5 Möglichkeiten der Zeiterfassung – welche passt zu eurem Team?



Wenn das eigene Unternehmen wächst, wird auch das Personalmanagement wichtiger. Wann arbeitet wer für wie lange? Und wer übernimmt welche Aufgaben? Um die Personaleinsatzplanung gut zu organisieren, bieten sich digitale Lösungen zur Zeiterfassung an. Wir stellen euch fünf Möglichkeiten vor, die sich in Umfang, Funktion und Einsatzbereich unterscheiden.

Zeiterfassung
Wir stellen euch fünf Möglichkeiten der Zeiterfassung vor. Findet heraus, welche davon am besten zu eurem Team passt.

Jedes Start-up kommt irgendwann an den Punkt, an dem neue Mitarbeiter – egal ob intern oder extern – ins Team geholt werden. Sei es, weil die Arbeitslast vom Gründungsteam nicht mehr alleine zu bewältigen ist oder weil neue Kompetenzen benötigt werden.

Spätestens dann ist auch der Moment gekommen, um sich über die Personalplanung Gedanken zu machen. Gesetzliche Vorgaben wie Arbeitsschutz oder Dokumentationspflicht verlangen dabei nach einem strukturierten Vorgehen. Aber auch für die interne Planung und Auswertung sind Kennzahlen aus dem Personalmanagement wertvoll.

Bevor Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung relevant werden, muss jedoch zunächst die Personaleinsatzplanung organisiert werden. Neben der Dienstplanung spielt hier vor allem die Arbeitszeiterfassung eine wichtige Rolle.

Nicht nur Unternehmen aus der Digitalbranche haben dabei keinen Nerv für Papierkram oder ellenlange Excel-Tabellen. Mittlerweile gibt es digitale Lösungen, mit denen man Zeiten flexibel, sicher, transparent und unter der Berücksichtigung von Gesetzen aufzeichnen kann. Wir stellen euch fünf Produkte der Firma Papershift vor, mit denen ihr auf unterschiedliche Weise Zeiten online erfassen könnt.

Zeiterfassung automatisch via Dienstplan

Die Arbeitszeiterfassung via Dienstplan füllt die Stundenkonten der Mitarbeiter auf Basis des Dienstplans, der in Papershift hinterlegt ist. Sind Mitarbeiter für eine Schicht eingeteilt, erstellt das System nach Ablauf der Schicht automatisch eine Zeiterfassung für die vorher angegebene Dauer. Diese Zeit wird dem Mitarbeiter dann automatisch auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.

Dieses Video zeigt euch, wie der Dienstplan von Papershift funktioniert:

Die Zeiterfassung über den Dienstplan ist allerdings eher starr und unflexibel. Sie dient als reine Grundform, wenn Zeiten im System auftauchen sollen. Wenn ihr Arbeitszeiten flexibel und präzise aufzeichnen möchtet, solltet ihr eine der folgenden Optionen nutzen.

Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr

Das Start-up-Paket enthält bereits eine kostenlose Browser-Stempeluhr, mit der ihr euch einfach per Klick ein-, aus- und in die Pause stempeln könnt. Arbeitszeiten können zudem nachträglich eingetragen oder geändert werden.

Zeiterfassung
Zeiterfassung via Web App im Browser: präzise und sicher, in Echtzeit synchronisiert mit der Papershift Cloud. (Foto: Papershift)

Die Vorteile der Browser-Stempeluhr sind eine sekundengenaue Zeiterfassung und eine direkte Synchronisation mit der Papershift Cloud. Denn gestempelt wird direkt im Browser. Problematisch wird es jedoch, wenn ein Mitarbeiter keine Internetverbindung hat. Diese ist zwingend notwendig, um die Zeiterfassung zu starten und zu stoppen. Demnach ist diese Methode eher für Unternehmen mit Desktop-Arbeitsplätzen geeignet.

