadens und einer außerplanmäßigen Totalabschreibung Ersatz für die beschädigten Güter zu schaffen. Schlimm dran ist der, der im Schadensfall über keine ausreichende Versicherung verfügt und finanziell nicht in der Lage ist, eine kaputtgegangene wichtige Maschine oder ein abgebranntes Gebäude zu ersetzen.

Auch außerplanmäßige Abschreibungen von Forderungen sind problematisch. Sie treten auf, wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht mehr bezahlen kann und insolvent wird. Um hier vorzubeugen, brauchen Sie ein gutes Debitorenmanagement oder eine Kreditausfallversicherung. Auf der anderen Seite hilft Factoring als Form der Rechnungsvorfinanzierung, dass hohe Kundenforderungen erst gar nicht entstehen.

Für sämtliche betriebswirtschaftlichen Planungen müssen Sie Abschreibungen miteinbeziehen, ganz egal, ob Sie als Gründer Ihren Finanzplan erstellen oder in der Wachstumsphase einen Kreditantrag für eine Betriebserweiterung stellen.

• Investitionsplanungen: Bei der Investitionsplanung eruieren Sie, welche Güter Sie für Ihr Vorhaben benötigen und rechnen dann aus, welche Abschreibungen daraus entstehen.
• Finanzplanung: Abschreibungen sind Kosten und gehören daher in die Kostenplanung. Als Kosten reduzieren Abschreibungen Ihr geplantes Betriebsergebnis und Ihr geplantes Ergebnis vor und nach Steuern. 
• Cashflow-Rechnung: Für jede Cashflow-Planung müssen Sie Abschreibungen berücksichtigen. Denn Abschreibungen sind Kosten, die nicht zu einem Zahlungsabfluss führen. Bei der Cashflow-Rechnung addieren Sie die Abschreibungen zum Betriebsergebnis hinzu.
• Planbilanzen erstellen: Für eine Planbilanz benötigen Sie Abschreibungen ebenfalls, denn für die Planbilanz ist der aktuelle Bestand an Anlagen (Anlagenbuchhaltung), die Investitionsplanung, die Cashflow-Planung und die GuV-Planung erforderlich. In all diesen Rechenwerken sind die Abschreibungen vorhanden. 

Diese Übersicht soll Ihnen verdeutlichen, welch hohe Bedeutung Abschreibungen im gesamten Rechnungswesen bzw. in der Buchhaltung haben. Es ist ein weites Feld mit vielen Detailregelungen. Ein guter Steuerberater hilft Ihnen diese Zusammenhänge zu erfassen und korrekt zu berücksichtigen.