Wenn ihr lieber mobile Endgeräte einsetzt oder einfach viel unterwegs seid, könnt ihr stattdessen die Stempeluhr-App nutzen.

Die Stempeluhr-App für Teams: Zeiterfassung via Terminal

Die Papershift Stempeluhr-App für Teams dient als zentrales Zeiterfassungsterminal vor Ort. Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten über ein zentrales Tablet (oder ein anderes mobiles Endgerät) mit iOS- oder Android-Betriebssystem. Sie verifizieren sich via Unterschrift oder PIN, um sicherzustellen, dass tatsächlich der Mitarbeiter selbst stempelt.

Ein zusätzliches Feature: Mit der Stempeluhr-App könnt ihr Stempelregeln definieren, die in eurem Betrieb gelten sollen. Die Software kümmert sich dann automatisch darum, dass eure Mitarbeiter nicht vergessen zu stempeln. Und falls es doch passiert, stempelt die App sie automatisch aus.

Die erfassten Zeiten werden automatisch mit der Papershift Cloud synchronisiert und können in Echtzeit ausgewertet werden. Auf diese Weise erfahrt ihr die genauen Arbeitszeiten eurer Mitarbeiter und könnt beispielsweise die Abrechnung automatisiert vorbereiten und an euer Lohnbüro weiterleiten.

Im Gegensatz zu der Browser-Stempeluhr benötigt man für die Stempeluhr-App nicht durchgängig eine Internetverbindung. Ist keine Verbindung vorhanden, werden Zeiterfassungen trotzdem weitergeführt und können auch am Gerät beendet werden. Nur bei der Synchronisation mit Papershift muss eine Internetverbindung vorhanden sein. Prinzipiell gilt jedoch: Zeiterfassungen sind lokal auch ohne direkte Übertragung gespeichert. Zeiterfassungen können also nicht verloren gehen. Somit stellt die stationäre Stempeluhr den zentralsten und sichersten Weg dar, Arbeitszeiten zu erfassen.

Die Stempeluhr-App für einzelne Nutzer: Zeiterfassung im Single User Mode

Wie bereits erklärt, kann mit der Stempeluhr-App jedes mobile Endgerät – mit iOS und Android – zu einer mobilen Stempeluhr werden. Neben dem Modus „Organisation Mode“, mit dem die stationäre Zeiterfassung via Tablet für mehrere Mitarbeiter umgesetzt wird, gibt es noch einen zweiten Modus der App: den “Single User Mode”. Wie der Name schon sagt, ist der Single User Mode für die Zeiterfassung von genau einem Nutzer gedacht. Deshalb eigneter sich beispielsweise für Freelancer, Außendienstler oder andere Fälle, in denen ein Mitarbeiter das stationäre Terminal nicht nutzen kann. Ansonsten ist die Stempeluhr-App für Single User funktionsgleich mit der App für Teams.

Zeiterfassung über das API-Addon

Ihr habt bereits ein bestehendes Zeiterfassungssystem, wollt Papershift aber trotzdem nutzen? Zusätzlich zu der Web App bietet Papershift als Addon eine Programmierschnittstelle an, mit der ihr Papershift in eure eigenen Systeme integrieren könnt. Alle Informationen über die Papershift API sowie Dokumentationen zu bestehenden Integrationen findet ihr auf der Website des Anbieters.

Fazit

Auf welche Art und Weise die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, muss letzten Endes jeder für sich selbst abwägen. Die Bedarfe der Mitarbeiter und die Einsatzmöglichkeiten können je nach Arbeitsplatz und Team variieren. Dementsprechend sind hier unterschiedliche Methoden geeignet. Wie immer gilt: Ausprobieren!

Keyfacts über Papershift für Start-ups und kleine Teams:

  • Umfang: komplette Papershift-Funktionalität, Stempeluhr-App und Addons inklusive
  • Support und Updates: kostenlos erhältlich
  • Kosten: 49€/Monat Festpreis für bis zu 5 Nutzer
  • Infos: www.papershift.com

 

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